Классикой автоматизации в компаниях является предоставление сотрудникам корпоративной информационной системы. В ней пользователи заносят данные, просматривают информацию, из нее отправляют на принтер или по электронной почте заполненные печатные формы документов, в ней формируются различные отчеты.
Но зачастую это сопровождается параллельным ведением таблиц Excel и общих гугл-таблиц, где данных гораздо больше, и они актуальнее, чем в корпоративной ERP-системе.
Почему сотрудники компаний начинают работать в Excel и Google таблицах?
Всё дело в эффективности. Эффективность сотрудников часто снижается, когда они начинают пользоваться корпоративной ERP-системой. И причины этого лежат на поверхности.
Пример: как сотрудник становится неэффективным?
Если вы часто общаетесь с пользователями (не из числа айтишников), то прекрасно понимаете, что они откровенно плохо разбираются в информационных технологиях.
Многие пользователи не умеют толком настроить и пользоваться своим смартфоном. Они даже не понимают, что происходит на экране, открыто приложение, файл или окно браузера. Не говоря уже о ERP-системе.
С другой стороны, сотрудник является опытным специалистом в своей области, например, в закупках. Он прекрасно понимает процессы закупок, прекрасно разбирается в поставщиках и ценах.
И когда менеджер по закупкам приходит в компанию, для него создают нового пользователя ERP-системы и показывают, как с ней работать:
вот справочник номенклатуры, но кроме наименований ничего нет
вот справочник поставщиков, но не видно, что он поставляет
вот заявки на поставку от подразделений, но не понятно к какому сроку заказывать
вот первый отчет по складским остатках, но здесь не видно поставщиков
вот второй отчет по остаткам, только с ценами, но без поставщиков
вот третий отчет по остаткам - здесь видно поставщиков, но не видно цен
вот договоры поставщиков, только в них нет спецификаций, условий доставки и цен
вот документы заказа поставщикам, но их нужно заполнять вручную
вот документы поступления от поставщиков, но не понятно по какому заказу
остальное спросишь у своих коллег...
Кроме того, нужно еще разобраться в ERP-системе: с чего начать, куда смотреть, где заполнять. Идет время, а сотрудник "тупит", его руководитель недоволен, сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, это приводит к срыву поставок.
В лучшем случае, такой сотрудник быстро перестраивается, и создает вокруг себя систему хранения и обработки информации в Excel и гугл-таблицах - эффективность его работы резко возрастает и он начинает показывать ожидаемые результаты.
В худшем случае, он не успевает адаптироваться и применить свой богатый опыт в закупках - компания расстается с сотрудником, так как он неэффективный закупщик.
И вместо того, чтобы применить в компании свой многолетний опыт закупщика, сотрудник пытается разобраться во всех тонкостях ERP-системы, документах, отчетах и справочниках. Данных мало, половину информации нужно утонять у других сотрудников, потому что без нее нельзя сделать закупку.
Что из себя представляет ERP-система?
Это сложное программное обеспечение, некий «монстр» с множеством различных подсистем, которые охватывают основные бизнес-процессы компании. И часто это выглядит, как «букет» не самых лучших решений (с точки зрения пользователей, которые работают с интерфейсом, данными и функционалом), собранных в одном месте.
Почему ERP-систему я представил букетом?
Каждый цветок в букете это образное представление подсистемы.
Внешний вид цветка образно отражает состояние подсистемы (ее работоспособность, ее функциональность, ее интерфейс).
Опавшие бутоны цветков образно означают, что подсистема "умерла", но до сих пор является частью ERP и ей продолжают пользоваться "по привычке" (никто не сказал сотрудникам, что этот функционал уже не актуальный, а из интерфейса его не убрали).
И еще есть мир параллельно существующих подсистем - старая и новая:
Старой CRM продолжают как-то пользоваться, пока не перешли на новую.
С новой CRM толком не могут начать работу, потому что она еще не настроена.
И все это включает в себя ERP-система.
Кроме того, реальная работа сотрудника зачастую не соответствует функционалу, который предоставляет ERP-система, а интерфейсы неудобные и в них сложно разобраться.
И даже там, где пользователь разобрался с функциями системы и смирился с интерфейсом, этого оказывается недостаточно для выполнения его текущих задач, чтобы эффективно выполнять свои функциональные обязанности на занимаемой должности.
Еще одна проблема ERP-систем заключается в том, что они не умеют объективно оценивать выполнение KPI сотрудниками. В системе просто нет достоверных данных.
Поэтому сотрудники выбирают наиболее эффективные с их точки зрения системы для работы: Excel и общие Google таблицы. Они сами «рисуют» в них интерфейсы, а информацию хранят в таком виде, чтобы было удобно пользоваться ежедневно.
На самом деле - это далеко не всегда оказывается эффективным. Просто сотрудник выбрал для себя зону комфорта, место, где ему всё известно и понятно.
В таком случае, бизнес-процессами фактически управляют сотрудники, и они же являются исполнителями задач.
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс - это сценарий (набор схожих сценариев), в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним.
ERP-системе отводится простая роль:
1. Хранение и обработка данных (причем, это малая часть по сравнению с тем, что хранит пользователь в Excel)
2. Выдача результатов по запросу пользователей (просмотр информации на экране, вывод на принтер заполненных печатных форм, формирование отчетов).
Одним сотрудникам нравится быть «центром» бизнес-процессов: они хорошо в них разобрались и понимают, они всем «рулят», информация о текущем состоянии какого-либо процесса находится в голове у сотрудника. Он сам решает, какие задачи и когда будут выполнены.
Другие сотрудники, наоборот, плохо разбираются в процессах компании и находятся в постоянной неразберихе: путаются в задачах, забывают их вовремя выполнять, не понимают, в какой последовательности и когда нужно заносить данные в систему, или задачи вовсе теряются. Сотрудник постоянно что-то делает, но это не приводит к желаемым результатам.
Когда ERP-система управляет бизнес-процессом, то она автоматически выполняет задачи, связанные с внутренней коммуникацией: автоматическая передача информации между сотрудниками, автоматическая обратная связь одним сотрудникам при выполнении задач другими сотрудниками.
Уже одно это существенно повышает эффективность и скорость выполнения задач сотрудниками. А когда система выполняет задачи бизнес-процесса самостоятельно, то сроки их выполнения сокращаются до минимума.
Значительно ускоряется движение процессов в компании, повышается точность и объективность данных. Это особенно важно для принятия управленческих решений.
Эти причины могут показаться тривиальными, но в большинстве случаев, именно устранение проблем с данными, найстройка в системе бизнес-процессов и улучшение интерфейсов - приводят к значительному повышению эффективности сотрудников и компании в целом.
Как повысить эффективность сотрудников в ERP-системе?
Ответ очевиден - убрать причины неэффективности:
Привести в порядок данные и «обогатить» их.
Объединить данные в одной информационной системе.
Исключить повторный ввод одних и тех же данных.
Роботизировать бизнес-процессы компании.
Повысить удобство интерфейсов.
Добавить мобильности сотрудникам.
Что такое роботизация бизнес-процесса?
Роботизация бизнес-процесса - это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система.
ERP-система должна охватывать основные бизнес-процессы предприятия и быть рабочим инструментом управления совместной деятельностью сотрудников.
Данные из других информационных систем и подключенного оборудования должны поступать в ERP-систему автоматически, минуя операторов и ручной ввод.
Это вводная статья. В следующих публикациях я расскажу, как: привести в порядок исторические данные в ERP-системе, роботизировать бизнес-процессы и повысить юзабилити интерфейсов.
