Раньше руководитель тратил больше 30 минут, чтобы поставить задачи команде после ежедневной планерки. Теперь — один запрос к ИИ-ассистенту, и 30+ карточек автоматически создаются, заполняются и распределяются по исполнителям за 3 минуты. Это результат внедрения Кайтена на металлообрабатывающем заводе ПФ-ФОРУМ.
Как процесс устроен изнутри — рассказывает Марина Вербицкая, руководитель отделения по работе с публикой и интегратор цифровых решений.
Но сначала — несколько фактов о компании
ПФ-ФОРУМ занимается металлообработкой — мы работаем в формате B2B и выполняем как госконтракты, так и коммерческие заказы. По итогам 2025 года мы вошли в число крупнейших предприятий отрасли по обороту. В штате компании 250+ сотрудников.
Кроме основного производства, мы активно развиваем новые направления:
Раз в пару месяцев проводим обучающие мероприятия для руководителей других организаций по всей России — прямо на нашем производстве. Рассказываем про цифровизацию, про внедрение управленческих инструментов, в том числе про Кайтен, и про использование искусственного интеллекта в компании;
Создали собственное ПО, которое позволяет в цифровом формате контролировать каждый станок и работу каждого сотрудника;
Создаем производственный кластер ПФ-ФОРУМ, куда приглашаем малые предприятия, чтобы дать им возможность получить доступ к нашему пулу заказов.
Цифровизация для нас — часть стратегии. Но управление задачами офисных команд долгое время оставалось в стороне — задачи, которые держались только на устных договоренностях и записях в блокнотах, терялись между планерками. Мы понимали, что это нужно менять.
Нам требовался таск-трекер — и на это была веская причина
Мы разработали собственный софт и через него оцифровали все производство — от материалов до технологических операций.
Но задачи между людьми в этой системе не ведутся — она для этого не предназначена. А без прозрачного управления задачами процессы начинают теряться. Поэтому нам требовался отдельный инструмент для работы с задачами.
До Кайтена руководители держали задачи в голове и блокнотах — и они терялись
Каждый руководитель вел задачи по-своему: кто-то аккуратно записывал в ежедневник, кто-то — вспоминал на ходу. У одного руководителя в подчинении могло быть 15–20 сотрудников, за неделю накапливался большой объем договоренностей — и к моменту планерки они зачастую забывались или терялись.
Встречи чаще всего начинались с координации — как минимум 30 минут уходило на то, чтобы разобраться, кто, что и когда должен был сделать. А часть задач всплывала в момент, когда дедлайн уже горел.
Задачи улетали в пустоту. Если их нигде не зафиксировали — они фактически были утеряны, и мы не могли закрыть проекты. Все буквально стояло на месте.
Идея внедрить Кайтен пришла с обычной канбан-доски на стене
Идея внедрить таск-трекер появилась после рабочей поездки: в одной из компаний мы увидели физические канбан-доски на стенах — во время координаций руководители передвигали карточки, обновляя статус задач в режиме реального времени. Метод был простым и наглядным. Но переносить его в физическом виде не имело смысла — мы уже шли по пути полной цифровизации.
Почему остановились на Кайтене
На тот момент у меня еще не было команды по интеграции и развитию систем, поэтому первичный выбор был во многом интуитивным. После тестирования нескольких таск-трекеров я остановилась на Кайтене — в первую очередь из-за визуальной понятности интерфейса. Но были и еще 3 принципиальных критерия:
Единое рабочее пространство с открытым доступом. Настройка прав и разграничений не должна была быть слишком запутанной.
Визуальная прозрачность. Статус задач должен был быть виден с первого взгляда — без дополнительных отчетов и запросов.
Открытый API — обязательное условие. Система должна была легко интегрироваться с другими решениями, в том числе с нашей собственной инфраструктурой.
Еще на первых этапах сразу стало понятно, что Кайтен закрывает все 3 запроса. Дополнительный плюс — высокая гибкость: инструмент настраивается под специфику предприятия, а не наоборот.
Как прошло внедрение. Спойлер: было непросто
Внедрять Кайтен сразу для всей компании мы не стали. Решили сделать этот процесс поэтапным.
Этап 1. Сначала Кайтен использовали для личных задач
Я начала с себя — в середине 2024 года перенесла свои задачи из Trello в Kaiten. Затем постепенно подключала коллег, с которыми взаимодействовала чаще всего.
Вместо писем и разрозненных сообщений сразу ставила задачи в системе — через карточки. Так шаг за шагом сформировалась привычка: вся рабочая коммуникация проходит через таск-трекер.
Для тех, кто все же не видел или игнорировал уведомления о задачах и продолжал использовать почту, нашлось простое решение — бот, который отправлял письма при создании новой карточки с прямой ссылкой на нее. В итоге пользоваться таск-трекером стало еще проще — не нужно ничего искать вручную, достаточно открыть письмо и перейти по ссылке.
Этап 2. Затем попробовали пилот на ИТ-отделе — нас встретили со скепсисом
Следующим подключился ИТ-отдел. Первая реакция была предсказуемой:
«Опять что-то придумали. Опять вам не работается спокойно».
Чтобы преодолеть сопротивление, показывали, как Кайтен работает на практике — например, рассказывали, что теперь больше не нужно ждать планерок, чтобы поставить задачу сотруднику. Вместо этого можно зайти на канбан-доску в Кайтене и создать там карточку.
Постепенно команда начала использовать систему в ежедневной работе. А когда стало видно, что задачи не теряются, а коммуникация становится проще, скепсис ушел сам собой.
Этап 3. Масштабирование началось, когда подключились руководители
Чтобы внедрить инструмент во всех отделах, нужно было в первую очередь показать его руководителям. Пока начальник сам не использует систему и не понимает ее ценности, его команда тоже не будет включаться. Но как только руководство принимает осознанную позицию и начинает транслировать ее сотрудникам — они, как правило, подключаются без дополнительного давления.
В нашем случае руководители быстро поддержали внедрение Кайтена — и это стало переломным моментом. После этого команды начали подключаться одна за другой, без заметного сопротивления.
Для удобства разделили работу в Кайтене на отдельные пространства
Сегодня Кайтен регулярно полноценно используют 4 отдела:
Отделение развития, включающее IT-отдел;
Производственное отделение;
Отделение построения;
Отделение квалификации.
Вот-вот к нам присоединится и бухгалтерия. Руководитель финансового отделения уже изучает систему, чтобы потом обучить свою команду.
Под каждое отделение создали собственное пространство. Внутри — несколько досок под разные потоки работ.
Такой подход позволяет не смешивать контексты. Так, например, производственные задачи идут своим потоком — у них собственные этапы, сроки и исполнители. Контент-план живет по другой логике — там важны дедлайны публикаций, согласования и правки. А задачи помощника или руководителя — это вообще отдельный тип работы с быстрыми поручениями и переключениями.
Все процессы разделили на отдельные доски — под каждый тип задач. Так стало проще видеть загрузку сотрудников и не смешивать разные виды работы.
Вот как это выглядит на практике:
Отделение развития. Здесь добавили несколько досок:
Доска развития — на ней отмечаем стратегические инициативы, работу с партнерами, внешние и внутренние проекты;
Доска контент-плана — содержит всю информацию по соцсетям и публикациям;
Доска помощника — здесь хранятся задачи бизнес-ассистента.
ИТ-отдел. Доску ИТ-отдела разбили по исполнителям: у каждого разработчика — своя дорожка, обязательные поля и время на выполнение.
На одном экране видна загрузка всей команды — это добавляет дисциплины и делает работу каждого сотрудника прозрачной.
Производственное отделение. Самое насыщенное пространство в компании. У одного начальника участка может быть 15–20 подчиненных, каждому нужно ежедневно ставить задачи.
Как выстроили этапы
Вместо стандартного набора этапов «Очередь — В работе — Готово» выстроили поток, подходящий под наш рабочий процесс:
Идеи — все, что еще не оформилось в задачу, но заслуживает внимания;
Цель — ориентир на квартал;
Задача на неделю — что нужно закрыть до конца недели;
Задача на сегодня — приоритеты текущего дня;
Ждун — задачи, заблокированные из-за внешних факторов;
Сделано — завершенные задачи.
Колонка «Ждун» стала центральным элементом системы. Именно ее мы регулярно обсуждаем на ежедневной 10-минутной планерке:
Что тормозит сотрудника?
Кто или что блокирует задачу?
Что нужно для завершения задачи?
Остальные колонки практически не обсуждаем — статус каждой задачи и так виден в Кайтене без дополнительных объяснений.
Стали использовать механизм блокировок
Когда задача зависает из-за внешнего фактора, сотрудник перемещает ее в «Ждун» и ставит блокировку. Блокировка бывает 2 типов:
Привязана к конкретному сотруднику — автоматически создается карточка этому человеку с просьбой решить вопрос.
Причина внешняя — в блокировке прописывается комментарий: например, «ожидаем материалы от поставщика, срок — пятница».
Руководители анализируют паттерны блокировок и после этого принимают управленческие решения. Это нужно не для санкций, а для точечных разговоров и оптимизации процессов.
Добавили обязательные поля
В производственном и IT-пространствах настроили обязательные поля — карточку невозможно создать без указания необходимого времени на выполнение задачи. Это дисциплинирует и делает прогнозирование нагрузки реалистичным.
У руководителей не было времени описывать задачи — мы решили эту проблему с помощью ChatGPT
Когда Кайтен уже внедрили и команды начали работать в системе, вскрылась новая проблема.
Выяснилось, что не все руководители успевали качественно заполнять карточки. Особенно остро проблема ощущалась на производстве, где после утренней планерки нужно поставить 15–20 задач разным сотрудникам. У каждого своя дорожка и свое пространство. На это уходило больше 30 минут ежедневно.
Это привело к тому, что иногда в карточках появлялись формулировки в стиле «купить карандаш» — без контекста, цели и критериев выполнения. Дальше все шло по знакомому сценарию — уточнения в переписке, дополнительные вопросы, потеря времени.
Стало понятно — проблема не в дисциплине и не в инструменте, а в том, что постановка задач занимала слишком много времени. Нужен был способ делать это быстрее и без потери качества.
На тот момент я активно работала с ИИ и решила попробовать использовать ChatGPT, чтобы превратить короткую формулировку в полноценную задачу с описанием, шагами и критериями результата. Рассматривала прямое подключение через API, но от идеи пришлось отказаться — стоимость токенов при регулярном использовании оказалась слишком высокой.
В итоге выход нашелся внутри самого ChatGPT: там есть раздел Actions («Создание нового действия»), который позволяет подключить внешний сервис через его API — без ручного написания кода. Именно так и получилось настроить интеграцию с Кайтеном через кастомного ИИ-ассистента — «Kaiten Router».
Далее в настройках прописала схему взаимодействия с API Кайтена, где указала:
Номера всех досок для каждого руководителя;
Номера строк (дорожек) для каждого сотрудника;
Имена сотрудников, привязанные к конкретным пространствам;
Инструкции по формату задачи: сколько символов, как раскрывать цель, контекст, шаги;
Правила присвоения меток по типу задачи.
Важный момент: для каждого руководителя, который использует Kaiten Router, настроен отдельный ассистент с его личным API-ключом в поле аутентификации.
Так задачи создаются от имени конкретного руководителя — он автоматически становится заказчиком в карточке. И никакой путаницы не возникает.
Как теперь ставим задачи за 2–3 минуты при помощи ИИ-ассистент
Разобравшись с настройкой, перейдем к тому, как это выглядит в работе. Руководитель открывает GPT-ассистента и прописывает задачи через запятую — в произвольном формате:
Затем действие необходимо подтвердить:
После подтверждения действия Kaiten Router создает необходимые задачи, указывает их названия и ID карточек, где эти задачи находятся:
Каждая из карточек автоматически:
Появляется в нужном пространстве и на нужной дорожке — по фамилии и имени сотрудника;
Получает развернутое описание: цель, контекст, шаги к выполнению;
Снабжается критериями приемки — как понять, что задача выполнена;
Помечается метками по типу задачи — через автоматизации в Кайтене;
Назначается на конкретного сотрудника как ответственного;
Добавляет поставщика — руководителя, чей API-ключ использует ассистент.
Вот как выглядит пример карточки:
В результате все действия, на которые раньше уходило 30+ минут ручной работы, теперь занимают максимум 2-3.
Сейчас ИИ-ассистента используют 2 команды
А именно — производственное отделение и отделение развития. Каждое утро после планерки руководители формируют задачи для команды через запрос к ассистенту. Если описание задачи требует уточнения — его легко поправить вручную. Это удобнее, чем каждый раз заполнять карточку с нуля.
Что изменилось: эффект до и после
Планерки сократились в 3 раза
Ежедневные планерки стали занимать 5–10 минут вместо 30+. Задачи зафиксированы и видны всем до начала встречи — не нужно тратить время на поиск контекста. Обсуждаем только колонку «Ждун» — то, что реально тормозит работу прямо сейчас.
Задачи перестали теряться
После создания карточки у нее появляется срок, ответственный, описание. В любой момент руководитель может посмотреть прогресс, без звонков и встреч. Проекты больше не зависают из-за того, что кто-то что-то забыл зафиксировать.
Гендиректор видит картину целиком
Гендиректор видит, сколько задач выполнил каждый сотрудник — без дополнительных отчетов и промежуточных встреч. Большинство руководителей теперь приходят на еженедельные координации с ноутбуками и сверяют свои записи с досками прямо в процессе обсуждения. Те, кто еще приносит блокнот, — скорее исключение.
Скорость постановки задач
Раньше начальник производственного участка тратил после планерки до 30 минут на то, чтобы вручную поставить задачи каждому из 15–20 подчиненных. Теперь один запрос к ИИ-ассистенту — и все карточки созданы, заполнены и распределены по нужным пространствам.
Как обучаем сотрудников — практика важнее теории
Для удобства онбординга сотрудников в Кайтене мы создали инструкцию по работе в таск-трекере. Параллельно строим собственную LMS-платформу — корпоративную базу знаний с видеоуроками. Обучение работе в Кайтене войдет туда отдельным мини-курсом.
Начальники отделов обучают своих сотрудников самостоятельно: так знания передаются сверху вниз и встраиваются в контекст конкретного подразделения.
Бесполезно рассказывать, как нужно работать. Сотрудник должен настроить пространство под себя и понять, какие задачи он может закрывать с помощью Кайтена. Только тогда обучение даст результат — до этого момента оно просто не приживется.
Что планируем дальше
Использовать сводную доску. Следующий шаг — создать единое пространство для гендиректора, где агрегируется статус задач по всем проектам и командам. По итогам стратегической сессии в конце 2025 года у компании появилось большое количество параллельных инициатив, отслеживать которые через отдельные пространства неудобно. Сводная доска закрыла бы эту потребность.
Проводить транскрибацию планерок через ИИ. В планах — выстроить процесс записи координаций с автоматической транскрибацией при помощи Кайтен AI и последующим созданием карточек. Технически это уже реализуемо: в браузерном интерфейсе Кайтена можно выделить фрагмент текста и мгновенно создать из него задачу.
Добавить бухгалтерию. Руководитель отделения уже самостоятельно осваивает инструмент. В ближайшем будущем планируем перевести в Кайтен всю команду.
Оцифровать отделение снабжения. Команда пока не подключена к Кайтену — сначала необходимо стандартизировать внутренние процессы. Это одна из реализуемых точек роста в цифровизации компании.
Вот наши главные выводы за 1,5 года
Опыт ПФ-ФОРУМ показывает: производственное предприятие способно выстроить полноценную систему управления офисными командами. За 1,5 года с Кайтен мы ушли от разрозненных записей в блокнотах и перешли на прозрачные канбан-доски с настроенным потоком задач и автоматизацией с ChatGPT.
Вот 3 вывода, которые можно перенять из этого опыта:
Внедрение начинается с руководителей. Готовность руководителей стать проводниками изменений — ключевое условие успешного масштабирования.
Адаптируйте инструмент под свои процессы, а не наоборот. Стандартные шаблоны не всегда подходят. Поток задач, выстроенный под процессы предприятия, приживается быстрее и работает эффективнее.
Открытый API — это стратегический актив. Именно он открыл нам возможность для интеграции с ChatGPT и кратно сократил время на постановку задач. При выборе инструмента стоит оценивать не только текущие потребности, но и потенциал для будущих интеграций.
Мы поделились своим опытом — но таких историй гораздо больше. Расскажите в комментариях: как вы используете ИИ в управлении задачами и где он уже оправдал ожидания?
