Search
Write a publication
Pull to refresh

Как перейти на другую Базу знаний, если ваша «приостанавливает свою деятельность в России»

Мы тоже столкнулись с тем, что ищем альтернативы некоторым сервисам, с которыми работали раньше. Так как у нас распределенная команда — от Новосибирска до Санкт-Петербурга, нам пришлось в срочном порядке изучать и подбирать аналогичные инструменты, например, для поддержки удаленной работы.

Но от Базы знаний отказываться не пришлось, так как у нас есть продукт, который давно заменил нам Confluence, Notion, SharePoint и прочие схожие инструменты. Каждый день его используют наши разработчики, HR, коммерческий отдел. Ну и наши клиенты и партнеры, которые прошли процесс миграции еще до всех рыночных изменений. Поэтому в этой статье расскажем на конкретном примере, как перенести материалы из Confluence в InKnowledge, если вы столкнулись с рисками «отключения» вашей Базы знаний.

Шаг первый — найти российский аналог (как бы очевидно это не звучало)

Потому что не всем нужны большие корпоративные Базы знаний и не каждый выдвигает к ней много требований. Поэтому на рынке можно подобрать что-то несложное, облачное, бесплатное и переехать туда, собственно, вручную, обычным копипастом. Но, если материалов много, нужна структура, ролевая модель, улучшенный поиск: морфологический, по синонимам, с неправильной раскладкой и т.д., то смотрим на специализированные решения, выбираем и переходим к Шагу 2. (на что обращать внимание при выборе Базы знаний, мы уже писали тут Как выбрать Базу знаний и для чего она нужна).

Шаг второй — провести аудит текущей Базы знаний

Другими словами, подготовить материалы к переносу, чтобы не разбираться с неструктурированной кучей материалов в новой системе. Для этого проверяется:

Структура — верна ли она, соответствует ли содержимое названиям страниц, правильно ли привязаны дочерние страницы к родительским, есть ли задублирование информации на разных страницах.

Контент — проверяется на актуальность содержимое, какие вложения есть у контента. Содержит ли содержимое этой страницы только информацию на заданную тему или это можно разделить на несколько статей. Глубина аудита самого содержимого контента уже индивидуальна для каждого Заказчика.

Плагины, которые использовались при создании страниц — какие важны и критичны для переноса, а в каких нет нужды и на них можно не тратить время.

Что останется за бортом — проверяется, что будет перенесено в новую систему, а что исчезнет навсегда: дубли, архивы, черновики, корзина, устаревший и ненужный контент.

Иногда заранее создают новую структуру в старой Базе знаний, но в нашем случае в этом нет необходимости — структуру можно будет скорректировать уже в новой системе

Шаг третий — подготовить новое место для старых материалов

Для этого открываем InKnowledge и добавляем новый пустой раздел. Назовем его «миграция контента из Confluence». Он абсолютно чист, не имеет ни материалов, ни фильтров — идеальное место для начала миграции:

Потом возвращаемся в Confluence, где находится наша текущая База знаний. Обращаем внимание на структуру: она будет в точности перенесена в новую Базу знаний:

В своем профиле копируем учетные данные, домен и API токен.

Шаг четвертый — нажать кнопку

Все, что мы скопировали в профиле Confluence, вставляем в нужные поля нашего инструмента и жмем на специальную кнопку. И чуть ниже наблюдаем, как происходит (какая-то «магия») поочередный перенос всех страниц в InKnowledge. По сути, мы здесь работаем только с API Confluence и нашим API:

Шаг пятый — посмотреть на результат

Весь перенесенный контент отображается в новой Базе знаний. Для того, чтобы первое время было проще ориентироваться, нами был создан специальный виджет (публикатор), который отображает структуру страниц Confluence и аналогично выводит содержимое:

Он будет нужен только первое время, так как в дальнейшем знания будет удобней разделить уже по тематическим разделам, спискам контентов и разным пространствам, как на примере других Баз знаний:

Шаг шестой — «причесать» всё, что хотелось-бы причесать

Программа выполнена, осталось навести красоту и проверить новую систему на разнообразные фишечки. Например:

  • Создать свою ролевую модель и распределить права доступа;

  • Привязать контенты к тегам и фильтрам;

  • Создать новые тематические разделы и выбрать, какие части старой структуры будут на них выводиться;

  • Создать новые типы контента и шаблоны под задачи — скрипты, карточки товаров, омниканальные статьи и прочее;

  • Проверить работу поиска — быстрые ответы, подсказки, поисковые сниппеты, исправление ошибок в поисковых запросах;

  • Попробовать пересобрать интерфейс под то, что больше нравится — открыть набор доступных виджетов и посмотреть, что будет полезным;

  • Посмотреть аналитические дашборды, которая система уже начала рисовать.

На этом план по миграции считается выполненным. Основное, что нужно сделать, это пройти пункты с первого по пятый. Это обеспечит ваших сотрудников полноценной функциональностью.

Tags:
Hubs:
You can’t comment this publication because its author is not yet a full member of the community. You will be able to contact the author only after he or she has been invited by someone in the community. Until then, author’s username will be hidden by an alias.