Как обеспечить единый стиль в документации и улучшить восприятие информации пользователями? Важность консистентности, правильного тона и использования стайлгайдов нельзя недооценивать. Применение этих принципов помогает создавать материалы, которые не только обеспечивают надежность, но и подчеркивают профессионализм.
Поддержание единого стиля в документации — это не просто косметическая задача, а важный элемент, напрямую влияющий на восприятие информации пользователями. Последовательность в оформлении текста помогает не только создать профессиональный имидж компании, но и облегчить понимание контента.
Важно помнить, что стиль — это не только маркетинговый инструмент, но и своего рода руководство для всех участников разработки продукта: от команды UX/UI до инженеров и менеджеров. В условиях высокой текучести кадров, когда новые сотрудники постоянно вносят изменения в процесс, важность стайлгайда только возрастает. Он помогает синхронизировать новые идеи, алгоритмы и подходы с уже установленным стилем компании.
На связи команда Документерры, эксперты в области документации, которые знают, как важен единый стиль для создания удобного и понятного контента. В этой статье разберем основные принципы, которые помогут поддерживать единый стиль в документации и сделать взаимодействие с контентом более удобным и понятным.
Важность единого стиля документации
Единый стиль документации способствует лучшему восприятию информации и повышает эффективность работы с материалами. Когда все документы оформлены в одном стиле, пользователи быстрее ориентируются в содержании, а это создаёт ощущение надежности и профессионализма, особенно в технической документации. Это снижает риски недопонимания и ошибок, улучшая взаимодействие с пользователями.
Согласованность стиля особенно важна в случаях, когда существует несколько вариантов написания слов или фраз. Например, как правильно писать: WiFi, wifi, WIFI, Wi-Fi? Или, например, в каком лице писать технические документы? Вопрос не всегда однозначен, ведь часто используется второе лицо (Вы), хотя иногда это может быть грамматически или стилистически некорректно.
Здесь на помощь приходит руководство по стилю. Оно может рекомендовать избегать местоимений, например: «Вы должны носить защитные очки» можно заменить на более прямое «Наденьте защитные очки» или «Прочитайте эти инструкции». Вместо «он или она» лучше использовать должностное наименование: «Руководитель или назначенное лицо должно…»
Некоторые компании придерживаются третьего лица в документации как официальной политики. Например: «Этот подход помогает [название компании] предоставлять решения для клиентов». Однако сегодня многие организации выбирают более прямой стиль общения с клиентами, включая использование второго лица («вы»), что подчеркивает открытость.
Единый стиль, закрепленный в руководстве, помогает избегать постоянных споров и вопросов о том, какой стиль использовать. Вместо обсуждений в чатах и письмах сотрудники могут обратиться к документу, который содержит четкие рекомендации.
Руководство по стилю также основано на проверенных исследованиях и официальных рекомендациях. Например, понимают ли ваши клиенты такие термины, как «цифровой банкинг» или «мобильный банкинг», или есть риск недоразумений? Важно также учитывать, какой уровень читабельности документации будет наиболее понятен большинству клиентов.
Таким образом, единый стиль документации не только улучшает ясность и последовательность, но и сокращает количество совещаний и переписки по вопросам стиля, делая процесс создания документации более эффективным.
Как выбрать правильный тон и стиль документации
Техническим писателям важно правильно подобрать тон документации — будь то дружелюбный, нейтральный или формальный. Дружелюбный стиль подходит для обучающих материалов, где важно создать комфортную атмосферу для пользователя. Нейтральный тон необходим для инструкций и справочных материалов, где важны точность и ясность. Формальный стиль используется в юридических и официальных документах, где необходимы строгость и беспристрастность. Правильный выбор тона влияет на восприятие информации и уровень доверия к ней.
Рекомендации по тону и стилю часто закрепляются в руководствах по стилю компании. Современные гайды включают такие термины, как «голос бренда» (brand voice) и «Библия бренда» (brand Bible), что подчеркивает важность подхода к тональности и стилю документации.
«Библия бренда» охватывает аспекты, такие как цвета и образы бренда, и помогает задать общую атмосферу, из которой формируется тональность (или голос бренда) документации компании.
Голос бренда можно сформулировать через два ключевых аспекта:
Общий стиль письма. Тон документации должен быть адаптирован к продукту и целевой аудитории. Например, бренд люксовых очков может использовать остроумие и игривость, создавая непринужденную атмосферу. В то время как некоммерческая организация, работающая в области онкологии, использует более серьезный и сдержанный тон.
Целевая аудитория. Понимание того, для кого вы пишете, помогает выбрать правильный уровень сложности и терминологию. Например, если вы пишете для аудитории инженеров или врачей, контент может быть более техническим и специализированным. Если же ваш читатель — непрофессионал, стоит избегать профессионального жаргона и использовать простой, доступный язык.
Соблюдение этих принципов помогает техническому писателю правильно ориентироваться в выборе тона и стиля, обеспечивая эффективную коммуникацию с аудиторией.
Как руководства по стилю помогают создать качественную документацию
Руководства по стилю — это не просто свод правил, а важный инструмент, который помогает авторам сохранять согласованность текста. Они регулируют язык, форматирование, стиль подачи информации, а также определяют голос бренда и правила коммуникации с пользователями.
Обычно такие руководства включают рекомендации по:
Использованию терминов и названий — например, как правильно писать названия продуктов и брендов при первом и последующих упоминаниях.
Тону и голосу — каким должен быть стиль общения: официальным, дружелюбным, экспертным и т. д.
Грамматике и пунктуации — какие конструкции предпочтительны, какие слова лучше избегать, как работать с аббревиатурами.
Инклюзивному языку — как писать так, чтобы текст был понятен и доступен для всех аудиторий.
Популярные руководства по стилю
Большинство технических писателей опираются на внутренние гайдлайны компаний, которые в свою очередь базируются на более авторитетных источниках. Среди самых популярных:
📌 Англоязычные руководства:
Google Style Guide — одно из самых известных руководств, широко используемое в сфере IT.
Microsoft Writing Style Guide — помогает писать понятную и структурированную техническую документацию.
Atlassian Design & Content Guidelines — содержит советы по UX-писательству и оформлению интерфейсов.
Chicago Manual of Style — классика редакторского дела, особенно полезная для сложных текстов.
AP Stylebook — часто используется в журналистике, но применим и к технической документации.
📌 Русскоязычные руководства:
Справочник по русскому языку (РАН) — авторитетный источник по грамматике, пунктуации и стилистике.
«Русская грамматика» (под ред. Шведовой) — фундаментальный труд, полезный при работе с языковыми нормами.
Руководство по стилю Microsoft — хотя оно англоязычное, многие русскоязычные технические писатели адаптируют его принципы.
Руководства по веб-контенту — внутренние стандарты крупных компаний, регулирующие тональность и оформление текстов.
Рекомендации по оформлению документации — корпоративные гайдлайны, задающие единый стиль внутри организации.
Использование этих руководств помогает техническим писателям создавать ясную, понятную и профессионально оформленную документацию, минимизируя ошибки и разночтения.
Единый стиль в документации — это не просто формальность, а инструмент, который напрямую влияет на удобство и восприятие информации пользователями. Четкие рекомендации по тону, форматированию и языковым стандартам помогают избежать путаницы, повысить читаемость и создать профессиональный имидж компании. Использование руководств по стилю делает процесс написания документации более прозрачным и упрощает работу всей команды. В итоге это приводит к главному — качественной документации, которая не только информирует, но и действительно помогает пользователям.
