Управление проектами, особенно масштабными — нелегкая задача. Требуется учитывать множество факторов как внешних, так и внутренних, особенно когда масштаб проектов увеличивается, растет объем информации, а в компании приходит все больше сотрудников, чьей работой нужно управлять. Все усложняется, если таких проектов не один, а десятки или сотни. Без детального планирования сейчас никуда: по данным команды авторитетного издания из США «Как открыть бизнес» детальное планирование дает возможность развиваться компаниям на 30% быстрее, чем обычно. Такие выводы сделаны на основе анализа работы свыше 11 тысяч разных компаний.
К счастью, сейчас есть множество сервисов, которые позволяют упростить задачу управления проектами. Хорошие сервисы должны позволять сформировать единую картину по портфелю проектов компании, задать единые стандарты исполнения проектов, сэкономить время сотрудников на сбор и формировании отчетности. И вот о них сегодня и поговорим.
Проблем с управлением проектами в бизнесе, особенно в крупных, немало. Наверное, многим читателям Хабра знакома ситуация, когда у проектов из-за сложностей с менеджментом и мониторингом срываются сроки, а нужные цели не достигаются. Из-за этой и других причин продукты поздно выходят на рынок, а «пожары» тушатся деньгами и другими ресурсами, в результате чего проект становится нерентабельным. Соответственно, инвестиции в такие проекты не окупаются, а стратегия не выполняется. В итоге снижаются темпы развития бизнеса. Решить эти проблемы позволяют системы управления проектами.
ADVANTA
Комплексная информационная система, которая позволяет управлять большим количеством проектов. Она подходит, в первую очередь, среднему и крупному бизнесу. ADVANTA дает возможность покрыть все процессы проектного управления, с одновременной автоматизацией работы всех участников проекта. Внедрить ее в компании можно за пару месяцев благодаря гибкости в настройке и простоте в использовании. Адаптация системы под потребности компании происходит без программирования в направлении от простого к сложному.
Это достойная альтернатива зарубежных решений вроде Microsoft Project Server, Sharepoint, SAP PPM и других. У системы есть иерархический реестр проектов, возможность в паспортизации проектов с гибкой настройкой реквизитов плюс профессиональная диаграмма Ганта. Кроме того, ADVANTA позволяет управлять финансами (БДР, БДДС), контрактами, ресурсами, рисками, идеями. Еще продукт предлагает проектный документооборот и согласования, совещания и контроль поручений, есть встроенные коммуникации, плюс BI-отчетность и дашборды (панель управления руководителя).
Несмотря на комплексность продукта, у него простой интерфейс, который дает возможность быстро разобраться с принципами работы в среде ADVANTA.
Достоинства сервиса:
● Простой интуитивно понятный интерфейс.
● Гибкая адаптация и быстрая перенастройка без программирования, администрировать может бизнес-заказчик.
● Готовое API для интеграции с другими системами.
● Встроенная методология управления проектами.
● Управление различными типами проектов в одной системе: строительными и инвестиционными, инжиниринговыми, ИТ-проектами и инновациями, проектами по выпуску новых продуктов, реализация приоритетных проектов и программ органов власти.
● Возможность размещения на собственных серверах или в российском облаке вендора на выбор.
● Вендор обещает запуск системы в течение месяца.
Недостатки:
- не подходит для небольших команд со штатом до 15 человек.
- в типовом решении представлен только базовый функционал для быстрого старта, поэтому для использования всех функциональных возможностей систему необходимо донастраивать самостоятельно или с помощью специалистов.
В целом, платформу можно назвать универсальным комбайном, имеющим сбалансированный набор функциональности, поддерживающим самостоятельную кастомизацию без привлечения разработчиков, который подходит как небольшой компании, так и корпорации.
Сервис платный, лицензия единоразовая или в аренду, бесплатной версии нет. По запросу можно получить бесплатный доступ к демо-стенду.
1С: Управление проектным офисом
Неплохое решение для автоматизации управления проектами и портфелями проектов, включая проектное бюджетирование и управление трудовыми и материальными ресурсами. Оно позволяет объединять проекты в программы и портфели, причем в рамках программы и/или портфеля могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла.
Система дает возможность провести анализ принципиальной выполнимости проектов в условиях наличия доступных компании ресурсов. «1С:Управление проектным офисом» позволяет анализировать использование этих ресурсов для выявления проблем с выполняемыми, утвержденными к выполнению и планируемыми проектами. Результаты такого анализа в дальнейшем используются для принятия решений в процессе долгосрочного планирования работы предприятия.
Достоинства сервиса:
● Хорошо проработан блок планирования ресурсов компании, включая как финансы, так и просто материальные или человеческие ресурсы.
● Совместимость с другими модулями 1С «из коробки». В целом, было бы удивительно, если бы разработчики не предусмотрели этого, поскольку продукт являются частью экосистемы.
● Автоматизация процессов формирования документов и отчетов.
● Эта система отлично подходит для инжиниринговых, строительных, девелоперских, проектных организаций, НИИ, маркетинга, консалтинга.
● Есть возможность глубокой автоматизации, которая применима буквально ко всем элементам работы компании — от формирования отчетов до начисления премий сотрудникам.
● Присутствует продуманная организация документооборота.
Недостатки:
● Дополнительная настройка требует участия специалиста по 1С — штатного или приглашенного, а их на рынке дефицит.
● Работать с гибкими методологиями практически невозможно без дополнительных модулей.
● Внедрить систему не так просто, адаптация ее в среде компании занимает от полугода до года.
● Достаточно сложный интерфейс и нет контура коммуникаций.
● После установки «1С:Управление проектным офисом» проводится жесткая привязка к партнеру, который проводил внедрение.
ELMA
Это достаточно масштабная система управления компанией, которая позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников компании, контролируя их деятельность с целью повышения качества работы. В ELMA входит несколько модулей, включая электронный документооборот, управление бизнес-процессами, управление показателями, CRM, управление проектами и внутренний портал.
Система предназначена для работы как со средним, так и с крупным или даже очень крупным бизнесом — компаниями, в которых свыше 3000 сотрудников.
Достоинства сервиса:
● У нее неплохо проработанная и развитая BPM-система, благодаря чему можно автоматизировать большую часть стандартизованных повторяющихся процессов.
● Предусмотрены практичные и эффективные инструменты управления ресурсами.
● Совместимость с большим количеством программных продуктов, включая 1С, Oracle, MS, банковское ПО.
● Есть кастомизация — при необходимости можно подстроить систему под себя.
● Среди модулей ELMA — отдельно выделенные инструменты для полноценного документооборота, CRM и инструменты по управлению эффективностью.
● База знаний, которая позволяет быстро разобраться в проблеме или получить консультацию.
Проблемы:
● Относительно слабое присутствие на рынке, с одновременным отсутствием поддержки авторитетных специалистов.
● Нет сформулированного предложения по управлению портфелями проектов, что необходимо многим компаниям.
● Система направлена на управление отдельными проектами, а не их совокупностью.
● Система совместима только с Windows.
● Для кастомизации решения требуется привлечение программистов.
● Кроме того, достаточно сложная и дорогая техническая поддержка, на долю которой приходится около 27% стоимости лицензий.
● Только за первичную оценку придется заплатить 300 000 рублей.
Битрикс24
Это приложение содержит такие инструменты, как «Задачи и проекты», «Сотрудники», CRM. Сведения о расходах и доходах формируются в разрезе данных о клиентах, задачах, времени на работу сотрудников. Благодаря «Битрикс24» компания получает упрощенную систему учета и мониторинга работы компании, а также может без труда рассчитать статистику по разным проектам в одном окне.
Достоинства:
● Хорошо проработанный пользовательский интерфейс.
● Относительно низкая стоимость покупки и владения системой «из коробки». Правда, если начать допиливать платформу под свои нужды, то придется потратиться на обслуживание.
● Есть широкий спектр инструментов.
● В наличии интеграция с продуктами как 1С, так и MS.
● Интуитивно понятный интерфейс.
Проблемы:
● Фактически, здесь нет инструментов для топ-менеджмента: таск-менеджер предназначен для работы команд и линейных руководителей.
● Нет аналитики портфеля, отсутствует и подробная сводная отчетность.
● Сложности с адаптацией под отраслевую специфику и отдельные проекты, реализуемые в компании.
● Плюс ко всему, вовсе не поддерживает методологию Контрольных точек.
ПМ Форсайт
Это система управления проектами с модульной структурой, которая ориентирована, в основном, на государственный сектор. Она позволяет относительно быстро настроить и автоматизировать коммуникации внутри компании, что повышает общую эффективность команды, а значит и компании.
К слову, «ПМ Форсайт» ориентирована на госсектор, но может помогать в решении задач и многим крупным корпорациям. Использоваться система может на предприятиях государственного, нефтегазового, энергетического, строительного, промышленного и финансового секторов, в торговых сетях, а также для организации крупных спортивных мероприятий.
Достоинства:
● Довольно сильное покрытие всего контура процессов и задач ППУ — вплоть до 90%.
● Есть ядро отчетности, и достаточно подробное.
● Есть ядро на основе бесплатной SQL-базы.
● Компания предлагает услугу аутсорсинга проектного персонала от аналитики до РП.
Недостатки:
● Отсутствует полноценная поддержка гибких методологий.
● Для работы с интерфейсом системы требуется обучение пользователей.
● К сожалению, нет полноценного решения «из коробки», при внедрении требуется доработка системы под требования клиента.
● Начиная уже с главной страницы, требуется настройка.
● Система предназначена в основном для решения задач крупного и очень крупного бизнеса, поэтому с малыми проектами ее лучше не использовать.
● За счет масштабного объема увеличивается стоимость внедрений и лицензий.
В целом, систем по управлению проектами гораздо больше, чем в этой подборке. Но мы выбрали наиболее актуальные для бизнеса сервисы, которые можно использовать в связке, чтобы достичь значительного улучшения эффективности работы компании. Если вы пользуетесь другими системами, расскажите о них в комментариях, обсудим.
