Иногда входящие в моей электронной почте походят на ящик со всяким хламом: я знаю, где всё находится, но там огромный беспорядок, который бы стоит расчистить… когда-нибудь. Или, что ещё лучше, пусть этим займётся кто-то ещё.

Было бы странно нанимать клинеров для приведения в порядок одного ящика, но для упорядочивания входящих вполне можно найти помощника — искусственный интеллект.

При помощи Zapier можно создать процесс, автоматически размечающий все входящие электронные письма и при помощи GPT компании OpenAI подбирающий подходящие метки. В статье я расскажу, как это сделать.

Перед началом работы

Стоит заметить, что этот процесс будет правильно работать только с бизнес-аккаунтом Gmail. У пользователей с потребительским аккаунтом Gmail (заканчивающимся на gmail.com или @googlemail.com) согласно с протоколами безопасности Google есть ограничения на то, в какие приложения они могут отправлять информацию Gmail, поэтому они не смогут использовать данный Zap. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

Также перед началом работы нужно настроить бесплатный аккаунт OpenAI. Открыв аккаунт, нажмите на вкладку параметров в верхнем правом углу и выберите View API keys.

Далее нажмите на кнопку + Create new secret key, чтобы сгенерировать свой ключ API. Находясь там, скопируйте ключ. Это понадобится позже, при подключении аккаунта OpenAI к Zapier.

Как автоматически добавлять метки к входящим электронным письмам

При помощи Zapier можно создавать Zap (автоматизированные рабочие процессы), отправляющие информацию из одного приложения в другое.

Можно создать Zap с нуля, без кода, или воспользоваться одним из наших шаблонов.

Чтобы начать с шаблона, нажмите на изображение ниже, и вы перейдёте в редактор Zap. Создайте аккаунт Zapier, если ещё этого не сделали, а затем выполните представленные ниже инструкции по настройке Zap.

Для этого процесса требуется многоэтапный Zap, который доступен в платном тарифе Zapier или в пробной версии. Подробнее о многоэтапных Zap можно узнать здесь.

Настройка триггера Gmail

Сначала необходимо настроить триггер — событие, запускающее Zap. Выберите в качестве приложения для триггера Gmail и New Email в качестве события триггера, затем нажмите Continue.

Если вы ещё этого не сделали, нужно будет подключить аккаунт Gmail. Нажмите на Choose an account…, а затем + Connect a new account, чтобы предоставить Zapier доступ. Если вы ранее подключали Gmail к Zapier, то просто выберите аккаунт из раскрывающегося меню.

Далее укажите, есть ли конкретные входящие или метка, которые Zapier должен искать в электронных письмах. Если оставить поле пустым, он будет срабатывать на все электронные письма, том числе на исходящие и на черновики. Затем нажмите Continue.

Настало время проверить триггер. Zapier найдёт последнее письмо и использует его для настройки остальной части Zap.

Нажмите Test trigger.

Если всё работает правильно, нажмите Continue with selected record.

Настройка действия ChatGPT

Давайте настроим действие — событие, которое Zap будет выполнять при активации триггера. Выберите в качестве приложения для действий ChatGPT, а в качестве события действия — Conversation. Затем нажмите Continue.

Появится всплывающее окно, запрашивая скопированный вами ранее ключ OpenAI API. Вставьте его в поле API Key и нажмите Yes, Continue to ChatGPT.

Настало время настроить сообщение для ChatGPT. Самое важное здесь — передать ChatGPT список нужных меток и конкретные инструкции, чтобы он знал, как связывать электронное письмо с каждой из меток.

Нужно, чтобы все ответы были отформатированы особым образом (зачем это нужно, мы объясним ниже). Прикажем ChatGPT давать ответы, которые:

чётко соответствуют метке
не имеют в конце знаков препинания
набраны заглавными буквами

Чуть ниже мы объясним, почему всё это важно.

Последнее, что нужно включить в сообщение — это тело электронного письма. Чтобы извлечь его из предыдущего этапа Gmail, нажмите на поле User Message и выберите Body Plain в раскрывающемся списке Insert Data.

Можно ещё точнее настроить сообщение, передав помощнику имя и другие инструкции, или настроив температуру (креативность) ответов, но всё это в этом конкретном процессе необязательно.

Завершив с настройкой промта, нажмите Continue.

Далее нажмите Test action, чтобы протестировать Zap, и Zapier отправит ваше сообщение в ChatGPT.

Если всё выглядит хорошо, нажмите кнопку + внизу экрана, чтобы добавить ещё один этап действий.

Начинаем настраивать действие Gmail

Далее мы начнём настраивать последний этап в нашем Zap — разметку электронной почты. Я говорю «начнём», потому что мы остановимся посередине и добавим этап Formatter by Zapier между этапами ChatGPT и Gmail. Нам только нужно сначала получить от этого этапа определённую информацию.

Выберите в качестве приложения Gmail, а в качестве события — Add Label to Email. Затем нажмите Continue.

Выберите аккаунт Gmail, уже подключенный на этапе триггера, и нажмите Continue.

Теперь мы найдём информацию, нужную нам от этого этапа.

Нажмите на поле Label(s) to Add. Отобразится список названий меток (Label Names) (полужирным шрифтом) с соответствующими Label ID ниже (обычным шрифтом).

Label ID — это значение, которое Zapier должен отправить Gmail, чтобы применить метку. Для стандартных меток Gmail, например, для INBOX или UNREAD, это сделать легко, потому что Label Name и Label ID одинаковы. Также они совпадают с однословными параметрами заглавным текстом, которые мы включили в промт ChatGPT.

Однако в случае собственных меток Label ID выглядит как Label_, за которым идёт длинная строка чисел. Label ID собственных меток — это и есть информация, которая нужна нам на этом этапе. Задокументируйте эти Label ID (скриншотом, в блокнот и так далее), а закончив, нажмите кнопку + между этапами действий ChatGPT и Gmail.

Настройка этапа действия Formatter by Zapier

Теперь мы воспользуемся Formatter by Zapier для создания таблицы поиска, преобразующей получаемые от ChatGPT ответы и превращающей их в соответствующие Label ID.

Выберите в качестве приложения Formatter by Zapier, а в качестве события — Utilities. Нажмите Continue.

Нажмите на поле Transform и выберите Lookup Table.

Далее нажмите на поле Lookup Key и выберите Assistant Response Message из этапа ChatGPT в раскрывающемся меню Insert Data. Это позволит Formatter понять, какое значение искать и преобразовывать.

Теперь создадим таблицу поиска, введя Label Name ваших меток в левый столбец (ключей) и соответствующие Label ID в правый столбец (значений).

Далее нам нужно добавить Fallback Value — значение, которое Zapier будет использовать, если не найдёт соответствующего значения в Lookup Table.

Нажмите на поле Fallback Value и, как это было с полем Lookup Key, выберите Assistant Response Message из этапа ChatGPT в раскрывающемся меню Insert Data. Благодаря этому если ответ от ChatGPT будет стандартной, а не собственной меткой, то Zap продолжит работать дальше, а не приостановится, если значение не найдено.

Нажмите Continue.

Теперь протестируем действие, нажав Test action. Если метка из сэмпла данных будет собственной, то вы должны будете увидеть значение output, взятое из таблицы поиска, например, Label_7368336138505495642.

Если метка из сэмпла данных является стандартной меткой Gmail, то значение output должно выглядеть так же, как оно выглядело на выходе из ChatGPT — заглавными буквами, в точном таком же формате и без знаков препинания.

Если всё выглядит хорошо, нажмите Continue.

Завершение настройки этапа действий Gmail

Теперь мы вернёмся к этапу действий Gmail, чтобы завершить наш Zap.

Нажмите на поле Label(s) to Add и перейдите к вкладке Custom раскрывающегося меню Insert Data. Затем нажмите на этап Formatter by Zapier и выберите Output.

Далее нужно указать, какое сообщение должен пометить Zapier. Нажмите внутри поля Message to be Labeled, а затем на вкладку Custom раскрывающегося меню Insert Data. Нажмите на этап триггера Gmail и выберите ID.

Затем нажмите Continue.

Нажмите Test action для запуска теста. Zapier найдёт электронное письмо и присвоит ему метку.

После завершения теста проверьте входящие, чтобы убедиться, что письмо помечено верно. Если всё выглядит правильно, то вы готовы к использованию Zap.

Если тест был неудачным, то тщательно проверьте ваш ответ ChatGPT и убедитесь, что он соответствует метке, а затем попробуйте снова.

Упорядочьте свои входящие с помощью ИИ и автоматизации

Ваши входящие — это не цифровой ящик с барахлом. Упорядочьте их, или предоставьте эту работу ИИ и автоматизации.

Понравилась статья? Еще больше информации на тему данных, AI, ML, LLM вы можете найти в моем Telegram канале.

Как подготовиться к сбору данных, чтобы не провалиться в процессе?
Как работать с синтетическими данными в 2024 году?
В чем специфика работы с ML проектами? И какие бенчмарки сравнения LLM есть на российском рынке?

Обо всем этом читайте в “Роман с данными”

Автоматическая разметка электронных писем при помощи ChatGPT и Zapier