В послевоенное советское время убивали словом, по крайней мере, так было принято в кругу друзей прекрасного поэта Шефнера. Никакой крамолы, но это только полуправда: в Люблино уже тогда куда больше ценилась финка за голенищем, но оставим былое.

Как говорят нам опытные ~~инфоцыгане~~ коучи в модно-стильно-молодежно снятых роликах на ~~YouTube~~ RuTube — сейчас время data driven подхода! А значит убивают нынче цифрой. Я, если кому-то интересно, предпочитаю, семерку, она более всего походит на старый добрый мушкет или, на крайний случай, серп.

Шутки в сторону. В современном мире, когда каждая наша «улыбка» — не более чем поток единиц и нулей, который позволяет системе распознавания лиц списать с нас 67 рублей за проезд, цифры, действительно, определяют многое. Раньше обидным было слышать про небольшой размер достоинства, теперь, у топ-менеджмента корпораций досаду, гнев и злость вызывать маленькая EBITDA или ROI. О времена! О нравы! Да простит меня Александр Сергеевич.

10 лет назад я впервые познал силу цифр. До того момента я думал, что аналитика — это красивые отчеты, за которые платят много денег западным консалтинговым компаниям ради имиджа. Функциональное назначение трудов PWC, Mckinsey и прочих сильных мира сего ограничивалось следующим: орудие для удара по голове нерадивому сотруднику, оконный ограничитель летом в душном офисе, ну и, конечно, подставка под шатающийся стул. Все. То есть совсем все. Ни разу не видел, чтобы кто-то открыл их для того, чтобы принять какое-то важное решение, по крайней мере, так не везло мне. Творцы этих шедевров: несчастные стажеры, дизайнеры и прочие ребята в красивых костюмах с очень утомленными лицами и натянутыми улыбками, за которые тогда хотя бы не списывали деньги, сами в кулуарах признавали тщетность своих мук. Впрочем, это не мешало им продолжать ночами повторять сизифов труд, чтобы потом потратить заработанное на волшебные таблетки самого разного цвета и магических свойств.

Все изменилось, когда был готов первый еженедельный отчет для менеджмента нашей компании, упомянутый в прошлом посте и сделанный на том самом SSRS. Спустя почти 10 лет в нем, конечно, многое поменялось, как содержательно, так и визуально. Одно, впрочем, оставалось неизменным: 10-12 слайдов, 10 минут времени — и ты получаешь сакральное знание о том, что происходит в компании.

Я бы выделил три категории слайдов, примеры которых приведу ниже.

1. Слайды с динамикой нашей работы
Они позволяют нам понять, как мы движемся в сравнении предыдущими периодами и, в случае необходимости, начать искать проблемы, которые препятствуют нам держать устраивающий нас темп / работать быстрее:

Год 2015.
Мы только начали свою работу, бизнес-процесс проходил период «тонкой настройки». Важно было в еженедельном формате следить за работой персонала: если изменения в ходе движения проектов по статусам за неделю сильно отличались от ожидаемых значений, то устраивали «разбор полетов». Выявляли типичные трудности в работе с проектами: от человеческого фактора до непонятного UI информационной системы для клиента. Так, шаг за шагом, выстраивался механизм, который сейчас работает «как часы».
Слайд из 2015 года с динамикой проектов
Год 2025.
Сейчас мы оцениваем уже другие временные горизонты: месяц к месяцу, год к году. Нет нужды в еженедельном контроле за происходящим, бизнес-процесс отстроен, написаны инструкции и регламенты, которыми руководствуется фронт-офис. Отчет, отражающий ежемесячную динамику призван, в первую очередь, обеспечивать контроль за «пульсом компании» и неожиданными флуктуациями, которые требуют более тщательного изучения.
Тот же слайд с динамикой из текущей версии отчета 2025 года

Слайды с «общими цифрами» (как вы понимаете, тут мы приводим только парочку из них) дают нам еще и возможность оценить потребность в дополнительных ресурсах. Процесс обоснования дополнительной штатной единицы — отдельная история, но замедление ключевых процессов, которое мы сразу же видим в отчетности — «первый звоночек»: либо что-то не так с бизнес-процессом, либо мы достигли предела производительности и стоит задуматься об экстенсивном развитии.

2. Слайды, отражающие выполнение нами квартальных / годовых KPI

по отдельным показателям
Слайд с динамикой выполнения одного KPI показателя
сводная информация по всем показателям на одном слайде
Слайд с текущим состоянием по всем KPI показателям

3. Слайды, которые позволяют контролировать «проблемные» зоны

Год 2015.
Самой насущной проблемой того периода были недобросовестные клиенты. Да-да, вы точно слышали о таких. Они старались всячески ускорить процесс рассмотрения их проектов бесконечными жалобами руководству. В отсутствии у топ-менеджмента под рукой достоверной и актуальной информации о ходе рассмотрения заявок парировать в моменте было нечего. Приходилось каждый раз тратить время на поиск ответов на главные вопросы человечества: «Кто прав?» и «Что делать?». Чаще правда оказывалась на стороне наших менеджеров проектов…

Появление отчета с достоверными и актуальными данными о текущем ходе рассмотрения заявок быстро «осадило» пыл недобросовестных клиентов, пару раз услышав, что это мы ждем от них полный комплект документов, а не наоборот, жалобы прекратились.
Год 2025.
В виду ограниченных ресурсов неустанно следим за графиком ликвидности. В условиях дефицита средств и огромного потока заявок на получение финансирования, он помогает нам эффективно управлять имеющимися средства в распоряжении, ловко балансируя между потребностями клиентов и нашими возможностями по их удовлетворению.

Опыт этой разработки показал мне, что отчет отчету — рознь. Несмотря на то, что в отличие от сегодняшнего дня, когда вся управленческая отчетность нашей компании интерактивна и доступна менеджменту «по клику», а тот, первый вариант автоматизированного отчета, каждый раз рождался в муках и не без ошибок, он точно был не менее полезен томов макулатуры, которые делаются ради «галочки» во многих компаниях. Да, не было и в помине озера данных, как источника, изящного дизайна, но была достаточная степень автоматизации, чтобы собрать и выверить информацию за несколько часов, простота и возможность получить ответы на насущные вопросы того дня.

Подписывайтесь на наш блог: не доверяйте словам, доверяйте цифрам и фактам!

Регулярная отчетность. Цифры решают все