Во многих компаниях расходы на программное обеспечение стабильно растут, даже если инфраструктура почти не меняется. Часть этих затрат приходится не на развитие, а на лицензии и продукты, которые либо не используются, либо дублируют друг друга по функциональности. 

Меня зовут Данила Трусов, я директор продукта «Инферит ИТМен». В этой статье хочу разобрать, откуда берутся такие «невидимые» перерасходы и почему без прозрачного учета ИТ-активов они могут годами оставаться незамеченными. 

Откуда берутся лишние расходы

По наблюдениям рынка, значительная доля затрат на ПО связана не с развитием ИТ-ландшафта, а с непрозрачностью учета. В условиях распределенных команд, быстрого запуска проектов и регулярной передачи техники между подразделениями компании постепенно теряют понимание того, какое программное обеспечение где установлено и кем реально используется.

Причины перерасхода, как правило, носят системный характер. Подразделения закупают одинаковые решения независимо друг от друга, сотрудники продолжают числиться пользователями ПО после смены роли или ухода из компании, а лицензии, приобретенные «на перспективу», годами остаются невостребованными. Если при этом нет единого источника актуальных данных о программных активах, такие ситуации могут оставаться незаметными до момента очередной закупки или внешнего аудита.

Почему формальный учет не работает

Во многих компаниях учет ИТ-активов формально существует: есть таблицы, отчеты, иногда даже специализированные системы. Проблема в том, что эти данные часто не отражают реальную картину использования ПО. Они обновляются нерегулярно, не учитывают изменения ролей пользователей и не показывают фактическую загрузку лицензий.

В результате бизнес может одновременно оплачивать неиспользуемые лицензии и закупать новые просто из-за отсутствия уверенности, что уже приобретенные ресурсы можно безопасно перераспределить. Без прозрачного учета такие решения принимаются «с запасом», а запас почти всегда означает дополнительные расходы.

Финансовые последствия, которые накапливаются годами

Эффект от дублирующихся лицензий и неиспользуемого ПО редко проявляется одномоментно. Чаще это постепенное «подтачивание» бюджета: регулярная оплата поддержки, срочные закупки при проверках, сложности с планированием расходов на новые инициативы.

Когда ИТ-бюджеты находятся под постоянным давлением, а от ИТ-служб все чаще требуют обоснования затрат и возврата инвестиций, отсутствие актуальных данных становится прямым источником финансовых потерь. Фактически компания платит за ресурсы, которые не работают на ее бизнес-задачи.

Что дает наведение порядка

Практика российских организаций показывает, что после наведения порядка в учете программного обеспечения удается выявить существенный объем неэффективных затрат. В одном из проектов в компании с инфраструктурой более тысячи рабочих мест централизованная инвентаризация позволила обнаружить дублирующиеся и неиспользуемые лицензии и сократить расходы на ПО примерно на 12% — без сокращения функциональности и без влияния на операционные процессы.

Ключевая ценность здесь заключается не столько в экономии как таковой, сколько в возможности принимать финансово обоснованные решения. Когда ИТ-служба и бизнес видят, какое ПО реально используется, становится возможным отказаться от избыточных закупок, перераспределить лицензии и направить высвобожденные средства на приоритетные задачи.

Учет как финансовый инструмент

В условиях роста стоимости владения ИТ-инфраструктурой учет и прозрачность ИТ-активов перестают быть исключительно технической задачей. Они становятся полноценным финансовым инструментом, который напрямую влияет на управляемость затрат.

Контроль за лицензиями и программным обеспечением позволяет перевести расходы на ПО из разряда неконтролируемых и трудно объяснимых статей в прогнозируемый и измеримый ресурс. А это, в конечном итоге, дает ИТ-службе возможность говорить с бизнесом на языке цифр и эффективности.