Notion глазами эксперта. Особенности профессиональной системы управления проектами в Notion

Привет, Хабр.

Сразу отвечу на вопрос, чем хорош Notion и почему именно его выбирают проекты и компании для ведения своих проектов?

1. гибкость — Вы можете самостоятельно или с помощью специалиста создать систему любой сложности, удовлетворяющую практически любые запросы. У Notion есть свои функциональные ограничения, но за счет интеграций и Notion API вам доступны любые капризы.

2. доступность — Notion по умолчанию рекомендует тариф Team за 8$ за участника, но опытные пользователи знают, что можно создать полноценную командную систему на тарифе Personal Pro за 4$ всего, в которой будет работать вся команда.

3. многофункциональность. Notion — это конструктор web страниц и рабочих процессов, которые вы создаете на основе баз данных и профильных разделов. Добавляя к этому, создание дешбордов процессов и разделов, на которые выводятся автоматически отфильтрованные данные, вы создаете мощный инструмент работы над проектом.

Какие основные фишки Notion?

• Не тарифицируемое облачное хранилище данных. Вам не нужно думать на сколько заполнен ваш диск, здесь он бесконечен в случае, если вы на тарифе Personal Pro и выше.

• Командная работа — вся команда может быть на бесплатных тарифах и работать на вашем воркспейсе.

• Гибкое распределение прав доступа — вы можете настроить права доступа для каждого сотрудника, включая отдельные права доступа на отдельные страницы или базы данных. Даже на отдельные записи в базе данных можно как ограничивать, так и расширять доступ в зависимости какой доступ у сотрудника к самой базе данных.

• Кастомизация — гибкая настройка любой страницы и записи в базе данных. К примеру: сотрудник может настроить под себя свой рабочий стол и сделать его максимально удобным. Имеем здесь в виду его UX: расположение блоков данных, вывод (представление) любых баз данных, к которым у сотрудника есть доступ, настройка фона блоков и т.п.

• Шаблоны баз данных — вы можете создать для каждой базы шаблоны записей (их может быть сколько угодно), которые позволяют под нужный тип записи в базе создавать страницу с нужной вам структурой данных, включая блоки и связи с другими базами данных.

• Шаблоны повторяющихся действий — вы можете создать шаблоны включающие нужное вам содержание не только для баз данных, но и для Notion страниц, в случаях, когда это содержание надо повторять из раза в раз.

• Автоматизация процессов — используя шаблоны и предварительно настроенные страницы, включающие в себя группы данных с повторяющимися процессами, вы легко можете создать автоматизацию, к примеру бизнес процесса нового проекта, в которой будет создаваться страница проекта с включенными в нее этапами и вложенными в них процессами. Все это разворачивается буквально в несколько кликов и готово к работе.

• Многоуровневость — страницы и записи баз данных внутри себя могут содержать записи себе подобных типов: на странице можно создать другие страницы; в записи базы можно создать другие базы.

• Интеграции и API - используя интеграции с другими платформами или программные решения, использующие API Notion можно значительно расширить возможности Notion по умолчанию.

• Представление баз данных в форматах: таблицы, канбан доски, диаграммы Ганта, галереи и календаря

• и многое другое. О достоинствах Notion уверен написано немало.

Что представляет собой профессиональная система управления проектом в Notion?

• Во-первых, у нее достаточно развитая архитектура баз данных, управляющих процессами проекта (компании)

  

  • Во-вторых, у большинства баз данных есть одноименный раздел, в рамках которого выводятся актуальные данные, связанные с процессом.

    

• В третьих, у большинства баз данных созданы шаблоны с развитой архитектурой данных, в которой данные других баз данных автоматически фильтруются по названию записи в базе.

• Вся структура системы управления развернута в рамках одной страницы с вложением в нее множества других, так как именно таким образом возможно предоставлять доступ к системе в одно действие.

Что позволяет подобная система?

Данная система, заточена на управление:

• командой

• отделами

• задачами

• проектами

• продуктами

• событиями

• базой знаний

• целями

Как вы понимаете, Notion позволяет создать управление любыми другими процессами такими как: продажи, финансы, склад, образование, закупки и т.п.

Как пользоваться подобной системой?

Навигация

Все страницы объединены общим сквозным меню. Навигация осуществляется как на сайте путем перехода от раздела к разделу, от страницы к странице путем навигации через главное меню или поиск, если страница уникальна.

Точки входа

Сотрудники добавляют в избранное наиболее часто посещаемые страницы, как правило, это их рабочий стол и профильные с их деятельностью разделы: отдел, проект, продукт.

Все процессы, с которыми связаны сотрудники выводятся на их рабочих столах, а также на страницах: продуктов, отделов, проектов и целей и др.

Главная страница чаще всего выполняет навигационную функцию, поэтому на ней выведены точки входа в наиболее используемые процессы: команда, отделы, проекты, продукты и т.п.

Контроль

В большинстве баз данных создается мощная система контроля состояния процессов:

• по исполнителю

• по статусу

• по времени

• по типу

Контроль создается путем предварительной настройки view баз данных, отвечающих определенному состоянию процесса. К примеру в задачах:

• в планах, в работе, на проверке, завершенные

• сегодня, текущий спринт, прошлый спринт,

• просроченные, предстоящие, повторяющиеся и т.д.

Предварительная настройка view баз данных, отфильтрованная по состоянию статуса, времени и прочим параметрам позволяет каждому сотруднику видеть те процессы, которые важны именно ему. Настройка в системе управления большого числа контролов, позволяет менеджеру (PM), быть в курсе всего процесса и отслеживать процессы в реальном времени. Как результат:

• все разложено "по полочкам" - ничего не пропадает, не теряется, не забывается, проблемы видны и решаются.

• быстрый доступ к процессам с определенным состоянием / статусом

Отчетность

Поскольку все процессы являются записями в базах данных аналитика, и отчетность создается автоматически по временным периодам и нужным показателям процесса.

Работа с задачами

В системе 2 типа шаблона задач:

• простая задача

• шаблон эпика (задача с подзадачами)

Учитывая тот факт, что база задач имеет большое число настроек, для удобства ввода данных шаблон задачи представляет собой структуру с блоками данных, в которых создана группировка параметров задачи, а также блоки процессов, связанные с процессом выполнения задачи.

Шаблон эпика обладает теми же свойствами, как и шаблон простой задачи, но в отличие от последней, он позволяет быстро создавать подзадачи к эпику, а также имеет папку, в которой все входящие в эпик задачи разбиты на блоки ввода данных.

Много ли времени нужно на создание подобной системы?

Если говорить про данную систему, ставшую примером для статьи, то на нее ушло чуть более 20 часов разработки и еще около 10 уйдет, учитывая, что в ней предстоит еще создать:

• систему учета финансов

• систему общей отчетности по месяцам

• интеграцию с google календарем

• интеграцию с телеграм чатом

• интеграцию с github

• и закрыть ряд незавершенных задач

Есть системы, на которые уходит и более 40 - 60 часов. А есть те, которым достаточно 4-10. Все зависит от самого главного:

• каким числом процессов нужно управлять (от этого зависит архитектуры баз данных системы)

• какие метрики для отчетности важны и какие контролы нужны в базах данных

• на сколько проработанными нужны дешборды разделов и шаблоны для баз данных

• нужна ли автоматизация процессов и интеграции с прочими сервисами

• на сколько сложные индикации нужны для баз данных. Большинство из них вполне стандартны и не требуют много времени, а на некоторые уходит по несколько часов, так как требует написание сложного и приличного по объему кода с большим числом переменных.

Можно ли подобную систему сделать самостоятельно?

Если у вас большой опыт работы с Notion, у вас есть примеры структур, подобие которых вы хотите создать, вы умеете работать со сложными фильтрами баз данных Notion и умеете писать Notion формулы, то конечно да. Но чаще всего пользователи Notion владеют самыми простыми операциями и функциями Notion, как правило, связанными с действиями с блоками данных на странице и с заполнением параметров баз данных.

В лучшем случае, они умеют создавать базы данных и пользоваться продвинутыми функциями типа, установления связей между базами и получение данных в базу из других баз данных.

В таком случае, есть 3 варианта:

1. пользоваться стандартными шаблонами (но они вряд ли удовлетворят все ваши потребности)

2. наращивать функциональность самостоятельно, обучаясь на ходу (этот процесс займет несколько месяцев)

3. нанять специалиста, который создаст систему, удовлетворяющую все ваши запросы.

За что ругают Notion?

• для новичков он кажется сложным

• за то, что у него нет офлайн режима, так как это облачный сервис

• за то, что из России его не оплатить (но это решаемая проблема)

• за отсутствие встроенной системы повторяющихся процессов

• за требовательность к точности пользовательских действий (но это решается грамотным онбордингом и разграничением прав, защищающим систему от поломки)

• за отсутствие русского языка в интерфейсе платформы

Уверен, в комментариях укажут еще с десяток причин, и как на Хабре писал один из знатоков, чтобы создать хороший шаблон или систему надо потратить много времени. Но, он вероятно не знает, что в случае системы, которую я привожу в пример, такую глобальную работу надо провести один раз, а дальше, все работает как часы — просто, быстро и удобно.

В завершении хочу сказать, что если вы по каким-то причинам еще не используете Notion, рекомендую Вам поближе познакомиться с данной платформой, так как работая с ней, вы превращаетесь в творца, а плодом вашего творчества будет абсолютно точная и надежная работа системы хранения данных и управления вашими процессами, работающая на ваши цели.

Спасибо, Вам, большое, что дочитали мою статью до конца, уверен, это было познавательно.