Технологии организации мероприятий давно известны, отработаны и поставлены на поток. Вы всегда можете заказать проведение уже готового мероприятия «под ключ», начиная от конференции и заканчивая свадьбой.
В этом ряду особняком стоят робототехнические соревнования и фестивали для школьников и студентов (не путать с выставками или показательными выступлениями), особенно если они являются массовыми и проводятся в короткий промежуток времени. Такие мероприятия нельзя полностью отдавать на откуп подрядчикам из-за большого количества нюансов.
Под катом – краткий обзор особенностей, с которыми приходится сталкиваться организаторам робототехнических соревнований.
Любая образовательная организация, которая уделяет внимание робототехнике, сама рано или поздно начинает проводить для своих учеников соревнования и принимает участие в других робототехнических соревнованиях самого разного масштаба.
Оставим за скобками блок подготовительных мероприятий, которые направлены на набор, а в некоторых случаях – отбор команд, которые собираются принять участие в соревнованиях, и перейдём сразу к делу.
В первую очередь, детские робототехнические соревнования отличаются от других мероприятий тем, что ко всему прочему ясному и понятному организационному процессу добавляются следующие моменты:
Безусловно, многое зависит от количества: команд, их участников, гостей и возможных посетителей. Технологии проведения соревнований на 100 и на 1000 участников сильно отличаются. А на 5000 участников меняются кардинально. Но всегда в отношении таких мероприятий остаётся ключевая формула, что всё происходит «массово и в ограниченный промежуток времени».
Любое мероприятие, в котором участвуют дети, требует особого внимания в отношении сопровождения специальными службами, куда в обязательном порядке входят скорая помощь, пожарная служба, охрана.
Ниже пойдёт речь скорее про мероприятия численностью от 2000-3000 человек, но большая часть рекомендаций также применима и для локальных школьных мероприятий.
Ответ на эти общие и тесно взаимосвязанные вопросы позволит более осмысленно перейти к детальному планированию мероприятия.
Что? Надо понимать, какой формат мероприятия планируется. Будет это товарищеское мероприятие на 20 команд между школами или большой фестиваль на 1000 команд.
Где? Важно различать: или у вас есть договорённость на площадку, вмещающую определённое количество команд; или у вас есть минимальное количество команд, под которые придётся искать площадку.
Когда? От этого пункта зависит не только понимание времени, которое есть на подготовку, но и прогноз в отношении команд. Например, если вы планируете мероприятие с участием школьников и студентов, то летние каникулы, начало учебного года или экзаменационная пора – неподходящее время. Внимательно изучите календарь событий школьной/студенческой жизни, чтобы не вышло накладок с датами соревнований. Иначе есть риск остаться без основных участников.
Кто? Однозначно надо понять, кто основной организатор мероприятия. Если таковых несколько, то необходимо зафиксировать, за кем остаётся последнее слово и кто является держателем печати для документов, а также – сотрудник чьей организации является ключевым на площадке и руководит всеми процессами.
За чей счёт? Всегда очень важный для понимания вопрос. Особенно с точки зрения объёма бюджета и сроков его поступления.
Этапов проведения мероприятия всего 4 — планирование, подготовка, проведение и закрывающий этап. Самый сложный момент – это подготовка мероприятия после общего планирования. Все вопросы, которые не были учтены на предыдущем этапе приходится решать на следующем, и это отнимает ресурсы и время (особенно, если проигнорированные проблемы вскрылись уже после старта соревнований).
Как не забыть про каждую мелочь и всё учесть? Особенно, если у вас ограниченный человеческий, временной и денежный ресурс. Есть программы-планировщики самого разного назначения и вида. Кто-то их использует, кто-то нет. Но важнейшее условие – это способность всей системы обеспечивать бесперебойный доступ ко всей информации оффлайн.
Один из самых простых и эффективных способов ничего не забыть и всё учесть – завести папки, хоть в облаке, хоть на локальном компьютере. Принцип очень простой: в папке должна быть исчерпывающая информация; каждая папка должна быть наполнена понятной и актуальной информацией для каждого человека из команды организаторов.
В качестве примера приведу список папок, которые, на мой взгляд, позволяют наиболее полно отразить подготовку и проведение мероприятия:
Логика заполнения может быть разной, а папки в списке располагаются в алфавитном порядке исключительно для простоты поиска и понимания.
Зачем это нужно? Это позволяет провести очень чёткую градацию и простую идентификацию в любой момент времени. Что крайне важно для логистики и работы охраны.
Можно например использовать такую цветовую дифференциацию бейджей:
Для участников команд бейджи лучше не делать. Удобнее использовать наклейки или значки с наклейками номеров команд, которые присваиваются им при регистрации. Кстати, к вопросу о бюджете: наклейки на значки для печати на самом обыкновенном принтере продаются в канцелярских магазинах в весьма экономном варианте – 65 штук на листе А4. Кроме того, такой способ позволяет получить массу преимуществ:
Логично было бы положить данные материалы в папку «Печатная продукция», но делать этого не стоит: это важный блок, который связан с регистрационными списками, требует отдельного внимания и быстрого доступа, поэтому должен быть на виду.
Регистрационные списки – это базовая основа всего мероприятия, которая позволяет контролировать численность участников и состав команд, прогнозировать и планировать многие вещи, от которых сильно зависит бюджет (например, питание).
Регистрацию можно проводить самыми разными способами. Неизменно только одно: соблюдение ФЗ-152 от 27.07.2006 г. «О персональных данных».
Как бы ни проводилась регистрация участников на мероприятие, все должно быть консолидировано и сведено в электронные таблицы. Отсюда будут формироваться регистрационные списки на информационную стойку и выдачу пакета сувенирной продукции, отсюда же будут передаваться списки на питание и списки для судей. Наконец, из этих же таблиц будет производиться печать сертификатов и дипломов для победителей и участников соревнований.
Далее – простые советы, которые могут сильно упростить жизнь:
Идеальный вариант – когда все данные сходятся. Но всё равно будут и отдельные участники или целые команды, которые по каким-либо причинам не зарегистрировались, или данные не совпадают. В этом случае организаторам на месте придётся проделать ряд действий с такими участниками: внести в списки, обновить их и передать судьям и ответственным за печать дипломов и сертификатов; а также выполнить обязательную часть по получению с таких участников пакета документации — согласие на обработку персональных данных, технику безопасности, приказ на сопровождение, новый список команды.
Если у вас есть возможность привлечь волонтёров для мероприятия, сделайте это.
Людей могут дать специальные волонтёрские организации, но можно привлечь своих же свободных сотрудников или студентов местных вузов.
Безусловно, с волонтёрами надо заранее провести большую подготовительную работу. Но если всё будет сделано правильно, то волонтёры – это очень эффективный способ сделать мероприятие комфортным и для участников, и для организаторов.
Не стоит забывать о том, что традиционно организаторы обеспечивают волонтёров форменной одеждой и питанием.
Существует ряд вещей, которые волонтёры могут делать:
Но есть и процессы, к которым волонтёров привлекать нельзя (это часто напрямую запрещается и прописывается в соглашении о волонтёрах, особенно если они привлекаются через специализированные организации):
Очевидно, что именные сертификаты об участии в робототехнических (или каких-либо иных) соревнованиях и дипломы о призовых местах – весьма полезный документ для всех участников. Помимо признания заслуг команд, эти документы часто являются отчётными и засчитываются как бонусы во многих образовательных учреждениях.
Вот несколько советов, которые помогут минимизировать трудозатраты на данном этапе:
Все эти сложности позволят напечатать десятки и сотни именных дипломов в короткий промежуток времени 1,5 — 2 часа, в который должны уложиться организаторы и судьи. Это максимальное время, которое должно пройти между окончанием соревнования и награждением первого призёра на сцене, чтобы участники команд не успели устать и «перегореть».
Часто в рамках фестивалей и соревнований, если позволяют ресурсы, логично устраивать встречи профильных специалистов, руководителей образовательных учреждений, руководителей команд и партнёров мероприятия. Такие встречи, мастер-классы, дискуссии проходят в отдельных помещениях с ведущими и модераторами.
И именно любая часть деловой программы в рамках робототехнических соревнований может быть прекрасно проведена и подготовлена любым внешним человеком или подрядчиком при контроле представителя организатора, который знает цели и задачи деловой программы, её замысел, погружён в общий ход и расписание всего мероприятия, какие спикеры должны быть, кто будет слушать и кем заменить спикеров, если они не смогут прийти.
То есть по факту, «Деловая программа» – это мероприятие в мероприятии. Она имеет все атрибуты мероприятия: участники, спикеры, тренеры, помещения, обеспечение, регистрация, питание и т.д. Надо не забывать, что на ведение и обеспечение потребуется отдельный человек и бюджет.
Проведение любого мероприятия при наличии хоть какого-то бюджета сопряжено с поиском подрядчиков и заключением договоров на аренду площадки, печатную продукцию, аренду мебели, медицинское сопровождение, пожарную охрану, питание, страховку мероприятия и многое другое. В некоторых случаях этот процесс осложняется наличием тендеров на выбор поставщика или конкурсными процедурами.
Это большой и сложный блок, который тем не менее знаком многим и с разных сторон. Как и везде при организации робототехнических соревнований не бывает универсальных договоров. Уточните у своей бухгалтерии заранее условия и формы документов (в том числе по списанию пакетов участника и раздаточной продукции).
Чаще всего большинство робототехнических соревнований не самоокупаемы, а трата средств спонсоров, частных или государственных, всегда требует пристального внимания к отчётной документации.
Заранее утвердите формы и список документов по закрытию договоров (акты, допсоглашения), потому как на месте этим будет некогда заниматься.
Также должны быть решены все вопросы по разрешительной документации от местных отделов РОНПР (региональный отдел надзорной деятельности и профилактической работы), МВД и органов местной власти ( письма-уведомления, утверждённые планы застройки, договоренности с бригадами скорой помощи и пожарных в дни проведения мероприятий).
Один из самых объёмных и сложных блоков в подготовке робототехнических соревнований – это планирование площади, на которой будет проходить непосредственно само мероприятие. Размер площадки и количество команд не должны противоречить друг другу. Когда, наконец, баланс найден, пора приступать к планировке площади. Организатор должен четко понимать, сколько у него команд, какое место требуется каждой, сколько стульев и розеток необходимо выделить, какой ширины проходы должны остаться между столами, чтобы не вызвать нарекания пожарных (а это минимум 3 метра, однако в каждом конкретном случае надо консультироваться с местными службами РОНПР).
Вся эта планировка с обозначенными столами, стульями, розетками, баннерами, перегородками, проходами, обычно называется коротко – застройка.
Возможно, этому вопросу следует посвятить отдельную статью, но если кратко, то застройка предполагает подготовку плана в масштабе:
Файл (лучше электронная таблица) с прописанным количеством оборудования в каждой из зон:
План и Файл всегда должны быть синхронизированы и существовать каждый в единственном экземпляре, в который вносятся все изменения параллельно.
План — это не схема. Он делается в масштабе, чтобы избежать ошибок и неприятных сюрпризов. План можно делать в специальной программе, чтобы оперативно вносить коррективы. Подойдет любая программа, которая может работать с кривыми. Для больших залов и мероприятий очень полезна 3D визуализация. Она позволяет избежать многих ошибок с логистикой и внешним представлением (часто при 3D визуализации обнаруживается нехватка или избыток места, чего не видно на «плоском» плане).
При подготовке площадки не полагайтесь на память, а всегда сверяйтесь с подготовленным планом. Такой же план должен быть на месте застройки постоянно.
С точки зрения оргкомитета, крайне важно, чтобы все участники процесса обладали всей полнотой информации по происходящему на площадке, но при этом каждый четко понимал за какой блок кто отвечает. Есть правило, которое говорит о том, что если не знаешь кто это делает, то это делать придётся самому или это не будет сделано вообще.
Необходимо наличие отдельной комнаты, где все представители оргкомитета смогут оперативно собраться и поговорить. В этом месте хранится вся необходимая документация. Целесообразно планы площадки, расписание и тайминги просто повесить на стену, там они точно не потеряются.
Удобно использовать на площадке комплект раций для связи между ключевыми ответственными людьми. Мобильные телефоны в подобных ситуациях могут оказаться малоэффективными, о правилах переговоров по рации тоже лучше договориться заранее.
Судьи и их помощники – это те люди, которые делают на площадке всю работу по проведению робототехнических соревнований. Задача организатора сделать всё, чтобы судьи смогли спокойно и качественно сделать свою работу, не беспокоясь о бытовых вещах. Подбор, подготовка, обучение и тренировка судей – большой подготовительный блок. За месяц подготовить судей с нуля очень трудно, а за неделю или две – практически невозможно. Ведь часто судья на таком мероприятии это волонтёр.
К мероприятию надо иметь абсолютно чёткое представление о следующих позициях:
Информирование участников ненавязчивое, но постоянное, – это способ минимизировать вопросы на месте и организовать саморегулирующийся процесс. Всё происходит гораздо проще и не выбивается из расписания, если участники и команды заранее представляют себе, что им делать, куда идти и в какое время.
В такую информацию в минимальном формате могут входить:
Информационная стойка – лицо соревнований, не только главный вход, но и первые впечатления от мероприятия. Поэтому на это место надо определять отдельного ответственного человека с нужным количеством стрессоустойчивых помощников (они могут быть из числа волонтёров), у них должны быть ответы на все вопросы, проблемы должны решаться быстро и результативно. А для этого все документы по порядку регистрации и список ответов на все вопросы вы должны подготовить сами и предоставить им заранее. Причем в таком виде, который понятен даже стороннему, неподготовленному человеку. Чем больше возможных ответов на самые невозможные вопросы вы предусмотрите, тем меньше вас будут вызывать для решения текущих вопросов.
И снова вспомним про закон “О персональных данных”. Не забудьте собрать оригиналы согласий на обработку персональных данных с каждого участника! А если это несовершеннолетний, то ещё и согласие от родителей.
Вопросы оргкомитету от участников будут поступать еще до начала соревнований. Собирайте их (вместе с ответами) сразу в отдельную папку и используйте в дальнейшем для создания памятки и инструкции для информационной стойки. В идеале если ответы по регламенту предоставят непосредственно судьи. Полезно также иметь папку для сбора апелляций от команд и ответы на апелляции. Пусть будет.
Здесь ведётся учёт соревновательных направлений (то есть те блоков соревнований, где разные главные судьи и участники). Основные документы каждого направления – это регламент самих соревнований и макеты соревновательных полей с элементами.
Отдельные папки для каждого соревновательного направления позволят контролировать и иметь под рукой все последние версии регламентов. Лучше иметь документы параллельно в формате Word (для удобства) и PDF (для сайта и рассылок), а также макеты соревновательных полей по всем направлениям в кривых и в PDF для оперативного просмотра и в TIFF, чтобы в кратчайшие сроки отправить в печать без промежуточных шагов и дополнительных переговоров с дизайнерами. Возьмите в привычку всегда в имени файла макета поля для печати указывать размер в мм, чтобы полиграфическая организация не задавала лишних вопросов.
Вне зависимости от масштаба мероприятия, для создания общей атмосферы праздника нужно проводить официальное торжественное открытие. Особенно важно предоставить слово представителям организаций, при поддержке которых проходят соревнования. По возможности, сценарий открытия лучше отдать на подготовку профессионалам. Вести церемонию лучше человеку, понимающему процесс и формат, волонтёром тут точно не обойтись.
Если на открытии присутствуют артисты, не забудьте, что им понадобится отдельное помещение для подготовки и размещения реквизита.
Если планируется присутствие статусных гостей, помните, что такие люди могут опаздывать и сбивать всё расписание. Поэтому не следует ставить сразу после церемонии открытия значимые для команд этапы соревнований, лучше оставить какой-то зазор.
До, во время и после соревнований постоянно идёт запрос информации от заинтересованных лиц: руководства, партнёров, СМИ. Чтобы у вас информация всегда была под рукой и уходила в одинаковом формате и без разночтений во внешние источники, консолидируйте её в одном месте и не забывайте обновлять и корректировать по мере необходимости.
Помещайте в папку «Официально» все документы, которые утверждены внутри организаторов как официальные данные:
Часто запрашиваемые данные:
Полезно создать “карточку мероприятия”, где собрана и постоянно обновляется официальная информация.
Удобно заранее подготовить шаблон новости о результатах мероприятия, куда по завершении соревнований останется только вписать имена победителей и указать некоторые свежие факты.
Часто в процессе подготовки происходит запрос данных, которые в вашей структуре находятся совместно с другими и в них содержится информация для внутреннего пользования.
Для таких файлов имеет смысл организовать отдельную папку. Это сократит время на подготовку информации и позволит уменьшить вероятность случайной передачи конфиденциальной информации сторонним лицам.
Если на площадке присутствуют представители партнёров, всегда имейте под рукой:
Если партнёров на площадке больше 3-х, необходимо предусмотреть куратора для их же и вашего удобства.
Если партнёр предоставляет призы, заранее уточните, будет ли его представитель участвовать в церемонии награждения лично.
Каждое соревнование по робототехнике предполагает огромное количество полиграфической продукции: документы, регламенты, соревновательные поля, имиджевые баннеры, программки, памятки, указатели, медали, сами кубки и плашки на кубки, бланки дипломов и сертификатов.
Если позволяет бюджет, то к печатной продукции добавится и пакет участника:
Не забудьте проконсультироваться в вашей бухгалтерии или в бухгалтерии вашего спонсора, как оформляется и списывается эта статья расхода.
Если случилось так, что бюджет позволяет приобрести всю полиграфию, то придётся предусмотреть место для её хранения и найти людей, которые будут её принимать, разгружать и комплектовать.
Однако ответственным пожарным службам может сильно не понравиться складирование всего этого добра в одном помещении. Если предполагается склад на площадке мероприятия, то такие помещения должны быть согласованы с пожарными службами. Предложите площадке и пожарным службам вариант с организацией стеллажей, свободных проходов и огнетушителей, то есть убедите ответственные службы в том, что в этом помещении не будет свалки и заблокированных проходов. Но помните, что на многих коммерческих площадках есть отдельная платная услуга складирования, что влечёт за собой нагрузку на бюджет мероприятия. А ещё все баннеры в обязательном порядке должны иметь сертификаты пожарной безопасности, которые лучше держать под рукой.
Согласно СанПиН 2.4.5.2409-08 раздел 6, п.6.8, «интервалы между приемами пищи не должны превышать 3,5-4-х часов», а значит, в случае пребывания детей на длительном массовом мероприятии необходимо обеспечить их, как минимум, полноценным горячим обедом. Даже если нет возможности организовать первое, то уж вариант второго должен быть точно и должен быть горячим. Конечно, это можно трактовать как ответственность сопровождающих (родителей и руководителей), но в таком случае ваша обязанность – указать на пункт платного питания в шаговой доступности. Окажется ли рядом такой пункт, насколько это удобно и понравится ли такой формат участникам, уже другой вопрос.
Вообще, на соревнованиях обычно обеспечиваются питанием:
Питание большого количества людей в ограниченный промежуток времени совсем не тривиальная задача для организаторов и подрядчиков и требует детального расчёта и согласования с общим расписанием.
Обязательно заранее надо утвердить не только тех, кто обеспечивает питание, но и тех, кто проведёт уборку после кейтеринга. Кстати, даже в вопросах уборки на робототехнических соревнованиях есть свои нюансы. Например, многие клининговые организации запрещают своим сотрудникам производить уборку на стендах и столах участников в технических зонах (зонах подготовки) команд. Так что уборка мусора в техзонах (зонах подготовки команд) – отдельный вопрос, решение которого также надо предусмотреть заранее.
Вернемся к питанию. Надо определить место и время приёма пищи и проследить за тем, не противоречит ли это расписанию соревнований. На плечи организаторов ложится и утверждение меню. Мало того, что оно может быть разным (для участников и сотрудников), так ещё помимо обеда обязательно надо предусмотреть ужин для тех, кто работает на мероприятии целый день, по 12-16 часов (судьи, организаторы, волонтёры).
Под рукой надо иметь списки всех людей, которым надо обеспечить питание.
Результатом любого соревнования является победа. И сами участники, и люди за них переживающие хотят как можно скорее увидеть имена победителей и призёров на сайте или других официальных источниках. Поэтому процесс сбора данных и формирования сводной таблицы должен быть тщательно выверен и отлажен.
Хорошо работает следующая логика сбора данных:
Эти вопросы могут решаться, например и специальным программным обеспечением. В этом случае всё должно работать «как часы».
Итог: в конце мероприятия у вас есть полная таблица победителей, которую вы можете опубликовать и представить уже через полчаса после окончания мероприятия.
Важно! Нельзя печатать дипломы, пока не заполнена таблица победителей, иначе это приведёт к ошибкам, которые потом быстро устранить не получится. Приведённая выше схема поможет гарантированно сохранить все важные данные.
Главный документ, на основе которого проводится работа на мероприятии. Для подавляющего большинства участников это главный документ, на основе которого их отправляют в поездку, а кому-то и выплачивают командировочные. Для организаторов же это способ договориться о правилах и поведении на площадке. Всё, что не прописано в положении, может быть использовано против вас. Например, если вы забыли указать в Положении что «возраст участников соревнований от 10 до 14 лет», то легитимно отказать в участии 30-летнему дяде вы не сможете, и это повлечёт долгие выяснения на месте, которые украдут самый ваш важный ресурс – время.
Как минимум, в Положении должны быть указаны основные моменты:
Часто в Положении пишется, что более подробно параметры каждого из соревновательных направлений прописаны в регламентах.
В шутку говорят, что хорошее Положение о мероприятии должно иметь не меньше 200 страниц. И также все знают, что в каждой шутке есть только доля шутки.
Для подавляющего большинства участников самым простым способом легитимно приехать на мероприятие является письменное приглашение от оргкомитета. Нет никакой трудности оформить, подписать и отправить сканы 10-15 пригласительных писем. Но если количество таких приглашений переваливает за сотню-другую, то это занимает довольно много времени, учитывая то, что у каждой организации свои предпочтения в оформлении подобных писем.
Предлагаю пару вариантов оптимизации работы.
Первый: можно разместить в общем доступе документ PDF с фиксированным заполнением полей, который участник заполняет самостоятельно, а затем просто распечатывает.
Второй вариант (как раз на случай, когда у нас много организаций со своими требованиями) предполагает более энергозатратный алгоритм для создания приглашений: оргкомитет предлагает базовый черновик текста с основными параметрами мероприятия, а уже команда меняет этот текст под себя и возвращает его в оргкомитет для оформления.
Лучше создавать отдельный почтовый ящик для обработки приглашений, который потом можно безболезненно удалить. Это сэкономит время и нервы в будущем.
Кульминацией соревнований является определение победителей и их награждение. В идеале – с дипломами, медалями, кубками и фанфарами.
Чтобы не смазать впечатление и оставить незабываемые для победителей воспоминания, соблюдайте несколько принципов:
Между окончанием соревнований и награждением должно проходить не больше 2-х часов, а лучше час или полтора. Особенно это критично для детей младшего возраста.
Нельзя допускать ошибок в названиях команд и именах участников.
Печатать именные дипломы нужно для каждого из участников награждаемой команды. Каждому важно привезти домой именной диплом и подшить его в своё портфолио.
В рамках подготовки призов не забудьте:
В минимальный наградной комплект входят:
Составление расписания – долгая и кропотливая работа с согласованием со всеми заинтересованными лицами (судьями, спонсорами, владельцами площадки).
При составлении расписания наиболее логично двигаться от общего к частному и выделить костяк – пункты, которые невозможно заменить и от которых нельзя отказаться ни при каких условиях:
Сделайте расписание на баннере, роллапе, экране – в общем, максимально заметным и читабельным с любой точки соревновательной площадки.
Прекрасное решение (были бы возможности) – приложение для смартфона с расписанием соревнований.
Кстати, отдельное расписание должно быть для каждого направления. Естественно, что команды одного направления не сильно интересуются расписанием другого, к чему им лишняя информация? И потом, расписание по направлениям обеспечивает максимальное саморегулирование процесса. Напишите личное расписание для каждой команды отдельно, пусть их будет хоть 100 штук, но участники будут четко знать время своих заездов.
Также отдельное расписание потребуется и для гостей.
Для организаторов, разумеется, существует своё внутреннее расписание, в которое включены все моменты, начиная с застройки и заканчивая закрытием площадок.
Сохраняйте здесь все данные от судей. Электронные протоколы, сканы и фото результатов заездов.
В случае необходимости это поможет восстановить нужную информацию без значительных усилий.
В суматохе протоколы могут потерять. Поэтому просите судей их фотографировать.
После завершения соревнований и фестивалей, команды возвращаются домой и всем желательно продемонстрировать вещественное доказательство проделанной работы и перед собой и перед руководством и перед спонсорами. Для тех кто занял призовые места, это например дипломы. Для остальных сертификаты. Плюс к этому немаловажным показателем станет благодарность оформленная на бланке мероприятия или благодарственное письмо на организацию которая их командировала, для спонсора, который смог выделить средства на поездку команды.
Это вещественный результат усилий не только команды, но и тех кто проделал всю подготовительную работу для участников при подготовке мероприятия. Благодарность, которую в том числе можно повесить на стену, это всегда приятно и настраивает на участие в следующих мероприятиях.
Для оптимизации процесса можно подготовить шаблон благодарности и предоставить его команде. Команда вернёт заполненный шаблон обратно, его останется только его проверить и оформить оригинал и выслать его команде.
В завершении хочется сказать, что если у вас предстоит организация робототехнических соревнований где принимают участие школьники и студенты, то вне зависимости от масштаба такого мероприятия не воспринимайте его как увеселительную прогулку и не используйте формулу “решим на месте”.
Проведение самих соревнований для организаторов — лишь верхушка айсберга на поверхности, под которой скрыта гигантская по объёму и ответственности работа, которая совсем не заканчивается, когда со сцены объявляют: “Уважаемые участники команд и гости! Технические зоны и соревновательные площадки закрываются. До новых встреч!”
В этом ряду особняком стоят робототехнические соревнования и фестивали для школьников и студентов (не путать с выставками или показательными выступлениями), особенно если они являются массовыми и проводятся в короткий промежуток времени. Такие мероприятия нельзя полностью отдавать на откуп подрядчикам из-за большого количества нюансов.
Под катом – краткий обзор особенностей, с которыми приходится сталкиваться организаторам робототехнических соревнований.
Любая образовательная организация, которая уделяет внимание робототехнике, сама рано или поздно начинает проводить для своих учеников соревнования и принимает участие в других робототехнических соревнованиях самого разного масштаба.
Оставим за скобками блок подготовительных мероприятий, которые направлены на набор, а в некоторых случаях – отбор команд, которые собираются принять участие в соревнованиях, и перейдём сразу к делу.
В первую очередь, детские робототехнические соревнования отличаются от других мероприятий тем, что ко всему прочему ясному и понятному организационному процессу добавляются следующие моменты:
- Дети, дети и ещё раз дети. Много детей в одном месте.
- От нескольких штук до нескольких десятков соревновательных направлений, внутри которых всё протекает самостоятельно, но в общем их процессы должны быть согласованы с общим расписанием.
- Массовая регистрация в ограниченный промежуток времени, когда команды появляются на площадке.
- Понимание, чем занимается в каждый момент времени каждый участник.
- Организация массового питания в ограниченный промежуток времени.
- Массовые награждения в ограниченный промежуток времени.
Безусловно, многое зависит от количества: команд, их участников, гостей и возможных посетителей. Технологии проведения соревнований на 100 и на 1000 участников сильно отличаются. А на 5000 участников меняются кардинально. Но всегда в отношении таких мероприятий остаётся ключевая формула, что всё происходит «массово и в ограниченный промежуток времени».
Любое мероприятие, в котором участвуют дети, требует особого внимания в отношении сопровождения специальными службами, куда в обязательном порядке входят скорая помощь, пожарная служба, охрана.
Ниже пойдёт речь скорее про мероприятия численностью от 2000-3000 человек, но большая часть рекомендаций также применима и для локальных школьных мероприятий.
Пять вопросов
Ответ на эти общие и тесно взаимосвязанные вопросы позволит более осмысленно перейти к детальному планированию мероприятия.
Что? Надо понимать, какой формат мероприятия планируется. Будет это товарищеское мероприятие на 20 команд между школами или большой фестиваль на 1000 команд.
Где? Важно различать: или у вас есть договорённость на площадку, вмещающую определённое количество команд; или у вас есть минимальное количество команд, под которые придётся искать площадку.
Когда? От этого пункта зависит не только понимание времени, которое есть на подготовку, но и прогноз в отношении команд. Например, если вы планируете мероприятие с участием школьников и студентов, то летние каникулы, начало учебного года или экзаменационная пора – неподходящее время. Внимательно изучите календарь событий школьной/студенческой жизни, чтобы не вышло накладок с датами соревнований. Иначе есть риск остаться без основных участников.
Кто? Однозначно надо понять, кто основной организатор мероприятия. Если таковых несколько, то необходимо зафиксировать, за кем остаётся последнее слово и кто является держателем печати для документов, а также – сотрудник чьей организации является ключевым на площадке и руководит всеми процессами.
За чей счёт? Всегда очень важный для понимания вопрос. Особенно с точки зрения объёма бюджета и сроков его поступления.
Этапов проведения мероприятия всего 4 — планирование, подготовка, проведение и закрывающий этап. Самый сложный момент – это подготовка мероприятия после общего планирования. Все вопросы, которые не были учтены на предыдущем этапе приходится решать на следующем, и это отнимает ресурсы и время (особенно, если проигнорированные проблемы вскрылись уже после старта соревнований).
Всё по папкам
Как не забыть про каждую мелочь и всё учесть? Особенно, если у вас ограниченный человеческий, временной и денежный ресурс. Есть программы-планировщики самого разного назначения и вида. Кто-то их использует, кто-то нет. Но важнейшее условие – это способность всей системы обеспечивать бесперебойный доступ ко всей информации оффлайн.
Один из самых простых и эффективных способов ничего не забыть и всё учесть – завести папки, хоть в облаке, хоть на локальном компьютере. Принцип очень простой: в папке должна быть исчерпывающая информация; каждая папка должна быть наполнена понятной и актуальной информацией для каждого человека из команды организаторов.
В качестве примера приведу список папок, которые, на мой взгляд, позволяют наиболее полно отразить подготовку и проведение мероприятия:
- Бейджи и наклейки для команд
- Благодарности
- Бланки на награждение и сертификаты
- Волонтёры
- Временные файлы на отправку
- Деловая программа
- Договоры
- Застройка
- Информация для участников
- Направления
- Ответы участникам
- Открытие мероприятия и гости, сценарий открытия
- Официально
- Партнёры – Информация
- Печатная продукция
- Питание
- Победители
- Положение
- Приглашения
- Призы и награждение
- Расписание
- Регистрационные списки
- Результаты
- Судьи и эксперты
Логика заполнения может быть разной, а папки в списке располагаются в алфавитном порядке исключительно для простоты поиска и понимания.
Бейджи и значки с наклейками для команд
Зачем это нужно? Это позволяет провести очень чёткую градацию и простую идентификацию в любой момент времени. Что крайне важно для логистики и работы охраны.
Можно например использовать такую цветовую дифференциацию бейджей:
- Оргкомитет – зелёный
- Судьи – красный
- Гости – жёлтый
- Пресса – синий
- VIP – чёрный
- Технические службы – серый
Для участников команд бейджи лучше не делать. Удобнее использовать наклейки или значки с наклейками номеров команд, которые присваиваются им при регистрации. Кстати, к вопросу о бюджете: наклейки на значки для печати на самом обыкновенном принтере продаются в канцелярских магазинах в весьма экономном варианте – 65 штук на листе А4. Кроме того, такой способ позволяет получить массу преимуществ:
- Команда выходит на соревнование с идентификационным буквенным кодом, обозначающим соревнование, и порядковым номером. Например, соревнование называется «Кегельринг», участвуют старшая и младшая возрастные группы. Соответственно буквенный код с номером команды может выглядеть так: КРс-08 (восьмая по счёту команда направления «Кегельринг» старшей возрастной группы).
- Номера команд позволяют избежать двусмысленных ситуаций (например, когда команда вдруг решает взять себе название «Крутые яйца», что на награждении будет звучать, скажем прямо, не очень.
- Наклейки можно размещать на значках, бейджах. И если выдать команде таких наклеек побольше, то участники могут размещать такие наклейки на своих роботах, ноутбуках, рюкзаках, фотоаппаратах и т.д. Это ускоряет процесс поиска потерянных вещей. Значки тут выполняют двойную функцию: это и идентификатор участников команд, и сувенирная продукция на память о мероприятии.
- Наклейки могут быть использованы в том числе и для выдачи питания участникам.
- Вы избавлены от трудоёмкого и весьма дорогого процесса печати бейджей на месте, когда на регистрацию с утра приходят сотни, а иногда и тысячи человек в течение одного или двух часов. Кроме того, перестает быть проблемой замена участника или смена названия команды для самого процесса соревнований.
- Организатор с первого взгляда понимает, что за человек перед ним: из какой команды, какого направления соревнования и где находится его площадка – и может мгновенно сориентировать его.
Логично было бы положить данные материалы в папку «Печатная продукция», но делать этого не стоит: это важный блок, который связан с регистрационными списками, требует отдельного внимания и быстрого доступа, поэтому должен быть на виду.
Регистрационные списки
Регистрационные списки – это базовая основа всего мероприятия, которая позволяет контролировать численность участников и состав команд, прогнозировать и планировать многие вещи, от которых сильно зависит бюджет (например, питание).
Регистрацию можно проводить самыми разными способами. Неизменно только одно: соблюдение ФЗ-152 от 27.07.2006 г. «О персональных данных».
Как бы ни проводилась регистрация участников на мероприятие, все должно быть консолидировано и сведено в электронные таблицы. Отсюда будут формироваться регистрационные списки на информационную стойку и выдачу пакета сувенирной продукции, отсюда же будут передаваться списки на питание и списки для судей. Наконец, из этих же таблиц будет производиться печать сертификатов и дипломов для победителей и участников соревнований.
Далее – простые советы, которые могут сильно упростить жизнь:
- Фамилия, имя и отчество должны разнесите по разным столбцам для простой и эффективной массовой печати сертификатов и писем.
- Регион и населенный пункт должны выбираться из зафиксированного списка для простоты обработки и быстрого получения статистической информации. Проверено на практике, что даже слово “Москва” люди могут писать несколькими разными способами.
- Просите указывать телефон в формате 8 123 456 78 90 для того, чтобы электронные таблицы не испортили вам потом все списки. Или принудительно подвергайте вводимую информацию программному переформатированию.
- Просите указывать только один e-mail от команды, это облегчает формирование списка рассылки (желательно, чтобы это был контакт именно того человека, который реально отвечает за команду, а не директор образовательного учреждения или завуч).
- Имейте под рукой шаблон таблицы регистрации в Excel для отправки опоздавшим, и обязательно с примером заполнения.
Идеальный вариант – когда все данные сходятся. Но всё равно будут и отдельные участники или целые команды, которые по каким-либо причинам не зарегистрировались, или данные не совпадают. В этом случае организаторам на месте придётся проделать ряд действий с такими участниками: внести в списки, обновить их и передать судьям и ответственным за печать дипломов и сертификатов; а также выполнить обязательную часть по получению с таких участников пакета документации — согласие на обработку персональных данных, технику безопасности, приказ на сопровождение, новый список команды.
Волонтёры
Если у вас есть возможность привлечь волонтёров для мероприятия, сделайте это.
Людей могут дать специальные волонтёрские организации, но можно привлечь своих же свободных сотрудников или студентов местных вузов.
Безусловно, с волонтёрами надо заранее провести большую подготовительную работу. Но если всё будет сделано правильно, то волонтёры – это очень эффективный способ сделать мероприятие комфортным и для участников, и для организаторов.
Не стоит забывать о том, что традиционно организаторы обеспечивают волонтёров форменной одеждой и питанием.
Существует ряд вещей, которые волонтёры могут делать:
- Указывать проход к площадкам в соответствии с планом.
- На соревновательной площадке помогать судьям.
- В технической зоне помогать следить за порядком.
- Призывать соблюдать порядок в техзонах (зонах подготовки) команды.
- Волонтёр имеет право поднять перед судьёй вопрос дисквалификации команды в случае невыполнения требований о соблюдении порядка.
- Провожать участников и посетителей к площадкам, гардеробу, медпункту.
- Осуществлять пропуск в техзоны команд в соответствии с указаниями судей.
Но есть и процессы, к которым волонтёров привлекать нельзя (это часто напрямую запрещается и прописывается в соглашении о волонтёрах, особенно если они привлекаются через специализированные организации):
- Общение с прессой.
- Выполнение функции охраны (в том числе выяснения с неадекватно ведущими себя людьми).
- Общение с пожарными службами или представителями администрации площадки.
- Уборка помещений.
- Устранение поломок электрических сетей, стендов или оборудования.
- Погрузочно-разгрузочные работы.
Бланки на награждение и сертификаты
Очевидно, что именные сертификаты об участии в робототехнических (или каких-либо иных) соревнованиях и дипломы о призовых местах – весьма полезный документ для всех участников. Помимо признания заслуг команд, эти документы часто являются отчётными и засчитываются как бонусы во многих образовательных учреждениях.
Вот несколько советов, которые помогут минимизировать трудозатраты на данном этапе:
- Макеты текста сертификатов и дипломов необходимо сделать заранее и произвести пробную печать. Причем всё должно работать оффлайн, то есть без доступа к интернету.
- Все именные сертификаты надо напечатать до награждения и разложить в файлы-папки по командам. Лайфхак, который очень поможет с поисками и контролем: ставьте в уголке сертификата номер команды.
- Всем известное слияние файлов Word & Excel позволяет массово и в короткий промежуток времени провести печать сертификатов.
- Во избежание сюрпризов надо помнить, что стандартные лазерные принтеры могут работать с бумагой плотностью не более 160 г/м2.
- Необходимо заранее подготовить так называемые табели на награждение где прописаны все слова, которые будут произносить при награждении. В эти табели судьи на месте просто впишут названия и номера команд. Не забывайте, что для интриги объявляемые со сцены места должны идти в обратном порядке. То есть начиная, например, с 3-го места и заканчивая 1-м.
- Компьютеры и принтеры для печати дипломов разместите в спокойном месте с ограниченным доступом. В идеале чтобы туда был вхож один специально обученный и натренированный человек. Его задача – быстро вносить информацию о результатах соревнований. На компьютере заранее размещены файлы макетов. Дипломы печатаются только с табеля о награждении, что позволяет избежать обидных ошибок.
- Назначьте кого-то, кто будет фотографировать все табели о награждении, чтобы ничего не потерялось.
Все эти сложности позволят напечатать десятки и сотни именных дипломов в короткий промежуток времени 1,5 — 2 часа, в который должны уложиться организаторы и судьи. Это максимальное время, которое должно пройти между окончанием соревнования и награждением первого призёра на сцене, чтобы участники команд не успели устать и «перегореть».
Деловая программа
Часто в рамках фестивалей и соревнований, если позволяют ресурсы, логично устраивать встречи профильных специалистов, руководителей образовательных учреждений, руководителей команд и партнёров мероприятия. Такие встречи, мастер-классы, дискуссии проходят в отдельных помещениях с ведущими и модераторами.
И именно любая часть деловой программы в рамках робототехнических соревнований может быть прекрасно проведена и подготовлена любым внешним человеком или подрядчиком при контроле представителя организатора, который знает цели и задачи деловой программы, её замысел, погружён в общий ход и расписание всего мероприятия, какие спикеры должны быть, кто будет слушать и кем заменить спикеров, если они не смогут прийти.
То есть по факту, «Деловая программа» – это мероприятие в мероприятии. Она имеет все атрибуты мероприятия: участники, спикеры, тренеры, помещения, обеспечение, регистрация, питание и т.д. Надо не забывать, что на ведение и обеспечение потребуется отдельный человек и бюджет.
Договоры
Проведение любого мероприятия при наличии хоть какого-то бюджета сопряжено с поиском подрядчиков и заключением договоров на аренду площадки, печатную продукцию, аренду мебели, медицинское сопровождение, пожарную охрану, питание, страховку мероприятия и многое другое. В некоторых случаях этот процесс осложняется наличием тендеров на выбор поставщика или конкурсными процедурами.
Это большой и сложный блок, который тем не менее знаком многим и с разных сторон. Как и везде при организации робототехнических соревнований не бывает универсальных договоров. Уточните у своей бухгалтерии заранее условия и формы документов (в том числе по списанию пакетов участника и раздаточной продукции).
Чаще всего большинство робототехнических соревнований не самоокупаемы, а трата средств спонсоров, частных или государственных, всегда требует пристального внимания к отчётной документации.
Заранее утвердите формы и список документов по закрытию договоров (акты, допсоглашения), потому как на месте этим будет некогда заниматься.
Также должны быть решены все вопросы по разрешительной документации от местных отделов РОНПР (региональный отдел надзорной деятельности и профилактической работы), МВД и органов местной власти ( письма-уведомления, утверждённые планы застройки, договоренности с бригадами скорой помощи и пожарных в дни проведения мероприятий).
Застройка площадки
Один из самых объёмных и сложных блоков в подготовке робототехнических соревнований – это планирование площади, на которой будет проходить непосредственно само мероприятие. Размер площадки и количество команд не должны противоречить друг другу. Когда, наконец, баланс найден, пора приступать к планировке площади. Организатор должен четко понимать, сколько у него команд, какое место требуется каждой, сколько стульев и розеток необходимо выделить, какой ширины проходы должны остаться между столами, чтобы не вызвать нарекания пожарных (а это минимум 3 метра, однако в каждом конкретном случае надо консультироваться с местными службами РОНПР).
Вся эта планировка с обозначенными столами, стульями, розетками, баннерами, перегородками, проходами, обычно называется коротко – застройка.
Возможно, этому вопросу следует посвятить отдельную статью, но если кратко, то застройка предполагает подготовку плана в масштабе:
- Прорисовка плана расположения соревновательных зон.
- Прорисовка мебели и метража соревновательных полей.
- Ограждения площадок.
- План расположение охраны и других служб.
- Электрика. На робототехнических соревнованиях всегда очень много электрики. На каждую команду надо минимум 2-3 гнезда. Отдельные розетки для больших экранов и профессионального звука. Розетки на 380В для служб кейтеринга. Всё это требует очень внимательных расчётов и обеспечения электробезопасности.
- Отдельно расположение кулеров для соблюдения питьевого режима.
- Пожарные выходы и место для медиков – это аксиома.
Файл (лучше электронная таблица) с прописанным количеством оборудования в каждой из зон:
- Название и номер площадки.
- Краткое описание.
- Столы.
- Стулья.
- Розетки.
- Мебель для соревновательных и тренировочных полей.
- Дополнительное оборудование (кулеры, плазмы, микрофоны и т.д.).
- Дополнительные позиции (ковролин, пуфики, специальные кабинки, огнетушители, указатели, стойки и т.д.).
План и Файл всегда должны быть синхронизированы и существовать каждый в единственном экземпляре, в который вносятся все изменения параллельно.
План — это не схема. Он делается в масштабе, чтобы избежать ошибок и неприятных сюрпризов. План можно делать в специальной программе, чтобы оперативно вносить коррективы. Подойдет любая программа, которая может работать с кривыми. Для больших залов и мероприятий очень полезна 3D визуализация. Она позволяет избежать многих ошибок с логистикой и внешним представлением (часто при 3D визуализации обнаруживается нехватка или избыток места, чего не видно на «плоском» плане).
При подготовке площадки не полагайтесь на память, а всегда сверяйтесь с подготовленным планом. Такой же план должен быть на месте застройки постоянно.
С точки зрения оргкомитета, крайне важно, чтобы все участники процесса обладали всей полнотой информации по происходящему на площадке, но при этом каждый четко понимал за какой блок кто отвечает. Есть правило, которое говорит о том, что если не знаешь кто это делает, то это делать придётся самому или это не будет сделано вообще.
Необходимо наличие отдельной комнаты, где все представители оргкомитета смогут оперативно собраться и поговорить. В этом месте хранится вся необходимая документация. Целесообразно планы площадки, расписание и тайминги просто повесить на стену, там они точно не потеряются.
Удобно использовать на площадке комплект раций для связи между ключевыми ответственными людьми. Мобильные телефоны в подобных ситуациях могут оказаться малоэффективными, о правилах переговоров по рации тоже лучше договориться заранее.
Судьи и эксперты
Судьи и их помощники – это те люди, которые делают на площадке всю работу по проведению робототехнических соревнований. Задача организатора сделать всё, чтобы судьи смогли спокойно и качественно сделать свою работу, не беспокоясь о бытовых вещах. Подбор, подготовка, обучение и тренировка судей – большой подготовительный блок. За месяц подготовить судей с нуля очень трудно, а за неделю или две – практически невозможно. Ведь часто судья на таком мероприятии это волонтёр.
К мероприятию надо иметь абсолютно чёткое представление о следующих позициях:
- Список судей и их помощников и экспертов по направлениям с контактами.
- Памятка для судей (что, где, когда).
- Данные по «канцелярии» от судей. Заранее надо собрать информацию о том, что потребуется на каждом из направлений и рассортировать по коробкам: распечатанные протоколы, списки и табели, ножницы, разные типы скотча, линейки, секундомеры, планшетки, ручки, карандаши и т.д.
- Письма, рассылаемые судьям за месяц, две недели, неделю с напоминаниями о том, что надо сделать. Ведь для судей ваше мероприятие это не дело всей жизни. У них есть работа, семья, учёба и много других дел.
- Отдельные папки с документами по направлениям, которые надо распечатать для судей и экспертов заранее. Это позволит не потерять ни одного документа. А такие документы надо запросить у тех, кто лучше всех знает, как они должны выглядеть, – у судей.
- Судейская документация – важный момент в фиксации результатов соревнований и для судей, и для участников:
- Протокол каждого заезда
- Сводные таблицы результатов
- Спорные вопросы по регламентам
Информация для участников
Информирование участников ненавязчивое, но постоянное, – это способ минимизировать вопросы на месте и организовать саморегулирующийся процесс. Всё происходит гораздо проще и не выбивается из расписания, если участники и команды заранее представляют себе, что им делать, куда идти и в какое время.
В такую информацию в минимальном формате могут входить:
- План прохода к месту мероприятия от ближайшей остановки общественного транспорта.
- Памятка участника (большой документ, который нужен, в основном, для организатора и достоин отдельной статьи).
- План площадки с расположением соревновательных и технических зон.
- Памятка-инструкция для прохождения регистрации участниками. Информация для стойки регистрации и стола вопросов. Куда обязательно входит порядок действий при регистрации, отдельный документ для тех, кто проводит регистрацию, какие документы собрать, куда положить, что сделать, если таких документов у участников нет и т.д.).
Информационная стойка – лицо соревнований, не только главный вход, но и первые впечатления от мероприятия. Поэтому на это место надо определять отдельного ответственного человека с нужным количеством стрессоустойчивых помощников (они могут быть из числа волонтёров), у них должны быть ответы на все вопросы, проблемы должны решаться быстро и результативно. А для этого все документы по порядку регистрации и список ответов на все вопросы вы должны подготовить сами и предоставить им заранее. Причем в таком виде, который понятен даже стороннему, неподготовленному человеку. Чем больше возможных ответов на самые невозможные вопросы вы предусмотрите, тем меньше вас будут вызывать для решения текущих вопросов.
И снова вспомним про закон “О персональных данных”. Не забудьте собрать оригиналы согласий на обработку персональных данных с каждого участника! А если это несовершеннолетний, то ещё и согласие от родителей.
Ответы участникам
Вопросы оргкомитету от участников будут поступать еще до начала соревнований. Собирайте их (вместе с ответами) сразу в отдельную папку и используйте в дальнейшем для создания памятки и инструкции для информационной стойки. В идеале если ответы по регламенту предоставят непосредственно судьи. Полезно также иметь папку для сбора апелляций от команд и ответы на апелляции. Пусть будет.
Направления
Здесь ведётся учёт соревновательных направлений (то есть те блоков соревнований, где разные главные судьи и участники). Основные документы каждого направления – это регламент самих соревнований и макеты соревновательных полей с элементами.
Отдельные папки для каждого соревновательного направления позволят контролировать и иметь под рукой все последние версии регламентов. Лучше иметь документы параллельно в формате Word (для удобства) и PDF (для сайта и рассылок), а также макеты соревновательных полей по всем направлениям в кривых и в PDF для оперативного просмотра и в TIFF, чтобы в кратчайшие сроки отправить в печать без промежуточных шагов и дополнительных переговоров с дизайнерами. Возьмите в привычку всегда в имени файла макета поля для печати указывать размер в мм, чтобы полиграфическая организация не задавала лишних вопросов.
Открытие мероприятия и гости
Вне зависимости от масштаба мероприятия, для создания общей атмосферы праздника нужно проводить официальное торжественное открытие. Особенно важно предоставить слово представителям организаций, при поддержке которых проходят соревнования. По возможности, сценарий открытия лучше отдать на подготовку профессионалам. Вести церемонию лучше человеку, понимающему процесс и формат, волонтёром тут точно не обойтись.
Если на открытии присутствуют артисты, не забудьте, что им понадобится отдельное помещение для подготовки и размещения реквизита.
Если планируется присутствие статусных гостей, помните, что такие люди могут опаздывать и сбивать всё расписание. Поэтому не следует ставить сразу после церемонии открытия значимые для команд этапы соревнований, лучше оставить какой-то зазор.
Официально
До, во время и после соревнований постоянно идёт запрос информации от заинтересованных лиц: руководства, партнёров, СМИ. Чтобы у вас информация всегда была под рукой и уходила в одинаковом формате и без разночтений во внешние источники, консолидируйте её в одном месте и не забывайте обновлять и корректировать по мере необходимости.
Помещайте в папку «Официально» все документы, которые утверждены внутри организаторов как официальные данные:
- Пресс-релиз
- Пострелиз
- Подготовленные для публикации новости
- Посты в соцсетях
- Таблицы об официальных данных по количеству команд
- Подборка фото с мероприятия
Часто запрашиваемые данные:
- Даты, место и время проведения соревнования
- Количество команд общее и по направлениям
- Количество и название принимающих участие регионов и населённых пунктов
- Кто из официальных лиц посетил мероприятие
- Победители по всем направлениям
- Статистика победителей по регионам
Полезно создать “карточку мероприятия”, где собрана и постоянно обновляется официальная информация.
Удобно заранее подготовить шаблон новости о результатах мероприятия, куда по завершении соревнований останется только вписать имена победителей и указать некоторые свежие факты.
Временные файлы на отправку
Часто в процессе подготовки происходит запрос данных, которые в вашей структуре находятся совместно с другими и в них содержится информация для внутреннего пользования.
Для таких файлов имеет смысл организовать отдельную папку. Это сократит время на подготовку информации и позволит уменьшить вероятность случайной передачи конфиденциальной информации сторонним лицам.
Партнёры – Информация
Если на площадке присутствуют представители партнёров, всегда имейте под рукой:
- Их контакты
- Информацию о партнёре (краткое описание деятельности, значимость для вашего мероприятия)
- Логотип партнёра в кривых и JPG/PNG
- Официальную информацию о партнёре для публикации на сайте
- Список того, что потребуется партнёру на площадке
Если партнёров на площадке больше 3-х, необходимо предусмотреть куратора для их же и вашего удобства.
Если партнёр предоставляет призы, заранее уточните, будет ли его представитель участвовать в церемонии награждения лично.
Печатная продукция
Каждое соревнование по робототехнике предполагает огромное количество полиграфической продукции: документы, регламенты, соревновательные поля, имиджевые баннеры, программки, памятки, указатели, медали, сами кубки и плашки на кубки, бланки дипломов и сертификатов.
Если позволяет бюджет, то к печатной продукции добавится и пакет участника:
- Футболка/поло/куртка
- Папка/сумка/рюкзак
- Карандаш/ручка/флешка
- Блокнот
- Значок
- Особый сувенир (термокружка, пауэрбанк)
Не забудьте проконсультироваться в вашей бухгалтерии или в бухгалтерии вашего спонсора, как оформляется и списывается эта статья расхода.
Если случилось так, что бюджет позволяет приобрести всю полиграфию, то придётся предусмотреть место для её хранения и найти людей, которые будут её принимать, разгружать и комплектовать.
Однако ответственным пожарным службам может сильно не понравиться складирование всего этого добра в одном помещении. Если предполагается склад на площадке мероприятия, то такие помещения должны быть согласованы с пожарными службами. Предложите площадке и пожарным службам вариант с организацией стеллажей, свободных проходов и огнетушителей, то есть убедите ответственные службы в том, что в этом помещении не будет свалки и заблокированных проходов. Но помните, что на многих коммерческих площадках есть отдельная платная услуга складирования, что влечёт за собой нагрузку на бюджет мероприятия. А ещё все баннеры в обязательном порядке должны иметь сертификаты пожарной безопасности, которые лучше держать под рукой.
Питание
Согласно СанПиН 2.4.5.2409-08 раздел 6, п.6.8, «интервалы между приемами пищи не должны превышать 3,5-4-х часов», а значит, в случае пребывания детей на длительном массовом мероприятии необходимо обеспечить их, как минимум, полноценным горячим обедом. Даже если нет возможности организовать первое, то уж вариант второго должен быть точно и должен быть горячим. Конечно, это можно трактовать как ответственность сопровождающих (родителей и руководителей), но в таком случае ваша обязанность – указать на пункт платного питания в шаговой доступности. Окажется ли рядом такой пункт, насколько это удобно и понравится ли такой формат участникам, уже другой вопрос.
Вообще, на соревнованиях обычно обеспечиваются питанием:
- Участники команд и их руководители
- Организаторы, судьи и эксперты
- Волонтёры
- Технические службы и врачи, пожарные. Если эти службы работают по договору, то кормить или не кормить, остаётся на усмотрение организатора.
- Иногда – гости
Питание большого количества людей в ограниченный промежуток времени совсем не тривиальная задача для организаторов и подрядчиков и требует детального расчёта и согласования с общим расписанием.
Обязательно заранее надо утвердить не только тех, кто обеспечивает питание, но и тех, кто проведёт уборку после кейтеринга. Кстати, даже в вопросах уборки на робототехнических соревнованиях есть свои нюансы. Например, многие клининговые организации запрещают своим сотрудникам производить уборку на стендах и столах участников в технических зонах (зонах подготовки) команд. Так что уборка мусора в техзонах (зонах подготовки команд) – отдельный вопрос, решение которого также надо предусмотреть заранее.
Вернемся к питанию. Надо определить место и время приёма пищи и проследить за тем, не противоречит ли это расписанию соревнований. На плечи организаторов ложится и утверждение меню. Мало того, что оно может быть разным (для участников и сотрудников), так ещё помимо обеда обязательно надо предусмотреть ужин для тех, кто работает на мероприятии целый день, по 12-16 часов (судьи, организаторы, волонтёры).
Под рукой надо иметь списки всех людей, которым надо обеспечить питание.
Победители
Результатом любого соревнования является победа. И сами участники, и люди за них переживающие хотят как можно скорее увидеть имена победителей и призёров на сайте или других официальных источниках. Поэтому процесс сбора данных и формирования сводной таблицы должен быть тщательно выверен и отлажен.
Хорошо работает следующая логика сбора данных:
- Судья заполняет табель о награждении.
- В печатной специальный человек по табелю вносит команды в таблицу победителей (см. главу Бланки на награждение и сертификаты, п.6).
- Табель передаётся для печати дипломов.
- По табелю ведущий зачитывает победителей во время награждения
Эти вопросы могут решаться, например и специальным программным обеспечением. В этом случае всё должно работать «как часы».
Итог: в конце мероприятия у вас есть полная таблица победителей, которую вы можете опубликовать и представить уже через полчаса после окончания мероприятия.
Важно! Нельзя печатать дипломы, пока не заполнена таблица победителей, иначе это приведёт к ошибкам, которые потом быстро устранить не получится. Приведённая выше схема поможет гарантированно сохранить все важные данные.
Положение
Главный документ, на основе которого проводится работа на мероприятии. Для подавляющего большинства участников это главный документ, на основе которого их отправляют в поездку, а кому-то и выплачивают командировочные. Для организаторов же это способ договориться о правилах и поведении на площадке. Всё, что не прописано в положении, может быть использовано против вас. Например, если вы забыли указать в Положении что «возраст участников соревнований от 10 до 14 лет», то легитимно отказать в участии 30-летнему дяде вы не сможете, и это повлечёт долгие выяснения на месте, которые украдут самый ваш важный ресурс – время.
Как минимум, в Положении должны быть указаны основные моменты:
- Организаторы
- Цели и задачи
- Место и даты
- Категории участников
- Соревновательные направления с указанием возрастных рамок участников
- Призы и награды
- Что разрешено
- Что запрещено
- Источники финансирования проекта
- Особые требования
Часто в Положении пишется, что более подробно параметры каждого из соревновательных направлений прописаны в регламентах.
В шутку говорят, что хорошее Положение о мероприятии должно иметь не меньше 200 страниц. И также все знают, что в каждой шутке есть только доля шутки.
Приглашения
Для подавляющего большинства участников самым простым способом легитимно приехать на мероприятие является письменное приглашение от оргкомитета. Нет никакой трудности оформить, подписать и отправить сканы 10-15 пригласительных писем. Но если количество таких приглашений переваливает за сотню-другую, то это занимает довольно много времени, учитывая то, что у каждой организации свои предпочтения в оформлении подобных писем.
Предлагаю пару вариантов оптимизации работы.
Первый: можно разместить в общем доступе документ PDF с фиксированным заполнением полей, который участник заполняет самостоятельно, а затем просто распечатывает.
Второй вариант (как раз на случай, когда у нас много организаций со своими требованиями) предполагает более энергозатратный алгоритм для создания приглашений: оргкомитет предлагает базовый черновик текста с основными параметрами мероприятия, а уже команда меняет этот текст под себя и возвращает его в оргкомитет для оформления.
Лучше создавать отдельный почтовый ящик для обработки приглашений, который потом можно безболезненно удалить. Это сэкономит время и нервы в будущем.
Призы и награждение
Кульминацией соревнований является определение победителей и их награждение. В идеале – с дипломами, медалями, кубками и фанфарами.
Чтобы не смазать впечатление и оставить незабываемые для победителей воспоминания, соблюдайте несколько принципов:
Между окончанием соревнований и награждением должно проходить не больше 2-х часов, а лучше час или полтора. Особенно это критично для детей младшего возраста.
Нельзя допускать ошибок в названиях команд и именах участников.
Печатать именные дипломы нужно для каждого из участников награждаемой команды. Каждому важно привезти домой именной диплом и подшить его в своё портфолио.
В рамках подготовки призов не забудьте:
- Определить состав призов (предоставляемые непосредственно организаторами и партнёрами соревнований).
- Определите количество и набор кубков и медалей по местам (кто-то делает 3 призовых места, кто-то 4 или 5).
- Использовать все тот же шаблон таблицы победителей для полного понимания картины.
- Заранее упаковать призы в коробки согласно сценарию награждения.
- Подготовить запасные призы (на соревнованиях может внезапно получится два вторых или третьих места).
В минимальный наградной комплект входят:
- Коробка с призами, медалями и кубками.
- Файлик с дипломами, разложенными по порядку награждения: начиная с последнего места и заканчивая первым.
- Табель на награждение (для ведущего).
Расписание мероприятия
Составление расписания – долгая и кропотливая работа с согласованием со всеми заинтересованными лицами (судьями, спонсорами, владельцами площадки).
При составлении расписания наиболее логично двигаться от общего к частному и выделить костяк – пункты, которые невозможно заменить и от которых нельзя отказаться ни при каких условиях:
- Регистрация
- Обед
- Открытие
- Награждение
Сделайте расписание на баннере, роллапе, экране – в общем, максимально заметным и читабельным с любой точки соревновательной площадки.
Прекрасное решение (были бы возможности) – приложение для смартфона с расписанием соревнований.
Кстати, отдельное расписание должно быть для каждого направления. Естественно, что команды одного направления не сильно интересуются расписанием другого, к чему им лишняя информация? И потом, расписание по направлениям обеспечивает максимальное саморегулирование процесса. Напишите личное расписание для каждой команды отдельно, пусть их будет хоть 100 штук, но участники будут четко знать время своих заездов.
Также отдельное расписание потребуется и для гостей.
Для организаторов, разумеется, существует своё внутреннее расписание, в которое включены все моменты, начиная с застройки и заканчивая закрытием площадок.
Результаты
Сохраняйте здесь все данные от судей. Электронные протоколы, сканы и фото результатов заездов.
В случае необходимости это поможет восстановить нужную информацию без значительных усилий.
В суматохе протоколы могут потерять. Поэтому просите судей их фотографировать.
Благодарности
После завершения соревнований и фестивалей, команды возвращаются домой и всем желательно продемонстрировать вещественное доказательство проделанной работы и перед собой и перед руководством и перед спонсорами. Для тех кто занял призовые места, это например дипломы. Для остальных сертификаты. Плюс к этому немаловажным показателем станет благодарность оформленная на бланке мероприятия или благодарственное письмо на организацию которая их командировала, для спонсора, который смог выделить средства на поездку команды.
Это вещественный результат усилий не только команды, но и тех кто проделал всю подготовительную работу для участников при подготовке мероприятия. Благодарность, которую в том числе можно повесить на стену, это всегда приятно и настраивает на участие в следующих мероприятиях.
Для оптимизации процесса можно подготовить шаблон благодарности и предоставить его команде. Команда вернёт заполненный шаблон обратно, его останется только его проверить и оформить оригинал и выслать его команде.
В заключение
В завершении хочется сказать, что если у вас предстоит организация робототехнических соревнований где принимают участие школьники и студенты, то вне зависимости от масштаба такого мероприятия не воспринимайте его как увеселительную прогулку и не используйте формулу “решим на месте”.
Проведение самих соревнований для организаторов — лишь верхушка айсберга на поверхности, под которой скрыта гигантская по объёму и ответственности работа, которая совсем не заканчивается, когда со сцены объявляют: “Уважаемые участники команд и гости! Технические зоны и соревновательные площадки закрываются. До новых встреч!”
