Мои правила эффективности: работа с задачами, проектами, книгами и заметками



    Самая важная вещь, которую я понял, проверив на себе десятки методик повышения эффективности: то, что ты делаешь, гораздо важнее того, когда и как. Без понимания этой вещи, применение даже самых изощренных техник ничего вам не даст.

    Нет ничего хуже, чем максимально эффективно выполнять никому не нужную работу.

    Поэтому, прежде чем включать таймер Pomodoro, нужно для себя определить, какие вещи принесут вам наибольший результат. И уже после этого пытаться делать их эффективнее.

    Ниже я поделюсь техниками, которые помогают мне успевать: выполнять основную работу и заниматься личными проектами, не жертвуя спортом, чтением и сном.


    Задачи, идеи и напоминания


    На протяжении последних пяти лет, я перепробовал следующие программы по управлению задачами: Todoist, Wunderlist, Google Tasks, Trello, Clear, Reminders, Microsoft To-Do, MinimaList, Any.do, Asana.

    Как вы понимаете, ни одна из них мне на 100% не подошла. В итоге, я решил попробовать, с первого взгляда не привлекательный, Google Keep и уже более полугода он является моим основным хабом для организации задач, заметок и идей.



    Мой Google Keep состоит из трех типов контента:

    • списки задач (текущие проекты, списки будущих заметок, статей или книг на прочтение)
    • мысли, которые я хочу обдумать в ближайшие дни
    • цитаты и идеи из книг, которые сообщают что-либо важное, либо то, о чем я не хочу забывать


    Google Keep позволяет из любого “листка” сделать напоминание, но я предпочитаю наговаривать их Siri. Это намного быстрее и не требует переключения между вкладками или включения телефона (Siri активируется по голосу на iPhone и Apple Watch).

    Чтение и организация заметок


    Практически все книги я читаю в iBooks на iPhone 7+, так как телефон позволяет использовать любую возникшую паузу с пользой. Вторая причина — возможность экспортировать заметки на почту, после чего, я, сортируя по темам, переношу их в отдельную папку “ Идеи” в программе Apple Notes на ноутбуке. В данный момент, у меня около 50 заметок, в каждой из которых находятся ключевые идеи из прочитанных книг.



    Толковые книги в которых затрагивается тема эффективности:

    • “Rework. Бизнес без предрассудков” — Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон
    • “Как работать по 4 часа в неделю” — Тим Феррис
    • “Жизнь на полной мощности” — Джим Лоэр и Тони Шварц
    • “Эссенциализм. Путь к простоте” — Грег МакКеон
    • “Мой продуктивный год” — Крис Бейли


    Работа с разными проектами


    Нашему мозгу требуется время, чтобы вникнуть в задачу и начать выполнять ее максимально эффективно (что называют состоянием “потока”), поэтому любое отвлечение или переключение между различными видами деятельность замедляет работу.

    Чтобы избежать подобных проблем, я начал делить свой день на блоки по проектам и типам деятельности. Покажу, как это работает на примере одного дня.

    С 8 до 16 часов я работал над нашим стартапом, а по приезду домой, два часа помогал с презентацией коллегам с прошлого проекта. После этого, я направился на тренировку, а с 21:00 писал черновик этой статьи. В итоге, мой рабочий день, без переключений, разбился на несколько видов деятельности: дизайн, спорт и писательство.

    Внутри каждого блока я делаю паузы, в зависимости от увлеченности делом. Обычно это примерно 40 минут работы и 15 минут перерыва. В районе 10–11 часов я могу пойти в ближайшее кафе, чтобы слегка отвлечься.

    По пути на работу и обратно домой я набрасываю черновики для будущих заметок или читаю (в данный момент это “Как чашка за чашкой строилась Starbucks”).

    Влияние кофе на эффективность


    Я люблю кофе и регулярно выпиваю по 3-4 чашки в день, в особенности, перед работой, спортом и написанием статей. Но кофе может навредить, если вы превысите индивидуальную норму или не позаботитесь о правильном питании. В этом случае неизбежно снижение эффективности, потеря фокуса и, возможно даже, раздражительность.

    Главный урок, который я усвоил за несколько лет экспериментов с питанием, — при спаде энергии задаться вопросом из-за чего возникла усталость: от недостатка питательных веществ или от продолжительной работы?

    Исходя из этого и выбирайте, каким образом стоит взбодриться: сделать перерыв, выйти на прогулку, перекусить или, все таки, выпить кофе. Если вашему организму будет недоставать углеводов, а вы предпочтете кофе, то вас неизбежно ждет энергетический спад. Будьте разумны.

    Соцсети и новости


    Я не читаю ленты соцсетей, за исключением Instagram, так как только в нем я могу контролировать источники получаемого контента.

    Несколько раз в неделю я открываю приложение Facebook и просматриваю пару верхних постов, чтобы не пропустить интересное мероприятие или новость.

    Ленту Facebook в браузере я отключил, используя расширение “News Feed Eradicator”. Чтобы не пропустить публикации интересных людей, я включил уведомления на их обновления (очень удобная функция, если ты не хочешь терять время на просмотр ленты).



    Новости технологий и бизнеса я получаю из Telegram-канала vc.ru, новости дизайна от Юрия Ветрова. Массовые новости я игнорирую.

    Чтобы расширять кругозор, изредка покупаю журнал Esquire, GQ, Men’s Health или AD (Architectural digest). Последний, кстати, в профессиональном плане будет полезен и дизайнеру интерфейсов.

    Статьи я читаю редко, так как большинство из них бесполезны по двум причинам:
    • автор пересказывает мысли из прочитанных книг, коих я прочитал достаточно
    • советы автора применимы лишь в его ситуации


    Уведомления на всех приложениях у меня отключены, за исключением мессенджеров, которыми пользуются близкие. Это сделано для того, чтобы случайный лайк в Facebook не оторвал меня от важного дела (а любое дело важнее этого).

    Несколько раз в день я открываю приложения, проверяю уведомления и отвечаю на сообщения. Из-за отсутствия уведомлений, я еще ни разу ничего важного в своей жизни не упустил.

    Для работы с почтой я использую Inbox от Google. Он хорошо синхронизируется с Google Keep и позволяет сохранить любую ссылку или публикацию по нажатию кнопки Share (раньше я отправлял интересные ссылки себе на почту, Google это понял и упростил процесс).



    Сообщения я набираю, в основном, голосом, который Apple любезно переводит в текст. Голосовые сообщения не использую, так как не знаю, в каком контексте находится собеседник. Помимо этого, я ценю его время и стараюсь отредактировать сообщение таким образом, чтобы оно лучше отражало суть моего послания.

    Фокус и прогресс


    Чем профессиональней и популярней ты становишься, тем больше людей хотят с тобой работать. Сначала это тебя радует и ты не думаешь о том, чтобы кому-либо отказать, но, спустя какое-то время, ты понимаешь, что лучше было бы пренебречь новым проектом или встречей ради чего-то личного. И пускай сегодня ты потеряешь в доходе, но спустя какое-то время эти усилия окупят себя.

    Сейчас я практически не беру фриланс-проекты, за исключением тех, которые в короткие сроки способны принести хороший доход. Как я уже писал, в будущем я не хочу работать дизайнером, поэтому просто наполнять портфолио мне не интересно (но если вы дизайнер, не пренебрегайте этим).

    Главная метрика, за которой я стараюсь следить, — это прогресс в каждом деле, которым я занимаюсь (развитие компании, чтение, писательство, спорт).

    И не важно, сколько сейчас времени и насколько я устал. В конце недели не так важно, как вы себя чувствовали. Важно лишь то, что вы сделали. Именно таким образом, шаг за шагом, и покоряются большие цели. Не резкими рывками, возникшими от мотивационного заряда, а регулярной работой на пути к чему-то большему, чем ты сам.

    Спасибо за прочтение.

    Буду рад, если поделитесь вашими любимыми книгами, приложениями, привычками и методами повышения эффективности.
    Поделиться публикацией
    Комментарии 20
      0
      Мне помогает контролировать проект SimpleMind. Удобно для визуализации задач и связей между ними.
        +1
        Спасибо, отличная статья!
        Глаза не устают от чтения с айфона? Следите ли как-то за зрением?
        От себя добавлю, что еще неплохая таск-программа это Things. Удобная, приятный интерфейс.
          0
          На удивление, не устают, хотя читаю почти всегда в дороге. Если чувствую усталость во время работы за ноутбуком, делаю короткую зарядку для глаз. Почти всегда у меня включена функция Night Shift на MacOS и iOS. Очень помогает.

          Спасибо за отзыв и рекомендацию.
          0
          Хорошая статья. Во многом перекликается с моими мыслями об эффективности. Если говорить про инструменты, то для задач использую Trello (для личных и рабочих), для заметок OneNote.
            0
            Спасибо! отличный обзор, без лишней воды. Я для себя узнала много нового. Для меня это сейчас особо актуально, ведь я сменила профессию и нахожусь на этапе активного обучения всему новому.
              0
              Спасибо большое! Успехов в обучении! :)
              +3
              Привет.

              Прости, пожалуйста. Но у тебя много статей, материалов и куча советов от тебя поступает, как организовывать свой досуг, как общаться с людьми, как поднимать нереальное бабло, где ты выступаешь как коуч, познавший как «надо».

              А напомни, пожалуйста, какие ты говоришь успешные проекты запустил, можно с ними ознакомиться? Где ты работаешь и какие суммы ты в данный момент поднимаешь, ну хоть условно, там 400, 500к в месяц.
                0
                Зачем отвечать на неудобные вопросы, правда?
                0
                Спасибо за статью!
                Для себя остановился на следующих инструментах:
                — для работы в команде — Trello;
                — для личного планирования и обдумывания новых проектов — mindomo.

                Не могу найти универсального места для сохранения интересной информации в моменте и прочтения позже. Пробовал почту, evernote, one note, trello, файлы txt, но что-то все не то.
                  0
                  Спасибо!
                  На счет универсального места хранения заметок согласен, тоже много что перебробовал и пока ничего лучше простых Заметок не нашел.

                  С Mindomo ознакомлюсь, не слышал.
                    0
                    Попробуйте! Инструмент очень удобный.
                  0
                  Спасибо за статью. Всё чётко и конкретно.

                  Для задач очень удобно пользоваться Worksection. Пользовался и на бесплатной основе и на платной. Можно легко организовать как рабочее пространство, так и личное.
                  Можно создавать задачи/подзадачи. Для личных целей можно создать задачи-рубрики и собирать все материалы в каждой отдельной рубрике) с хорошей фантазией можно сделать максимально удобный для себя инструмент. Плюс, есть отдельное мобильное приложение, которое всегда под рукой. Для напоминаний можно выставлять сроки по датам и минутам. Удобно и функционально.

                  Для заметок тоже пользуюсь Google Keep для хранения самих заметок/ссылок/цитат, только более хаотично. Также храню полезные статьи, сайты и скрины в Padlet Mini. Там есть возможность создать разные стены и сделать рубрики. Это удобно! Только не всегда хватает времени разгрести все заметки, не выработалась привычка.
                    0
                    Спасибо! Много новых инструментов, посмотрю.
                    0
                    Спасибо за хороший материал! После долгих поисков хорошой методики для себя пришёл к +- такому же механизму который описан у Вас в статье, правда я пока остановился на Trello. Но, я начал замечать, что у меня появилось достаточное количество незавершённых дел. Скажите есть ли у Вас такая проблема и если есть, то как Вы её решаете?
                      0
                      Спасибо!
                      Незавершенные дела могут быть лишь по причине того, что я занялся чем-то более перспективным, но это нельзя назвать проблемой. Основные рабочие обязанности я выполняю в срок, а для личных проектов дедлайны мне пока не нужны. Ими я занимаюсь с удовольствием каждый день.
                      0
                      Крайне важно было упомянуть, какой версии айфон.

                      > Я не читаю ленты соцсетей, за исключением Instagram, так как только в нем я могу контролировать источники получаемого контента.

                      Откройте для себя технологию 2000 года — RSS и RSS-агрегаторы.

                      > Новости технологий и бизнеса я получаю из Telegram-канала vc.ru, новости дизайна от Юрия Ветрова.

                      Хотел было сказать, что опять же, Telegram-каналы и прочий рак был придуман для того, чтоб отучить людей от анонимного чтения RSS, и трекать, кто что читает, чтоб торговать вами на рынке аудиторий и датамайнинга, но т.к. ни для кого не секрет, что vc.ru — площадка для проплаченных постов, да еще и Юрца какого-то приплели, стало понятно, что и сам этот хабрапост — реклама.
                        0

                        До недавнего времени был занят поиском подходящего таск-трекера и календаря в 1, сейчас пользуюсь tick-tick на андроид, он сыроват и постоянно обновляется, но функционал на высоте.

                          0
                          Спасибо за статью! Действительно очень здоровски написано. Фраза в конце очень понравилась:
                          И не важно, сколько сейчас времени и насколько я устал. В конце недели не так важно, как вы себя чувствовали. Важно лишь то, что вы сделали. Именно таким образом, шаг за шагом, и покоряются большие цели. Не резкими рывками, возникшими от мотивационного заряда, а регулярной работой на пути к чему-то большему, чем ты сам.

                          Сам всячески пытаюсь организовать своё время на максимальную эффективность, но частенько скатываюсь на ненужную ерунду.
                          Я использую приложения SaveMyTime, Habitica и Evernote. Но Habitica не всем устраивает (особенно её периодическая глючность из-за необходимости включенного инета), поэтому хочу своё приложение написать, где будет за основу взята функциональная часть из Habitica. Просто нравится там разделение на привычки, регулярные дела и задачи, плюс в привычках идёт подсчёт кол-ва раз выполненной привычки (причём её можно указать хорошая она или плохая). Я, например, так выпитые за день стаканы вижу, или сколько раз открывал соц.сети (как отрицательная привычка) и т.д. Плюс в регулярных задачах можно добавлять подзадачи для достижения выполнения основной задачи, что тоже бывает очень полезно.
                            0
                            Спасибо!
                            Для контроля привычек я использую «Habit List» для iOS.
                            0

                            У меня сложилась следующая схема, в основном на инструментах от Google:
                            -встречи и события в Google Calendar


                            • задачи через GTasks с напоминалками и сортировкой по листам
                            • интересные Интернет материалы из проф источников подписываются через RSS и коллекционируются в feedly
                            • заметки в файлах Google Drive (попробую Keep)
                            • из особо важных цитат и мыслей делаются ежегодные утренние события в календаре, чтобы регулярно догоняли

                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                            Самое читаемое