Меня зовут Зоя Миронович, в 2025 году я присоединилась к HR-направлению Kaiten в момент активного роста компании. За последний год команда выросла примерно в 2 раза, и вместе с этим резко увеличился объем HR-задач и требований к процессам.
Расскажу, как мы выстроили процессы, какие доски создали, а в конце поделюсь шаблонами пространств, которые можно загрузить к себе и адаптировать под свои задачи.
С чего началась систематизация процессов
Когда наша команда только начала работать в Kaiten, HR-процессы вели через Service Desk — как заявки. При этом инициатор и исполнители находились внутри HR-команды, а сами процессы были регулярными и многоэтапными. В такой модели заявка стала лишним шагом: она фиксировала факт работы, но не помогала управлять процессом.
Мы вынесли HR-процессы напрямую на доски в Kaiten, чтобы убрать промежуточный слой и работать с ними как с потоком задач. Это дало наглядность этапов, ролей и статусов и позволило управлять процессами, а не просто обрабатывать обращения.
Со временем у нас появилось несколько рабочих пространств, и мы смогли структурировать все этапы работы с сотрудниками: от выдачи доступов новичкам до отслеживания испытательного срока.
Ниже я подробнее расскажу о самых важных пространствах.
Пространство «Прием, перевод, увольнение»
Это основное пространство для работы с оформлением новых сотрудников. Разделили его на 4 ключевых процесса и для каждого из них создали отдельную доску. Расскажу про каждую:
Доска «Прием нового сотрудника»
Колонки на доске простые:
«Новый запрос» — сюда попадают карточки с новыми сотрудниками.
«Оформление» — аналог колонки «В работе». На этом этапе я назначаю ответственным кадрового специалиста. Она берет карточку в работу за день или в день выхода сотрудника, готовит документы и через КЭДО отправляет на подпись.
«Готово» — сюда переносим карточки сотрудников, которые подписали документы.
«Отмена приема» — колонка нужна на случай, если кандидат в последний момент отказывается от работы. Мы фиксируем такие ситуации, поэтому для нас важно не терять эти карточки.
Детализировали фасад карточек. Мы хотели видеть максимум информации без необходимости кликать на каждую карточку. Для этого создали кастомные поля, которые отображаются на фасаде:
дата выхода на работу;
должность;
ник в Telegram для оперативной связи;
личная почта для отправки документов;
подразделение;
сегмент;
руководитель;
функциональная роль;
зарплата;
СНИЛС;
ИНН;
реквизиты счета.
Вот как карточка выглядит незаполненная карточка:
Как еще используем карточки и доску:
Отдельно отмечаем, нужна ли корпоративная техника — это помогает понять, нужна ли дополнительная заявка.
Добавили дорожку «Срочно», но пока не было необходимости ее использовать — все процессы идут по плану. Оставили на всякий случай для оперативных ситуаций.
Все документы, которые отправляют сотрудники, прикладываю файлами прямо в карточку.
Доска «Доступы»
Когда в Kaiten приходит новый сотрудник, одна из наших задач — дать ему доступ ко всем корпоративным сервисам, которые используют в компании. Этот процесс мы вынесли на отдельную доску со стандартными колонками: «Очередь», «В работе», «Готово».
Из интересного:
Карточки на доске создаются автоматически. Для этого настроили автоматизацию по кнопке. Как это работает:
Я перехожу в карточку сотрудника в колонке «Оформление» на доске «Прием нового сотрудника».
Нажимаю кнопку «Выдать доступы новому сотруднику».
На доске «Доступы» появляется карточка сотрудника с метками. Каждая метка показывает сервис, к которому нужно выдать доступ.
Метки с сервисами тоже завязаны на автоматизации. У нас есть базовые сервисы, к которым нужно подключить всех сотрудников. Например, почта и корпоративный мессенджер. А есть сервисы, к которым мы подключаем сотрудников с соответствующей должностью. Например, доступ к BI-системе нужен проектному менеджеру, но не дизайнеру.
Сейчас в карточку автоматически подгружаются только метки с базовыми сервисами, но мы решили детализировать это и добавили поле «Функциональная роль» в соответствии с матрицей доступов. С новым полем автоматизация работает так:
Указываешь функциональную роль сотрудника.
В карточке автоматически появляются дополнительные метки с профильными сервисами, которые нужны именно на этой должности.
Пока такая автоматизация работает для нескольких ролей, но постепенно мы масштабируем опыт на остальные, чтобы у каждой должности были свои настройки. Например, у разработчиков.
Внутренние переводы
Используем эту доску, когда сотрудник переходит на другую должность в компании. Доска состоит из 3 колонок: «Новый запрос», «Оформление», «Готово»:
Здесь тоже создали кастомные поля. В них мы прописываем только те данные, которые меняются после перевода:
новая должность;
новое подразделение;
новый сегмент;
новый руководитель;
новая зарплата;
новые обязанности.
Увольнения
Когда сотрудник уходит из компании, мы создаем его карточку на доске для увольнений. Этап�� на ней такие же, что и для перевода сотрудников: «Новый запрос», «Оформление» и «Готово».
Чем доска отличается от остальных:
Настроили кнопку автоматизации для отключения доступов. На этой доске мы используем кнопку «Отключить доступы». Кликаем на нее, и на доске «Доступы» появляется карточка сотрудника и метки с сервисами, где нужно отключить пользователя.
Добавили поле с датой увольнении — остальные поля те же, что и в карточках для оформления сотрудников.
Пространство «Испытательный срок»
В этом пространстве мы отслеживаем цели и прогресс каждого новичка. Весь процесс контролируем на 1 доске, где каждая колонка отражает контрольную точку испытательного срока. Какие колонки добавили:
«Постановка целей на испытательный срок».
«21 день».
«60 дней».
«Пройден успешно».
«Уволен».
Встречи на 21-й и 60-й день задуманы как точки обратной связи. Руководитель спрашивает новичка, как его дела в компании, все ли получается, дает комментарии по работе и фиксирует их в карточке.
Также сделали шаблонную карточку с описанием процесса и стандартным чек-листом целей, которые актуальны для всех новых сотрудников. Когда выходит новичок, копируем шаблон, добавляем имя, прописываем даты испытательного срока, назначаем руководителя.
Что внутри карточек:
Базовые поля «Участники» и «Срок».
Таймлайн — в поле указываем длительность испытательного срока, чтобы видеть его на фасаде карточки.
Описание. Оно стандартное для каждой карточки, поэтому мы переносим его из шаблона.
Чек-лист целей. Цели разделили на 2 типа: общие для всех сотрудников и предметные по конкретной области.
Общие цели — это шаблонный чек-лист, который подтягивается автоматически при создании карточки. Сотрудник отмечает выполнение в течение 2 месяцев.
Предметные цели — руководитель должен добавлять их отдельным чек-листом после встречи с новичком.
Пространство «Задачи HR»
Здесь ведем все: от идей до текущих задач. Доска работает как поток сознания — записываем туда все подряд и структурируем по мере сил. Это помогает не потерять идеи и отслеживать, кто чем занят, несмотря на большой объем работы.
Пространство состоит из 2 досок. Главная из них — доска «HR-задачи», где все карточки проходят простой путь: от колонки «Идеи» до «Готово». Также добавили колонку «На паузе», куда переносим неактуальные задачи.
Отдельно сделали доску «Архив», где добавили 2 колонки:
«Закрытые» — сюда переносим закрытые задачи из «Готово».
«Не делаем» — используем колонку для задач, от которых решили отказаться.
Знаю, что карточки можно переносить в стандартный архив Kaiten, но нам удобнее держать все на виду. Смотрим, что делали раньше, к чему возвращались. Это полезно для анализа.
Структурировали все документы и организовали базу знаний
Кроме работы с досками и задачами, мы также поддерживаем порядок с документами. Изначально добавляли в папку различные регламенты по подбору, адаптации и увольнению сотрудников. Со временем создали структурированные папки с инструкциями и шаблонами для разных типов задач. Отдельно завели папку для базы знаний нашей команды.
Вот как выглядят текущие разделы в нашем пространстве:
Для большинства документов используем внутренний текстовый редактор Kaiten. Например, оформили там памятки о работе с кандидатами, назначению собеседований, выставлению job offer, а также добавили стоп-лист компаний и бриф по вакансиям.
Все находится в едином пространстве, доступ есть у всей нашей команды. Это упрощает поиск информации и помогает новым сотрудникам быстрее разобраться в процессах.
Краткие выводы спустя несколько месяцев в Kaiten
Итоги получились такие:
→ Сейчас Kaiten закрывает все базовые потребности HR-отдела.
→ За время работы у нас получилось выстроить структуру процессов, поэтому ничего не теряется и видно полную картину по всем задачам.
→ Система растет вместе с нашими потребностями. Нужно что-то изменить — добавляем новые доски, дорабатываем шаблоны и пробуем разные инструменты визуализации. Благодаря этому постепенно процессы становятся более прозрачными и управляемыми.
→ Автоматизация пока не на максимуме — не все процессы до конца отлажены, и мы работаем над этим. Но даже с текущим функционалом работать стало проще.
Делюсь шаблонам наших пространств
Мы сделали копии все наших досок, поэтому если пространства из статьи подходят для ваших HR-команд, то вы можете забрать их себе. Для этого перейдите по ссылке и нажмите кнопку «Импортировать». А вот и сами шаблоны:
→ Пространство «Прием, перевод, увольнение»
→ Пространство «Прием, перевод, увольнение» для бесплатных тарифов — то же самое пространство, только доска с доступами разбита на 2 доски: «Выдача доступов» и «Отключение доступов». Добавили его, так как бесплатный тариф Kaiten не поддерживает деление на дорожки.
→ Пространство «Испытательный срок»
→ Ссылка на папку, где собраны сразу все шаблоны выше
Важно: на текущий момент при импорте нельзя переносить кастомные поля и настроенные автоматизации. Но в шаблонах есть карточка с инструкцией, которая поможет настроить пространство за 15 минут. На всякий случай продублирую ее здесь — ссылка на инструкцию.
