Pull to refresh
0

85% сотрудников забивает на системы управления проектами. Как мы делаем свою

Reading time5 min
Views32K
Последние 10 лет для ведения проектов мы пользовались такими системами как YouTrack, Jira, Asana, Slack, SmartSheet, BaseCamp, Trello и даже белой доской, а также постоянно тестировали что-то новое. По нашему мнению, главная проблема всех систем управления в том, что люди в компании попросту забивают на её использование. А было бы здорово, если информация на все отделы распространялась из одной системы и вся команда сама активно постоянно ей пользовалась.

И настал момент, когда на выходных решили сделать свой инструмент для планирования и управления. Мы были уверены, что на эффективность команды из 30 человек действительно сильно влияет система ведения задач.

Для начала хотели реализовать 2 вещи:

  • Секундомеры на каждой задаче, потому что было ощущение, что это позволит точнее понимать как расходуется время в команде;
  • Универсальность. Предполагали, что отдел разработки, поддержки и все остальные отделы могут работать в одной системе.



Мы с головой ушли в это ответвление компании, разработка идёт уже 10 месяцев, а с нового года взяли ещё человека на мобильные версии. Сейчас открыто бета-тестирование, более 50 команд активно пользуется нашей системой. Под катом хотим поделиться тем, что у нас получилось и рассказать о том, какие кастомные подходы к управлению проектами оказались провальными.

1. Концепция универсальных Agile досок


Мы сделали простые Agile доски, где каждая задача может гибко модифицироваться под специфику отдела. На первый взгляд это чем-то напоминает Trello или YouTrack. Главное отличие — это стикеры, которые создаются и гибко настраиваются пользователем. Можно задавать карточкам задач любой дополнительный смысл и строить процессы в разных отделах.



До стикеров у нас была идея сделать что-то вроде тегов из Slack:


Казалось, что задача с тегами, являющаяся каналом общения — отличная идея, можно гибко задавать любые дополнительные параметры карточке. Например, проставлять тег #Minor маловажным задачам и т.п.

Проблемы начались, когда мы открыли доступ к доске разработки в отделе продаж (хотелось чтобы информация о развитии продукта приходила автоматически). При первом знакомстве 100% сотрудников из отдела продаж решили, что теги — это некоторые технические закладки, несущие смысл только для программистов. Конечно же мы рассказали, что по тегу можно узнать о приоритетности задачи или о том, в каком спринте (к какому сроку) планируется выпуск. Но никто из не-технарей не стал этим пользоваться. Визуально теги слишком одинаковы, чтобы легко ассоциироваться с разными смыслами. Чтобы в них разобраться, приходится постоянно задумываться и на всю команду система не распространяется.

В процессе решения этой проблемы мы пришли к стикерам, которые пользователь может сам конструировать.


Создавать стикеры сложнее чем теги, несколько сложнее догадаться до всех вариаций, которые можно сконструировать. Зато абсолютно всем понятно что они означают, когда применены на доске к задачам. Скажем, кто-то из команды один раз делает стикер приоритета с тремя текстовыми значениями Minor/Normal/Major и вся команда отлично с этим работает. Визуально стикер приоритета сильно отличается от стикера ответственного за задачу (причем степень отличия легко настроить) и в результате даже в бухгалтерии понятно, как работает отдел разработки.

В дальнейшем мы планируем открывать API к стикерам (по сути API к произвольной модификации задач) и разрабатывать шаблоны для специфических процессов. Например, можно будет сделать стикер, который из стандартной карточки делает карточку клиента и Agile Board становится CRM-системой. Или стикер, который выводит график по указанным событиям — будет легко получить Burn Rate или график закрытия тикетов в поддержке.

2. Каждая задача — это чат


Простая идея, но почему-то нигде не реализованная до конца. На самом деле есть огромная разница между комментариями в карточке у Jira или YouTrack и чатом по задаче. Полноценный чат толкает людей общаться просто и непринужденно, не приходится строить сложные фразы как в комментариях, а решать любые мелкие вопросы в системе планирования становится привычном делом. В итоге получаются очень простые взаимодействия в команде, которые ещё и структурированы по задачам. С выходом мобильной версии просмотр задач будет похож на просмотр чатов в WhatsApp или Telegram.


В ходе реализации мы думали о двух проблемах:

  1. Не будет ли надоедать, когда отвлекают по всяким мелочам? Сильнее всего опасения высказывал отдел разработки, ибо перспектива увеличения количества мелких отвлечений вызывала агрессию.
  2. Не превратится ли карточка задачи в помойку с обсуждением заказа пиццы? У нас так постоянно происходит со Slack или Telegram — каналы засоряются и приходится периодически наводить порядок.

Для решения первой проблемы мы внедрили возможность отключить все нотификации на указанный промежуток времени. И после тестирования в реальных условиях оказалось, что когда человеку приходит нотификация с автоматически указанной темой вопроса (название задачи) это его не напрягает, в отличие от входящего сообщения, например, в скайпе. Мелкий вопрос с заголовком оказывается практически всегда достаточно дельным. В итоге функция тихого режима практически не используется. Болтовня случается только в личных сообщениях.

Для предотвращения бардака в карточках разработали возможности ставить закладки (пины) на сообщение в шапке чата. При нажатии на них чат автоматически скроллируется на помеченное сообщение.


На деле оказалось, что задачи живут не так долго как каналы в Slack и не успевают превратиться в помойку. Открытая задача рано или поздно стремится быть закрытой в отличии от любого группового чата. По статистике, среднее кол-во сообщений в задаче — около 10 и только 3% задач содержат больше 100 сообщений. Функция “закладок” осталась востребованной, но не для порядка, а для запоминания и простоты дальнейшего поиска. Например, кидаешь в чат PDF-файл с технической документацией и ставишь закладку на него. Потом, просто нажав на эту закладку, легко сразу перейти к файлу.

3. Зеркалирование столбиков в соседнюю доску


Мы довольно долго думали, как обеспечить непрерывное самоинформирование всей команды о том, что происходит внутри компании. Потенциально можно сэкономить кучу времени на обсуждениях происходящего и работа становится существенно интересней, когда есть понимание общей картины. Целиком проблему не решили, но в какой-то степени в этом продвинулись.

Мы дали возможность сделать зеркало с любого столбика на доске и разместить его на доске другого проекта. Любой, у кого есть доступ, может сделать доску для наблюдения (подсматривания) за происходящим в остальных отделах.


Полностью это не решает проблемы информирования в компании — большинству всё равно лень регулярно просматривать изменения в зеркальных столбиках. Доску, на которую выведены все столбики с актуальными задачами со всех отделов, каждый просматривает примерно раз в неделю и со временем частота просмотров падает.

Активно используют функцию те, у кого на этом построен процесс. Например, зеркало столбика с багами из отдела поддержки размещено на досках отдела разработки и регулярно просматривается всеми разработчиками, особенно тестировщиком, который их пропустил.

Куда думаем развивать проект:


Вовлечение всей команды в использование одной системы

Есть еще много трудностей с этим вопросом. Сейчас делаем упор на то, чтобы было круто для отделов разработки. Остальным отделам оказалось достаточно самых простых стикеров и красивого интерфейса, в вот разработка требует большого количества деталей.

Вовлечение участников команды в постоянное использование

Очень важно сделать так, чтобы команда со временем не забивала на использование системы управления проектам. Затягиванием через чаты, ленты с событиями в компании, дизайном. Сейчас мы выводим параметр, показывающий вовлеченного пользователя и смотрим, как он меняется с выпуском обновлений.

Коммуникации и мобильные версии

Второй по популярности запрос от наших пользователей — мобильное приложение. В течении месяца планируем его выпуск, упор делаем на общение.

Карта (граф) распространения информации внутри компании

Если предположить, что мы затянем более 50% всех коммуникаций в компании и будем обладать информацией о том, кто просматривает задачи, то можно построить реальную картину, как распределено внимание в проекте, на какие задачи действительно сделан упор, а какие остались в стороне.

Сейчас все в открытом тесте можно смотреть, пользоваться, предлагать идеи.

Указали на сайте тарифы — это был самый частый вопрос от регистрирующихся. Но деньги пока собирать не торопимся, оплатить ничего не удастся :)
Tags:
Hubs:
Total votes 24: ↑23 and ↓1+22
Comments32

Articles

Information

Website
yougile.com
Registered
Founded
Employees
2–10 employees