Что даёт софт для рекрутинга в деньгах

Уже больше 10 лет существуют и появляются разного рода профессиональные системы для подбора персонала. Это естественно. Специализированный софт уже разработан для многих отдельных профессий. Что касается рекрутинга, все понимают какие задачи помогает решить софт, от какой рутины и ошибок избавляет, но никто не понимает как измерить экономический эффект от его использования. Другими словами, компании могут посчитать сколько денег им обойдётся использование софта, но не понимают ROI или сколько денег принесёт или сэкономит софт. Слоганы типа “Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее с (таким-то софтом)” — это от фонаря, это просто неправда.


Непонимание что даёт софт для рекрутинга в деньгах приводит к тому, что компании откладывают эту инвестицию на годы и за это время много теряют в результатах.


Я решил посчитать, сколько денег и времени экономит профессиональный софт для подбора персонала. Чтобы не грузить вас подробными расчетами, начну сразу с полученных результатов. А кому интересно копнуть глубже, подробные расчеты описаны ниже.


Итак, вот мои результаты.


Используя профессиональный софт для подбора персонала вы:


  • экономите время работы 2 месяца и 1 неделя в год по каждому рекрутеру.
  • экономите деньги — в эквиваленте 2,24 средней зарплаты рекрутера в год. В апреле 2019 это в среднем $2 688 — для it-рекрутера в России, $1 904 — для Украины, $1 680 — для Беларуси, $1 232 — для Казахстана.
  • ROI при инвестиции в софт для рекрутинга около 290%.
  • для сложных, высокооплачиваемых позиций выгода для работодателя составит в среднем от $2 184 до $4 872 в год на каждого рекрутера в зависимости от страны;
  • для менее оплачиваемых, быстро закрываемых позиций выгода для работодателя составит в среднем от $1 680 до $2 240 в год на каждого рекрутера также в зависимости от страны;
  • каждую 5 вакансию рекрутер сможет закрывать с помощью своей базы, это на 54% быстрее, чем при поиске новых кандидатов.


Расчёты


Устраивайтесь поудобнее и приступим к детальным подсчетам. Я решил разобрать подбор персонала “по косточкам”, чтобы получить наглядное представление о том, чем и в каких объемах приходится заниматься рекрутеру.


Как софт помогает экономить 2 месяца и 1 неделю в год


На обработку 1 вакансии один рекрутер тратит в среднем около 33 часов без использования софта. Это было непросто посчитать. Мы опросили коллег, а также подробно проанализировали нормы и стандарты в профессии.


Чтобы нанять квалифицированного сотрудника на офисную должность, нужно выполнить определенный перечень действий, при этом какие-то из них — однократные, а другие — нужно делать ежедневно. В большинстве случаев закрыть стандартную вакансию, если активно этим заниматься, удается в срок от 10 дней до 3 недель. Для расчета возьмем среднее значение: 15,5 дней. На это значение будем умножать все ежедневные трудозатраты. Длительность и количество отдельных действий возьмем из нормативов, установленных экспертами эмпирически (например, как тут). Для всех расчетов используем среднее арифметическое от минимального и максимального значений — оно наиболее приближено к реальным условиям с вероятностью разнообразных нештатных ситуаций.


Давайте сравним временные затраты одного рекрутера на каждый этап подбора без софта и используя софт, и посчитаем реальную экономию.






Если сложить продолжительность всех отдельных элементов рекрутингового процесса (вычисленную по средним значениям), то выходит, что на “ручной” подбор одного сотрудника специалист по найму тратит почти 32 часа 48 минут. Посчитав затраты времени на закрытие такой же вакансии, но с использованием возможностей системы для рекрутинга, время на все необходимые задачи сократилось до 28 часов 24 минут. То есть закрытие 1 вакансии ускоряется на 4,4 часа.


По статистике, рекрутер в месяц обрабатывает в среднем 5 вакансий. Используя при этом софт, он получает очень ценный бонус — это “прокачанную” внутреннюю базу резюме. Разумеется, закрытие вакансий из внутренней базы — это намного быстрее, это мечта. Я решил выяснить сколько получается таких ускоренных наймов и на сколько времени.
Для этого мы достали данные о закрытых вакансиях в системе CleverStaff за 2 года. Оказалось, что в среднем 4 из 5 наймов — это новые кандидаты, а каждый пятый нанятый сотрудник — это кандидат из внутренней базы и такие вакансии закрывают на 54% быстрее. В среднем происходит экономия не полученных ранее 4,4 часа, а уже 15,3 часов.


Идем дальше. Если специалист работает стандартные 176 часов в месяц, то общая экономия рабочего времени составляет:


(4 вакансии × 4,4 часа) + (1 вакансия × 15,3 часа) = 32,9 часа в месяц.
32,9 часа экономии / 176 рабочих часов в месяц = 18,7% рабочего времени в месяц.


В перерасчет на год это:
18,7% × 12 месяцев = 2,24 месяца или 2 месяца и 1 неделя


Этот показатель — универсальный и применим к работе рекрутера в любой стране и с вакансиями любой сложности. Давайте разберемся: за счет чего возникает такое сокращение?
Это возможно благодаря тому, что профессиональный софт оптимизирует такие времязатратные процессы:


  • Публикацию вакансии — система сама формирует внешнюю страницу вакансии из данных, внесенных в базу. Если добавить в текст вакансии, размещенной на специальном ресурсе, ссылку на внешнюю страницу вакансии, сгенерированную софтом, соискатели смогут откликнуться на вакансию прямо на ней, что удобно, т.к. отклики сразу попадают в систему, а их резюме — в базу.
  • Сохранение всех подходящих резюме из базы кандидатов сайта поиска работы. У профессиональных систем есть интеграция с самыми популярными платформами для трудоустройства, а это значит, что пользователи могут добавлять кандидатов с этих ресурсов в собственную базу в 1 клик, т.е. прямо в процессе скрининга результатов поиска.
  • Сохранение резюме соискателей, ежедневно приходящих на почту и в аккаунты на площадках для размещения вакансий. Парсинг резюме из почты осуществляется раз в сутки. Если в описание вакансии на сторонних площадках добавить ссылку на внешнюю страницу вакансии, сгенерированную системой, кандидаты смогут посылать свои отклики с нее, т.е. сразу добавляться в базу и появляться в вакансии на этапе “Найденные”.
  • Уведомление об отказе не подошедшим кандидатам. С помощью софта это можно сделать прямо из интерфейса системы: система сама подставит в шаблон имя кандидата.
  • Но главное — это формирование рабочей базы кандидатов, за счет которой опытный рекрутер сможет закрывать вакансии без внешних источников.

А сколько в деньгах?


Все, что касается финансовых показателей, может значительно варьироваться. Заработная плата как самого рекрутера, так и кандидата, которого он ищет, зависит от страны, масштабов компании, бюджета отдела. Поэтому тут я обратился к усредненным показателям, которые обычно есть в профессиональных исследованиях. Так, по статистике, средняя зарплата российского IT-рекрутера в месяц — $1200. В свою очередь средняя зарплата украинского IT-рекрутера в месяц — $850 (как утверждает EvoTalents), белорусского — $750, а казахского — $550. Тут и далее все данные по размеру заработных плат я брал из общедоступных вакансий на таких ресурсах как hh.ru, hh.kz и подобных.


Я соотнес этот показатель с экономией рабочего времени — 2 месяца и 1 неделю в год (это = 2,24 месяца), которую мы получили ранее.


  • Для России — $1200 × 2,24 месяца= $2 688
  • Для Украины — $1 904
  • Для Беларуси — $1 680
  • Для Казахстана — $1 232

Эти суммы — это экономия в среднем на зарплате каждого рекрутера в год. Если быть точнее, то на такую сумму рекрутер выполняет дополнительную работу, если использует профессиональную систему.


Дополнительно еще можно посчитать выгоду для работодателя от дополнительных наймов, которая равна упущенной выгоде от найма на 1 месяц позже. Будем считать, что компания зарабатывает на труде сотрудника 50% суммы его зарплаты. Думаю, эта сумма не может быть меньше, с учётом налогов, аренды и прочих расходов. Поэтому считаю 50% зарплаты — это скромная, минимальная оценка сколько компания зарабатывает на труде сотрудника.


Подсчитаем теперь сколько составляет 50% среднего фонда зарплаты нанятых сотрудников за 2 месяца и 1 неделю. По статистике, средняя зарплата senior IT-специалиста 〜$2 700 для России и 〜$2 900 долларов в месяц для Украины, 〜$2 400 для Беларуси и 〜$1 300 Казахстана.
1 рекрутер в среднем закрывает 1.5 сложные вакансии в месяц.


Рассчитываем выгоду по такой формуле: средняя зарплата × количество вакансий в месяц × 2.24 месяца × 50% выгоды.


  • Для России: $2 700 × 1.5 вакансий в месяц × 2.24 месяца × 50% выгоды = $4 536
  • Для Украины: $4 872
  • Для Беларуси: $4 032
  • Для Казахстана: $ 2 184

Итого, для сложных, высокооплачиваемых позиций сумма выгоды — от $2 184 до $4 872 в год на каждого рекрутера.


Средняя зарплата специалиста на позиции, которая закрывается быстро, приблизительно $540 для России и $400 для Украины, $350 для Беларуси и $300 для Казахстана. Таких позиций рекрутер в месяц закрывает около 5.


  • Для России: $540 × 5 вакансий в месяц × 2,24 месяца × 50% выгоды = $3 024
  • Для Украины: $2 240
  • Для Беларуси: $1 960
  • Для Казахстана: $1 680

Итого, для менее оплачиваемых, быстро закрываемых позиций сумма выгоды — от $1 680 до $ 2 240 в год на каждого рекрутера.


Напомню, компактно итоги я привёл в начале статьи.


Нужен ли вашей компании софт для рекрутинга


Это вопрос чисто бизнесовый. Лучше принимать решение не интуитивно или эмоционально, а на основании данных. Предлагаю на примере посчитать сумму выгоды от внедрения софта для команды из 4 рекрутеров. Для примера, двое с зарплатами $700, один — 850 и ещё один — $1100. Месячный фонд зарплаты такой команды — $3 350.


Для примера, софт обходится $40 в месяц за каждого рекрутера. Это вполне рыночный вариант.
За год затраты на софт составляют 40 × 4 × 12 = $1 с.


По моим расчётам выше, софт позволит сэкономить 2 месяца и 1 неделю на каждого рекрутера в год. Для нашей команды из 4 рекрутеров это будет ровно 9 месяцев (из суммарных 48 рабочих месяцев в год). В деньгах это значит выполненная работа в сумме фонда зарплаты команды умножить на 2 месяца и 1 неделю:


  • $3 350 × 2,24 = $7 504.

На самом деле, 9 рабочих месяцев экономии для вашей компании будет значить один из следующих сценариев:


  • 4 рекрутера закрывают больше вакансий, как если бы им помогал 5-ый рекрутер в течение 9 месяцев в году.
  • Загрузка на каждого рекрутера уменьшается и вам достаточно 3 рекрутера, вместо 4.

То есть, с софтом 4 рекрутера выполнят на $7 504 больше работы в год. Если у вас нет этой дополнительной работы, то вы сокращаете одного рекрутера и экономите $7 504 в год. Если у вас хватает для них вакансий, то вы экономите $7 504 в год, не нанимая 5-го рекрутера, а его работа выполняется без увеличения расходов. Стоимость такой экономии — это стоимость софта ($1 920 в нашем примере), поэтому чистая экономия будет 7504 — 1920 = $5 584.


ROI = Сумма экономии / сумму инвестиции (затраты на софт) = 5 584 / 1 920 × 100% = 291%.
Проще говоря, в нашем примере инвестиции в софт отобьются 3 раза в течение 1 года.


Для вашей компании вы можете повторить мои несложные расчёты, подставив:


  • Ваше количество рекрутеров,
  • Их годовой фонд зарплаты,
  • Сумму затрат на ваш софт для рекрутинга,
  • Среднее время закрытия вакансии в вашей компании,
  • Среднее количество закрываемых вакансий в месяц.

По моей оценке, если ваши рекрутеры хорошо загружены подбором персонала, то при разных значениях этих переменных ROI может получиться в диапазоне от 200% до 400%.


Вы также можете прикинуть ценность нанятых сотрудников в течение 2 месяцев и 1 недели каждым рекрутером. По моим расчётам это увеличивает ROI ещё до 2,5 раз.


Использование рекрутерами профессионального софта — это сейчас уже не спорный вопрос и не дилема. Это мировой тренд, в который войдут все серьёзные компании рано или поздно.
Надеюсь, мои расчёты и результаты помогут вашим компаниям решиться на профессиональный софт для рекрутинга и он для вас окупится не меньше, чем в моих расчётах :)

Поделиться публикацией

Комментарии 15

    +1
    Можно подробнее про связь (если она есть) с клевером? Сам не HR, но руки часто чешутся помочь, и для кругозора полезно.
      0

      Не понял вопрос. Какой связью вы интересуетесь?

        0
        Clever в названии нужно воспринимать как английское слово clever (умный). Это не коннотация к растению, хотя на русском созвучно.
          0
          CleverStaff — нет, я вообще-то про эту систему говорил ;)
        0
        Спасибо за статью, было интересно увидеть поминутный разбор рабочего дня рекрутера. Мне кажется, что такой софт экономит кучу времени засчет ведения единой базы, когда в один клик можно увидеть переписку и резюме кандидата, а также сводку по сторонним сайтам поиска работы, но это время трудно измерить т. к. оно складывается из сэкономленных минут на протяжении всего процесса.
        1) Мне всегда было интересно, почему рекрутеры всегда обещают перезвонить, но часто не перезванивают. Из-за отсутствия единой системы или есть более глубокая причина?
        2) В таблице написано, что 2 раза по 17,5 минут экономится засчет возможности быстро поднять описание старой вакансии из архива. Я, наверное что-то упускаю, но в чем проблема найти старую вакансию на hh и сделать ctrl+C ctrl+V?
        3) Насчёт сортировки писем — это очень интересно, думаю, можно сделать отдельный пост здесь. Я правильно понимаю, что у вас есть алгоритм, который по тексту письма в свободной форме определяет, как минимум, к какой вакансии оно относится? Также я видел у вас на сайте, что вы умеете распарсивать резюме из pdf и автоматически добавлять данные в базу. Это делается полностью автоматически? Какой процент ошибок? Это ваша разработка или готовое решение?
          0
          Да, по нашим данным в среднем каждую пятую вакансию закрывают из внутренней единой базы и это занимает в 2 раза меньше времени. Компании, которые за 1-2-3 года наработали хорошую базу кандидатов, имеют показатели значительно лучше — каждый третий найм такой ускоренный.
          1) Рекрутеры могут забыть или отнестись неответственно к своему обещанию. Причина здесь не в софте, а в профессионализме рекрутера.
          2) Мы взяли для расчётов средние данные из практики. Если, как вы говорите, скопировать описание их архивной вакансии в hh, то это действительно быстрая операция.
          Бывает описание вакансии есть только в файле на email-е и отыскать его там затруднительно, а единой базы нет, поэтому спрашивают у коллег или пишут заново. Если же смотреть на сайтах поиска работы, то их обычно используют несколько, приходится искать в нескольких местах.
          3) Парсинг из файлов разных форматов есть, в том числе pdf. Это наша разработка.
          При парсинге файлов по одному, пользователь может в интерфейсе исправить и дополнить данные о кандидате из резюме. Полностью автоматический парсинг происходит при массовом сохранениии резюме, загруженных архивом, или импортированных их почты. Ошибок примерно 4%.
          0
          На мой взгляд вы неверно позиционируете свою программу. Вместо того, что бы рассказывать фирме с текучкой больше 200 человек об экономии 15% рабочего времени кадров, стоило бы больше текста написать непосредственно для кадровиков, чьи проблемы вы собираетесь решать. И тогда не начальство будет спускать вниз распоряжение о внедрении и учете с кучей негатива от кадровиков, а кадровики будут пробивать перед начальством новую, специализированную прогу… Список фич, скорость работы, описание поддерживаемых сервисов и тд… В такой фирме гораздо актуальнее «мы будем получать резюме соискателей раньше остальных/у нас будут все соискатели в общей базе с возможностью фильтрации» чем «мы сэкономим 15% рабочего времени отдела кадров».
          Ну и глядя на:
          В Российской Федерации действует 6 001 091 МСП: из них, 5 729 651 (95,5%) — микро, 252
          521 (4,2%) — малых, 18 919 (0,3%) — средних.

          имеет смысл ориентироваться на микро и малый бизнес, сделать бюджет/стандарт/проф версию…
            0
            Мы как раз всё время делаем как вы говорите :) — рассказываем рекрутерам какие полезные фичи для их работы и результатов. Вы правы, что более органично, чтобы внедрение профессионального софта для себя лоббировали сами рекрутеры.
            Такие расчёты скорее не для убеждения начальства напрямую, а рекрутерам «на вооружение» — для работы с возражениями этого начальства. Аргумент про деньги и время для них лучше сработает, чем «удобно, быстро, напоминалки, аналитика».
            +3
            То есть, с софтом 4 рекрутера выполнят на $7 504 больше работы в год. Если у вас нет этой дополнительной работы, то вы сокращаете одного рекрутера и экономите $7 504 в год

            Вы забыли учесть затраты на новый софт $1920. По условиям задачи, самый дешевый рекрутер ($700/мес) за год зарабатывает $8400, что больше чем экономия $5584 в полтора раза.

            Можно сказать по-другому: без программы для 48 рекрутеро-месяцев нужны четыре человека. С программой для 48-9=39 рекрутеро-месяцев нужны также четыре работника. Либо три, но каждый переработает 1 месяц в год. Учет расходов за переработку оставлю для пытливых комментаторов в качестве упражнения ;-)
            Для пяти работников трудозатраты снизятся на 5*2,24=11,2 месяца работы. Если одного уволить, то сверхурочные будут 0.8*176=140,8 часов в год.
            Для шести работников экономия 6*2,24=13,44 человеко-месяцев в год. Теперь действительно можно будет сэкономить целую ставку, и еще немного останется.

            Вывод: если не использовать дробные ставки и совмещения, то экономия на зарплате будет если в компании 6 и более рекрутеров. Которые (в среднем) нанимали 6*12*5=360 человек. За год.

            P.S. Это не отменяет других возможных плюсов от использования системы.
              0
              Спасибо за ваше замечание. Вы правы, $7 504 — это стоимость дополнительной работы, которую могут выполнить рекрутеры с софтом, а чистая экономия будет $5 584. Исправил в статье.
              +2
              Как кандидат все время поражаюсь кривизной и несовершенством ATS систем и по возможности стараюсь избегать фирм, которые их используют.
                0
                А Вы могли бы написать подробнее, как вы на себе почувствовали ATS системы? Вы, вроде, вообще не должны понимать, пользуется рекрутер чем-то таким или нет.
                Я не кандидат и не рекрутер, просто интересно.
                  +2
                  По моему опыту НИ РАЗУ резюме отправленное в АТС систему не приводило к работе, при том, что без работы я не сижу и фирмы поменьше звонят и интересуются. Нет, один раз позвонили спустя 6 мес — «ой, вы там нам резюме отправляли, еще интересует вакансия?». Я не знаю, что у них там поломано (возможно мозги). Как можно не понимать, что они ими пользуются, когда тебя форвардят с вакансии на анкету в АТС?
                    0
                    По большому счёту, ATS помогает рекрутерам систематизировать и анализировать свою ежедневную работу, автоматизировать некоторые рутинные и сложные задачи. Как рекрутеры коммуницируют с кандидатами в большей степени зависит от их профессионализма и ответственности. Это человеческие деловые качества и софт здесь не является волшебной палочкой.
                    Для примера, хорошее знание и пользование Photoshop-ом не делает дизайнера крутым профессионалом. Это может быть необходимое, но не достаточное условие.
                    Я в курсе, что коммуникация рекрутеров и кандидатов в общем сейчас на слабом уровне. Ваше отношение обосновано и подтверждается и другими кандидатами, и самими рекрутерами. Для заметного улучшения качества софта и профессионализма рекрутеров потребуются годы. Я думаю, это нормально. Мы осознаём, что работаем над долгосрочными задачами, и нам интересно их решать.
                      0
                      Возможно просто контроры тратят деньги на АТС, а не на профессиональных рекрутеров. Это просто мое наблюдение.

              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.