Про пользу электронного документооборота для бизнеса сказано уже много: это и удобство, и скорость, и помощь в работе с партнерами и контрагентами, клиентами и сотрудниками, и многое другое.
Меня зовут Лебедев Владимир. Сегодня я хотел бы рассмотреть плюсы ЭДО и организацию процесса на примере работы с сотрудниками компании. Если вы тоже задумываетесь об этом (а в условиях массовой удалёнки странно не задумываться), возможно, вам пригодится наш опыт.
Вот как мы себе всё представляли после полного перехода на ЭДО:
делаем всё без бумаги и радуемся спасённым лесам;
сотрудники довольны: они не тратят время на работу с бумагой;
коллеги из информационной безопасности также разделяют общий настрой и довольны происходящим.
Как вы понимаете, так выглядит ситуация в идеале, но в реальности не так все просто. Насколько далека реальность от идеала рассмотрим далее в посте.
Как все было устроено раньше: классическое дублирование элементов электронного документооборота бумажным (через печать и сканирование), как следствие, увеличенные затраты на администрирование, формирование отчетности и т. д.
При этом внутри компании использовалась и электронная подпись (ЭП), но её виды были разнородны в зависимости от систем, процессов и видов документов, что вызывало проблемы поддержки.
Кроме того, юридическая значимость документов при использовании разнородных видов ЭП требует оформления множества внутренних документов, что также увеличивает трудоемкость, административную нагрузку и, в конечном счете, порождает вопросы со стороны сотрудников и руководства.
Ход процесса
Начали мы с анализа трех основных составляющих: определение категорий сотрудников, составление реестра видов документов и действий, а также выбора варианта ЭП.
Категоризация сотрудников: всего было выделено 4 группы, из которых ключевых было 2. Это сотрудники, работающие в офисе, и те, которые всегда работают дистанционно. Дистанционщиков ТК РФ выделяет в отдельную категорию, и с ними можно всё подписывать с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи).
Другие две группы промежуточные, это те, кто чередуют удаленный режим с офисным. Для каждой из них есть нюансы, но технически мы отнесли их к первой группе сотрудников, работающих в офисе.
Виды документов: мы провели довольно внушительную работу с документами и собрали бэклог из более 30 видов документов, определили действия, совершаемые с документами (подписание или ознакомление), а также зафиксировали доступные варианты видов ЭП для каждого из действий в разрезе каждого документа.
Выбор ЭП: при выборе конкретного вида ЭП стоит учитывать в комплексе такие параметры, как:
стоимость;
простота использования;
сложность онбординга;
подтверждение юридической значимости.
При этом имеет смысл оценить не только стоимость использования разных подписей, но и удобство работы с ними, включая и онбординг сотрудника, который в случае с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) становится той ещё задачей.
Выбор задачи
Итак, на входе мы решали такую задачу, как ознакомление с локально-нормативными актами. Для нас это серьезная задача, так как сотрудников в банке более 6 тысяч, и в случае традиционного документооборота это, без преувеличения, горы бумаг. Именно поэтому мы с неё и начали.
Сформировали рабочую команду из специалистов следующих департаментов:
кадровое администрирование;
юристы;
информационная безопасность;
IT.
Долго обсуждали, стоит ли выпускать свои собственные КЭП и делать свой удостоверяющий центр (УЦ). В целом возможно, но это всегда вопрос стоимости и удобства. По нашим расчётам, вышло не только дорого, но и сложно в плане адаптации. Да ещё и перевыпуск КЭП для новых сотрудников рано или поздно будет увеличивать непрозрачность процесса. Так что мы решили выбрать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в формате RSA, который хранится в контейнере локального пользователя, а выпускается локальным УЦ.
Порядок использования УНЭП
Это весьма важный документ, поэтому про него имеет смысл написать отдельно. У него есть одна особенность — он универсален в своей основе. Это значит, что мы можем взять и использовать эту подпись в любом нашем внутреннем процессе, просто сделав сноску во всех дополнительных нормативных актах на первичный порядок. В нашем случае на первом этапе дополнительным нормативным актом стал «Порядок ознакомления работников с внутренними нормативными документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью». И всё.
Информационные системы
В целом инфосистемы фактически состояли из двух узлов. Первый — УЦ, второй — BPMS с функцией электронного документооборота. Можно было бы использовать СЭД, если бы не одно но: документ рождается в СЭД, поэтому логично, чтобы и ознакомление с ним тоже шло в СЭД. Но у нас прямо сейчас идет параллельный проект по смене СЭД, и продлиться он может еще месяцев 8. Так что мы решили использовать те системы, которые у нас уже есть, развернуты на весь банк и поддерживают электронное подписание прямо здесь и сейчас.
Поэтому BPMS. Вот на картинке карточка документа, на которой есть ссылка на текущую версию документа, а также подписи ответственного сотрудника, удостоверившего его подлинность. То есть каждый пользователь, который будет знакомиться с этим документом, будет знакомиться и с вложением.
Требования к процессу
Нам необходимо поддерживать два режима ознакомления. Это базовое требование отдела кадров (и жизни), потому как всегда будут сотрудники, которые в силу закона могут отказаться от электронного ознакомления, это их право, и мы должны им его предоставить. Но при этом мы должны сформировать единую базу и отчетность по ознакомлению с документами.
Сейчас это все ведется в Excel — сотрудники подразделения кадрового администрирования выставляют статусы, получили ли они подтверждение ознакомления или нет. На самом деле, это огромный труд специалистов, которые занимаются этими листами ознакомления большую часть своего рабочего времени. И это то, от чего мы хотим уйти.
Если будете внедрять у себя подобное, также обратите внимание на нагрузки. Я писал выше, что у нас более 6 тысяч сотрудников и, как показала практика, не каждая система в состоянии формировать листы ознакомления на 6 тысяч человек. Нам также пришлось поработать с вендором в этой части.
Ещё из важного — система напоминаний по процессу. С одной стороны, это важно для банка и для соблюдения ряда законов, с другой — очень важно не надоедать сотрудникам напоминаниями. Ну, вы знаете, как часто бывает с напоминанием о прохождении корпоративных курсов, например, все эти “ВНИМАНИЕ! ОСТАЛОСЬ ДВА ДНЯ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ!”. Не надо так делать.
Неожиданные новости
Когда мы почти завершили работы, 22 ноября 2021 г. вышел новый Федеральный Закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс РФ», уточняющий электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Принятие данного документа потребовало дополнительного изменения внутренней нормативной базы, а также подписания с сотрудниками ряда документов. Правда их выпуск и регистрация была упрощена уже выполненными ранее наработками.
Что в итоге?
Сейчас мы находимся на стадии пилота.
Листы ознакомления в бумажном виде оснащены штрих-кодами, соответственно, мы снизили трудозатраты на их обработку и учёт в разы.
Все документы начиная с ноября 2021 года запускаются в системе на ознакомление именно в бумажном виде, то есть мы начали с бумажного ознакомления. Процесс выглядит так:
Документ загружается сотрудником отдела кадрового администрирования.
Подтверждается его же подписью в системе, что документ достоверен и равнозначен тому, который был подписан уполномоченным лицом.
Документ рассылается всем сотрудникам банка на ознакомление в выбранном режиме: либо в электронном, либо в бумажном. Мы пока рассылаем в бумажном, каждому сотруднику приходит лист ознакомления и ссылка на документ, с которым нужно ознакомиться.
А дальше мы всех планируем переключать поэтапно на электронное ознакомление.
Что дальше?
Следующим шагом мы планируем переходить на электронное подписание протоколов обучения сотрудников по ПОД/ФТ. Для всего финансового сектора это также знакомая история и достаточно большие трудозатраты, поскольку, например, только в нашем банке ежегодно несколько тысяч сотрудников проходят плановое обучение.
Главное — не просто уйти от бумаги, но сделать рабочие процессы более быстрыми и удобными для всех, при этом избежав многочасовых онбордингов и монструозных инструкций.