Почему Excel не работает, когда активов становится 500+: подводные камни управления ИТ-парком в табличных редакторах

[IvanSTV]

здесь все претензии к Excel - чисто организационные, причем странно для айтишника не понимать возможностей по настройке файла Excel. Когда я работал в Хуавее, то учетные таблицы логистики по проектам были в основном в нем, родном - ERP/WMS просто учитывали документы, а вот все планирование, комплектации, адреса, кто когда везет - все в эксельке.
И целая куча процессов (например, учет предмонтажной подготовки) была в нем же, родном. Ну, давайте пройдемся по конкретике:

Ручной ввод или копипаст из заявок Service Desk неизбежно порождают мутации данных. «Ноутбук-Иванов», «NB_Ivanov_15» и «Laptop Ivanov (15 дюймов)» — это один и тот же физический актив, но для Excel это три разные сущности.

про валидацию данных в Excel нет, не слышали? Создаете справочник с именами пользователей, создаете справочник с типом устройства, валидируете определенные столбцы - и проблемы нет. Это делается на минимальном пользовательском уровне.
К вопросу, если пользователь с правами на создание новых записей заполняет запись в любой информационной системе то он точно так же насоздает дублированных сущностей. Я когда на текущую работу пришел, то обнаружил кучу дубликатов в НСИ - просто нет за этим контроля. А тут крутится аж 8 разных баз, которые между собой информацией обмениваются. Вы просто сваливаете общую организационную проблему на эксельку, которая не виновата, что пользователи - долбоклюи.

Или, например, файл лежит на общей сетевой папке. Три администратора открывают его одновременно и каждый сохраняет под названием «Копия — » с мыслью «потом обновлю», чтобы не потерять внесенные изменения и не ждать, пока коллеги освободят файл. Естественно, «обновить» потом забудут и через месяц уже никто не вспомнит, какая версия актуальна.

Excel умеет в совместный доступ и совместное редактирование. А еще бэкапит. Я шарил такие файлы, и совместно работали годами, вносили заявки. Если ввод новой информации организовать через пользовательские формы (у меня было через загрузку данных из автоматически выгружаемых шаблонов заказчика, но не суть важно), то перекрывание редактируемых данных не случается вообще никогда..

А еще Excel не учитывает сложностей виртуализации. В таблице может быть зафиксировано, что на сервере 16 ядер, но не показано, что VMware нарезала их на 20 виртуальных машин с ПО, лицензируемым по физическим ядрам.

кто вам мешает создать в эксельке учет ВМ и подвязать их к серваку?

Как только вы попробуете сделать полноценную сверку (Asset + License + Configuration), Excel поломается о три вещи: отсутствие графы связей, аудит истории и нечитаемый маппинг.

если вы об этом не подумали до того, как бьете данные в Excel, то да. А если вы автоматизацией, например, историю по событию изменения записи копируете на служебные листы, а потом формируете с них отчеты, то в целом ничего страшного. Я реализовывал и такое.

Когда срок действия лицензии истекает, в специализированной ITAM-системе статус актива меняется автоматически. В Excel же администратор должен вручную открыть файл и обновить связи между листами. Пока это не сделано, таблица продолжает считать лицензию активной.

э-э-э, вы серьезно не знаете, что VBA поддерживает обработку событий Excel - например, на открытие? К тому же есть даже отдельная галочка настройки автообновления связей. У меня даже девочки-операторы подозревают, что пересчеты актуальных заявок можно посадить на событие открытия файла, а потому недели две назад написали заявку об этом в сервисдеск.

Excel не ведет защищенный журнал действий пользователей, поэтому вы не получите ответа на вопрос «Кто, когда и почему списал принтер?»

Элементарно это делается в Excel - по событию изменения ряда полей пишется история на защищенный лист.

И не сможете встроить в таблицу соответствие «Что куплено — Где это установлено — Используется ли это», так как таблица не умеет автоматически связывать разнородные типы данных.

Да ну? И кто помешает? Если у вас есть соответствующие поля в таблице и заполняются (вручную или макросом) - то никто.

Вы вообще, представляете, что Excel - это просто средство хранить информацию, определенным образом структурированную, и позволяет настроить и дописать обработки под большой спектр требований бизнеса, без дорогущих информационных систем. Рассказывать, что одна база данных позволяет вести учет оборудования, а другая - нет, надо на презентациях у тех лохов, кому вы продаете, а не на ИТ-портале. Ну, честное слово, когда мне рассказывают, что в Excel валидацию данных нельзя настроить и для этого за стотыщмильонов что-то покупать - это что-то запредельное