Про спагетти, или как исследовать бизнес-процессы организации

  • Tutorial

Про спагетти, или как исследовать бизнес-процессы организации


Многие руководители предприятий не обладают полной картиной происходящего в собственных производственных подразделениях. Они знакомы с организационной структурой, направлениями деятельности, общими экономическими показателями. Если по результату получилась прибыль, то наступает уверенность успеха. Но есть ли на рынке предприятия, которые длительное время удерживаются в «слепом» режиме управления?

Спагетти

Если уйти от аллегории, то «скрученные спагетти» в масштабах предприятия это:

  • Невозможность анализировать себестоимость продукции. Даже если система учёта ведётся с пономенклатурной детализацией, то эти цифры не имеют никакой адекватности. Следовательно, прибыль может быть самопроизвольным процессом, который не зависит от действий руководства и работников.
  • Отсутствие оперативного состояния, а это отсутствие ответов на вопросы:

    • В какой стадии находятся заказы (клиента, на производство, на сборку)?
    • Чем занят штатный персонал?
    • Какая производительность организации? и др.

  • Отсутствие фактических значений материальных запасов, НЗП и готовой продукции.

Доказательства из практики. Руководитель организации знает, что в штате числится 6 технологов и 4 сотрудника в отделе контроля качества. Если разделить общий объём работы на указанных сотрудников, то получаются адекватные нагрузки. После обследования выяснилось, что 2 технолога и 1 контролёр занимаются исключительно низкомаржинальной продукцией. Про малую прибыль данного вида производства знают экономисты и руководство, но они не знают разделение труда в подразделениях. В совокупности затрат на оплату труда персонала, производственных и общепроизводственных затрат результат для категории продукции оказался убыточный.

Возможно это демпинг по вытеснению конкурентов, но руководство этого не знает :)

Исследовать неизвестность можно прямым и обратным методом, где в обоих случаях необходимо понимать направления деятельности предприятия.

Минимальный результат исследования:

  1. Классификация бизнес-процессов организации
  2. Описание каждого целевого БП в текстовом виде и блок-схеме.

Самый простой и рабочий вариант классификации:

Классификация бизнес-процессов


Обследование бизнес-процессов


Прямой метод


Прямой метод соответствует со-направленному исследованию процессов и порядку процедур в деятельности.

Прямой метод исследования бизнес-процесса

В данном случае необходимо найти внешнее воздействие для активации процесса. Для абсолютного большинства предприятий это заказ клиента (в виде звонка, письма, план-графика). В более редких случаях (инвестиционных) — это решение владельца процесса. Например, строительство торгового центра, где отсутствует внешнее воздействие, а решение основано только на бизнес-плане проекта.

Первый событием, оно же начало процесса, на нашем примере является заказ клиента.

Анкета интервьюирования по бизнес-процессу

Анкета и работа с ней позволяет описывать шаги процесса, определять ответственных лиц, получателей информации, классифицировать участки.

Обратный метод


Особенностью метода является изучение результата операции (бумажного или электронного документа, файла или события) и поиском автора документа. Далее определяется кто и зачем сформулировал эту потребность. Цикл этих действий определяет БП в обратном порядке.

Например, конечным пунктом деятельности по продаже продукции является передача водителю заказчика «Универсального передаточного документа», ТТН, Материального пропуска. Они созданы в программе 1С ERP менеджером по продажам для отпуска продукции. Сигналом для их оформления служит событие оплаты заказа клиента. И т.д.

Обратный метод исследования бизнес-процесса

Как и в предыдущем примере составляются описания процесса в анкете интервьюирования.

Смешанное использование


Стоит заметить, что прямой и обратный метод можно использовать одновременно. Это допустимо и рекомендовано в обследовании сложных процессов, к которым трудно подойти с одной стороны, либо в командном исследовании (2 человека на один БП).

Смешанный метод исследования бизнес-процесса

Разветвление и объединение бизнес-процессов


Операция бизнес-процесса может рождать и завершать второстепенный процесс (подпроцесс). К примеру, операция ввода заказа требует расчет стоимости продукции (для уникальных изделий), процедуры оплаты, формирование заказа в производство. Это рождение подпроцессов.

Это пример реального сквозного БП, затрагивающий несколько подразделений предприятия.

Схема сквозного бизнес-процесса

Правило выделения процесса в отдельный определяется целями проекта. Если БП вне фокуса исследования, то его можно свернуть и описать одной процедурой. Длинные схемы являются вау-эффектом, но сложночитаемые и малоэффективные в анализе.

Получили классификацию, описание и блок-схему — что делать?


Отвечаем:

  1. Добавляет ли ценность продукту данная операция БП?
  2. Готов ваш клиент оплачивать данную процедуру?
  3. Оптимально ли движутся ресурсы предприятия? Нужно ли это движение?
  4. Какие каналы связи самые длинные и почему? Для чего они нужны?
  5. Передача информации между сотрудниками — это потеря во времени и в затратах. Есть излишние каналы связи?
  6. Где и почему происходит больше всего брака, издержек, длительных ожиданий?
  7. Чем регламентируется операция БП, каков её стандарт?

+100 вопросов…

Сергей Куканов
AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее
Реклама

Комментарии 12

    0
    Добавляет ли ценность продукту
    описание бизнес процесса и блок схема? Тоже хороший вопрос.
      0
      Это инструмент, следовательно, затрата. Если им воспользоваться, то может принести ценность выпускаемому продукту.
      +1
      Сергей, рекомендую также ознакомиться с process mining — создание (получение) схемы бизнес-процесса может быть автоматизировано по данным журнала регистрации в 1С, например.
        0

        Как показывает практика, при автоматизации бизнес-процессов часто выясняется, что значительная часть результатов нигде не фиксируется с одной стороны, а с другой фиксируется что-то, что не имеет никакой ценности, только создаёт шум.

          0
          Да, так бывает, и process mining может помочь выявить это.
          0

          Спасибо за интересную информацию! Ознакомлюсь детальнее с данным продуктом.

            0
            С конкретными продуктами не знаком (хотя вероятно, они есть), мы сами небольшой алгоритм писали для построения схемы.
              0
              Возможно, мысли про процесс-майнинг у вас, как и у меня, возникли из-за слова «спагетти» в заголовке. В процесс-майнинге такого рода процессы выделены в отдельный класс, требующий особого метода анализа. В книге Вил ван дер Аалста вроде бы даже такой раздел есть.

              Давно слежу за этой темой, однако, несмотря на все усилия, внятных результатов анализа журнала регистрации 1С в смысле процесс-майнинга, получить пока не удается. А что получилось у вас? — Очень интересно.

              Кстати, на хабре была статья на эту (процесс-майнинг) тему: .
                0
                Вот упомянутая статья: ссылка
                  0
                  Мы делали небольшой пример по процессу согласования договоров. В принципе, схема получилась адекватной, даже цикл с отправкой на доработку был отловлен — хотя сам пример был учебным.
                  Только по данным журнала регистрации схему, конечно, не восстановишь — нужно «вытягивать» запросом смежные данные, собирать по ним матрицу связности. По этой матрице сам БП можно построить и средствами 1С, в принципе.
            0
            Есть же уже устоявшие графические нотации для описания БП. Тот же bpmn.
            Почему их не используете?
              0
              В некоторых случаях я считаю удобным отметить некоторые особенности бизнес-процесса, например, в какой базе данных происходит событие, длительность операции, каналы связи, взаимодействие сотрудников и т.д. Поэтому приходится стандарт сделать под себя. Это получается компактнее и удобнее для аналитики.

            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

            Самое читаемое