Как я покопийную оплату за печать внедрял и отдал обслуживание оргтехники на аутсорсинг
Ожидает приглашения
Что мы имеем:
— территориально распределенная организация, с офисом с центре субъекта РФ и количеством офисов в 25 шт. на удалении от 10 до 250 км от главного офиса;
— принтеры и МФУ в количестве 210 шт;
— общий объем печати переваливший за 10 000 000 копий в год;
— имеется организация, обеспечивающая заправку картриджей и ремонт оргтехники;
— хозяйственная служба, обеспечивающая прием техники на ремонт и пустых картриджей из районных офисов, раздачей восстановленного оборудования и заправленных картриджей;
— внезапное сообщение от руководства в духе «хозяйственная служба не справляется с обслуживанием оргтехники, помогите им».
Первой идеей было: «Назначу ответственного, пусть работает». Практика показала, что нельзя просто взять и назначить. Точнее назначить можно, но страдает основной профиль работы сотрудника, обремененного дополнительными обязанностями.
Дальнейшие размышления привели к мысли, что не плохо бы свалить все на организацию, которая уже заправляет картриджи и ремонтирует нам оргтехнику, пусть сами всем процессом занимаются. Опрос хозяйственной службы показал, что такой опыт уже был. Результатом стало резкое увеличение расходов организации в следствии отсутствия контроля за исполнителями: недосып тонера ради более частых заправок, ремонт отдельных частей при необходимости комплексного, чтобы на дополнительной диагностике заработать, проведение обслуживания без замены расходных материалов, что приводило к более частым ремонтам.
Так как верить никому нельзя, сотрудники перегружены, работа стоит, копии грязные, техника сломана (одновременно в ремонте могло находиться до 30 единиц оборудования), то стал я искать принципиально новое решение.
Прошерстив интернет я обнаружил три направления решения своей проблемы:
1. Перейти на электронный документооборот, оставив печать только для малого круга пользователей. Нам он не подошел, т.к. основная масса печати — договора с клиентами и бухгалтерские документы, которые надо хранить в бумажном виде по требованию законодательства.
2. Нанять еще людей, закупить техники и самому себя обслуживать. Вариант хороший, но дорогой.
3. Внедрить обслуживание печатающей техники по принципу оплаты за отпечатанные копии.
Выбрал я, как понятно из заголовка статьи, третий вариант.
К плюсам данного варианта я отношу следующее:
— обслуживающей организации нет смысла обманывать с заправкой картриджей, проведенным тех. обслуживанием и ремонтом, т.к. все недоработки им придется устранять за свой счет, оплатим только за отпечатанные копии.
— все проблемы с логистикой, поддержанием складского запаса, наличием свободных инженеров перекладываются на плечи сервисной организации
— четко видно кто и сколько распечатывает.
О методике отплаты за отпечатанные копии есть множество статей в интернете, где описаны все ее плюсы. Дальше я продолжу про минусы и грабли.
Первый и самый серьезный минус — вы не сможете экономить при внедрении такого решения. Экономия будет, но косвенная, в виде освободившихся трудовых ресурсов, места на складе, работающей техники. К руководству с такими расчетами не пойдешь.
Второй минус заключается в том, что придется серьезно пересмотреть свои требования к печатающей технике. Мы давно уже закупаем только технику, имеющую возможность подключения через Ethernet и поддерживающую SNMP, нам было проще. Расходы на замену оборудования могут быть значительными.
Грабли были следующие:
— сервисная организация была совсем не рада таким переменам, в результате мы ее сменили;
— была проблема в выборе ПО для мониторинга, у нас используется техника нескольких брендов использовать несколько отдельных программ от разных производителей, для мониторинга мы выбрали HP Web JetAdmin, т.к. наши принтеры совместимы с ней, но мы потеряли часть функционала и не можем отслеживать использование принтеров конкретными пользователями, некоторые настраивают Zabbix, но я времени на это не нашел.
При внедрении мы сделали следующие шаги:
1. Провели полную инвентаризацию всего печатающего оборудования.
2. Настроили политики ПО, позволяющие автоматически разносить оборудование по группам в зависимости от их местоположения (по dns-имени и IP-адресу).
3. Дождались когда вся техника будет учтена в ПО.
4. Собрали статистику на момент внедрения и отправили ее сервисной организации.
5. Получили от сервисной организации расчет стоимости обслуживания. Удивились цене, поменяли сервисную организацию.
6. Отдали статистику новой, они забраковали 17 единиц оборудования как совсем изношенные, их мы просто перестали использовать.
6. Заключили договор и приступили к работе.
Работаем мы так уже год. Расходы остались такими же. Мы совсем забыли как это обслуживать оргтехнику. В планах у нас сокращение количества техники в основном офисе, путем выделения отдельного помещения и расположения всей печатающей техники там и отказа от выделенных принтеров для каждого отдела, и возвращение струйной печати как средства глобального снижения расходов.
По конкретным вопросам готов ответить в комментариях.
— территориально распределенная организация, с офисом с центре субъекта РФ и количеством офисов в 25 шт. на удалении от 10 до 250 км от главного офиса;
— принтеры и МФУ в количестве 210 шт;
— общий объем печати переваливший за 10 000 000 копий в год;
— имеется организация, обеспечивающая заправку картриджей и ремонт оргтехники;
— хозяйственная служба, обеспечивающая прием техники на ремонт и пустых картриджей из районных офисов, раздачей восстановленного оборудования и заправленных картриджей;
— внезапное сообщение от руководства в духе «хозяйственная служба не справляется с обслуживанием оргтехники, помогите им».
Первой идеей было: «Назначу ответственного, пусть работает». Практика показала, что нельзя просто взять и назначить. Точнее назначить можно, но страдает основной профиль работы сотрудника, обремененного дополнительными обязанностями.
Дальнейшие размышления привели к мысли, что не плохо бы свалить все на организацию, которая уже заправляет картриджи и ремонтирует нам оргтехнику, пусть сами всем процессом занимаются. Опрос хозяйственной службы показал, что такой опыт уже был. Результатом стало резкое увеличение расходов организации в следствии отсутствия контроля за исполнителями: недосып тонера ради более частых заправок, ремонт отдельных частей при необходимости комплексного, чтобы на дополнительной диагностике заработать, проведение обслуживания без замены расходных материалов, что приводило к более частым ремонтам.
Так как верить никому нельзя, сотрудники перегружены, работа стоит, копии грязные, техника сломана (одновременно в ремонте могло находиться до 30 единиц оборудования), то стал я искать принципиально новое решение.
Прошерстив интернет я обнаружил три направления решения своей проблемы:
1. Перейти на электронный документооборот, оставив печать только для малого круга пользователей. Нам он не подошел, т.к. основная масса печати — договора с клиентами и бухгалтерские документы, которые надо хранить в бумажном виде по требованию законодательства.
2. Нанять еще людей, закупить техники и самому себя обслуживать. Вариант хороший, но дорогой.
3. Внедрить обслуживание печатающей техники по принципу оплаты за отпечатанные копии.
Выбрал я, как понятно из заголовка статьи, третий вариант.
К плюсам данного варианта я отношу следующее:
— обслуживающей организации нет смысла обманывать с заправкой картриджей, проведенным тех. обслуживанием и ремонтом, т.к. все недоработки им придется устранять за свой счет, оплатим только за отпечатанные копии.
— все проблемы с логистикой, поддержанием складского запаса, наличием свободных инженеров перекладываются на плечи сервисной организации
— четко видно кто и сколько распечатывает.
О методике отплаты за отпечатанные копии есть множество статей в интернете, где описаны все ее плюсы. Дальше я продолжу про минусы и грабли.
Первый и самый серьезный минус — вы не сможете экономить при внедрении такого решения. Экономия будет, но косвенная, в виде освободившихся трудовых ресурсов, места на складе, работающей техники. К руководству с такими расчетами не пойдешь.
Второй минус заключается в том, что придется серьезно пересмотреть свои требования к печатающей технике. Мы давно уже закупаем только технику, имеющую возможность подключения через Ethernet и поддерживающую SNMP, нам было проще. Расходы на замену оборудования могут быть значительными.
Грабли были следующие:
— сервисная организация была совсем не рада таким переменам, в результате мы ее сменили;
— была проблема в выборе ПО для мониторинга, у нас используется техника нескольких брендов использовать несколько отдельных программ от разных производителей, для мониторинга мы выбрали HP Web JetAdmin, т.к. наши принтеры совместимы с ней, но мы потеряли часть функционала и не можем отслеживать использование принтеров конкретными пользователями, некоторые настраивают Zabbix, но я времени на это не нашел.
При внедрении мы сделали следующие шаги:
1. Провели полную инвентаризацию всего печатающего оборудования.
2. Настроили политики ПО, позволяющие автоматически разносить оборудование по группам в зависимости от их местоположения (по dns-имени и IP-адресу).
3. Дождались когда вся техника будет учтена в ПО.
4. Собрали статистику на момент внедрения и отправили ее сервисной организации.
5. Получили от сервисной организации расчет стоимости обслуживания. Удивились цене, поменяли сервисную организацию.
6. Отдали статистику новой, они забраковали 17 единиц оборудования как совсем изношенные, их мы просто перестали использовать.
6. Заключили договор и приступили к работе.
Работаем мы так уже год. Расходы остались такими же. Мы совсем забыли как это обслуживать оргтехнику. В планах у нас сокращение количества техники в основном офисе, путем выделения отдельного помещения и расположения всей печатающей техники там и отказа от выделенных принтеров для каждого отдела, и возвращение струйной печати как средства глобального снижения расходов.
По конкретным вопросам готов ответить в комментариях.