В классическом понимании проект — это ограниченная по ресурсам и времени деятельность, направленная на создание уникального результата. И когда говорят про управление проектами, обычно имеют в виду масштабные проекты вроде строительства здания, открытия нового магазина или распределительного центра, разработки информационной системы и прочих подобных. И сразу всплывает устав проекта, согласование базовых планов, описание содержание, риски и так далее и тому подобное. Особенно если управлением проектами занимается структура, имеющая отношения к государству.
Но понятие проекта по факту гораздо шире, и для малого и среднего бизнеса проектом по сути является любая сложная активность, по которой ожидается конкретный результат и которая требует планирования. Сделать сайт, продумать маркетинговую активность, даже провести корпоратив. Новый клиент — тоже зачастую можно рассматривать как отдельный проект.
И как всем этим управлять? Как правило в таком случае проект рассматривается просто как набор задач, который заводится в одну из множества систем управления задачами (Битрикс, Trello, Asana, WEEEK, Wrike, Яндекс Трекер, Мегаплан и подобные) и дальше по ходу их выполнения «управляется». Плюс к задачам прикладываются файлы Excel с расчётами, бюджетами, иногда результатами. Вот и всё управление.
Если же компания достигла зрелости в управлении проектами, то берутся специализированные продукты вроде Адванты, но это уже не для малого/среднего бизнеса...
В итоге получается по факту или «на коленке», или избыточный функционал.
Давайте попробуем разобраться, а что нужно для полноценного управления даже маленькими проектами, но по взрослому?
Планирование
Очень часто проект на стадии инициации — это просто идея или цель. И декомпозировав, «нарезав» цель на задачи, станет понятно, будет ли проект вообще. Я лично до недавнего времени для такой нарезки использовал просто Excel или в идеале MS Project, потому что не нашёл ни одного решения, где можно было бы просто и быстро в табличном формате занести задачи, выделить вехи (контрольные точки проекта), задать их иерархию, очередность (ну это уже только Project), указать сроки и продолжительность.Участники
В первую очередь участники проекта — кто будет делать и для кого? Сотрудники, заказчики, подрядчики — нужно как минимум зафиксировать всех участников. Почему как минимум? Потому что в большинстве случаев в проектах задействованы сотрудники, у которых уже есть другие задачи и проекты, и нужно, согласно матричной функциональной структуре (она такая всегда если только у вас не один проект и это единственное, что делает ваша компания 🙂), согласовать с непосредственным руководителем сотрудника его участие в этом проекте.Финансы
Сколько мы заработаем и/или потратим? Нужно не только на стадии планирования, но и в ходе реализации проекта. Значит должен быть функционал учета всех плановых/фактических поступлений и затрат, причём по этапам. И тогда мы всегда сможем видеть состояние на сегодня и сможем оперативно вмешаться если что‑то пошло не так. «Пили, ели, веселились, подсчитали — прослезились» — это жизнь. Сколько раз оперативный анализ текущего финансового состояния проекта возможность экономического обоснования затрат помогал на переговорах с заказчиком — не счесть.Совещания
Кто хоть раз участвовал в проекте знает, сколько времени занимают совещания. Причём не редка ситуация, когда на пустяковый вопрос тратится уйма времени, при этом приглашается чуть ли не вся команда, говорим за жизнь, а потом «Ну всем всё ясно, пошли работать». Поручения и решения не зафиксированы, хорошо если вообще не забудут о чём говорили.К чему это — нужна простая понятная система планирования и проведения совещаний по проекту. С возможностью автоматического добавления участников, формирования повестки из просроченных задач. С фиксацией поручений по результатам, принятых решений. Да, и еще должна быть возможность сделать такое совещание регулярным, чтобы об этом никто должен был вспомнить, а с заданной регулярностью по шаблону уведомления о проведении такого совещания.Контроль
В идеальном мире идеальный исполнитель выполняет поставленную задачу с ожидаемым результатом и точно в срок. Но по факту на исполнителе не одна, а зачастую и не десять задач, и нужно помочь сотруднику о них не забыть, выделив при этом важные. Поэтому каждый день каждый исполнитель должен автоматически получать сводку по своим задачам — какие к выполнению на сегодня, какие просрочены, на какие обратить внимание. ТО же самое и для постановщика — руководителя или администратора проекта, контролёра (если он есть). Они должны оперативно получать информацию что что‑то идёт не по плану. Причём эти сводки должны приходить по удобным каналам — в мессенджер, почту. Утро начинается не с кофе 😁Отдельным пунктом идёт общий контроль исполнения проекта. В зависимости от подхода к управлению проектом — по контрольным точкам или по диаграмме задач, руководитель проекта должен не только вовремя понять, чем грозит затягивание той или иной задачи, но и «сдвинуть» все зависимые задачи, чтобы не получилось как в анекдоте — один ямы копает, а второй закапывает.Документы
По каждому проекту всегда полно файлов — спецификации, коммерческие предложения, расчёты, отчёты, презентации, технические решения и тому подобное. Причём часть из них связана с самим проектом (допустим, приказ о формировании рабочей группы), часть — от подрядчиков, часть — от исполнителей, а часть — регламентирующие НПА. И как что найти? Документы должны автоматически распознаваться, классифицироваться по типам, а затем должна быть возможность найти информацию не только по названию файла или дате его добавления, но и по непосредственно содержимому.Отчётность
По каждому проекту должна быть возможность «в одном окне» посмотреть все ключевые показатели — отклонения по задачам, график с накоплением по статусам, ситуация по срокам, контрольным точкам, финансам, команде, документам. И аналогичный дашборд по всем проектам — куда идём, что по деньгам, срокам, руководителям проектов.
Вот такой на мой взгляд должна быть система управления «бытовыми» проектами, благодаря которой удастся закрыть 90% потребности для эффективного завершения почти любого проекта почти в любой компании.
Пятнадцать лет назад, когда я впервые столкнулся с управлением проектами, я долго искал подобную систему, но на тот момент ничего подобного не нашёл. Большинство использовали или Microsoft Project (Server, если были деньги), или Redmine, к которому я до сих пор, не смотря явное устаревание продукта, отношусь с большим уважением.
