Внедрение в компании системы поиска конструкторов-механиков с помощью Low-Code платформы

Проблема подбора конструкторов для небольшой компании

Так получилось, что любой проект в нашей компании не обходится без участия конструктора-механика и они постоянно перегружены работой. Сейчас в штате 4 конструктора. За последние 2 года мы сменили уже троих. Бывали моменты, когда проблема нехватки конструктора вставала очень остро и мы бросали все силы на поиски нового человека.

Я старался подбирать конструкторов самостоятельно. Размещал вакансию, общался с людьми. Самых интересных выносил на общий смотр, и команда принимала решение стоит или нет с ним общаться. Затем были собеседования, на которые шли те сотрудники, кто мог, остальные просили потом рассказать, как прошло. В итоге решение было не всегда удачным.

Отвечать на письма кандидатов удавалось не сразу, отвлекать сотрудников от важных проектов для рассмотрения резюме очень не хотелось. Поиск конструктора всегда затягивался. Мне казалось, что вынести большую часть работы на отдельного сотрудника (не инженера), который смог бы оценивать крутых конструкторов невозможно.

Но это оказалось не так. Хочу поделиться опытом.

Инжиниринговая компания

Наша компания работает в области автоматизации производства. Мы решаем задачи исключения человеческого фактора из сборочных операций, где требуется высокая точность и повторяемость.

Наши проекты делятся на несколько этапов:

1. Поиск идеи, разработка концепта будущего автоматизированного рабочего места (АРМ)
2. Разработка 3D моделей, чертежей (КД), заказ деталей на производстве
3. Закупка и поставка необходимого оборудования
4. Разработка ПО машзрения, ПО ПЛК и ПО Оператора
5. Сборка АРМ
6. Внедрение, отладка на территории заказчика
7. Доведение до состояния, когда АРМ начинает выпускать годную продукцию.

Именно достижение последнего пункта позволяет сейчас нам расти и получать новые заказы. В компании 15 сотрудников, среди которых инженеры, конструктора, программисты и электронщики. Параллельно мы ведем около 5 проектов. Большой объем работы и высокие требования к специалистам заставили нас очень серьезно подойти к процессу поиска конструкторов для компании. Ошибки найма выливаются в потерю 3-4 месяцев работы по проекту.

Разработка бизнес-процесса с применением Low-Code платформы

Уверен, что любые инструкции лучше, чем их отсутствие. Но если инструкция формируется внутри информационной системы, то эффект от внедрения на порядок сильнее. У сотрудников просто нет шансов сделать что-то неправильно. Мы решили внедрить в компании процесс поиска конструктора в информационной системе. Вот что у нас получилось:

Основные цели внедрения системы:

1. Максимально разгрузить специалистов и директора от рутинной работы по подбору кандидатов.
2. Выстроить объективный процесс по поиску лучших специалистов на рынке.
3. Создать процесс непрерывного поиска и обработки кандидатов. Не раз в неделю, когда есть свободное время, а постоянно.
4. Выстроить процесс так, чтобы можно было легко и быстро заменить HR специалиста без потери качества получаемых кандидатов.
5. Один раз все настроить так, чтобы через год не пришлось заново все продумывать и организовывать.

Выбор системы

Мы остановили свой выбор на Low-Code платформе, так как это позволило быстро изменять и редактировать процесс без привлечения программистов. Я сам мог менять таблицы, вводить новые роли и менять процесс, а изменения требовали несколько часов работы с платформой.

Далее я приведу внутреннюю инструкцию для сотрудников нашей компании с правилами как мы ищем нового конструктора.

Инструкция по поиску новых конструкторов в компании

В системе у нас 2 роли:

• HR – специалист, который отвечает за оперативную работу с кандидатами.
• Заказчик — руководитель команды, для которой мы ищем человека.

Общий сценарий работы с системой:

1. Отбор подходящих резюме (HR + Заказчик).
2. Звонки подходящим кандидатам, ответы на стандартные вопросы (HR).
3. Оценка кандидатов (Заказчик).
4. Отправка кандидату тестового задания (HR).
5. Сохранение тестового задания (HR).
6. Оценка тестового задания заказчиком (Заказчик).
7. Порядок очного собеседования кандидатов (HR + Заказчик).
8. Порядок завершения работы с кандидатом (HR).

1. Отбор подходящих резюме (HR).

Размещаем вакансии, ищем людей по нужным параметрам на hh, собираем откликнувшихся.
Кандидатов добавляем на доску в столбец «Inbox». Эту работу проводят HR и Заказчик. На этом этапе их задача найти кандидата и завести на него карточку. Заносим данные (ФИО, Год рождения, Телефон, Файл Резюме, если есть) в таблицу (ссылка).

Доска с карточками конструкторов в системе:


На доске у карточки могут быть следующие статусы (столбцы):

• Inbox — входящий претендент, требующий обработки
• Позвонили — Претенденту заданы вопросы по телефону и получены ответы, внесены в базу
• Выслать — требует отправки тестового задания. Одобрен заказчиком
• Решает — Ждем результатов тестового задания. Задание выслано.
• Решил — Результаты решения задания внесены в базу.
• Вызвать — необходимо провести очное собеседование. Одобрен тем, кому ищем кандидата.
• Отложен – пока не готовы принять решение.

Специалист HR работает с карточками из столбцов «Inbox», «Выслать», «Решает». Заказчик подключается, когда в столбцах «Позвонили», «Решил» появляются карточки, по которым нужно принять решение.

По каждому кандидату в системе копится информация, открыв карточку она всегда доступна. И даже если через год мы попадем на человека повторно, то уже будем знать, чем закончились прошлые разговоры.

Форма редактирования карточки кандидата в системе

2. Звонки подходящим кандидатам

Всех кандидатов из столбца «Inbox» обзванивает HR специалист по сценарию:

1. Узнать у кандидата, ищет ли он работу. Если “Да” идем дальше.

2. Рассказ про компанию. Необходимо передать следующую информацию:
“Наша компания ООО “…” занимается автоматизацией технологических процессов. В компании 20 человек, среди которых инженеры, программисты, конструктора и математики от 25 до 40 лет, в среднем около 30 лет.

Мы работаем по 2 основным направлениям: создание уникальных станков для заводов и разработка автоматизированных рабочих мест с целью полного исключения человека из производства — мы заменяем людей на роботов.”

3. Если кандидату мы интересны, то мы просим его ответить на ряд вопросов (10 мин):

• Подскажите, пожалуйста, был ли у вас опыт разработки станков? (Есть/нет, какие станки попадались)
• Имеется ли у вас опыт самостоятельной реализации проектов (Либо в одного большие проекты, либо руководил командой)?
• Что сейчас из этого работает (Проекты ушли в стол или приносят пользу)?
• Имеется ли опыт проектирование приводов, муфт, зубчатых передач? (Был ли опыт)
• В каком формате осуществляете прочностные расчеты? (Не было/В уме/На бумажке/Пользовались спец софтом (Ансис))
• Есть ли опыт проектирования технологических оснасток (Много опыта/мало)?
• Какие САПР используете? (Программы для проектирования (Компас, СолидВоркс, Автокад, …))?
• В решении задач ориентируетесь на переход от 3д к чертежу или 2д достаточно? (3д->2д или 3д не любит, легче сразу в 2д)
• Знание ЕСКД, ГОСТ (Умеет ли подготавливать чертежи по правилам ЕСКД)?
• Возможны ли слесарные работы, что-то сделать своими руками?
• Причины смены работы?
• Текущая ЗП, руб.?
• Желаемая ЗП, руб.?

4. Ответы заносим в карточку на вкладку «Обзвон»:


5. Примечание.
Необходимо заполнить поле «Примечания» на вкладке «Обзвон», где описать свое мнение о кандидате. Попытаться оценить навыки общения, адекватность, уступчивость, инициативность и самостоятельность.

6. Окончание разговора и договоренности.
В конце человека поблагодарить за ответы на вопросы. Сказать, что ответы будут переданы руководству для изучения. Пообещать, что в ближайшее время мы с ним свяжемся: мы можем предложить тестовое задание или собеседование.

Сказать, что в ближайшее время мы вышлем тестовое задание.

7. Если до кандидата не удалось дозвониться, то он переносится в столбец «Problem». Необходимо оставить запись об этом в комментариях. На третью неудачную попытку можно закрыть карточку.

3. Оценка кандидатов заказчиком

Кандидатов, что интересны компании, Заказчик переставляет в статус «Выслать». HR будет им выслать тестовое задание. Тех, кто не интересен — отправляет в статус «Не годен».

4. Отправка кандидату тестового задания

Порядок работы по тестовому заданию.

HR отправляет письма с почты ххhh@gmail.com (пароль: “ххhh”). Текст письма с тестовым заданием:

Тема письма:
Тестовое Задание для конструктора-механика ООО “…”
Тело письма:
Добрый день, Иван Иванович!
В том случае, если Вам интересно сотрудничество с нашей компанией, предлагаем подумать над нашей тестовой задачей:

Наш конструктор предложил свой вариант роликового узла для перемоточного станка, представленный на чертежах (в приложении).

1. Все собирается и как-то работает, но то ли из-за конструктивных просчетов, то ли из-за погрешностей при изготовлении ролики имеют люфт как на оси, так и радиально.
2. Концептуально предполагалось, что ролик будет самоцентрироваться на конической части оси. Но этого не происходит. Или погрешность изготовления или недостаточно угла/площади поверхности. Поэтому появилась «ось_измененная» (в приложении).
3. Корпуса избыточно массивные.
4. Одно из особых требований было – легкий и быстрый съем ролика с корпуса и оси для промывки.
5. Подшипники: 4х7х2.

Требуется проанализировать конструкцию и предложить изменения конструкции/размеров/допусков.

Просьба сообщить о получении тестового задания
— С уважением,
Хх хх
+х(ххх)хх-хх-ххх
ООО “…”

Приложение письма:
Архив “Тестовое задание.zip” необходимо прикрепить к письму
Карточку кандидата необходимо перевести в статус «Решает».

4. Выполнение тестового задания

Во время выполнения претенденты могут задавать вопросы по телефону HR-специалисту, из них будет составлен список Частых Вопросов и ответов на них.

Список Частых вопросов:
1.?!
2.?!
3. ...

Если вопросов много или они не понятные, просим оформить в текстовом виде и выслать на почту. Вопросы пересылаются Заказчику. Он по ним отвечает самостоятельно.

5. Сохранение тестового задания

Результаты выполнения (ответ на письмо и файлы) необходимо прикрепить к таблице в БД в соответствующий раздел:

• Ответ письмом — что кандидат ответил в письме
• Файлы ответа на тестовое задание — что прикрепил к письму
• Комментарии — особенности, замечания и предложения, которые возникли в работе с кандидатом:
  
  

6. Оценка тестового задания заказчиком

Кандидатов, что интересны компании, Заказчик переставляет в статус «Вызвать». HR будет по ним согласовывать расписание очных собеседований. Тех, кто не интересен — отправляет в статус «Не годен».

7. Порядок очного собеседования кандидатов

Проводит заказчик. После собеседования кандидату присваивается статус «Годен/Не Годен».

8. Порядок завершения работы с кандидатом

После всех манипуляций кандидат оказывается в одном из статусов:

• Годен. Ok — пробуем захантить.
• Годен. Мы отказали. OutSource. — Годен, но на работу взять не готовы.
• Годен. Отказался. — Хотели его взять, но он отказался. Может быть в следующий раз
• Не Годен. Молодой. -Мало опыта. Не подходит.
• Не Годен. НЕОК — Не наш вариант.

В любом случае необходимо завершить работу по кандидату. Сообщить по телефону, что мы не готовы предложить ему сейчас работу. Для контроля этой задачи в карточках на доске есть поле “Завершено”, с вариантами «Да» / «Нет». Раз в неделю, необходимо открыть список и отказать всем не годным и не завершенным. Выставить «Завершено» в значение «Да».

Результаты внедрения

1. Мы смогли запустить эту систему за неделю.
2. У нас получилось создать процесс не на бумаге, а в информационной системе, это максимально упростило взаимодействие людей и следование правилам
3. Мы смогли всю рутинную работу вынести со специалистов, задействованных в проектах, на одного человека, который при этом далек от конструкторов по сфере деятельности
4. Удалось охватить гораздо большее количество кандидатов на рынке, при этом время поиска сократилось
5. Вся информация осталась в системе навсегда, и мы сможем продолжать диалог с кандидатами в следующий раз
6. Команде не приходилось собираться вместе для вынесения решений по кандидату. Каждый мог в удобное для него время поучаствовать в обсуждении.
7. Кандидаты не заслуживающие внимания или не подходящие нам, отсеивались с самого начала переводом карточки в соответствующий статус без встреч и разговоров.

Опыт я оцениваю как успешный. Позже мы наладили с помощью этой же системы процессы:

• отслеживание заключения и закрытия договоров
• закупки оборудования для проектов
• возврат личных средств за покупки для компании
• постановки задач для конструкторов.

Надеюсь, что наш опыт будет полезен.

Успехов в работе и организации процессов!