Как наладить документооборот «на удаленке»: 7 практических шагов

За время карантина и удаленной работы выявилось много внутренних проблем у компаний, которые с таким режимом взаимодействия столкнулись впервые. Мало того, даже если предприятие старается их решать и настраивать по-новому свои управленческие процессы, требующие планирования и согласования, то не факт, что партнеры или компании-клиенты также оперативно смогли среагировать на возникшую ситуацию, что добавляет внешних проблем.


Основные проблемы документооборота «на удаленке»


Около трети сотрудников разных российских компаний оказались не способны оперативно коммуницировать и решать вопросы удаленно — это подтверждает апрельский опрос исследовательского центра портала SuperJob, согласно которому 32% работающих удаленно россиян признают, что качество их дистанционной работы стало хуже. Идут значительные задержки согласований, получения и подписания документов, контрактов, а значит — работа сильно замедляется.


Например, мы начали заключать важный договор с крупной компанией-партнером еще до карантина, и им оставалось только провести принятую у них процедуру согласования дня за 3-4, чтобы мы начали большую совместную работу по этому проекту. Но тут начался карантин. И это выбило из колеи все регламентные процедуры нашего партнера – его сотрудники жалуются, что дома невозможно согласовать документы, поскольку им нужно собрать не меньше 12 подписей разных отделов: то документ потерялся, то не знают, чья сейчас очередь его подписывать, то не могут пообщаться с руководителем, который постоянно занят из-за огромного количества навалившихся на него дел...


Если на предприятии больше 10 пользователей, участвующих в цепочке документооборота, но при этом у них нет согласованного регламента на такие случаи (а кто же мог такой случай предположить?), то почти у всех возникает проблема потери документов, задержки во времени. Быстро организоваться, к сожалению, не получается.


Не забудем и про проблемы безопасности: есть компании (государственные, финансовые и пр.), у которых запрещено пользоваться скайпом, «зумом» и прочими подобными средствами коммуникации, нельзя использовать личные «домашние» компьютеры для работы, устанавливать ряд программ на удаленные «рабочие» компьютеры (только в защищенном периметре) – все это влияет, безусловно, негативно и на работу таких компаний, и на работу их партнеров и клиентов.


Работая в офисах, люди привыкли многие вопросы решать при личном общении, на совещаниях и переговорах. И сейчас такое устное общение требуется переводить в письменное, а это не всем удобно. Например, в компании было принято для согласования документа дойти до директора и отдать договор его секретарю на подпись. Как сейчас быть? Звонить директору по телефону или скайпу? Но сотрудник, во-первых, может не знать номера мобильного телефона кого-то из руководителей, а во-вторых, трудно найти время в графике топ-менеджера или гендиректора на обсуждение своего вопроса. Обратиться за помощью к секретарю или делопроизводителю? Но секретарь или помощник руководителя тоже может пребывать в шоке от изменившихся условий работы (может, у нее дома двое маленьких детей, постоянно требующих внимания, или другие личные трудности), и работать сейчас из дома этот сотрудник будет далеко не так оперативно, как было ранее в привычном офисе.


Регламент многих предприятий зачастую ведется на устных договоренностях – по принципу «мы так привыкли». Система теперь сбоит: работники не знают, как дозвониться до нужного человека в той или иной компании, нет и внутренней телефонной базы, нет общего хранилища информации, чтобы посмотреть что и как, телефоны руководящего состава не всем доступны и т.д.


И еще одна большая проблема – большинство компаний в России привыкли подписывать договоры и важные документы ручкой на бумаге. А значит при удаленной работе либо надо ждать приезда курьера (а много ли их в компании, хватает ли на всех?), либо руководитель должен ехать в офис и подписывать бумаги там, но далеко не всем компаниям выдают ежедневные пропуска для поездок на работу.


Какие последствия?


Задержки платежей и несвоевременные принятия решений, например, о пересмотре цен, о ценообразовании, что сейчас крайне актуально. Ведь в бизнесе на карантине почти каждый день что-то меняется, и держаться на плаву компаниям можно только при оперативности принятия решений и эффективных реагирований на вызовы рынка. А если существует замедление согласования документов, то это может привести к срыву срока поставок, к затовариваниям на складах, к дефициту того или иного товара, к ухудшению взаимодействия с клиентами, к репутационным рискам и прочим проблемам.


Например, если компания привыкла вести свой управленческий учет в «экселе» (а это распространенное явление в России), то такой учет не дает возможности ввода оперативной информации – невозможно ее быстро согласовать и четко структурировать. Вся эта файловая структура также не дает одновременно работать нескольким пользователям, что приводит к замедлению получения информации, трудностям в формировании отчетов и «стопорит» работу всего предприятия.


Как решить проблемы документооборота «на удаленке»?


  1. Составьте и разошлите сотрудникам базу руководителей, чтобы они понимали, с кем и по какому средству связи лучше всего коммуницировать (например, руководитель отдела продаж оперативно отвечает по скайпу и телефону, а главбух общается только в Телеграме).
  2. Разработайте регламенты взаимодействия для удаленной работы и ознакомьте с ними всех сотрудников, чтобы они знали, как действовать в новых условиях.
  3. Если процесс визирования довольно длинный, то стоит установить в компании специальные ИТ-программы для документооборота. Их много сейчас на рынке, и они позволяют облегчить деятельность по согласованию документов. Вся история хранится в таких программах, и всегда можно посмотреть: кем уже согласован нужный документ, у кого он сейчас на подписи, отклонен ли он, по какой причине и т.д.

    Внедрение программ документооборота возможно и удаленно – программа устанавливается на сервер компании, а потом пользователям, работающим из дома, предоставляется доступ к ней. Таким образом можно повысить эффективность удаленного документооборота и решить внутренние проблемы компании по этому поводу.
  4. Чтобы решить внешние проблемы с подписанием договоров с партнерами и компаниями-клиентами, предприятиям надо активнее включаться в систему электронного документооборота – это юридически значимый оборот документами между организациями, на законодательном уровне на этот счет уже все прописано.

    Для этого нужно подключиться к сервисам по документообороту, обратившись к официальным компаниям, которые имеют право подключить электронный документооборот, составить с ними заявление, отправить оператору связи и подключить. После чего можно отправлять своим партнерам документы в электронном виде, подписывая их цифровой подписью.
  5. Организовать в компании единую сеть удаленного доступа сотрудников – этот момент обязательно надо проработать не только со своими техническими специалистами, но и со службой безопасности.
  6. Проблема безопасности вступает в спор с проблемой оперативности работы. Да, такие вопросы, как политика ценообразования, инвестирования, закупка тех или иных товаров, производство продукции, требуют оперативных решений. Но как не пострадать при скором решении этих задач от злоумышленников и активизировавшихся хакеров?

    На рынке сейчас есть множество различных предложений о безопасных подключениях – изучайте внимательно вместе со специалистами по безопасности.
  7. Не забывайте про своих системных администраторов и других ИТ-специалистах, на которых сейчас большая нагрузка, некоторые вынуждены работать чуть ли не круглосуточно. Именно они могут организовать бесперебойную удаленную работу и помочь компании.

Но если вы столкнулись с нехваткой своих специалистов, количество которых было достаточно в обычное время, то можно обратиться за помощью к сертифицированным партнерам специализированных компаний (например, партнеры «1С», с которыми работают бухгалтерии большинства компаний в нашей стране).


Вот семь основных шагов, благодаря которым можно наладить внутренний и внешний документооборот и организовать эффективную работу «на удаленке». Мы сами в нашей компании пользуемся этими методами, что помогло нам оперативно решать наши задачи и не замедлять рабочие процессы.


Кстати, удаленная работа сотрудников может значительно экономить ресурсы предприятия, но это уже другая тема для разговора.

AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее
Реклама

Комментарии 13

    0
    5 и 7 пункты совпадают по смыслу.
      0
      про 7-ой пункт речь идет больше о «человеческом» отношении к сотрудникам. Конечно, можно поставить им задачу сделать все завтра-послезавтра, чтобы они с ног падали. А может, стоит нанять доп.сотрудников на аутсорсе?
        0
        Ваш ответ, товарищ, очень характерный для Хабра. :-) Тут всегда предлагают решать проблему деньгами. Сломалось? Купить новое. Новые задачи? Нанять сотрудника. Нужен сервис? Заплатить аутсорсеру.

        Наверное, это даже правильно, если есть деньги!
          0

          Вы же знаете наверняка, что грамотные ИТ-специалисты очень востребованы, а в период карантина спрос на них еще больше увеличился. Поэтому с точки зрения руководителя "человеческое" отношение к ним, в итоге, приведет к тому, что они останутся у вас работать, а не перейдут в другую компанию. Поскольку потеря опытного сотрудника это гораздо большие потери в деньгах, чем нанять им в помощь аутсорс. Думая о деньгах, нужно видеть перспективу.

            0
            Вот зарплата — это большая потеря в деньгах для работодателя. А опытный сотрудник никуда не уйдёт, потому что в свои 60 лет он уже не найдёт работу.
              +1

              Почему опытному сотруднику должно быть 60? У меня в компании и 20-летние прекрасные специалисты. Сейчас же технологии стремительно развиваются, поэтому опыт не равно стаж.

                0
                Потому что 20-летнего невозможно удержать, он убежит за новой компетенцией и новой зарплатой, которая будет хотя бы на 30% выше.
                  0

                  Я вам не навязываю свою точку зрения — каждому самом решать, как строить работу со своими подчиненными. Но у нас в коллективе и у меня как гендиректора принято заботиться о сотрудниках, поэтому в среднем люди работают не меньше 6 лет.

                    0
                    Ведь вы, наверное, и платите им больше двадцати тысяч рублей. Поэтому они работают у вас подолгу.
                      0

                      Естественно

                        0
                        То есть вы заливаете проблему деньгами. Так любой сможет.

                        Но что делать тем предприятиям, где зарплата на уровне 20-ти тысяч рублей в месяц? Что делать тем, кто не может залить проблему нескончаемыми деньгами?
      0
      Работа на удалёнке расслабляет.
        0
        Да, это трудно) Сейчас с огромным удовольствием сотрудники постепенно возвращаются в офис. И лучше быть готовым к таким «карантинам».

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

      Самое читаемое