Почему Excel не работает, когда активов становится 500+: подводные камни управления ИТ-парком в табличных редакторах

[IvanSTV]

здесь все претензии к Excel - чисто организационные, причем странно для айтишника не понимать возможностей по настройке файла Excel. Когда я работал в Хуавее, то учетные таблицы логистики по проектам были в основном в нем, родном - ERP/WMS просто учитывали документы, а вот все планирование, комплектации, адреса, кто когда везет - все в эксельке.
И целая куча процессов (например, учет предмонтажной подготовки) была в нем же, родном. Ну, давайте пройдемся по конкретике:

Ручной ввод или копипаст из заявок Service Desk неизбежно порождают мутации данных. «Ноутбук-Иванов», «NB_Ivanov_15» и «Laptop Ivanov (15 дюймов)» — это один и тот же физический актив, но для Excel это три разные сущности.

про валидацию данных в Excel нет, не слышали? Создаете справочник с именами пользователей, создаете справочник с типом устройства, валидируете определенные столбцы - и проблемы нет. Это делается на минимальном пользовательском уровне.
К вопросу, если пользователь с правами на создание новых записей заполняет запись в любой информационной системе то он точно так же насоздает дублированных сущностей. Я когда на текущую работу пришел, то обнаружил кучу дубликатов в НСИ - просто нет за этим контроля. А тут крутится аж 8 разных баз, которые между собой информацией обмениваются. Вы просто сваливаете общую организационную проблему на эксельку, которая не виновата, что пользователи - долбоклюи.

Или, например, файл лежит на общей сетевой папке. Три администратора открывают его одновременно и каждый сохраняет под названием «Копия — » с мыслью «потом обновлю», чтобы не потерять внесенные изменения и не ждать, пока коллеги освободят файл. Естественно, «обновить» потом забудут и через месяц уже никто не вспомнит, какая версия актуальна.

Excel умеет в совместный доступ и совместное редактирование. А еще бэкапит. Я шарил такие файлы, и совместно работали годами, вносили заявки. Если ввод новой информации организовать через пользовательские формы (у меня было через загрузку данных из автоматически выгружаемых шаблонов заказчика, но не суть важно), то перекрывание редактируемых данных не случается вообще никогда..

А еще Excel не учитывает сложностей виртуализации. В таблице может быть зафиксировано, что на сервере 16 ядер, но не показано, что VMware нарезала их на 20 виртуальных машин с ПО, лицензируемым по физическим ядрам.

кто вам мешает создать в эксельке учет ВМ и подвязать их к серваку?

Как только вы попробуете сделать полноценную сверку (Asset + License + Configuration), Excel поломается о три вещи: отсутствие графы связей, аудит истории и нечитаемый маппинг.

если вы об этом не подумали до того, как бьете данные в Excel, то да. А если вы автоматизацией, например, историю по событию изменения записи копируете на служебные листы, а потом формируете с них отчеты, то в целом ничего страшного. Я реализовывал и такое.

Когда срок действия лицензии истекает, в специализированной ITAM-системе статус актива меняется автоматически. В Excel же администратор должен вручную открыть файл и обновить связи между листами. Пока это не сделано, таблица продолжает считать лицензию активной.

э-э-э, вы серьезно не знаете, что VBA поддерживает обработку событий Excel - например, на открытие? К тому же есть даже отдельная галочка настройки автообновления связей. У меня даже девочки-операторы подозревают, что пересчеты актуальных заявок можно посадить на событие открытия файла, а потому недели две назад написали заявку об этом в сервисдеск.

Excel не ведет защищенный журнал действий пользователей, поэтому вы не получите ответа на вопрос «Кто, когда и почему списал принтер?»

Элементарно это делается в Excel - по событию изменения ряда полей пишется история на защищенный лист.

И не сможете встроить в таблицу соответствие «Что куплено — Где это установлено — Используется ли это», так как таблица не умеет автоматически связывать разнородные типы данных.

Да ну? И кто помешает? Если у вас есть соответствующие поля в таблице и заполняются (вручную или макросом) - то никто.

Вы вообще, представляете, что Excel - это просто средство хранить информацию, определенным образом структурированную, и позволяет настроить и дописать обработки под большой спектр требований бизнеса, без дорогущих информационных систем. Рассказывать, что одна база данных позволяет вести учет оборудования, а другая - нет, надо на презентациях у тех лохов, кому вы продаете, а не на ИТ-портале. Ну, честное слово, когда мне рассказывают, что в Excel валидацию данных нельзя настроить и для этого за стотыщмильонов что-то покупать - это что-то запредельное

[mariannayudina]

вы excel и для заявок используете? И у вас их три? А если серьезно, то про валидацию интересно - вы пользователей в этот дополнительный справочник заводили руками? Там было одно поле - логин или ФИО? Или вы делали отдельную таблицу? А обновление? На самом деле, вы правы, можно вручную это сделать. В целом, обработку ситуаций, увольнения или смены фамилий в связанных листах тоже можно настроить через макросы. А дискаверинг прикручивали к excel?

[IvanSTV]

вы excel и для заявок используете? И у вас их три? 

когда я в Excel вел таблички по логистике, бывало и по 600 заявок в день. 5000 БС в год, да еще разные проекты, где-то по по 4-5 заявок на БС. Если иметь мозги, уметь в VBA и знать процесс, то никаких проблем не испытывал вообще.

А если серьезно, то про валидацию интересно - вы пользователей в этот дополнительный справочник заводили руками?

а в БД как вы ее будете заводить? Ногами? Если у вас в БД нет пользователей, вы их руками и заведете. Все первичные данные заводятся руками. А если они есть где-то хотя бы - то кто вам мешает из БД выгрузить в Excel? И даже более - вы можете настроить импорт в Excel напрямую из БД - весь PowerQuery об этом.

Я в свое время автоматизировал все обновления нужных справочников в Excel из SAPа через VBA чисто по открытию файла - дергал SAP, выгружал справочник в табличку, обновлял нужные записи для валидации, оператор даже не видел этих обновлений.

 Там было одно поле - логин или ФИО?

а кто вам мешает сделать конкатенацию, ФИО-логин, например? Или повесить валидацию на макрос по событию редактирования? Обычно валидации по ФИО хватает за глаза. Вы задаете вопросы уровня девочки-оператора, которые сидят и занимаются копипастом из одной таблички в другую. А так вообще эти проблемы в эксельке решаются, просто уточните ТЗ.

Или вы делали отдельную таблицу?

зачем отдельная таблица? По вкладкам можно разнести все что надо.

А обновление? 

Изучите, плз, Power Query, настройку связей таблицы и обработку событий Excel. Мелкософт продумал эти вопросы лет за 20 до того, как вы этими вопросами задались.

А дискаверинг прикручивали к excel?

не требовалось никогда. Максимум что делал - перебрать подключенные устройства и выбрать подходящее. Но дернуть любой скрипт VBA может запросто. Обнаружение в сети оборудования и вывод отчетов - это достаточно давно решенная задача. Навскидку можно надыбать сотни решений, которые вам выведут отчет в екселечитаемом виде, который вы обработаете как угодно.

По практике — почти 50% функционала учетных систем НИКОГДА НЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ В БИЗНЕС‑ПРОЦЕССАХ. Да вообще половину менюшек никто никогда не открывает. Не потому, что люди плохие, не хотят использовать такие замечательные программы, а потому, что они ИЗЛИШНИ для процессов. Ну, нет таких процессов. И для Excel это правило тоже вполне работает — большинство его не знает глубже сводных таблиц, потому что для большинства нет таких задач. Я как-то очень хорошего, прошаренного аналитика, учил делать вычисляемые поля в сводных таблицах, например. Человек 20 лет проработал аналитиком, но вычисляемых полей не знал. Просто он не встречал упоминания, что так можно. Так вот и здесь большинство, которые в эксельке пытаются вести учет, как правило, возможностей Excel не знают, а потому тупят перед валидацией, автоматизацией обновления и прочими вполне решаемыми задачами. Мелкософт не зря же все это писал - есть определенный спрос, потому что настроить правильно табличку сможет любой достаточно грамотный ВЛАДЕЛЕЦ ПРОЦЕССА, за свою зарплату, без расписывания сложной аналитики специально нанятыми людьми - модель процессов у него и так в голове, а покупать отдельную учетную систему и ее настраивать существенно дороже. Существенно. И даже дорабатывать существующие системы дороже.
Это не к тому, что учетные системы не нужны, это к тому, что противопоставлять эксельке не надо - для большинства описанных задач учета эксельки хватит при грамотном подходе, как конкурентное преимущество такое противопоставление ничтожно, тем паче для айтишника. Для меня такой подход выглядит как непрофессиональный. Другое дело, что экселька требует квалифицированного ключевого пользователя, который все это будет настраивать, и большинство потенциальных покупателей купят ваш продукт просто потому, что текущий пользователь обычно в эксельку не умеет, ну, и отдельный продукт поддерживается не собственными силами, чтобы чисто делегировать процессы по настройке и поддержке.

[skaleev]

Реклама ИнфраМенеджер? :-)
У меня Excel, активов явно больше чем 500+. Площадок где размещено оборудование 250+. Куча связанных листов, макросов. Раньше было в Excel, теперь в LibreOffice Calc. Ничего, живу вроде.
Помимо учета активов, там учет работ, Инцидентов, замечаний, планируемых и выполненных работ на инфраструктуре, да и много чего ещё. Некий монстрик такой стал. Всё пытаюсь настроиться и переписать на python или java с БД.
Да и будет ли готовый продукт полностью устраивать в полном объёме, или надо будет собирать решение из нескольких продуктов, которые при этом необходимо будет как-то интегрировать между собой. Ну и руководство должно быть готово заплатить N-ю и подозреваю что совсем немаленькую сумму

[mariannayudina]

а вносите только вы? Сколько человек работает с файлом и регистрирует действия на 250 объектах? Вы просто отображаете информацию или осуществляете логистическую работу? Если можно, расскажите подробнее, чтобы ее понимать. Сколько времени у вас занимает доставка между 250 площадками в среднем? И вы оценивали, сколько операций вы проводите с активами за период времени - выдача, перемещение, отправка в ремонт, приемка и т.д.?

[mariannayudina]

Дискаверинг не требовался, потому что вы занимались только выдачей и перемещением активов? Получается, что вы управляли складом? И 600 заявок в день - каждая заявка сколько обрабатывалась по времени? Какая была длительность заявок?