Фиксация договорённостей
Зачастую на проектах пренебрегают фиксацией договорённостей и зря, жизнь показывает, что, уделив время на оформление и согласование договорённостей на встрече, проект только выигрывает, так как проходит время и забывается о чём договорились, а бывает так, что не поняли друг друга. Согласованные итоги встречи являются артефактами проекта, которые могут быть предъявлены по запросу в качестве доказательства факта события.
Рассмотрим процесс организации и проведения встреч по проекту, фиксации договорённостей.
В приглашении на встречу Инициатору необходимо:
1. Обозначить Тему встречи, которая должна быть лаконична и однозначно определять смысл.
2. Указать Цель встречи, которая должна отразить какие решения нужно будет принять на встрече.
3. Подготовить повестку встречи, в которой должны быть изложены вопросы для обсуждения на встрече.
4. Составить список участников встречи, уполномоченных обсуждать и принимать решения по вопросам из повестки встречи.
5. Приложить материалы к приглашению (при необходимости), например, если вам нужно обсудить требования из Технического задания, то нужно приложить текст Технического задания и Реестр замечаний к нему.
Пример Приглашения на встречу:
Тема: «Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД».
Текст (с повесткой): «Уважаемые коллеги, приглашаем Вас на обсуждение замечаний к Техническому заданию (см. файл во вложении). Предлагаем обсудить перечень замечаний из Реестра замечаний (см. файл во вложении).»
Цель встречи: «согласовать наше предложение по каждому из замечаний».
