Предыстория
Я работаю в ИТ-отделе на производстве. Пришла задача от гендира: «Найти систему для документооборота и работы с проектами. В перспективе будем подключать кадровый электронный документооборот. Поищите, что нам подойдет». У нас не массовое производство и не ИП, на заводе +-300 человек. В руководящий состав входят примерно 20 человек. Заоблачных требований к ПО нету.
От системы и нас хотели 3-ех вещей:
СЭД с созданием и подписанием договоров и счетов, регистрацией, ветвлением согласования от суммы, проверкой контрагента
ИСУП, чтобы работать с проектами (контролировать запуск нового продукта или)
база для КЭДО, чтобы в перспективе перевести в цифру кадровые документы на ПО этого же постав��ика
Остальные критерии обозревали по своей инициативе. Потому что а) работать с системой нам б) стало интересно, кто что ещё умеет сверх «зарегистрировать договор»:
сервис деск
ИИ
готовые решения
облако или локальное размещение
возможности настройки без кода
стоимость
Глава, в которой я перестал радоваться
Я понял, что выбирать придется из 40+ СЭДов. Погружаться во все означало потратить время и нервы.
Поэтому: узнали у партнеров и опросили коллег, как они на прошлой работе решали такие задачи. Разбирались с ценами, пользовались информацией в интернете, ИИ, сводили все вместе. Получился шорт-лист: Битрикс24, 1С ДО, ELMA, EnDocs, Saby, Tessa, Тезис и Directum Lite.
Надеюсь, статья хоть как-то сэкономит вам время при выборе СЭД. Пользоваться можно смело.
СЭД
Здесь смотрели на базовые возможности: делопроизводство, регистрация документов, шаблоны, согласование, подписание УКЭП и ПЭП, архив и поиск, служебные письма и локально-нормативные акты, интеграции.
Если грубо: Битрикс24, EnDocs, Saby это "войти в тему" дешево и сердито, но возможностей маловато. EnDocs - только для работы с договорами, очень «туго». Других возможностей у системы нет. Остальные (1С ДО, ELMA, Tessa, Тезис, Directum Lite) - уже полноценные СЭД. Подробнее см. в табличной части.
Проекты
На заводе одновременно ведется 1-2 проекта в месяц, за год набирается нормальная сумма. Гендир хочет видеть все этапы: от идеи и расчета до выпуска и отгрузки. Плюс бывает, что не сходятся бюджеты, переносятся сроки. Сотрудники молчат до последнего, пытаясь скрыть проблемы. А это можно было бы предотвратить. Если будут видны ответственные, будет с кого спросить. Отчеты они ведут в Excel, все делается вручную и тратится время.
Перевожу на понятный: руководству нужно как-то управлять процессом. Тут обычно используют Ганта или канбан. Решить это все можно одним полноценным ИСУП.
Кадровый документооборот
Следующее требование от руководства - возможность переехать на КЭДО. Если СЭД и ИСУП у нас от одного поставщика - то остальные продукты лучше тоже брать от этого же вендора. Так легче и дешевле сопровождать. Плюс интерфейс уже будет привычным.
Если в вашей компании уже больше 200–300 человек - пора прикинуть, сколько коллег будет еще года через два. Увеличится количество систем от разных поставщиков...Устанете все перевозить из одной СЭД в другую или искать те, что интегрируются между собой (а делать это будете вы).
Мы взяли сценарии, которые есть в компании (отпуск, командировки и работа с авансовыми отчетами, приём, ознакомление с ЛНА) и искали прямо по пунктам.
Повторюсь: дальше мы уже смотрели просто по наличию тех или иных возможностей. Погружаться в детали пока не стали.
ESM/Service Desk
ИИ
Если смотреть по крупному, то ИИ в системах электронного документооборота можно разделить на два варианта. Первое - это использование LLM для генерации текста и работы с ним, второе - OCR для распознавания текста в документах разного формата, преобразования изображений. Мы рассматривали только LLM, возможности OCR оставил пока за бортом.
Дальше пошли детали, которые важны мне как сотруднику, который будет настраивать систему и работать с ней.
Наличие готовых решений
В этом пункте рассматривали, предлагает поставщик решение, полностью готовое к использованию (не требует доработки ПО), или для старта нужны доработки. Готовые решения - это экономия, в первую очередь, ваших нервных клеток, а во-вторых - денег компании. Купили вы систему, у вас свои уникальные процессы и запросы. В будущем будьте готовы платить, чтобы ваши "хотелки» реализовали при обновлениях, проверяйте «легли ли» доработки на существующую функциональность.
Облако или локальное размещение
Очень важно, где система будет жить: есть ли серверная, админ, требования безопасности и любовь контролирующих органов? У нас все это имеется, поэтому рассматривали размещение на своих мощностях.
Раздел, который всё решает: стоимость и настройка без кода
Гибкость и большие возможности настройки - это шанс закрыть потребности без доработок. Про них писал выше. Настройка без кода быстрее и дешевле. Крайне рекомендую обратить внимание на это.
Цены зависят от количества и типов лицензий. Именная лицензия - каждый пользователь привязан к своей учетной записи. У сотрудника в любой момент есть доступ. Конкурентная – нет привязки к конкретному пользователю. Определяет количество сотрудников, которые могут быть в системе в одно время. Другие в этот момент авторизоваться не смогут. Подойдет, если сотрудники заходят только чтобы выполнить ту или иную задачу.
Локальный и облачный варианты размещения есть не у всех поставщиков - поэтому, Saby автоматически выбыл из рассматриваемых поставщиков.
В финале сравнили цены у Битрикс 24, 1С ДО, Elma, Эндокс, Tessa,Тезис и Directum Lite с возможным вариантом установки у нас: размещение ПО на своих серверах, 150 конкурентных лицензий на 300 человек.
Мой ТОП-3
Мы искали систему для работы с документами, с возможностью работать с проектами и подключить КЭДО. В процессе я понял, что это уже минимум. Сейчас поставщики предлагают все и сразу: корпоративные заявки, ИИ, супераппы и т.д.
У меня получился такой итог:
Если вас 5 человек и надо автоматизировать хоть как-то, а бюджет 10 тысяч - смотрите в сторону Битрикс24;
Если у компании много денег и вы хотите кастомизировать систему, регулярно отстегивая бюджет за доработки, адаптацию и сопровождение - смотрите Элма;
Если вам (как и нам) важна качественная разработка, широкий выбор продуктов и соответствующая стоимость (цена=качество) - выбирайте Directum Lite;
Endocs сильно уступает. Рынок предлагает уже более широкий набор решений. А у них только автоматизация договоров.
Нужен ли вам тот же топ-3, что и мне? Не факт. Вывод прост: начинать нужно со списка своих потребностей и ограничений - договоры, счета, HR, требования к размещению, бюджет и наличие своих рук для настройки.
Если вы сейчас как раз в стадии поиска системы электронного документооборота, очень советую попробовать путь с таблицей.
