Современное управление лицензиями на софт (Software Asset Management, SAM) становится все более сложным и требовательным процессом - финансовые ресурсы на лицензирование программного обеспечения активно расходуются, но пропадает уверенность в том, что темпы этих расходов эффективны. Ситуацию также усложняют факторы:

количество софта растет из-за роста организации;
регуляторные требования предъявляют новые контроли, которые требуют новых расходов;
качество связности баз учета (Configuration Management Data Base, CMDB) с нематериальными активами в бухучете падает с каждым годом;
стоимость расходов на программное обеспечение начинает приближаться к стоимости ИТ-инфраструктуры.

Последствия также определить несложно:

ИТ-подразделения тратят постоянные усилия на отработку запросов руководства;
возникают шоу-стопперы для процессов закупки;
зависают внедрения новых решений и двигаются проектные сроки;
согласование закупок затруднено в условиях отсутствия качественных данных текущего учета;
внутреннее неприятие уместности запросов в конкретный момент времени.

Группа MOEX давно определила для себя, что нужно выстраивать эффективный процесс с максимальной автоматизацией, и в целом для реинжиниринга процесса SAM появились некоторые предпосылки:

Основными мы считаем геополитические факторы, необходимость обеспечения технологического суверенитета, требования системы управления рисками в части контроля использования имеющихся прав на ПО и цифровую трансформацию;
Дополнительно точечные проверки подсвечивали переплату за неиспользуемые лицензии, недостаточное качество учета, длительный процесс выдачи лицензий, отсутствие актуальных цифр и данных по утилизации лицензий и повышенные трудозатраты на их подготовку.

Из опыта MOEX, серьезные процессные изменения занимают в среднем до 7 месяцев – это значительный срок, который многим не по нраву, но в то же время он позволяет правильно подготовиться к изменениям и закрепить их в операционной деятельности.

Однако мы не стали тратить много времени на описание процесса «как сейчас», а почти сразу начали со списка согласованных проблематик и описания «как будет». Это позволило последовательно и с минимальными трудозатратами продвинуться на пути к образу результата, когда правильный процесс будет давать нам правильные результаты. В рамках реинжиниринга процесса выделили два неочевидных момента, которые должны найти свое отражение в целевом ИТ-процессе управления лицензиями:

Что является объектом процесса - запрос или учет? Каждый из них приносит одинаковый результат, но усилия, трудоемкость и достоверность полученных данных могут значительно отличаться

Потребители и поставщики данных по лицензиям

Особенный акцент мы делали на децентрализованный процесс учета в рамках единой системы, чтобы не создавать зависимости от отдельных специалистов:
- Подразделения обеспечивают определение потребности, бюджетирование, сопровождение закупок и договоров, управление использованием лицензий;
- Руководители обеспечивают принятие управленческих решений, управление рисками и контроль процесса в зоне ответственности подразделений.

Ответственность за исполнение и управление

Мы добавили автоматизацию вокруг CMDB и в комплексе с организационными изменениями принципиально изменили концепцию – теперь вместо «данные по запросу» стало доступно «данные для всех в любое время».

В результате появилась дорожная карта процесса SAM, которая в нашем случае входила в планы развития процесса управления ИТ-активами в целом (IT Asset Management, ITAM) и была плотно интегрирована с планами развития процесса управления доступностью и мощностями (Capacity management). Дорожная карта SAM включала в себя:

простые и доступные инструкции;
децентрализацию зон ответственности;
внедрение учета лицензий на тестировании и временном использовании;
работу с шоу-стопперами при использовании лицензий в обход процесса;
унификацию всех справочников;
регулярное обучение участников процесса;
все в одном месте – данные по договорам, поставщику, утилизации, НМА (нематериальные активы) из бухучета;
средства инвентаризации для рабочих групп.

По факту реализации SAM, можно отметить, что наибольший эффект в распространение культуры и знаний о процессе оказывают:

Ежемесячные рабочие группы по лицензиям, где обсуждаются любые вопросы от вовлеченных в учет специалистов;
Внедрение новых, простых и понятных UI-форм при запросе лицензий, что позволило ориентироваться на показатели утилизации в момент заказа;
Контрольные процедуры на данных текущих средств дискаверинга, что позволило резко поднять качество учета;
Трехуровневая структура учета – программные продукты, лицензионные пулы, лицензии;
Включение в развитие процесса мнений и опыта финансовых и рисковых подразделений Группы MOEX, что позволяет заранее спланировать и реализовать любые корректировки.

На чём мы построили SAM?

В центре системы учета лицензий находится платформа Omnitracker / Наумен.

Дашборды для руководителей и ТОП-менеджмента реализованы в BI.

Реинжиниринг процесса позволяет нам в ближайшей перспективе значительно повысить уровень зрелости с минимальными трудозатратами для поддержки процесса, а именно реализовать:

BI-отчетность в разрезе систем;
интеграцию с репозиторием программ;
разработать дашборд с метриками и показателями импортозамещения;
начать детальный учет параметров техподдержки лицензий.

При трёхлетнем горизонте планирования развития процесса мы понимаем, что самое главное – сохранить свою способность обеспечивать перемены. Она, в свою очередь, обусловлена:

Навыками решения проблем взаимодействия;
Ориентацией на бизнес-результат;
Умением правильно обозначать миссию и ценности с использованием прикладной статистики;
Способностью взрастить из посевных зернышек «Культура в процессах» полноценное дерево;
Готовностью брать ответственность за решения;
Высокой внутренней мотивацией;
Ну и немного импровизации :)

Надеемся, что опыт Группы MOEX в части ускорения принятия управленческих решений пригодится средним и крупным организациям, которые постоянно думают над изменениями и повышением зрелости ИТ, эффективному использованию своих ИТ-ресурсов.

Валерий Ивлев, Хакимзянов Тимур,

Управление развития ИТ-процессов Центра компетенций ITG

Реинжиниринг управления лицензиями (SAM) в Группе MOEX