Что нужно помнить при переводе сотрудников на удаленку?

Кейс

Компания, которая 99% работы проводит в офисе. Для коммуникации используют живое общение и электронную почту. С учетом последних событий и тенденций планируют перевести своих сотрудников на удаленку. Что делать, о чем подумать и как не проиграть?

Важно сразу понимать: любой интеллектуальный труд можно перевести на удаленку без потери эффективности (а можно даже и выиграть).

Итак, 4 блока перевода из офиса на дом: 

1. IT

  • Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения 

Что рекомендую использовать: Teamviewer. 

Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.

  • Установите VPN или аналог. (VPN)

Зачем? Для защиты от утечки персональных данных, слежки, DPI, перехвата трафика и других киберугроз.

Оборудование 

  • Купите/предоставьте/компенсируйте сотрудникам качественные и недорогие гарнитуры (наушники+микрофон) и проверьте их работоспособность.  

Что рекомендую использовать: Plantronics BlackWire C3220-C

Зачем? У сотрудника должен быть качественный звук на всех встречах. 

  • Купите/предоставьте/компенсируйте веб-камеру (если нет в ноутбуке).

Что рекомендую использовать: Любая недорогая камера 

Зачем? У сотрудника должно быть видео на всех встречах и это обязательно.

Интернет

  • Выпустите приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и контролируйте это. 

Что рекомендую использовать:  Подключать интернет через кабель

Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.

Чат для всей компании

  • Используйте корпоративные мессенджеры. Регламентируйте общение, включая скорость ответа.

Что рекомендую использовать: Slack, Microsoft Teams, для небольших команд подходит Discord

Зачем? Обычные мессенджеры (например, Telegram) не предназначены для рабочих целей и плохо подходят для средних и больших команд. Во-первых это небезопасно: права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. Во-вторых, идет смешение рабочих чатов с личными. В корпоративных чатах даже есть возможность интеграции с Active Directory.

Видеозвонки

  • Предоставьте сотрудникам минимум 2–3 варианта софта для видеозвонков. Можно использовать бесплатные версии. Что рекомендую использовать: Zoom, Microsoft Teams,

Важно: Во время звонков видео обязательно.

  • Учите сотрудников демонстрировать экран.

  • Договоренности о звонках делают через чат и заносят в календарь.

  • Важные звонки ставьте на запись.

Зачем? Любой софт может работать со сбоями, а клиенты используют разные инструменты для видеозвонков. Не ставьте сотрудников в позицию заложника одного сервиса. 

Календарь 

  • Приучайте сотрудников пользоваться календарем и создавайте регламент. Все встречи следует высылать заранее для подтверждения всеми участникам. Если встречи нет в календаре - значит встречи не существует.

Что рекомендую использовать: Google Suite, Office 365

Зачем? Если нет встречи в календаре, то шанс ее пропустить крайне велик. На удаленке не получится подойти к сотруднику и напомнить про встречу.

Облако с документами

  • Приучайте сотрудников пользоваться облаком. Никаких папок на личных устройствах! 

Что рекомендую использовать: Google Диск, Яндекс Диск, Dropbox

Зачем? Для порядка в документах и быстрого доступа к ним у всей команды.

  • Таск-трекер и сервисы совместной работы

Что рекомендую использовать: Битрикс24, Asana, Trello

Зачем? Все сотрудники знают о своих задачах и дедлайнах, а вы можете ими управлять

Кадровый ЭДО

  • Подумайте сразу, как подписывать с сотрудниками кадровые документы и получать от них заявления. Курьеров отправлять или копить кипу бумаг - неудобно! 

Что рекомендую использовать: HR-Link

Зачем? С каждым сотрудником в год подписывают около 30 кадровых документов. Делать это по старинке: вызывать в отдел кадров или отдавать руководителю документ - не вариант!

2. Организационные моменты

  • Составьте список тех, кого хотите перевести на удаленку.

Зачем? Это основа, вы должны понимать кого отправляете, а кого нет. .

  • Разбейте на группы и составьте график перевода.

Зачем? Делать все сразу рискованно, так как можно запутаться и упустить важные моменты.

  • Проведите серию вебинаров для сотрудников (а в случае крупных компаний для ключевых сотрудников) Расскажите максимально подробно “правила игры”: что им нужно сделать, какие документы подписать, какие регламенты работы, как взаимодействовать между собой и важно, что начните с плюсов такой работы для самих сотрудников. 

Зачем? Если сотрудник не знает, что нужно делать, то он не будет выполнять свою работу. Убедитесь, что все ознакомились со своей должностной инструкцией и обязанностями. Все директивы сотрудники воспринимают “в штыки” Делайте акценты на плюсах для них. Обучите сотрудников работе с софтом на удаленке.

  • Научите сотрудников использовать необходимые программы и электронную подпись для кадровых документов

Зачем? Сотрудникам не придется самостоятельно разбираться в новых технологиях, что сэкономит время и повысит эффективность.

3. Юридические особенности

  • Подготовьте или внесите изменения и ознакомьте всех сотрудников с ЛНА, который:

  • Регулирует порядок дистанционной (удаленной) работы;

  • Позволяет переводить работников по инициативе работодателя на дистанционную работу;

  • Легализует и регламентирует обмен электронными документами с использованием электронной подписи.

  • Определяет режим работы дистанционщика;

  • Регламентирует режим рабочего времени;

  • Упорядочивает продолжительность и периодичность дистанционки, если она временная;

  • Регламентирует Порядок предоставления отпусков;

  • Уточняют порядок вызова в офис для временных дистанционщиков;

  • Определяет порядок выхода в офис по своему желанию;

  • Уточняют порядок и размер возмещения расходов

 Зачем? Во-первых, так требует закон. Во-вторых, вы усиливаете контроль за деятельностью работников и исключаете риск манипуляций с их стороны. Если вы, к примеру, забыли прописать порядок вызова сотрудника в офис, то заставить его приехать туда на совещание, будет затруднительно.

А если не зафиксировать время работы сотрудника, то может возникнуть следующая ситуация: руководитель звонит работнику в 15:00, а тот не берет трубку и потом говорит, что работал до 14:59. В этом случае ваши претензии к нему будут безосновательны.

  • Включите в ПВТР основные положения, регулирующие дистанционную (удаленную) работу.

Зачем? Наличие основных положений в ПВТР позволит не допустить рисков манипуляций и избежать снижения качества труда.

  • Разработайте и заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые будут содержать корректные условия о дистанционной работе.

Зачем? Это позволит снизить риск при проверке ГИТ и при обращениях работников в суд.

  • Заключите с сотрудниками соглашения об ЭДО.

Зачем? Бумажный документооборот на дистанционке крайне сложный 

  • Проверьте наличие у сотрудников подписанных соглашений на обработку персональных данных, позволяющих поручать обработку третьей стороне.

Зачем? Для использования системы кадрового электронного документооборота

ВАЖНО: 

Документы компании - это взаимосвязанная система, так что нужно проверить, как минимум, следующие ЛНА на актуальность и противоречия:

Правила внутреннего трудового распорядка - виды дистанционки, правила приема/увольнения и режим работы

Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников - размер и сроки компенсации за использование своего компьютера или другого оборудования для работы

Положение об аттестации - как проводить аттестацию и оценку дистанционщиков

Положение об обработке персональных данных работников - как работники будут передавать документы с персональными данными и где кадровый сотрудник будет их хранить

Регламенты работы отделов - как дистанционные работники будут взаимодействовать, выполнять задания и отчитываться 

4. Психологические факторы

Для правильного выполнения функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации принимайте и дополняйте следующие принципы:  

  1. Установите часы присутствия на работе (онлайн).

Они должны быть одинаковыми для всех сотрудников компании. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Удаленка ≠ каждый работает, как и когда хочет.

  1. Не контролируйте время онлайн, а отслеживайте выполнение задач. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, так это быть в сети и создавать видимость работы.

  2. Установите регламент ответа в чатах и не требуйте мгновенного ответа (это главный враг продуктивности!)

  3. Решайте в чате только несложные вопросы. Основные же решайте на видеозвонках с последующими обязательными “минутками” встречи в чате. 

  4. Попросите сотрудников использовать в чате только реальные имена и фото (как бы это ни было банально). Чат может и должен стать заменой публичного справочника сотрудников.

  5. Используйте календарь для назначения встреч (всем сотрудникам должны быть доступны календари остальных).

  6. Проводите регулярные общие видеозвонки с командой и встречи 1-1 с ключевыми сотрудниками. Не реже раза в неделю!

  7. Введите «тихие» часы. Для максимальной продуктивности у сотрудников должен быть баланс между работой и личной жизнью.

  8. Подумайте над программой wellbeing. Постоянное сидение на одном месте может вызвать проблемы со здоровьем.

  9. Создайте курс «Как организовать удаленную работу дома», где подробно расскажете о тайм-менеджменте и прочих правилах и принципах. Дома рамки между отдыхом и рабочим временем размываются. В результате, накапливается усталость, которая может привести к психологическому выгоранию.

Принципы организации рабочего места сотрудника:

  1. Отдельная комната с хорошим интернетом.

  2. Десктоп, ноутбук, гарнитура, камера. 

ВАЖНО!

  1. Никаких личных дел во время работы. 

  2. Подумайте как помочь сотруднику “продать” семье почему его нельзя беспокоить в рабочии часы

Учтите, что на первых порах у сотрудников будет много вопросов, поэтому заведите канал помощи в чате.

Если вы будете следовать предложенным правилам и принципам, то сложностей с переводом сотрудников на удаленку не возникнет.  

А если у вас появились вопросы, возражения или пожелания, то буду рад вашим обращениям:

Махлин Дмитрий. +79110001778 Телеграм: @MakhlinD

Facebook: facebook.com/MakhlinD, https://www.instagram.com/makhlin.d/

Комментарии 52

    +9

    А если нет отдельной комнаты? Увольнять или пускай мучается?

      +1
      Расстрелять.
      И не уволен и не мучается.
      /s
        0
        Искать различные варианты. Например коворкинг. В любом случае работодатель и сотрудник должны идти на встречу друг другу.

          +1

          Вот именно, а не ультиматумы ставить "отдельная комната, проводной интернет и т. п." И работодателю, принимая решение о переходе на удалёнку, надо быть готовым к тому, что кто-то из сотрудников не захочет идти навстречу в таких вопросах или только за отдельную плату пойдёт, поскольку это существенное изменений условий сотрудничества и работник может не считать его вин-вин, а может счесть попыткой переложить проблемы работодателя на плечи работников.

            0
            Я согласен с вами, в статье я пишу что нужно предусмотреть и не забыть, а не какие ультиматумы ставить сотрудникам.

        +12

        Какие милые и, местами, оторванные от жизни банальности.

          –1
          Я старался верхнеуровнево описать общую модель. Согласен, что все индивидуально и на практике намного больше вопросов и сложностей.
          +7
          Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.
          Мобильная связь мобильной связи рознь.
          Этим летом я вполне нормально целую неделю работал в том числе с видеоконференциями, через раздаваемый со смартфона 4G-интернет, находясь на даче у бабушки в 50 км от города, без каких-либо технических проблем :)
            +1

            Согласен. Я все то лето (апрель-сентябрь если точно) вел и смотрел вебинары с дачи с мобильного интернета (крохотная коробочка йоты), на котором ещё работали мой папа и моя жена, а мама смотрела ТВ. Жена занимается ивентами и спокойно вместе со мной одновременно рулила конференциями на несколько потоков (комнат) в фуллХД. Все это 50+ км от МКАД. При этом я ещё и в ВПН постоянно и если бы интернет был не стабильный у меня бы связь рвалась. Единственные причины проблем — за 15 могут до грозы интернет кончался и появлялся уже после окончания. Было пару раз. Все совершенно нормально реагировали.

              0
              Тоже +. У меня в лен.области в 2км от СПб интернет домашний падал во время грозы, причём обычно всегда перед онлайн-собранием. А интернет через мобильную связь работал отлично и спасал не единожды.
                0

                Мой домашний интернет в принципе представляет из себя 4G-роутер и другого у меня нет. С марта частично или полностью работаю из дома, полёт нормальный.
                А так — было бы интересно увидеть такой приказ и вежливо предложить работодателю за свой счёт провести мне проводной интернет и оплачивать его потом. Но не получится, у меня работодатель адекватный, поэтому подобных приказов выпустить не сможет.

                  –1
                  Научите как вы это делаете =) Больше всего бесит, когда зависает картинка со звуком из-за слабого интернета =)
                  +4
                  Касаемо вашего пункта 1.
                  как по мне
                  1. компания должна предоставить сотруднику ПК/лептоп для удаленной работы + весь соответствующий набор ПО + лицензии к ним.
                    0
                    1. По выбору должно быть, может просто места нет для второго ПК
                      0
                      По выбору должно быть, может просто места нет для второго ПК

                      Пускать в рабочую сеть с домашнего пк — плохая практика в целом.
                      Если дома нет места для второго ПК, значит домашний убирается и вместо него устанавливается рабочий. Или же ищется персональный компромиссный вариант для работы с работодателем, а не просто «должно быть». Тут все же нет единого, универсального сценария.
                    +2
                    Интересно, автора где-то заморозили примерно на год? Мы уже второй раз возвращаемся с удаленки в офис (на этот раз частично), а он только решил обсудить вопросы перевода.
                      +7
                      sarcasm start
                      А раньше постить нельзя было, вдруг конкуренты украдут методики перевода на удалёнку
                      sarcasm end
                        0
                        Возможно приказ о необходимости подключиться к интернету именно проводом был секретным.
                        0

                        Я бы сказал что примерно 50% советов вообще к удалёнке не относятся никак и должны были быть решены и без удалёнки уже много лет как. Так что даже не год, а сильно дольше.

                          +1
                          Ага. Типа совета про календарь. Я пожалуй не смогу вспомнить компанию за последние 20 лет, где бы все было настолько запущено.
                            +1

                            Календарь, чаты, сроки ответов, электронные подписи, общие договоренности о рабочем графике… а доступ для саппорта через тимвьювер наоборот дно какое-то (я вообще последние годы про тимвьювер вспоминаю что он существует только когда через него очередной раз кого-то хакнули и это в новостях промелькнуло и вот сейчас ещё).

                          –1
                          Никто не морозил, к сожалению=) Только с 01.01.2021 официально закон вступил в силу, так что решил поделиться.
                            0
                            А, то есть это по поводу официальной легализации удаленки, так сказать? Ну тогда наверное стоило это как-то почетче выделить что-ли, потому что из текста это ну никак не стало очевидным.
                          +3

                          Зачем такая обязательность с видео? Ощущение будто компания организовывая удалёнку хочет контролировать также как и в офисе, а то и больше. Удивительно что нет советов по трекингу всех запущенных программ и всего такого.

                            0

                            Для более эффективных коммуникаций.

                              0
                              Ну это вопрос спорный. Скажем, у меня несимметричный канал (тонкий исходящий), поэтому когда я включаю видео, у меня портится качество звука (в зуме). Будут ли коммуникации, когда меня видно (еще неизвестно, хорошо ли), но плохо слышно, эффективнее, чем наоборот?
                                0

                                Комментарий не про техническое обеспечение, а что в целом видео+звук дает лучшее качество коммуникаций чем один звук — добавляются частично невербальные каналы коммуникаций

                                  0
                                  Ну это понятно, да оно и приятнее обычно видеть человека живьем (хотя и накладывает обязательства не сидеть на работе в трусах и майке :). Я лишь говорю, что не всегда это возможно на сегодня, и хорошее качество звука — лучше чем плохой звук плюс видео.

                                  Более того, в реальности лично у меня эффективная коммуникация обычно выглядит как звук + расшаренный экран с кодом, или там логом.
                                    0

                                    Не всегда возможно на сегодня даже голосом общаться через сеть — это нужно учитывать и принимать решение то ли увольнять людей, то ли обеспечивать их старлинками, то ли делать для них исключения из общих правил.

                            –2
                            Важно: Во время звонков видео обязательно.

                            А если у меня нет отдельного кабинета, и я не хочу чтобы все коллеги видели мою однушку и жену, которая ходит топлесс?)
                            Работодатель оплатит мне расширение жиплощади?

                              0

                              Virtual background отлично спасает

                                0

                                Всегда есть мизерный шанс, что он заглючит в самый неподходящий момент.
                                Уж лучше хромакаей позади поставить.

                                0

                                Пускай смотрят и завидуют — у моей жены есть на что посмотреть :-D

                                  0

                                  Фотки жены в студию! Пусть общак решит, стоит ее показывать или нет! :-D
                                  А если серьезно, то можно сесть камерой к стене или просто купить, наконец, жене одежду.

                                    +1

                                    Я согласен в том, что для любой проблемы можно найти решение.
                                    Просто иногда решение может быть слишком затратным, и возникают закономерные вопросы типа:


                                    • а почему я должен за свой счет делать рабочее место из своего жилья?
                                    • а так ли уж нужна эта удаленка лично мне?
                                    • а не хочет ли работодатель переложить решение своих проблем на меня за бесплатно?
                                      0

                                      Все три вопроса отпадут, если понять одну важную вещь. Попробую донести ее.


                                      Вот скажите, какая должна быть длина рабочей недели? Вы, как москвич, наверняка скажете: 5/2, по 8 часов в день — итого 40. Так уж сложилось в России.
                                      А я вот скажу 5.5/1.5 и 45 часов, потому что в моей стране так.
                                      Вот эту дельту в 5 часов человек должен работать или работодатель наглеет?


                                      Откуда берутся вообще эти цифры? Раньше за мамонтами бегали круглосуточно. Потом, с развитием государственности, начались торги между рабочим классом и бизнесом, где бизнес с завидным постоянством проигрывает. У вас в России он проиграл до уровня 40, у нас в Израиле — до уровня 45.
                                      Лет через 30 мы увидим цифры в районе 20-25 часов, например.


                                      К чему я веду? К тому, что "я никому не обязан <что-то>" — всего лишь условность, актуальная в данное время и в данном месте. Результаты чьих-то торгов.


                                      • Не работать лишние часы — условность (закрепленная в ТЗ)
                                      • Не работать на пространстве менее 3 квадратных метров — условность (закрепленная в ТЗ)
                                      • Не работать из дома — условность (не закрепленная в ТЗ).

                                      А теперь к вашим трем вопросам.
                                      Вы никому ничего не должны (исключение: подписанный контракт и ТЗ).
                                      Не делайте. Вы — свободный человек. Но кроме вас на рынке есть еще свободные люди, которые свободно и без давления примут условия второй стороны и обойдут вас в конкурентной борьбе. И никто ни на кого при этом не давил, все по доброй воле.


                                      И давайте уважать безмерные хотелки работодателя — это его право. Такое же справедливое, как у вас хотеть ничего не делать и получать миллион в секунду. Свободный рынок, каждый выпендривается в силу своей позиции.

                                        0
                                        И давайте уважать безмерные хотелки работодателя — это его право.

                                        Не припомню, чтобы на хабре было принято уважать "безмерные хотелки работодателя" и не вижу причин самому начинать.
                                        Собственно для этого я и переезжал в более крупный город, чтобы зависимость от одного конкретного работодателя была как можно меньше, и в случае "безмерных хотелок" с ним можно было бы легко попрощаться.

                                          0
                                          Не припомню, чтобы на хабре было принято уважать "безмерные хотелки работодателя" и не вижу причин самому начинать.

                                          Тогда почему работодатель должен уважать вашу хотелку работать из офиса? Кто вам что должен и почему?

                                            +3

                                            Как минимум потому, что рабочее место в офисе было вписано в трудовой договор.
                                            Не силен в юридической стороне вопроса, но полагаю что в этом случае мне пришлось бы уволиться, потому что я не готов сидеть на удаленке на постоянной основе.
                                            Но ни о каком уважении данного желания работодателя тут говорить не приходится. Ибо тут вся статья написана в духе "как сэкономить на аренде офиса за счет работников".

                                      0
                                      Я наоборот хочу отнять всю одежду у жены, пусть ходит дома и радует меня)
                                        0

                                        Не время! Надо писать код!

                                          0
                                          Это поднимает производительность!
                                    0

                                    За год непрерывных созвонов с примерно сотней коллег, основные глюки это когда человек, растворяется в фоне, а не фон исчезает, ни разу палева никакого не видел :)
                                    Хотя, всякое в жизни бывает

                                      0
                                      При изменении освещения раньше постоянно глючил. Именно с пропаданием фона
                                      0
                                      Я бы вряд ли подписал разрешение на раздачу моих персональных данных третьей стороне. Это конечно может обязательно для использования каких то сервисов, но пусть эти сервисы заключат со мной соглашение на моих условиях. А то я не поленюсь и пол мира облететь, чтобы лично бумажёнки подать и покалякать. Лучше чем кредит на Х миллионов взятый мошейниками из-за утечки, с начала придётся его выплачивать, а потом доказывать что ты не верблюд.
                                        0
                                        Чаще всего, у вас уже есть подписанное разрешение с работодателем, который имеет права передавать 3 стороне данные для осуществления рабочих функций.
                                          0
                                          За 8 лет точно знаю своих 4х работодателей и договора на руках, никаких таких соглашений не давал. С банком отдельное соглашение, не привязанное к работодателю.
                                        0

                                        "Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения
                                        Что рекомендую использовать: Teamviewer.
                                        Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.
                                        Установите VPN или аналог. (VPN)
                                        Зачем? Для защиты от утечки персональных данных, слежки, DPI, перехвата трафика и других киберугроз."


                                        TeamViewer и VPN это теплое с мягким.
                                        Простите, что такое аналог VPN?
                                        VPN это канал связи. Или сразу во внутреннюю сеть компании, или в отдельную зону VPN клиентов.
                                        Используется для доступа к внутренним сервисам инфраструктуры.
                                        Утечка данных с агентом на машине которая имеет доступ к VPN реализуется значительно проще.
                                        DPI это не кибер угроза.
                                        Если надо защитить инфраструктуру от атак то:


                                        • или выдавать корпоративный ноутбук у которого включено шифрование дисков и на который можно накатить любые корпоративные политики. Т.е. девайс полностью под контролем.
                                        • или следовать Bring your own device security. Что не удобно все сторонам.
                                          +1
                                          Зачем это в «DIY или Сделай сам»?
                                            0

                                            Возможно, имеется в виду, что компьютер и остальное рабочее место для удаленки ты должен сам себе сделать :))

                                              0
                                              А заодно и найти сам себе над чем работать и чем платить? :)
                                            0
                                            «Удаленка» — хорошее решение, которое помогло оставить на плаву многие компании в период пандемии.
                                            А главный совет каждому работодателю, решившему, что его подчиненные будут работать удаленно — соблюдайте трудовое законодательство! Продолжительность рабочего времени на «удаленке» должна соответствовать продолжительности в офисе. Должны быть технологические перерывы, обед. А за переработку должна быть адекватная дополнительная оплата!

                                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                            Самое читаемое