Всем привет! Меня зовут Олег Джулаев, я автор Projecto.
Я давно выбрал фриланс и в связи с этим часто участвую в разных проектах. Со временем заметил, что какими бы уникальными ни были проекты, я выполняю одну и ту же работу изо дня в день. Зная тип задачи и её примерный объём, я легко могу представить себе время, которое на неё потрачу. Но редко бывает так, что одна задача занимает весь день. Обычно это что-то фиксированное – 3, 4 часа, 5 часов… Но чем занять оставшееся время? Как сбалансировано уделять внимание разным проектам и заказчикам?
Я неосознанно пришёл к работе на основе слотов. Сегодня занимаюсь одним, завтра фокусируюсь на другом, а в промежутках обращаюсь к мелким задачам, как бы заполняя пробелы. Уверен, что многие из присутствующих здесь делают так же, по крайней мере те, кто тоже фрилансит.
В этом материале просто хочу собрать свои наработки и опыт в одну концепцию и рассказать, как слот-планирование можно масштабировать на управление проектами.
Под слот-планированием в данном материале понимается подход, при котором рабочее время специалистов разбивается на дискретные, желательно фиксированные, интервалы времени, резервируемые под конкретные предметные задачи. Тогда при постановке новая задача может попасть только в свободный слот, и никак иначе.
То есть слоты – это как заранее выделенные посадочные места, ячейки или контейнеры. Их можно распланировать без самих задач. Задачи будут наполнять ячейки по мере появления, в соответствии с той логикой, которая вам удобна.
Например, в течение дня я люблю переключать внимание, поэтому стараюсь брать в работу два проекта с разной тематикой. Первый слот – большой текст, второй – мелкие задачи, например, термины для глоссария.
В расписании или рабочем графике сразу видна загрузка и пустые места. Если слоты короткие, то в работе может быть параллельно большое количество задач. А весь рабочий процесс легче выстроить в непрерывный поток, даже если присутствует эффект смены фокуса.
Методика с планированием на основе слотов должна особенно понравиться веб-агентствам, фрилансерам и всем тем, кто реализует типовые задачи изо дня в день – знает свои возможности и готов держать стабильный темп.
Теоретически можно успевать сделать больше за один день, чётче вписываться в планы и при этом не получить режим аврала в формате «А-А-А-А-А-А!», даже если задач ОЧЕНЬ много.
Немного предисловия
Так как в сети нет материалов по теме слот-планирования – ни одной одноимённой теории, схожей техники или методологии, которая бы регламентировала работу со слотами времени – то я мог бы стать первопроходцем и присвоить все лавры себе.
Однако в реальности есть очень близкие подходы, например, тайм-блокинг (с выделением обязательного времени под наиболее важные задачи, всё остальное время распределяется на текучку), WIP-лимиты (ограничение количества активных работ на определённых этапах/столбцах в канбане), Capacity Planning (планирование мощностей, учитывает множество факторов и подстраивается под максимальную загрузку «производства») и другие. Даже мифические человеко-часы можно притянуть сюда за уши.
В общем, концепция работы на основе слотов далеко не нова:
Запись на услуги к разным специалистам на свободное время – это слоты.
Оказание услуг населению во многих госучреждениях и банках – это слоты.
Согласование погрузки и выгрузки на складах, терминалах, в портах (в логистике) – слоты.
Оплата дней отдыха в отелях, санаториях и аналогичных учреждениях – слоты.
Расписание телепередач – слоты.
Сложившийся личный график с чёткими повторяющимися делами – слоты.
Даже покупка билетов на транспорт – это тоже очень похоже на слоты.
Они сплошь и рядом. Мне пришла мысль просто оформить теорию более формально – заофициалить.
Часто встречаю мысль о том, что многозадачность человека – это лишь миф. Существуют даже существуют исследования, которые это подтверждают. Но даже если обратиться к личному опыту – я не помню, чтобы хоть раз работал над двумя задачами одновременно.
Я могу сделать много разных задач подряд, но в один момент времени могу сфокусироваться только на чём-то одном конкретном. Если у вас не так, пишите в комментах – найдём новых Цезарей.
Какие боли решают слоты
Раз контейнеры для задач применимы для повышения личной эффективности, их легко вписать в парадигму управления проектами и в любые бизнес-процессы. Ниже мысли о том, какие именно проблемы можно решить с помощью слотов.
За что конкретно нужно взяться прямо сейчас. Системы приоритетов, которые решают проблему частично, а также регулярные хаотичные вводные – это вечная боль в проектах (да и в любых других рабочих процессах). Слот-планирование позволяет заранее определить, над чем специалист работает в конкретный момент времени.
Сохранение производительности и нужного темпа. Постоянное перепланирование и многозадачность приводят к потере концентрации. Работа в слотах помогает снизить потери при переключении внимания или контекста, так как появляется устойчивый ритм работы.
Согласование последовательности работы. Когда одна и та же задача проходит через несколько рук, слот-планирование позволяет чётко увидеть, где заканчивается работа одного сотрудника и когда можно включать в работу других.
Работа с несколькими параллельными проектами / типовыми задачами. Когда один сотрудник участвует сразу в нескольких проектах, возникает конфликт ресурсов. Слоты позволяют заранее распределить рабочее время между разными направлениями и избежать накладок.
Балансировка загрузки команды. Перегрузка отдельных специалистов и недозагрузка других часто становятся заметны слишком поздно. Один считает ворон, а другой зашивается – это как минимум неправильно. При работе со слотами свободная и занятая ёмкость команды видны как на ладони – пустые слоты сразу выдают тех, кто сейчас бездельничает. Да, на календарях и в диаграммах Ганта тоже видно пробелы. Но пустые места под задачу (незаполненные рамки) работают как сигнальные ракеты. То есть работа должна быть, а её нет.
Сбалансированное прогнозирование сроков. Вопрос «Когда задача попадёт в работу?» часто значительно важнее вопроса «Сколько она займёт времени?». Это как с электронной очередью – вашу задачу смогут обработать такого-то числа, с 10 до 12 часов. Масса вопросов и проблем отпадает сразу.
Снижение числа авралов. Слоты заставляют учитывать реальные ограничения: действительное свободное рабочее время, уже назначенные встречи, отпуска, операционную нагрузку и резерв под непредвиденные задачи. Всё уже учтено в графике.
Управление потоком работ. Слот-планирование хорошо подходит для потоковых процессов: поддержки/сопровождения, маркетинга, контент-производства и других направлений, где задачи, зачастую типовые, поступают непрерывно.
К чему сводится суть практики слот-планирования
Во главе угла – время активности конкретных специалистов. Рабочий день делится на некие отрезки (слоты), каждый из которых известен заранее. Длительность слота каждого специалиста должна подбираться индивидуально – исходя из сложившейся практики, успешно завершённых задач, опыта, квалификации и т.п.
Слоты можно и нужно привязывать к типу задач. Например, написание маркетингового текста для соцсетей занимает около 1 часа, а создание материалов для публикации в блоге – 5 часов. Зная длительность каждого типа слота, легко можно «собрать» из них один рабочий день, который будет давать 100% загрузку специалиста.
Теперь более сжато.
Базовые правила слот-планирования
То, как их вижу я.
Рабочее время разбивается на фиксированные интервалы. Например, по 2 часа. Тогда в одном рабочем дне может быть 4 полных слота.
Каждый слот может принадлежать только одной задаче. Помним, что многозадачность – миф. Я не могу занять чужой слот, так как уже пообещал сдать определённый объём работы другому заказчику.
Слоты резервируются заранее. Можно вспомнить принцип «Кто первый встал, того и тапки», но очередность может быть и более гибкой. Вам никто не запрещает распределять входящие задачи по разным дням недели и по разным свободным слотам. Заполнять все слоты подряд можно, но крайне не рекомендую. Лучше всего равномерно разделить нагрузку в пределах недели или даже месяца. Но тут всё зависит от срочности, объёма и других критериев. Я привязываюсь к неделе-двум. Например, в понедельник работаю с Проектом 1, во вторник – с Проектом 2 и т.д.
В слотах расписываются не только рабочие задачи, но и вся остальная нагрузка: общие встречи и обсуждения, повторяющиеся ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела/события, поездки, командировки, отпуска. Не стоит забывать о разовых фиксированных делах, которые могут производиться только в назначенные сроки (те самые тайм-блоки). Я в 90% случаев заранее знаю, когда планирую поехать в отпуск, когда и какие праздники буду отмечать, а когда могу поработать на выходных, чтобы освободить время в будни.
Слот является единицей планирования, но не обязательно единицей исполнения. При необходимости задачи могут занимать несколько последовательных дней или дробиться на части – с переносом недоделанного на последующие дни, туда, где есть свободное время.
Часть времени должно остаться запланированным в качестве буфера. Желательно около 10%, но у каждого может быть своё восприятие реальности и точность планирования.
При внезапном изменении приоритетов перепланируется последовательность слотов, а не сами задачи. Например, заказчик намекает, что вот эта задача ему нужна предельно срочно, желательно ещё вчера. Я готов пойти навстречу, но если я «впихну» задачу не в свой слот, то уже принятая задача никуда не денется. Мне всё равно нужно её сделать и отдать заказчику. Просто придётся заняться рокировками, чтобы всё устаканить.
Нельзя занять больше слотов, чем исполнитель может реализовать за выбранный промежуток времени. Длительность слота может охватывать несколько рабочих дней, если это действительно оправданно для данного типа задачи. Но вы не можете впихнуть в сутки больше 24 часов. Если ко мне приходит новый проект, я знаю где и когда у меня есть свободный слот для него. Если слота нет, я отказываюсь от работы. Я не могу дорисовать себе ещё рабочие часы или сломать планку, после которой потеряю концентрацию и производительность. Хуже будет всем – и мне, из-за повышенной утомляемости и срыва сроков по другим проектам, и заказчику – он не будет ждать, когда я в режиме аврала закрою дыры по другим проектам.
При работе в команде завершение слота одного специалиста должно инициировать начало слота другого специалиста – которому переходит результат сданной задачи. Расхождения в сроках допускаются, но только в сторону увеличения. Пример для понимания – нельзя поставить задачу публикации материала раньше, чем этот материал будет написан, вычитан и отредактирован.
В остальном: представьте, что вместо постановки задачи вы записываетесь на приём к специалисту. Если у него свободное время для консультаций есть только с 9 до 11 утра 25-го числа или с 12 до 14 26-го, то очередная задача должна быть включена в работу только в пределах этих слотов.
Показываю применение планирования со слотами на пальцах
Дизайнер Василий по документам работает на фултайме, 40 часов в неделю, 5/8. Отрисовка макета одной страницы занимает у него в среднем 5 часов. Это уже с поиском идей. Всякие согласования и правки сюда не входят – это отдельный слот. Для удобства в примере включим все обсуждения в утреннюю летучку.
Разработка баннера или виджета занимает около часа.
Есть слот на 30 минут на утренние собрания. Ещё 30 минут в конце дня резервируются на непредвиденные задачи и доделки.
Итого: чистая активность Василия – 7 рабочих часов (за вычетом встреч и резерва). За это время он может эффективно отрисовать:
1 макет страницы и 2 баннера.
или
7 баннеров.
В поток команды входит новый проект: клиент с сайтом под ключ. Создание сайта предполагает 8 макетов уникальных страниц и 10 баннеров / виджетов под потенциальные акции/события.
Василию заполняются 8 слотов по 5 часов и 10 слотов по 1 часу. Итого 50 рабочих часов, это пять дней в которых будет по одному 5-часовому слоту и по два 1-часовому, а также ещё три дня только с работой над макетами страниц.
Если у Василия нет дополнительных задач, то для максимальной загрузки он может разбить 5-часовые слоты на составляющие и распределить их на несколько дней: 5 часов (полный слот) + 2 часа от следующего, второй день – 3 часа с предыдущего, 4 часа со следующего слота, потом 1 час от предыдущего + 5 на полный слот + 1 от следующего… и т.д.
На первый взгляд это выглядит сложно, но в реальности фокусировка внимания не страдает, так как состояние потока и концентрация никуда не деваются.Согласование слотов нескольких специалистов
Самое интересное начинается, когда нужно выстроить последовательную работу нескольких специалистов. Для понимания добавляем копирайтера, который имеет свои слоты. Например, Игорь, который пишет текст для одного макета в течение 3 часов. Ему нужно написать по 4 варианта текстов для каждого макета. Например, это будут страницы разных услуг.
Когда мы совмещаем связанные слоты, получается конвейер:
В результате:
дизайн завершается на 8-й рабочий день;
тексты завершаются на 15-й рабочий день.
Итоговый срок проекта — 3 недели.
Уже здесь видно, что слабым местом в конвейере является копирайтер. Если ситуация так и будет замедляться по проектам, то логично нанять ещё одного копирайтера, чтобы убрать бутылочное горлышко.
Суммарная загрузка:
Василий — 50 часов;
Игорь — 96 часов.
То есть копирайтер загружен почти в два раза сильнее.
Это тот эффект сложно увидеть при работе с канбан-досками, но очень легко заметить при слот-планировании. Если вы используете сервис для управления проектами, для понимания общей картины лучше всего воспользоваться календарным видом.
Слот-планирование для нескольких параллельных проектов
Теперь максимальное усложнение: веб-агентство, в котором трудятся Игорь и Василий, работает с разными клиентами. К ним обратилось параллельно ещё 3 заказчика с аналогичными сайтами:
Четыре клиента одновременно. Учитывая переносимость слотов, проще сразу перейти к часам.
Общий объём работ:
Василий (дизайнер) – 32 страницы × 5 часов = 160 часов; 40 баннеров × 1 час = 40 часов. Итого 200 часов. При производительности 35 часов в неделю: 200 / 35 = 5,7 недели. Округляем до 6 недель.
Игорь (копирайтер) – 32 страницы × 12 часов = 384 часа. При работоспособности 35 часов в неделю: 384 / 35 = 10,97 недели + 1 день простоя, пока дизайнер не нарисует первый макет. Округляем до 11 недель и 1 дня.
Получаем:
Итоговый срок портфеля проектов – более 11 недель.
Причём после шестой недели дизайнер начинает простаивать, потому что его часть работ уже завершена.
Слот-планирование позволяет увидеть это заранее. Без него агентство почти наверняка столкнётся с типичной ситуацией:
дизайнер закончил всё вовремя;
копирайтер перегружен;
клиенты ждут;
руководитель пытается срочно привлечь дополнительных исполнителей – фрилансеров или новых штатных сотрудников.
Но есть и положительные моменты:
При правильном распределении слотов заказчики смогут увидеть первые результаты по своим сайтам максимально быстро: в первый день для первого заказчика – один макет страницы, на второй для того же заказчика – вариант с предметным текстом, во второй день для второго заказчика – первый макет страницы… и т.д.
Новых заказчиков можно добавлять в процесс работы либо параллельно (сокращая время слотов, которое уделяется каждому), либо последовательно (после завершения предыдущих проектов). Правила вы устанавливаете самостоятельно.
В любом случае процесс работы будет прозрачным, понятным и хорошо прогнозируемым.
Связанные слоты, зависимости и узкие места – самое важное для построения эффективных конвейеров задач
Можно наговорить ещё много всего хорошего про слот-планирование, но это никак не поможет реальным проектам. Поэтому перейдём к самому главному – к организации рабочих процессов.
Если брать отдельного исполнителя, то его вселенная часто заканчивается только на выполнении его личных задач, всё, что дальше, его не интересует. Все эти самоорганизующиеся команды – это скорее мечты. Хотя может мой личный опыт и крайне распространённая в России красная корпоративная культура оставили свой отпечаток на моём мышлении и восприятии…
Но общий процесс и организация связей между задачами – это почти всегда работа управленца: руководителя проекта или тимлида. И вот тут слот-планированию есть что показать.
Слоты легко составляются в цепочки. То есть результат работы одного слота может стать входом для одного или даже для нескольких других слотов. Структура связей может быть практически любой, вот только логические операции, типа И, ИЛИ, НЕ, здесь недопустимы. Одна из главных проблем – жёсткая привязка ко времени.
Конвейер задач со слотами во многом напоминает канбан-доску, но только вместо этапов в столбцах нужно разместить конкретных исполнителей или ответственные подразделения:
Дизайнер
↓
Копирайтер
↓
Редактор / Контент-менеджер
↓
Аккаунт-менеджер
↓
Заказчик
В слотах у каждого будут стоять свои задачи. Но всё как на конвейерной линии – каждый следующий этап зависит от завершения предыдущего.
Тут у опытных руководителей могут закрасться нехорошие мысли:
– А что если один специалист завершил работу раньше срока, но у следующего нет свободных слотов, тогда задача попадает в очередь ожидания?
Или…
– Если исполнитель подготовил результат, но заказчик неделю не выходит на связь, возникает простой следующего этапа. Ведь так?
Да. Всё так, задержки могут быть везде, и, как в любой цепочке связанных задач, одно изменение обязательно приведёт к смещению всех последующих. Но ни одна существующая методика управления, даже из семейства Agile, не может решить эту проблему.
Слот-планирование даёт обходной путь – если специалист простаивает, вы видите это по свободным слотам. Поэтому можете загрузить теми задачами, которые есть в наличии.
Соответственно, чем больше проектов или задач в работе, тем даже лучше – вам есть чем заполнить слоты.
Это как диверсификация рисков: вероятность простоя участников команды сильно снижается.
В итоге скорость реализации проекта определяется не самым быстрым участником процесса, а самым загруженным. Перегрузка со слотами выявляется очень легко, поэтому руководителю проще выработать для таких ситуаций адекватные ответные меры. Например: начать привлекать дополнительных специалистов эпизодически, предусмотреть новое штатное место или заранее обговорить с заказчиками реалистичные планы сдачи проекта (без всяких «ещё чуть-чуть и всё будет готово!»).
Почему мы говорим о слотах, а сами считаем в часах?
Вот тут очень важный момент. Слоты могут быть разными – для разных задач. Но они неделимы с точки зрения связи с конкретными задачами для отдельно взятых исполнителей. Пока исполнитель работает с одним слотом, он не может параллельно брать в работу другой.
Время – это лишь измерение для длительности слотов.
Если вы скормите всё, что мы написали выше, ИИ, то он предложит оценивать задачи в условных единицах – сразу в часах, чтобы было проще их раскладывать на графике и комбинировать с рабочими днями.
Но слот делить нельзя, в том-то и фишка. Растянуть на несколько дней его можно, но в середину нельзя вставить что-то ещё. Пока работа не завершена, исполнитель остаётся недоступным для новых задач. Это как WIP-лимит, но только для одного сотрудника. Он всё равно может делать только одну задачу в одну единицу времени, как машина Тьюринга. Ты ему хоть 500 задач накидай в список на реализацию, но все они будут ждать своей очереди.
Работа над проектами почти всегда сводится не ко времени, а к закрытию задач. Слот в этом случае получается связующим звеном – как единица соотношения времени и задачи.
Отсюда и более реалистичное планирование.
Пример из жизни копирайтера:
Одному заказчику нужен рейтинг CRM, другому – сравнение таск-трекеров, третьему – рекламный текст на лендинг.
Я могу оценить каждый из материалов в часах. Но тогда у меня возникает соблазн растянуть время задачи, чтобы получить больше денег и в теории поработать над качеством статьи. Стремиться к совершенству можно бесконечно.
Тогда слот в моём случае ставит рамки – не более одного дня на текст. Это больше логическое ограничение – для меня самого, то, к чему стоит стремиться. Да, на практике я могу выйти за расчётные сроки, но тогда и «чужие» слоты будут сдвигаться. Мне это невыгодно, они уже зарезервированы. Чтобы снизить эффект пересмотра всего расписания, я буду предельно собран и сфокусирован.
В общем, меня слоты стимулируют держать ритм.
Где слот-планирование покажет себя лучше всего
Подход будет наиболее эффективен там, где много типовых задач, время исполнения которых заранее известно:
отлаженные процессы.
массовые типовые задачи.
работа по типу конвейера.
Под такие критерии могут подойти маркетинговые, консалтинговые и веб-агентства, службы поддержки и сопровождения, а также работа отдельных исполнителей (фрилансеров или профильных специалистов, предлагающих типовую работу).
Если вы оперируете более крупными задачами с неопределёнными сроками, то можно разбить их на такие составляющие, которые будут вписываться в измеримые фиксированные сроки. Тогда слот-планирование будет совместимо с вашей работой. Если так сделать нельзя, то слоты пролетают мимо.
Когда слоты не помогут
Максимально творческая деятельность – без чётких сроков и времени на реализацию.
Исследования и R&D-деятельность (если не получается разбить процесс на фиксированные типовые задачи).
Работа новых команд и стартапов – особенно на ранних этапах, когда проект и команда занимаются «ориентированием на местности».
Преимущества и недостатки слот-планирования
Плюсы слотов, как их вижу я при применении в реальных проектах:
Отдельно взятый сотрудник чётко видит свой фронт работ на день или на неделю (в теории даже на месяц). Я, например, всегда знаю, как расписаны мои ближайшие 2 недели. Более того, я могу заранее расставить якоря на год или два вперёд: поездки, отпуска, дни рождения, праздники, масштабный ремонт и т.п.
Исполнитель может выбрать свой комфортный темп работы над задачами. Мне, например, удобно придерживаться схемы «один большой текст в день». Но в любом правиле могут быть исключения.
Если слот закрывается быстрее, у сотрудника остаётся время для контролируемой прокрастинации, примерно, как с Pomodoro-таймером. Мне не стыдно почитать новости, Хабр или погрузиться в шопинг на маркетплейсах – ощуешия, что я трачу время впустую, нет. Я бы мог точно так же заниматься этим где-то в процессе работы, но тогда это уже было бы воровство полезного времени.
Благодаря слотам проще переключаться между задачами разного типа. Но тут важный момент – время на фокусировку уже должно быть включено в слот. Беря слот в работу, я уже знаю контекст общения с заказчиком, помню особенности проекта и требования к текстам. Переключение происходит достаточно быстро, и концентрация не страдает.
Планирование становится прозрачнее и точнее. Заказчику проще сказать, когда конкретно будет сдан проект. Это же помогает формировать образ профессионала. Все, кто со мной работают, знают, чего от меня можно ждать, в каких объёмах и в каком качестве. Постоянство – залог успеха.
Легче отследить узкие места и простои. Я как исполнитель не могу не заметить, что у меня нет работы в какой-то день. А вот для моего нанимателя (потенциально для руководителя проекта) это может быть неочевидно.
Исключаются конфликты в ситуациях, когда один и тот же ресурс/сотрудник задействован параллельно в разных проектах и задачах. Ограничитель исполнителя – его слот.
Снижаются риски переработок и уменьшается эффект усталости от работы (а стресс, знаете ли, очень частая причина потери производительности). Я всегда придерживаюсь комфортного темпа, что позволяет брать в работу новые проекты и тексты с достаточным уровнем вовлечённости. В команде готовность работать с заданным темпом – немаловажный фактор успеха.
Подход совместим с любыми практиками управления проектами: гибкими (всё семейство Agile) и последовательными (Waterfall). Не нужно доделывать или каким-то особым образом менять ваши системы управления проектами, доски со списками задач, календари и т.п.
Минусы (теоретические и что-то из личного опыта):
Человеческий фактор никуда не уходит. Если сотрудник не собирается работать над задачей, слот-планирование его никак не промотивирует.
В наличии проблема хвостов. Если вы не знаете, какое время занимает реализация задачи, то и выделить заранее нужное количество слотов будет невозможно. Предсказуемость планирования получается низкой, а внезапно появившиеся доделки могут поломать систему уже заполненных /распланированных слотов. Поэтому нужно либо резервировать дополнительное время на доделки, если задача не завершена в срок закреплённого за ней слота, либо не планировать загрузку на длительный период. Максимум на неделю-две, чтобы иметь больше вариантов для манёвров. Назовём это гибкостью, чтобы не портить впечатление о подходе.
У слот-планирования явная проблема с приоритетами. Сложно сказать, какую из задач нужно подвинуть вперёд и довести до логического конца, потеснив в графике все остальные. Хотя никто не запрещает вам выбирать приоритеты по любым существующим практиками и методологиям: Eat that frog, матрица Эйзенхауэра, RICE, WSJF, Кано и т.п. Мне как исполнителю немного проще – заказчики сами дают понять, какие из задач предельно срочные.
Если слоты будут идти слишком плотно и не будут оставлять времени для отдыха и переключения, то исполнители очень быстро выдохнутся. Стоит подходить к планированию скорее как к бегу на длительные дистанции. Работать на износ, как на коротких дистанциях, долго никто не сможет. В общем, при планировании всё равно нужен опыт и смекалка. Чудес не бывает, и слот-планирование не исключение.
Любое изменение или задержка может поломать стройность сложившейся системы слотов. Именно для этого нужно предусматривать адекватный резерв времени в течение дня и точнее оценивать сроки реализации задач.
Чтобы оценка задач имела высокую точность, нужна история работы над предыдущими задачами, то есть система слотов не подходит новым и нестандартным проектам. Либо им придётся собирать статистику и выяснять адекватную длительность своих слотов в режиме реального времени.
Если не учитывать связи между слотами разных сотрудников, которые работают над одной последовательной задачей или цепочкой, то вполне вероятны существенные накладки и задержки. Соответственно, требования к точности и сложности планирования повышаются.
Мини-FAQ вдогонку
А можно без слотов? Сразу правильно указывать время конкретной задачи, а потом «играться» с оптимизацией графика?
Можно. Слоты просто добавляют больше определённости и организованности. Они облегчают работу с повторяющимися задачами. Если у вас их нет, или вам удобнее считать длительность каждой задачи индивидуально – работайте без слотов. Слот-планирование никак не ломает теорию классического управления и распределение ресурсов. Слот – это как заранее определённый резерв времени для задачи.
Слот – это обязательно фиксированное время?
Для планирования удобнее, когда типовая задача имеет типовое время реализации, но это не значит, что время всегда должно быть фиксированным. Периодически стандарты затрат могут меняться и пересматриваться в соответствии с ситуацией. Например, совершенствуются технологии, появляются новые инструменты и т.п. Одна и та же задача может со временем начать решаться быстрее, а может внезапно усложниться из-за появившихся вводных и требований.
А чем слот-планирование отличается от тайм-блокинга?
Тайм-блокинг обычно применяется на уровне отдельного человека и помогает повышать личную эффективность. Блоки времени тоже резервируют слоты, но обычно под сложные и важные задачи. Слот-планирование использует похожую идею, но масштабирует её на команду, проекты и процессы, а также позволяет превращать поток из задач в стандартное расписание. В слот-планировании важно не только время конкретного сотрудника, но и связи между слотами разных исполнителей – так выстраиваются цепочки и процессы.
Что делать, если задача не уложилась в слот?
Ничего критичного. Если кто-то скажет, что его планы всегда выполняются на 100%, я ни за что не поверю. Исключить ошибки и проблемы нельзя, но можно перекрыть их выделением резерва – пусть это будут дополнительные пустые слоты, которые можно «украсть» в пределах дня или недели для доделок. Если резерв остаётся невостребованным, то его можно занять любыми мелкими задачами, они есть почти всегда, а можно официально потупить. Главное преимущество слот-планирования не в безупречной точности, а в том, что отклонения становятся заметны и их проще контролировать.
Подходит ли слот-планирование для Agile-команд?
Да. Подход не противоречит Scrum, Kanban или другим гибким практикам. Слоты можно использовать внутри спринтов, для планирования загрузки отдельных специалистов или для оценки доступной производительности команды. Они не заменяют существующие методологии, а дополняют их.
Как выбрать размер слота?
Размер слота зависит от характера работы, типа задачи, опыта исполнителя и множества других факторов, он всегда определяется индивидуально. При этом не нужно стремиться делать слоты маленькими или большими. Следует исходить из принципа неделимости задачи. Например, если в рамках проекта проще управлять временем типовой операции, то неважно, будет ли она занимать несколько часов или несколько дней. Главное, чтобы на выходе был готовый результат, который можно передать в другой слот. При этому время реализации реальных задач должно быть максимально близко к предписанной длительности слота. Если на практике остаётся слишком много свободного времени или наоборот появляются хвосты из раза в раз, то время слота выбрано неправильно. Нужно его пересмотреть. Если пересмотр не помогает, попробуйте декомпозировать задачи на более мелкие составляющие, чтобы выявить то, что приводит к смещениям.
Вы что, изобрели новый календарь?
Что календарь, что канбан-доски, что диаграммы Ганта – это варианты визуализации задач. Календарь и Гант привязываются ко времени, канбан – к этапам. Слоты легко дорисовываются в любом из обозначенных представлений. Основной посыл – фокусировка на одной задаче для одного конкретного исполнителя.
А чем слоты отличаются от «просто задач»? Ведь они тоже могут иметь разную длительность и связи…
Слоты – это скорее заготовки под задачи. И, да, если вы всегда индивидуально считаете длительность каждой задачи, то слоты теряют всякий смысл. Обозначенный подход показывает эффективность только в потоке. Когда места под типовые задачи разносятся в расписании. Этот как контейнеризация задач. С типовыми контейнерами проще заранее разметить места, и только потом помещать в них реальные задачи. Например, готовую цепочку легко можно скопировать и применить к другому проекту, доработав только мелкие детали. При индивидуальном расчёте задач так сделать не получится.
Итоги
Несмотря на то что пока ни в одной из практик слот-планирование не описано, ни у вас, ни у меня не получится изобрести велосипед. Подход давно известен и широко используется там, где применим: банки, бронирование записи на услуги и проч.
Я не пытаюсь хайпануть и приписать лавры изобретения себе. Единственная цель материала – привлечь новых адептов и простимулировать применение слотов в управлении проектами. В определённых условиях, особенно если команда работает на поток, слоты могут повысить эффективность работы, помочь выстроить комфортный темп и стандартизировать типовые операции.
Если слоты кому-то помогут снизить аврал и повысить комфорт работы – будет вообще супер.
Чтобы внедрить слоты у себя «на минималках», то технически достаточно простой таблицы, в которой будут собраны типовые задачи для разных исполнителей со стандартным временем их обработки. Но вместо этого можно задействовать примечания или заметки. Например, упомянутому дизайнеру Василию можно записать в карточку: слот для макета страницы – 5 часов, слот для баннера – 1 час. И всего делов!
Я пользуюсь лотами для поддержания стабильного темпа и балансирования нагрузки. Мне проще планировать личные дела, если я знаю, какие обязательства взял на себя по рабочим проектам. Всё, что не занято слотами, я могу распределять по своему усмотрению. Именно поэтому даже крупные дела, которые потенциально могут занять много моего времени, например, ремонт машины или отделка в квартире, не вызывают у меня паники. Они просто включаются в график и тоже реализуются как ещё одни слоты.
Все кто со мной взаимодействуют, всегда знают чего от меня ждать – когда и какой материал я могу сдать, свободен я для новых заказов или нет. Получается этакая система бронирования на минималках.
