Microsoft Excel

Группировка

Грех номер один при работе с электронными таблицами — ручная группировка данных.

Допустим, есть задача собрать список сотрудников по отделам. Руководитель набрасывает несколько табличек, по одной на каждый отдел. Названия отделов выделяет крупным шрифтом и цветом.

На следующий день приходит задача собрать список сотрудников, но уже по городам. Чёрт, нужно всё переделывать! Создаётся новый лист, где также собирается несколько таблиц. И красивые заголовки, куда без них.

Как избежать ручной работы? Использовать группировку по столбцам в Google Sheets:

1. Собрать один длинный список сотрудников.

2. Добавить и заполнить столбцы Отдел и Город.

3. Преобразовать список в таблицу.

4. Нажать на стрелку рядом с названием столбца «Отдел» и выбрать «Столбец "Основание группировки"».

5. Сохранить получившийся фильтр под названием «Сотрудники по отделам».

6. Проделать аналогичную операцию для столбца «Город».

Итог: получилась одна таблица с данными и два её представления: «Сотрудники по отделам» и «Сотрудники по городам», между которыми можно переключаться в два клика.

К сожалению, в Excel такой функции нет.

Таблицы

Самая недооценённая функция электронных таблиц — таблицы. Что за ерунда, подумает читатель. Дело в том, что есть два английских слова: speadsheet и table. При переводе на русский язык возникает путаница.

Таблица — это набор данных в виде столбцов (как в SQL). Изначально таблицы были реализованы в Excel, а в 2024 появилась поддержка и в Google Sheets.

Пусть есть список сотрудников из трёх столбцов: ID, ФИО и Оклад. Преобразуем его в таблицу. Для этого достаточно в любом месте диапазона с данными нажать сочетание клавиш:

• Excel: Ctrl + T (⌘ + T)

• Google Sheets: Ctrl + Alt + T (⌘ + ⌥ + T)

Поначалу кажется, что данные просто красиво отформатировали. Но это лишь внешнее изменение. Главное отличие: названия таблицы и её столбцов можно использовать в формулах в виде табличных ссылок.

Переименуем таблицу в Сотрудники (в Excel это делается не совсем очевидно). Теперь посчитаем сумму окладов двумя способами: с помощью обычных и табличных ссылок.

=SUM(C2:C7)
=SUM(Сотрудники[Оклад])

Или найдём ФИО сотрудника по ID:

=XLOOKUP(4357379;A2:A7;B2:B7)
=XLOOKUP(4357379;Сотрудники[ID];Сотрудники[ФИО])

Табличные ссылки делают формулы более осмысленными, что позволяет их проще писать, а главное, читать.

Поиск по значению

Почти каждый пользователь электронных таблиц рано или поздно сталкивается с задачей провэпээрить таблицу: найти значение в одном столбце и вернуть соответствующее значение из другого столбца. Типичный сценарий: перенести данные из одной таблицы в другую по какому-то идентификатору.

Функция VLOOKUP (ВПР) появилась в 1985 году в самой первой версии Excel и занимала третье место по популярности среди пользователей (после SUM и AVERAGE). За это время она морально устарела, поэтому в 2020 году разработчики Excel добавили новую функцию XLOOKUP. В 2022 году она появилась и в Google Sheets.

Чем же XLOOKUP лучше, чем VLOOKUP?

Напомню, VLOOKUP принимает на вход четыре параметра:

1. искомое значение;

2. ссылку на таблицу (поиск идёт по первому столбцу);

3. номер столбца с результатами;

4. тип поиска: точный или приблизительный.

Во-первых, VLOOKUP закладывается на структуру исходной таблицы. Если завтра порядок столбцов поменяется, формула может сломаться. Придётся руками обновлять номер столбца с результатами. XLOOKUP принимает на вход два диапазона и спокойно переживает перемещение любого из них:

=VLOOKUP("needle";A:Z;2;0)
=XLOOKUP("needle";A:A;B:B)

Во-вторых, для VLOOKUP столбец с результатами должен располагаться справа от столбца для поиска. Передать третьим аргументом отрицательное число нельзя. XLOOKUP лишён этого ограничения и позволяет доставать результаты слева от столбца для поиска:

=XLOOKUP("needle";B:B;A:A)

В-третьих, при неудачном поиске VLOOKUP возвращает #N/A. Если вместо ошибки хочется выводить что-то другое (например, пустое значение), приходится дополнительно вызывать функцию IFNA. В XLOOKUP можно четвёртым аргументом передать значение, которое будет выводиться при неудачном поиске:

=IFNA(VLOOKUP("needle";A:Z;2;0);"not found")
=XLOOKUP("needle";A:A;B:B;"not found")

В-четвёртых, по умолчанию VLOOKUP ищет приблизительное совпадение. Для поиска точного соответствия надо передать FALSE или ноль четвёртым параметром. Часто про это забывают и долго разбираются, почему функция работает не так, как ожидалось. XLOOKUP по умолчанию ищет точное соответствие, помогая избежать ошибок.

В-пятых, приблизительный поиск VLOOKUP умеет искать только ближайшее меньшее значение. При этом исходная таблица должна быть отсортирована. XLOOKUP в режиме приблизительного поиска позволяет искать как меньшее, так и большее значение. Таблицу сортировать необязательно.

В-шестых, если подходящих значений в таблице больше одного, VLOOKUP ищет только первое совпадение. XLOOKUP умеет запускать поиск с любого конца и может находить как первое, так и последнее совпадение.

Единственный минус XLOOKUP: функция недоступна в Excel 2019 и более ранних версиях. Да и по-русски называется ПРОСМОТРХ, где Х — это «икс», а не «ха». К вопросу, почему я избегаю русскоязычные названия функций.

Проверка на уникальность

Пусть есть список однотипных объектов: товаров, заказов или сотрудников. У каждого элемента есть идентификатор. Как предотвратить ситуацию, когда при заполнении таблицы кто-нибудь добавит элемент дважды? Другими словами, как гарантировать уникальность идентификаторов?

В sql для этого используется PRIMARY KEY или UNIQUE, в электронных таблицах встроенных инструментов нет. Как вариант, можно реализовать подсветку дубликатов с помощью условного форматирования и функции COUNTIF:

Формат → Условное форматирование
Применить к диапазону: A2:A
Правила форматирования → Ваша формула =AND(LEN(A2);COUNTIF(A$2:A;"="&A2)>1)
Цвет фона: красный

Как работает формула:

• LEN(A2) проверяет, что ячейка заполнена;

• COUNTIF(A$2:A;"="&A2) считает количество ячеек, совпадающих с текущей. Если оно больше одного, срабатывает условное форматирование.

В результате при вводе идентификатора, который уже присутствует в списке, дубликаты будут подсвечиваться красным.

Пустое значение

В большинстве случаев результатом вычисления формулы в электронной таблице является какое-то значение. Но иногда необходимо просто оставить ячейку пустой. В Google Sheets для этого достаточно передать в функцию пустой аргумент:

=IF(A1;A1*100;) — если другая ячейка заполнена, то произвести вычисление, в противном случае оставить ячейку пустой.

=XLOOKUP("needle";A:A;B:B;) — если needle найден в столбце A, вывести соответствующие значение из столбца B, в противном случае оставить ячейку пустой.

Точка с запятой перед закрывающей скобкой обязательна, без неё первая формула вернёт FALSE, вторая — #N/A.

Занятно, что в Excel это не работает. Там в принципе нельзя написать формулу, которая вернёт пустое значение. Приходится возвращать пустой текст (""):

=ЕСЛИ(A1;A1*100;"")

Но это полурешение, т.к. пустой текст не то же самое, что пустое значение. Например, навигация по таблице, позволяющая быстро перемещаться между блоками данных, «перепрыгивает» ячейки с пустым значением, но «спотыкается» о ячейки с пустым текстом.

Навигация по электронной таблице

Как быстро перейти в конец текущего столбца с данными?

Достаточно нажать Ctrl + ↓ (⌘ + ↓).

Ctrl + ↑ (⌘ + ↑) перемещает в начало текущего столбца.

Ctrl + → (⌘ + →) переносит в конец текущей строки, а Ctrl + ← (⌘ + ←) — в начало.

Важно: если в столбце есть пустые значения, курсор будет прыгать не в конец столбца, а на последнюю заполненную строку текущего блока данных. При повторном нажатии он перепрыгнет на первую заполненную строку следующего блока данных и т.д.

Забавно, что эти сочетания клавиш не описаны в официальной документации.

Подсветка формул

В сложных электронных таблицах легко запутаться, где данные, а где формулы, т. к. выглядят они одинаково. Можно временно включить (и так же выключить) отображение формул вместо значений с помощью сочетания клавиш Ctrl + ~

Есть и более изящный подход: выделять ячейки с формулами цветом с помощью условного форматирования и функции ISFORMULA:

Формат → Условное форматирование
Применить к диапазону: A:Z
Правила форматирования → Ваша формула =ISFORMULA(A1)
Цвет текста: темно-серый (2)

Для правильной работы адрес в формуле =ISFORMULA(A1) должен соответствовать левой верхней ячейке указанного диапазона (в примере A:Z).

Как результат, все формулы на листе будут выводиться серым шрифтом.

Замена формул значениями

В электронных таблицах часто возникает необходимость захардкодить ячейку, т.е. заменить формулу результатом её вычисления. Кажется, единственный способ это сделать: скопировать ячейку и вставить в неё же только значение:

Правка → Специальная вставка → Только значения

Или, что гораздо быстрее, воспользоваться последовательными сочетаниями клавиш:

• Ctrl + C / ⌘ + C (копировать ячейку)

• Shift + Ctrl + V / Shift + ⌘ + V (вставить как значение)

Работает как с одиночными ячейками, так и с целыми диапазонами.