Антиавральные решения

    Антиавральные решения


    Введение


    Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» — типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей — это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени»,
    — ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данную статью можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».
    Cобраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные
    процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.


    Телефонные звонки


    Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

    1. Личные звонки


    — Попросить говорить покороче
    — Опросить перезвонить в другое время
    — Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предостав ленные окна
    — Установить автоответчик
    — «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если есть что по делу — пришли SMS!»

    2. Профессиональные звонки


    а. Звонки от руководства


    — Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»
    — Фраза: «Я по межгороду говорю»
    — Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»
    — Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо.
    Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки ;)
    — В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить
    Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок — и автоматически направляется SMS звонившему

    Ь. Звонки от коллег


    — Отложить
    — Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик
    — Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время
    — Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)
    Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером
    — Потребовать структурированно изложить суть

    с. Звонки от клиентов


    — Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер...»
    — Структурированно выслушать, быстро отвечать
    — «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время...»
    — Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу

    Внезапно приходит человек


    Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают
    эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» возможно применить следующие ветви решений.

    — Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение
    — Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» — значит, можно подходить задавать вопросы и т.д.
    — Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию
    — Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу
    — Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!
    — Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой
    — На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов
    ускоряет общение
    — Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели
    — Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»
    — На визитке указывать время работы офиса: с… по…
    Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время
    — График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)
    — Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»
    — Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)

    Внутрифирменные «тормозные колодки»


    В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

    1. Вам назначили «внезапное совещание»


    — Участвовать в совещании по телефону
    — Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в
    более комфортные условия
    — Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых — список решаемых вопросов
    — Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10-15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели
    — Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «РРЕ Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов
    — В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним
    — Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»
    — Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов
    — Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием

    2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)


    — Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна
    — Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала
    — Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»
    — Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая — «А»
    — Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач — вечером проверили качество выполнения. В данном
    случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов.
    Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности — неделя.

    Сбои техники


    Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны
    в этой части.

    1. Сбои техники


    — Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»
    — Инструкции по исправлению проблем
    — Договоренность с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати
    — Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру
    — Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер
    — Сфотографировать и выслать печатные материалы
    — Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций
    — Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.
    — Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала

    2. «Не доходит почта»


    — Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru
    — Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо
    — Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail

    Личные и мировые проблемы


    В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие
    родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени.

    1. Пробки


    — Хорошее решение — параллельная деятельность:
    1. Сделать серию коротких звонков
    2. Используя фри-хендс, провести ряд длинных звонков
    3. Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.
    4. Прослушать аудиокниги
    — Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время»
    — Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу
    — Научитесь использовать Web-камеры. Проводить виртуально встречи вместо поездок на порядок дешевле
    — Попробуйте устраивать совещание в машине: «я вас подвезу»
    — Чтобы избежать пробки утром (до работы), можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.)

    — Чтобы избежать пробки вечером (после работы) — завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час-пик, вот тогда — домой!
    — Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги
    — Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если
    он находится рядом с метро)
    — Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой

    2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)


    — Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)
    — Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис»
    — Заключить «договор с организмом»
    — Воспользоваться тонизаторами — чай из кокки :)
    — Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью
    — Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)

    3. Нашествие родственников и/или друзей


    — Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать
    — Обозначить явным образом, что срочно, что важно
    — Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить
    — «Мы приедем» — в ответ сказать: «Меня нет в городе!»
    — Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем
    — Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т.д.

    4. Животные


    История одной из участниц: «утром убежала собака, не
    могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу.
    Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с
    самого утра...»
    — Привязать поводок с блокиратором
    — Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоя-
    тельно возвращаться

    5. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.)


    — Разработать алгоритм работы в случае, если нет:
    1. Света
    2. Связи
    3. Иные катаклизмы
    — Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники
    — Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях
    — Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма

    А. Горбачев. «Время руководителя. 24+2»
    Поделиться публикацией
    Комментарии 5
    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
        0
        Все вышеперечисленное стоит применять в меру, иначе можно стать совершенно законченнным трудоголиком.
        Убили пункты про родственников, как будто они звери какие-то :) Приезжают и крадут твое драгоценное рабоче время! :)))
          0
          Прочитал, статья не плохая, но многие пункты повязаны друг с дургом хаотичным образом и предугадать становиться очень трудно. И дея с флажками просто шикарная - занес в важное, спасибо!
            +1
            Хорошая статья. Мне тоже очень понравилась идея с флажками. Мне лично кажется, что ничто так не отвлекает как коллеги.
              0
              Мегадревняя статья )

              и да, отвлекает шум и лишняя информация — в том числе и коллеги

            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

            Самое читаемое