Главным драйвером развития ЭДО в России по‑прежнему остается государство. Оно последовательно повышает уровень цифровизации документооборота и переводит в электронный вид все больше процессов — от налогового администрирования и логистики до закупок и архивного хранения, что приводит к высокой динамике изменений нормативной базы. Поэтому ЭДО перестал быть «вопросом выбора» и окончательно превратился в инфраструктурную обязанность бизнеса. При этом компании все чаще сталкиваются не с нехваткой инструментов, а с системным хаосом: в законодательстве, в собственных процессах, в ИТ‑ландшафте и в хранении документов.
В этой статье мы, Юлия Ворожбицкая и Наталья Лапшина (менеджеры продуктов SL Soft Flow), посмотрим на ситуацию с ЭДО к началу 2026 года, разберем ключевые проблемы и вызовы для бизнеса, а также обсудим, как внедрение ИТ‑систем помогает снижать операционные и юридические риски, разгружать сотрудников и строить управляемый, прозрачный документооборот.
Статья — лонгрид, поэтому навигация для вашего удобства:
Использование зарубежного ПО для ЭДО
Ключевые характеристики современной платформы документооборота
Хаос в законодательстве
В России существует множество правовых норм, регулирующих ведение документооборота, в том числе электронного: федеральные законы, подзаконные акты, приказы ведомств, ГОСТы и методические рекомендации. Несоблюдение требований регуляторов может приводить не только к штрафам, но и к признанию документов юридически недействительными при проверках или судебных разбирательствах.
Современная система ЭДО вынуждена соответствовать одновременно требованиям налогового, архивного, гражданского, информационного и отраслевого законодательства. Регулярно вводятся новые законодательные императивы — например, системы маркировки и прослеживаемости товаров, которые по своей природе требуют использования юридически значимых электронных документов (УПД, счета‑фактуры) и работы через доверенных ФНС операторов ЭДО. Форматы электронных документов постоянно обновляются, а параллельно разрабатываются новые. Каждый хозяйствующий субъект вынужден адаптировать под это свои информационные системы и бизнес‑процессы. Вводятся новые обязательные нормы, например:
применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) при подписании документов сотрудником от имени компании (63-ФЗ) — здесь требуется дополнительный сервис для работы с МЧД,
оформление транспортной накладной в электронном виде с 1.09.2026, что порождает потребность работать с сервисом операторов электронных перевозочных документов (ЭПД).
Если компания использует сложные или нетиповые схемы документооборота — например, в лизинге или проектном финансировании с трехсторонними сделками, — стандартных форматов и маршрутов ЭДО часто недостаточно. Их приходится дорабатывать, кастомизировать и накладывать на реальные бизнес‑процессы, что усложняет архитектуру решений и повышает стоимость владения.
Таким образом, бизнес сталкивается с постоянным расширением числа переведенных в электронный вид процессов, изменениями текущих процессов и ростом количества сервисов ЭДО, с которыми необходимо уметь работать одновременно.
Кстати, поскольку ЭТрН у многих сейчас болит, мы выпустили подробный гайд на эту тему, а также выложили вебинар, где подробно разбираем важные нюансы. Эти материалы вы можете найти на специальной странице нашего сайта.
Внутренний документооборот
Большая часть НПА устарела, не обновляется и не учитывает современные реалии документооборота. Отдельные экземпляры вообще ориентированы на работу со сканированными копиями бумажных документов, что означает ведение двойного документооборота. Нормативная база на данный момент не успевает за изменениями: технологии развиваются быстро, требования пользователей повышаются, плюс — сильно взаимосвязаны процессы в смежных сферах, а это часто приводит к тому, что нормативные правовые и подзаконные акты, регламентирующие те или иные процессы и технические решения, рискуют устареть еще до вступления в силу и уходя на переработку, порождают все больше пробелов и серых зон.
Соответственно, значительно повышаются юридические риски, риски информационной безопасности и неэффективности автоматизации, замедляется цифровая трансформации, возникают правовые коллизии, ограничения для инноваций, дополнительные затраты для организаций.
Несмотря на это, 2025 год порадовал сообщество и принес несколько новых норм взамен устаревших, включая уже утвержденные, но еще не вступившие в силу:
ГОСТ Р 7.0.8-2025
ГОСТ Р 7.0.97-2025
ГОСТ Р 59999–2025
и др.
Обмен с контрагентами
Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами регулируется отдельным массивом нормативных актов ФНС, Минфина,Минцифры, Минтранса и Правительства. Эти документы определяют форматы, правила обмена документами, требования к операторам ЭДО и ЭПД, правила роуминга и взаимодействия между системами. Сюда же можем отнести требования к электронной подписи и Федеральный закон № 63, который ввел в практику применение машиночитаемых доверенностей.
Для большинства грузоперевозок с 1 сентября 2026 года становится обязательным оформление транспортных накладных и ряда экспедиторских документов в электронном виде, и к этому тоже бизнесу (и государству) нужно быть готовым и учитывать в своей работе (еще раз сошлемся на наши же материалы — нам самим нравится, какими получились гайд и вебинар).
В сфере госзакупок процессы также постепенно трансформируются на ЭДО — с 2022 года в рамках 44 и 223-ФЗ уже обязательны процедуры электронного актирования.
В цифровой вид постепенно переходят и международные взаимодействия — это трансграничный ЭДО, в первую очередь для ускорения документооборота, прозрачности и более оперативных расчетов между контрагентами (однако на текущий момент все еще недостаточно единых международных стандартов, есть проблемы взаимного признания ЭП с рядом стран, некоторые санкционные ограничения).
Взаимодействие с государственными органами происходит в электронном виде. Непосредственно в госсекторе — это межведомственный ЭДО (оператором выступает Минцифры РФ), а обмен документами бизнеса с государственными органами можно выстроить через операторов ЭДО, которые поддерживают такую функциональность.
Контрольная функция также постепенно переходит в «цифру»: например, с 2016 года в России начал применяться налоговый мониторинг — такая форма взаимодействия с ФНС, при которой последняя получает онлайн‑доступ к данным бухгалтерского и налогового учета компаний.
Таким образом, мы наблюдаем множество процессов, которые переводятся в электронный вид, а также разрастание количества сервисов ЭДО, с которыми необходимо уметь работать. Все это регулируется огромным числом нормативки, вот только часть списка:
Приказ ФНС России № ЕД-7-26/970
Приказ ФНС № ЕД-7-26/736@
ПП РФ от 26.12.2011 N 1137
Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ
Приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@
ПП РФ от 21.05.2022 № 931
и др…
Хранение
Организация правильного архивного хранения документов с соблюдением законодательства и рекомендаций регуляторов остается одной из самых сложных и часто игнорируемых задач корпоративной автоматизации. Компании нередко фокусируются на оперативных процессах — согласовании, подписании и регистрации документов — откладывая вопросы долгосрочного хранения «на потом».
С точки зрения законодательства ситуация осложняется тем, что до сих пор нет однозначного состава требований по организации долговременного хранения нетривиальных электронных документов (в частности документов, подписанных ПЭП), не утверждены регламенты перевода бумажных документов в электронный вид с возможностью уничтожения бумажных оригиналов для сокращения объемов помещений, используемых под архивное хранение (соответствующий законопроект дорабатывается уже много лет).
Из последних глобальных изменений — Приказ Росархива № 77, устанавливающий требования к системам хранения электронных документов и электронному архивному документу. Однако подзаконные акты, однозначно регламентирующие технические аспекты долгосрочного хранения и сохранения юридической значимости, все еще находятся в стадии формирования. Таким образом, при организации архивного хранения сейчас необходимо опираться на следующие НПА:
Федеральный закон от 22.10.2005 № 125-ФЗ
Приказ Росархива № 69 от 15.06.2020
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019
и др.
Общие требования для всех систем, связанных с электронным документооборотом
Все системы, так или иначе работающие с электронными документами, обязаны соответствовать базовым требованиям 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 63-ФЗ «Об электронной подписи», 152 ‑ФЗ «О персональных данных» и других НПА.
Не так давно произошли изменения в 63-ФЗ — это наш основной закон об электронной подписи — которые вводят обязательность применения машиночитаемых доверенностей для всех, кроме непосредственных руководителей (ЕИО) юрлиц. То есть, например, бухгалтер, который подписывает документы от имени юрлица или ИП, но не является при этом его руководителем, обязательно должен иметь машиночитаемую доверенность. А для этого необходимо уметь такую доверенность создавать, подписывать, регистрировать в реестре ФНС, отзывать и др. А это еще один сервис ЭДО, с которым как‑то (напрямую в ЛК или по API) нужно уметь работать.
Хаос в процессах
Обычно в контуре компании используется довольно много систем для организации внутренних процессов и документооборота. Причем, один бизнес‑процесс может проходить последовательно или параллельно сразу в нескольких из них. Часть из стандартного набора представлена на схеме, но на практике мы сталкивались, что парк КИС может быть гораздо обширнее и разнообразнее.
Хорошо, если информация между этими системами передается при помощи интеграции, но бывает, что все вносится вручную и дублируется. Иногда в разных департаментах для одинаковых задач используются разные системы (не просто разные версии, а совсем разные системы, разных брендов, с разной логикой работы). У одного из наших заказчиков мы столкнулись с ситуацией, когда каждый департамент готовил внутренние отчеты в своей системе, а затем секретари из разных файлов собирали общий отчет для руководства.
Кроме того, в российских компаниях традиционно сильна культура формализма: большое количество согласований, подписей, печатей. Причем, все это может проходить не одну инстанцию, что очень усложняет и замедляет процесс документооборота. Например, в нашей практике встречались компании, где согласование и подписание договора проходило минимум через четыре системы: исполнитель готовил или загружал проект договора в одной, юристы согласовывали и вносили в него правки в другой, финансисты проверяли и корректировали суммы и лимиты в третьей, подписание происходило в четвертой. Естественно, это приводило к путанице в версиях и неоправданным задержкам.
Немаловажен и человеческий фактор: часто при появлении нововведений в процессах или законодательстве, персонал сопротивляется изменениям или выявляется недостаточность квалификации, что требует постоянного дорогостоящего обучения.
Если собрать типовые проблемы, связанные с внутренними процессами, то получается следующий список:
Каждый департамент имеет свои взгляды на один и тот же бизнес‑процесс.
У каждого оператора ЭДО свои процессы обработки документов и печатные формы.
Электронные документы теряются в роуминге между операторами, бумажные оригиналы теряются на местах/почте/у курьеров и так далее, а копии зачастую не контролируются.
Проблемы с доступом к документам.
Проблемы контроля конфиденциальных документов.
Ошибки в маршрутизации документов.
Разные части одного процесса обеспечиваются разными ИС.
Нет целостной картины, частые во��росы:
Где документ?
Кому направить на согласование?
Кто и когда подписал?
Какая версия актуальная?
Сложности поиска документов и информации.
Хаос в хранении
При отсутствии централизованного и упорядоченного хранения корпоративных данных контент компании находится в неподходящих для этого системах и разрознен: это могут быть учетные системы (ERP, HRM и др.), системы класса CRM, а в простой реализации это может быть S3-хранилище или просто файлопомойка сетевая папка — еще более прозаический вариант. Такой выбор как правило не отвечает высоким требованиям к надежности и безопасности хранимых данных, а информация зачастую дублируется и вследствие этого компания не видит реальной картины данных, не имеет возможности построить отчет или провести анализ по достоверной информации.
Кроме того, в каждой ИС существует отдельная механика обработки неструктурированной информации: конвертация, подписание и контроль ЮЗ. Дедубликация в каждой системе проходит по‑разному. Приходится вручную «вычищать», консолидировать и приводить к единому виду данные из разных корпоративных систем для проведения таких работ, что весьма трудозатратно и зачастую происходит с ошибками. Небольшая задача руководителя по построению отчета может занимать кучу времени.
При разрозненном хранении контента у компании возникает риск утраты информации. Например, у одного из клиентов безвозвратно потерялись 50 тыс. важных электронных документов: обнаружили это только через 3 года, когда уже даже бэкапов не осталось. К тому же, если документ хранится в разных информационных системах, то в каждой такой системе необходим контроль его долгосрочного хранения и значимости, а без этого он может стать недействительным или быть безвозвратно потерян, что создает прямые юридические риски.
Из технических проблем часто встречаются проблемы обеспечения безопасности и конфиденциальности (необходима защита данных от несанкционированного доступа и утечек). Также недостаточная техническая корпоративная оснащенность, нестабильное интернет‑соединение или сеть, отсутствие централизованных систем хранения данных могут создавать препятствия для эффективного документооборота, как внутреннего, так и внешнего.
Использование зарубежного ПО для ЭДО
Тактика выжидания и откладывания миграции по принципу «пока как‑то работает» ведет к стратегии проигрыша и серьезным последствиям для бизнеса. Наша команда выполнила ряд проектов по «переезду» с иностранных решений на российские, триггерами к запуску проектов послужили такие причины, как:
Невозможность адаптировать системы к динамично меняющимся требованиям законодательства (МЧД, ЭТрН, новые форматы электронных документов, хранение ЭАД, интеграция с ЦХЭД и так далее).
Ограниченность расширения функциональных возможностей текущих систем под изменяющиеся потребности бизнеса.
Риск уязвимостей и критичных неполадок из‑за ограниченного доступа к технической поддержке и обновлениям программного обеспечения.
Затруднения при интеграции системы иностранного вендора с другими системами из‑за несовместимости и невозможности доработок — тем временем в компаниях идет постепенный переход на российский инфраструктурный и офисный стек.
Сложности с локализацией интерфейса и процессов.
Высокие операционные расходы на поддержку устаревших систем из‑за невозможности перехода на более эффективные решения.
Репутационные риски для российских компаний.
Дефицит ресурсов
Хаос в законодательстве, процессах и ИТ-ландшафте напрямую конвертируется в дефицит ресурсов: человеческих, временных и финансовых.
Человеческие:
Нехватка квалифицированных сотрудников на рынке труда — ЭДО требует знаний в области ИТ, законодательства и управления процессами, а подходящих специалистов крайне мало.
Перегрузка сотрудников из‑за рутинных ручных операций — обработка документов, дублирование действий между системами.
Авралы при проверках контролирующих органов и подготовке отчетности — сотрудники на несколько дней могут засесть в архиве для поиска, подбора и копирования запрошенных документов.
Временные:
Медленное выполнение задач — из‑за разрозненности систем и множества ручных операций время на обработку документов увеличивается в разы.
Потери времени при поиске нужной информации — сотрудники тратят часы на поиск нужного документа или данных среди разных ИС, сетевых папок и архивов.
Сложности с масштабированием: чем больше участников и систем, тем больше ошибок и ниже скорость.
Денежные:
Штрафы от контролирующих органов из‑за ошибок в документах или их несвоевременное предоставление/непредоставление.
Низкий ROI ручных процессов.
Рост операционных расходов ‑поддержка разрозненных ИТ‑систем, постоянная доработка под новые форматы документов и нормативные требования требует дополнительных затрат на сопровождение и обучение персонала.
Как упорядочить хаос
Чтобы справиться с хаосом в законодательстве, процессах и ИТ‑ландшафте, электронный документооборот (ЭДО) в компаниях должен выйти за рамки отдельных систем и точечных решений и эволюционировать в единое цифровое пространство доверенного документооборота. Законодательная база и технологическая зрелость уже позволяют перейти к полноценной электронной модели, где:
первичный документ, обладающий юридической силой, создается, обрабатывается и хранится в цифровом виде;
бумажные экземпляры становятся необязательными;
каждый документ имеет цифровые атрибуты доверия (ЭП, штамп времени и так далее);
конечная экосистема обеспечивает полный жизненный цикл документа — от создания и согласования до отправки контрагентам и архивного хранения.
Пример платформы, позволяющей выстроить такую единую среду управления, — SL Soft Flow, на базе которой выстроена линейка продуктов для управления процессами и документами. Платформа объединяет практики BPM (ранее — Citeck) и ECM (ранее — «Цитрос»), однако данная статья фокусируется именно на ECM‑составляющей — фундаменте для юридически значимого, управляемого и масштабируемого документооборота.
Таким образом, единая среда доверенного документооборота — это не просто набор ИТ‑решений, а интегрированная модель процессов и данных, позволяющая компаниям соответствовать требованиям законодательства, повысить управляемость ЭДО и уменьшить операционные риски.
Классические системы электронного документооборота решают часть задач маршрутизации, согласования и хранения, но не устраняют полностью необходимость ручной обработки документации. Выше мы уже упоминали как проблемы поступления документов без выделенного текстового слоя, так и необходимость переноса файлов между системами. Важной составляющей современных систем для работы с документами становится использование встроенных ИИ‑инструментов. Они значительно снижают рутинную нагрузку на персонал, высвобождая рабочее время для других полезных, но более сложных задач.
Типовые задачи, которые могут быть возложены на ИИ:
автоматизация ввода данных: полнотекстовое и атрибутивное распознавание данных из любых типов документов;
сверка подписанных версий с версиями до подписания, проверка корректности данных в документе, поиск ошибок, контроль комплектности пакетов;
интеллектуальная классификация и рубрикация документов;
автомаршрутизация и автоматизированная подготовка проектов резолюций по поступающим документам;
генерация проекта документа по любой форме на основании базы аналогичных, обработанных ранее;
предиктивная аналитика;
интеллектуальный поиск с учетом синонимов, похожих терминов, опечаток и так далее.
На ИИ надо смотреть здраво — это не волшебная палочка, а рабочий инструмент, который упрощает рабочий процесс, делает взаимодействие с системами быстрее и комфортнее для пользователей.
Ключевые характеристики современной платформы документооборота
Соблюдение требований законодательства РФ
Регистрация в реестре отечественного ПО
Подтвержденная совместимость с отечественными ОС и СУБД
Отказоустойчивость и масштабируемость
Гибкость настроек и возможность кастомизации
Безопасность и прозрачное управление доступом
Возможность простой интеграции с внешними системами
Встроенные ИИ‑инструменты
Экосистема цифрового документооборота должна строиться на надежной платформе. Масштабная автоматизация процессов в совокупности с базовыми технологическими аспектами обеспечивают надежную, юридически значимую, удобную и эффективную работу с электронными документами, что особенно важно для российских организаций в условиях нынешней цифровой трансформации, импортозамещения и усиления нормативного контроля.
