Все крупные компании находятся в постоянном поиске недорогих технологичных решений, позволяющих отслеживать и управлять рабочими процессами. Корпорации с большими бюджетами могут позволить себе лучшее программное обеспечение из доступных на неизменно растущем рынке, но топ-менеджеры редко сходу принимают решения о выборе ПО, несколько месяцев обсуждая возможные опции и последовательность действий. Однако, стоит ли предприятиям так осторожничать, когда дело касается приобретения on-demand software?
Почти всегда наступает момент, когда приоритеты компании и ее сотрудников сходятся в одной точке. Они начинают искать возможные методы увеличения продуктивности, дабы наименьшими усилиями повысить общую производительность труда, и не важно, нацелены ли эти методы на оптимизацию процесса выполнения рабочих задач рядового сотрудника или же целой компании. Именно в этот момент возникает вопрос о приобретении подписки на SaaS. Покупая облачное ПО, бизнес может снизить расходы и избавить себя от головной боли, связанной с разработкой и обслуживанием дорогих локальных серверов. Кроме того, облачный сервис с легкостью позволяет устранять ошибки и обновлять используемое ПО, выбирать, менять и улучшать параметры используемого продукта, тем самым снижая зависимость бизнеса от IT-специалистов и давая возможность штатным специалистам посвятить свое время решению более важных стратегических задач компании.
Если вы не конечный покупатель SaaS-сервиса и не используете его для решения ежедневных рабочих задач, то вам сложнее оценить насколько он будет эффективен и полезен при выполнении рабочих задач. Стоит помнить, что решение будет считаться удачным, если оно будет нацелено на проблемы всех пользователей корпоративной подписки, и поэтому, для достижения этой цели, корпорации должны чаще экспериментировать с обеспечением своих сотрудников платным инструментарием и больше доверять мнению конечных пользователей продукта, то есть своим сотрудникам, когда принимают решение о выборе облачного сервиса.
Как говорится, лень движет человечество по пути прогресса, а огромной мотивацией является то, что мы ставим своей целью поиск самых простых и эффективных путей решения наших повседневных задач.
Какие преимущества дает корпорациям bottom-up подход к подпискам SaaS?
Есть множество причин, по которым корпорациям стоит полагаться на поиск решения по оптимальному ПО внутри компании, двигаясь bottom-up – от рядовых сотрудников к руководящему составу. Помимо того, что этот подход к управлению стимулирует тотальные инновации в компании, существует ещё нескольких ключевых преимуществ такого подхода:
Лучшим способом поощрить проактивных сотрудников, которые все время ищут способы “сломать систему” и улучшить результаты работы меньшими усилиями, будет предоставление необходимого им свободы выбора инструментов, так как любая компания только выиграет, если её сотрудники смогут полностью раскрыть свой потенциал и повысить производительность труда. Это идеальный пример увеличения возврата от инвестиций. К тому же, если сотруднику компании удалось выполнить поставленную задачу не только самым быстрым и простым способом, но и с помощью найденного им для решения подобных задач софта, это увеличит вовлеченность сотрудника в рабочий процесс. Технологии оказывают огромное влияние не только на способность сотрудника в целом выполнить свою работу, но и на чувство удовлетворения, которое приносит законченная работа, что так же является огромной мотивацией, и, в свою очередь, двигает компанию вперед.
Люди, на самом деле, крайне разборчивы, когда дело касается технологий, которые они внедряют в свою повседневную жизнь, и рабочие приложения не исключение. Высокие требования и огромный пользовательский опыт позволяют людям легко ориентироваться на рынке SaaS-продуктов. Отсюда вывод, что именно сами работодатели должны вдохновлять своих сотрудников на поиски наиболее эффективных инструментов для наиболее быстрого решения рабочих задач, что является залогом успешной работы компании.
Первым звеном в цепи внутренних коммуникаций являются сотрудники, которые в своей работе сталкиваются с трудностями и откровенно неэффективными процессами. Такие сотрудники компании, особенно менеджеры по продажам, обычно первыми подмечают проблему и, следовательно, обычно именно они находят самый креативный подход к её решению. Являясь основой всей внутренней коммуникации компании, они, вероятнее всего, смогут найти и инициировать внедрение наиболее оптимального решения, которое поможет решить их собственные проблемы, а значит и проблемы, с которыми сталкивается вся компания в целом.
Учитывая высокую конкурентность в бизнесе, ключевым для выживания является быстрое принятие решений. Даже если руководство признаёт наличие проблемы в компании, то работа над внедрением методов её решения, а также поиск и обсуждение условий самого выгодного подхода, непременно займут значительное количество времени. Так почему бы сразу не перейти к той части, где проблема решается на корню малыми средствами при помощи наиболее продуктивного способа, не тратя драгоценное время на корпоративную бюрократию? Когда компания рассматривает возможность приобретения подписки на облачный сервис – прийти к оптимальному решению помогает мнение непосредственных пользователей продукта, что решит проблему навязывания пользователям необкатанного ПО. Сотрудники хотят чувствовать, что могут сами решать какими программами им пользоваться и не хотят, чтобы их принуждали использовать софт, который только частично отвечает их требованиям.
Открытая коммуникация и совместный со всеми сотрудниками компании подход к решению проблем гарантируют, что цели по крупным проектам будут достигнуты вовремя, а значит и сами проекты будут реализовываться планово. Кроме того, достижение вершины коммуникационной цепи потребует дополнительных расходов, а именно транзакционных и агентских издержек, подпитываемых корпоративной бюрократией. Таким образом, многие инновации могут быть утеряны, т. е. изначально быть “проиграны внутренней борьбе” даже не выходя за стены отдела, поскольку бюрократические структуры корпораций могут непреднамеренно эти инновации “душить”, снижая операционную эффективность и лишая гибкости свой бизнес-подход.
Как я уже упоминал выше, для бизнеса крайне важным является быстрое принятие стратегических решений. Благодаря P2P коммуникации и обмену информацией сотрудники компаний и конечные покупатели могут найти лучшее решение намного быстрее. Практический опыт – оптимальный способ оценить SaaS-сервис.
Подавляющее большинство SaaS-платформ предоставляет юзерам бесплатный период пользования, поэтому до покупки подписки пользователи могут протестировать весь доступный функционал сервиса, что будет является крайне выгодным решением в экосистеме любой крупной корпорации. Но что если корпорации обратятся к тем, кто уже успел протестировать все доступные сервисы, чтобы избежать метода проб и ошибок?
“Процент компаний, использующих SaaS модель в качестве решения по софту неуклонно растет. Так, в 2016 году только 38% компаний использовали SaaS, в 2018 году показатель достиг 51%. В 2022 году ожидается, что процент компаний, использующих исключительно SaaS, достигнет 80%.”
Для решения широкого круга бизнес-задач компании по всему миру переходят к аренде ПО, а опыт других компаний поможет избежать болезненного метода проб и ошибок. Постоянный обмен информацией – необходимый ресурс для растущего бизнеса, так как это отличный способ избежать длительного процесса принятия решений и ненужной корпоративной бюрократии, вызванной жесткой многоуровневой иерархией внутри компании. В области систем управления задачами обмен мнениями о лучших системах редко происходит “сверху вниз”, учитывая и тот факт, что число стейкхолдеров наверху корпоративной иерархии ощутимо меньше. Большинство людей, неудовлетворенных статусом-кво и неудобствами, которые они испытывают на работе, ищут лучшие для них решения, которые способны удовлетворить их потребности. Нетворкинг среди заинтересованных сотрудников может быть значимым источником информации о новых SaaS-решениях, которые при этом уже опробованы и их применение на корпоративном уровне будет способствовать инновациям в компании.
Какие заблуждения мешают компаниям внедрять bottom-up подход к подпискам SaaS?
Когда дело касается поиска SaaS-решений, подход снизу-вверх может вызвать недоверие, которое несомненно препятствует развитию бизнеса.
Поиск и внедрение нового софта самим конечным пользователями (сотрудниками) не обязательно влечет за собой растущие, неконтролируемые расходы.
Нет ничего критичного в том, что крупные корпорации время от времени могут принимать неэффективные решения и сталкиваться с перерасходом, что, по сути, является неотъемлемой частью процесса инвестирования в инновации, который всегда сопряжен с риском и затратами. Однако, ожидаемая стоимость с применением подхода снизу-вверх гораздо ниже стоимости традиционного подхода сверху-вниз, который также несет в себе риск принятия неверных решений. Как говорилось ранее, конечные покупатели в лице сотрудников почти всегда покупают пользовательскую подписку на облачное ПО для себя или небольшой группы коллег с целью решения проблем, с которыми они сталкиваются на регулярной основе. Более того, если один софт активно используется растущей группой людей, есть шанс, что он подходит для решения задач всей компании, и поэтому следует рассмотреть возможность покупки подписки на корпоративном уровне. Таким образом, компания сможет инвестировать в инновации без лишнего риска и с высокими шансами на успех.
Считается, что использование онлайн сервисов представляет угрозу информационной безопасности. Учитывая рост рынка SaaS-услуг и разнообразие используемых приложений, это опасение является вполне обоснованным, но также и является ещё одной причиной “за” использование проверенного и безопасного облачного ПО. Несостоятельным является аргумент в пользу неограниченного доступа к приобретению лицензий SaaS вне рамок процессов закупок и ИТ-безопасности, ведь отсутствие централизованного подхода в масштабах крупной корпорации может привести к дополнительным проблемам. Поэтому стоит подходить к данному вопросу разумно, так как и полное ограничение сотрудникам доступа к платным сервисам сработает как призыв к ещё более активному использованию ими сервисов в бесплатном доступе, которые обычно менее безопасны с точки зрения обращения с данными. Ведь как упоминалось выше, совершенно естественным является то, что сотрудники пытаются решить ключевые для них проблемы всеми доступными способами.
Очень репрезентативен пример из индустрии, в которой я сейчас работаю (локализация и переводы) – постоянная потребность переводить рабочие документы и прочие тексты. Размышляли ли вы когда-нибудь о том, как сотрудники вашей компании выполняют текстовые переводы не имея доступа к безопасному платному сервису (ведь большая часть бизнеса не использует их)? Сотрудники используют бесплатные онлайн сервисы для перевода, такие как Google-translate или DeepL, и копипастят конфиденциальный контент или даже загружают целые документы онлайн, чтобы их перевести. Может ли тут кто-нибудь поспорить, что подобный подход никоим образом не обеспечивает безопасность данных? Сможет ли компания сэкономить, используя бесплатные онлайн-инструменты для перевода - определенно, но стоит ли ради этого так рисковать своей репутацией - это уже вопрос.
Недоверие к выбору сотрудников компании сервиса SaaS – в корне неверный подход, который препятствует значительно улучшению рабочего процесса и часто приводит к отсутствию инноваций внутри компании.
В современной реальности бизнесу необходимо уметь быстро переключать свой фокус, постоянно находясь в состоянии open mind, чтобы суметь по полной воспользоваться открывающимися возможностями и успешно преодолеть любые проблемы. Использование программного обеспечения как услуги (SaaS) дает не только такую возможность, но также и свободу экспериментировать с рабочими инструментами, внедрять новые функции или даже тестировать различные ПО, чтобы найти решения, которые наиболее соответствуют поставленным требованиям.
