ECM/СЭД *

Продолжаем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение ECM или СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов.

Бывает так, что жизнь подбрасывает задачи, которыми ты вовсе и не собирался заниматься, когда проектировал свою систему документооборота. Можно, конечно, гордо сказать «наша система для этого не предназначена» и это будет вполне честный профессиональный ответ. А можно трезво подумать, как использовать возможности ЕСМ по-новому и рискнуть выйти за границы отведенной себе ниши – и заказчика удовлетворить, и новый опыт наработать.

Если ECM-система была спроектирована с хорошим запасом гибкости и адаптивности, то область ее применения можно безбоязненно расширить на многие смежные задачи, выходящие за рамки канцелярского документооборота. Автоматизировать процесс МТО – материально-технического обеспечения, посягнув при этом на традиционную поляну ERP? А почему бы нет, если заказчик того просит?

Чем грозит долгострой в разработке и с какими трудностями предстоит столкнуться на этом пути? Как бизнес-аналитик компании, которая 15 лет занимается разработкой и поддержкой одного продукта (СЭД), я решила поделиться своими мыслями и примерами из практики. Проблематика управления требованиями в любых программных продуктах с длительным периодом реализации – актуальный вопрос для аналитиков, руководителей проектов и владельцев продуктов. И, возможно, для непосредственных партнёров и заказчиков Docsvision, ожидающих выхода новых версий и заинтересованных в появлении новой функциональности.

Добрый день, меня зовут Сергей и я руководитель продуктового направления в компании «ДоксВижн». За время работы в сфере автоматизации электронного документооборота мне довелось участвовать в десятках проектов внедрения, причем в разных ролях (от инженера до руководителя проектного офиса), с разных сторон (заказчик, представитель компании-внедренца, вендор) и с разными системами (Docsvision и Directum). Своим проектным опытом я хочу поделиться с вами.

Зная процесс и набив кучу шишек, я даю в статье несколько рекомендаций, которые позволят подойти к проекту внедрения СЭД (как и любой ИТ-системы) подготовленными и более гладко его реализовать. Мой коллега уже давал советы ИТ-специалистам заказчика, ответственным за внедрение. Я взгляну на вопрос под другим углом и поделюсь рядом нюансов, которые стоит учесть именно компании-интегратору. Особенно, если вам предстоит первый проект внедрения. Надеюсь, статья будет полезна, хотя на многие «грабли» все равно нужно иногда наступать самостоятельно, и идеальных рецептов в проектной практике не существует.

Продолжаем серию статей на тему "СЭД: путь от простого к сложному".

Можно ли при помощи СЭД автоматизировать контроль казначейской деятельности в компании, у которой подразделения и дочерние организации находятся на большом удалении друг от друга? Это смотря какая у вас СЭД. Сразу оговоримся: речь не идет о том, чтобы все бизнес-процессы свести к перекладыванию «бумажек» и смоделировать работу всех подразделений по принципу канцелярии. Отнюдь!
Дело в том, что узко-предметный подход к разработке бизнес-приложений, в том числе и СЭД, давно в прошлом. Сегодня любая приличная система обладает изрядным запасом гибкости и функциональности, поэтому может быть использована для решения порой нетипичных задач. Так и получилось в вертикально-интегрированной нефтяной компании НК «Альянс», где, ввиду интенсивного документооборота и необходимости организовать эффективное взаимодействие между пользователями из разных регионов России и Казахстана, выбор СЭД ТЕЗИС в качестве платформы оказался более чем успешным.

Несмотря на кажущуюся очевидность утверждения «главный компонент приложения на базе СЭД — документ, а то, что оно автоматизирует – его «оборот», на практике оказывается, что под документом в приложениях могут иметься в виду самые различные сущности. Зависит это от типа документа и характера его «оборота», т.е. жизненного цикла обработки. Docsvision обеспечивает механизмы для реализации таких объектов. Связано это с тем, что даже для самых типовых приложений СЭД (например, для автоматизации задач классического делопроизводства) нам было необходимо моделировать в системе документ, который описывается очень сложной структурой данных и сложным жизненным циклом. Возможность моделировать такие сложные сущности как документ в делопроизводстве и позволила нам приобрести достаточную универсальность в реализации приложений для обработки документов различной природы. Держа в голове соображения, высказанные в предыдущей статье, попробуем описать модель сущности, которую мы называем словом «документ».

Среди разработчиков мобильных приложений B2C и B2B сегментов широко обсуждаются достоинства и недостатки альтернативных подходов к архитектуре клиентского приложения – делать его на HTML, нативным или гибридным (простой нативный клиент, открывающий встроенный браузер для обмена данными с сервером).
Одна из первых статей Microsoft на эту тему была опубликована на MSDN в 2012 году и не потеряла своей актуальности до сих пор (Choosing between a web and native experience). В этой статье мы рассмотрим использование гибридного варианта мобильного приложения для СЭД.

Вопрос о том, как ставить задачи и оценивать трудозатраты техписателей, поднимается почти на каждом вебинаре, конференции и встрече, посвященной документированию. В чем сложность? Почему, в отличие от оценки времени, затраченного программистами, тестировщиками и другими сотрудниками отдела разработки, именно трудозатраты документаторов постоянно вызывают дискуссии?
Попробую объяснить и показать, как можно избежать проблем в этом вопросе, используя систему управления задачами (как это работает — покажу на примере используемой нами системы Actionspace). Технический писатель, Лена Толмачева.

Сегодняшней публикацией мы открываем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов. Реализация ВРМ-стратегии при помощи системы электронного документооборота может казаться заманчивой идеей — в конце концов, в любое современное решение встроен BPM-движок. Однако, взаимосвязь бизнес-процесса и документа на практике оказывается сложнее, чем представляется в теории. В серии статей мы совместно с экспертом Станиславом Макаровым расскажем о том, почему налаженная автоматизация хранения и обработки документов — первый шаг к будущей BPM-автоматизации. В последующих статьях мы планируем продемонстрировать актуальность этой мысли примерами реальных бизнес-процессов, таких как бюджетирование, договорная работа или материально-техническое обеспечение.

Привет, Хабр! Мы продолжаем изучать последнюю версию системы EOS for SharePoint, вышедшую в ноябре прошлого года. В первой части статьи мы рассказывали о новых функциях, изменениях, конкурентных преимуществах, дополнительных опциях и подсистемах программы, переходе со старой версии на новую. Сегодня речь пойдёт об изменениях в интерфейсе и дизайне, улучшении юзабилити, а также планах на будущее.

Привет, Хабр! В сегодняшней статье мы расскажем о новых и измененных функциях EOS for SharePoint 2013 от компании «Электронные офисные системы» в разрезе пользовательской и технической эксплуатации, о преимуществах новой версии по сравнению с продуктами конкурентов, о новых и планируемых дополнительных опциях и подсистемах, о процедуре миграции со старых версий до EOS for SharePoint 2013, а также о пользовательском опыте первых клиентов.

Привет, Хабр! Сегодня мы хотим поговорить о принятии решений — но в психологическом смысле, а в самом практическом, бюрократическом смысле. Думаем, все, кто работал в компнии, в которой больше 20 сотрудников, знакомы с подводными камнями принятие решения в них. Психология тут бессильна: чем крупнее организация, тем сильнее в ней сроки совместного принятия решений зависят от внутренних регламентов, количества принимающих решение, быстроты их реакции и степени автоматизации процесса. В этом посте мы хотим рассказать о том, как устроена функция согласования и подписания электронных документов в нашей системе электронного документооборота (СЭД) EOS for SharePoint: на кого она ориентирована, что из себя представляет, и как настраивается.


Цепочка согласований не должна напоминать лабиринт без выхода

Этим постом я начну небольшой цикл статей, посвящённых различных аспектам разработки приложений в системе электронного документооборота. Сегодня все более или менее мощные и современные СЭД/ECM-платформы содержат набор компонентов и инструментов для их реализации, и именно приложения, создаваемые на базе платформы, позволяют автоматизировать все разнообразие рабочих процессов клиента. Я расскажу о модели приложения платформы Docsvision, о компонентах и средствах разработки (настройки) этих приложений, о том, какие проблемы возникали у нас при реализации инструментария для их разработки, и о том, чего ждём в дальнейшем. Это будет интересно не только тем, кто плотно работает с Docsvision, но и позволит почерпнуть опыт тем, кому предстоит внедрять или развивать свою корпоративную СЭД.

Системы электронного документооборота и ERP-системы представляют собой комплексные программные продукты, чаще всего состоящие из множества подсистем. Части любой системы работают как непосредственно в диалоге с пользователем, так и фоновом режиме, выполняя определённую часть задач на сервере.

Чтобы контроль производительности системы проводился в обоих направлениях, администратору системы нужны удобные инструменты для замеров, позволяющие вовремя найти слабое звено и предпринять меры по улучшению быстродействия. В этой статье я поделюсь своим опытом в том, как можно решить вопрос автоматических замеров показателей быстродействия системы на примере системы электронного документооборота*.
В отличие от других программных продуктов, для СЭД существуют определённые требования по быстродействию: это один из важных параметров, за которым необходимо следить.

*Статья будет особенно полезна начинающим администраторам Docsvision, но в целом изложенный опыт применим и для аналогичных продуктов.

Корпоративный сайт в наши дни — штука жизненно необходимая. Сайты есть у большинства компаний, но лишь некоторые используют все их возможности для роста продаж и повышения дохода. И это досадно, ведь в сайт вкладывается много времени и денег, а для того, чтобы сайт сохранял актуальность, приходится много работать.

К счастью, есть несколько относительно простых вещей, которые вы можете сделать для того, чтобы ваш сайт лучше привлекал и удерживал клиентов, а также — повышал продажи, доход и лояльность потребителей. Эти шаги не требуют сотен тысяч долларов вложений, а предпринять их могут как компании малого бизнеса, так и корпорации.



Мы в Alconost перевели для вас эти советы и даже добавили пару слов от себя в примечаниях. Правда, цифры прогнозируемого роста продаж, указанные автором для каждого из советов, нам показались недостаточно обоснованными — но суть ведь не в них.

Доброго времени суток.

Изложить свои мысли о теме настоящей публикации натолкнула вполне насущная, «жизненная» необходимость — постепенно приближается время, когда возникнет потребность искать/нанимать на открытом рынке бизнес-аналитиков в штат компании (бизнес в области автоматизации процессов управления документами, контроля исполнительской дисциплины и т.д., в «простонародье» — СЭД). Все специалисты этого профиля, опыт и компетенции которых известны, иными словами тех кого знал и кого видел полезным для компании, либо уже в команде, либо устроены тоже неплохо. Проблему осложняет тот факт, что сколько ни старался, не получается сформулировать кратко и адекватно компетенции, особенности, которыми данный субъект должен обладать. Какие личные качества и таланты должен проявлять — что тоже актуально, так как морально подготовился к тому, чтобы искать талантливых новичков и пытаться их «выращивать». Уверен, что размышления ниже по тексту будут полезны менеджерам проектов, собственникам небольших ИТ-компаний интеграторского типа, да и самим бизнес-аналитикам.

За много лет работы на рынке систем электронного документооборота наша команда сталкивалась с самыми разными проектами. Были среди них и такие, что уже в процессе предпроектной подготовки становилась ясно: компания к внедрению СЭД не готова и система только навредит. Был у нас и опыт «реанимации» чужих проектов внедрения СЭД. В результате мы сформулировали общие принципы «противопоказаний» к внедрению системы электронного документооборота, которыми и хочу поделиться.

2006 год. На форуме специалистов SQL неожиданно поднимается вопрос о целесообразности моделирования бизнес-процессов в CRM-системах. Звучат слова: долго, дорого, Siebel, не нужно, сложно.
2014 год. Все чаще клиенты просят посоветовать CRM с возможностью построения и запуска бизнес-процессов. В чем причина? Первое подозрение — где-то услышали и теперь тянутся за модой. На вопрос «Зачем?» поступает взвешенный ответ: «Устали от беспредела и путаницы в организации работ. Хотя бы в часто повторяющихся действиях нужен порядок». Нельзя не согласиться с тем, что основное назначение регламентации бизнес-процессов в компании — именно порядок. Признайтесь, приятно осознавать, что многие процессы в организации проходят четко, слаженно, быстро, с минимальной нервозностью.

«Агитировать разработчиков за agile – все равно, что рассказывать, что Земля круглая. Да, еще встречаются заказчики, предпочитающие долгий и нудный процесс по ГОСТу (он же waterfall) с производством тонн документации, которую никто никогда читать не будет, но обычно в таких проектах истинной целью является не создание реально работающей системы, а правильно оформленное расходование бюджетных средств.

Agile в индустрии программного обеспечения стал нормой жизни. Ибо нет сегодня другой методологии, позволяющей управлять проектами в условиях высокой неопределенности и изменчивости требований.»



Статья журналиста-аналитика Станислава Макарова.

Понятие BPM (Business Process Management) все более плотно входит в жизнь больших и малых корпораций. Суть его в том, чтобы рассматривать бизнес-процессы компании, как активы, используя которые можно увеличить прибыльность своего бизнеса. Инструмент, который вы для этого используете, может быть любым: лист бумаги, текстовый документ, Visio или любое другое средство создания диаграмм… Но есть класс инструментов, которые специально предназначены для того, чтобы послужить инструментом для трансформации вашего бизнеса — это BPM-платформы.
Задача для такой платформы ставится двояко: с одной стороны необходимо визуализировать бизнес-процесс, а с другой стороны — его нужно исполнить.



Я не буду описывать весь рынок таких платформ, это неплохо сделано в статье независимого агентства Gartner, откуда я взял иллюстрацию выше (полный текст можно скачать с сайта Pega или IBM, но потребуется регистрация, или нагуглить самостоятельно по заголовку: “Gartner BPM Magic Quadrant 2014”).
Цель же данной статьи — провести сравнение технических возможностей двух лидирующих платформ, Pega и IBM BPM, доступных на текущий момент (осень 2014), с точки зрения опыта их использования в проектах по автоматизации бизнес-процессов.

Если вы задумали трансформировать свой бизнес или вам нужно IT-решение, которое позволит достичь бизнес-целей, поставленных высшим руководством, или вы просто интересуетесь BPM-решениями, то добро пожаловать под кат.

Эта статья представляет собой синтез пятилетнего опыта работы консультантом в области корпоративного документооборота в среде SAP. Мой опыт ограничивается только одним вендором — OpenText (Канада), но в последние годы эта технология становится все более и более популярной, в связи с чем и появилось желание опубликовать этот материал.

В статье описана технология работы с неструктурированными документами (сканы документов, электронные оригиналы в формате MS Office и т.д.) в среде структурированных электронных документов — транзакций SAP. Описаны как технический аспект, так и основные бизнес-сценарии работы с документами. Публикация будет полезна всем начинающим (и не очень) консультантам по документообороту, работающим на проектах SAP. Материал был написан практически «из головы», в качестве некоей шпаргалки, или методички.

Публикация здесь — это желание поделиться со всеми специалистами, чтобы передать свой опыт молодому поколению. Я отчётливо понимаю, что ни один учебный курс или методичка не позволят отдельно взятому человеку (сферическому консультанту SAP/ECM в вакууме) взять и выполнить для заказчика проект «под ключ». Поэтому опубликованный здесь материал я рассматриваю в качестве экономии драгоценного человеческого времени. Ну и рад критике, разумеется!