У IT‑компании товарные грузы редко бывают основным бизнесом — но они бывают: мерч, демо‑оборудование, серверные стойки для собственной инфраструктуры. С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) — обязательный документ для всех, кто отправляет или получает такие грузы по договору перевозки, а не только для транспортных компаний.
23 июня на совещании у Президента объявили «нештрафуемый период» до 1 марта 2027 года, и формулировку легко прочитать как «перенос сроков». Но это не так. Дата обязательности не менялась, изменился только период, когда за бумажный документ вместо электронного не штрафуют, а предупреждают.
Материал подготовила Айгуль Шадрина — налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting. Разбираю тему со стороны бухгалтерии: кого касается закон, когда законно можно оформить бумагу и что происходит с открытым вопросом про вычет НДС по таким бумажным исключениям.
Что реально изменилось 23 июня
На совещании у Президента министр транспорта Андрей Никитин доложил о готовности перехода на электронные перевозочные документы и предложил ввести переходный период: «До 1 марта 2027 года при предоставлении бумажного документа, а не электронного, ограничиваться устным замечанием при остановке машин инспекторами». Президент поддержал предложение: «Я поддерживаю предложение Минтранса о целесообразности введения такого нештрафуемого периода до 1 марта. Но в то же время, безусловно, надо переходить на новую систему. Она более прозрачная, все обеляет». (Источник — официальная стенограмма kremlin.ru.)
Обязательность электронной транспортной накладной для грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей груза по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ наступила 1 сентября 2026 года — дата не менялась ни разу с момента принятия закона. Изменилось только то, что до 1 марта 2027 года за бумажный документ вместо электронного не штрафуют, а предупреждают устно.
Логика понятна из слов самого Никитина: «Практический опыт показывает, что к моменту старта, когда бы он ни случился, всегда будет очередь из опоздавших. Мы лишь откладываем решение вопроса. Поэтому считаем целесообразным придерживаться графика, внедрять систему с 1 сентября». Систему тестировали не с чистого листа: она работает в добровольном режиме с 1 сентября 2022 года, и за это время через нее прошло уже больше 41 млн электронных документов, ежемесячный объем отправлений — около 2 млн, на платформе работает 14 тысяч компаний, включая X5, “Магнит”, Ozon и «Деловые линии». Работает система через 11 аккредитованных операторов.
Рынок готовится не первый год
Рост числа документов в системе при этом ускоряется. По данным Минтранса на 4 мая 2026 года, через систему уже прошло больше 36 млн электронных перевозочных документов; к 23 июня 2026 года, по словам министра транспорта Андрея Никитина, эта цифра выросла до более чем 41 млн — то есть меньше чем за два месяца система прибавила несколько миллионов документов.
Готовится не только автотранспорт. По словам заместителя гендиректора ОАО «РЖД» Евгения Чаркина, уже 92% клиентов компании в сфере грузовых перевозок взаимодействуют с РЖД в электронном виде, а к информационным системам компании подключено больше 30 тысяч компаний. Даже авиаперевозки постепенно переходят на цифру: гендиректор ООО «С7 КАРГО» рассказал, что по итогам 2025 года компания оформила порядка 8 тысяч электронных грузовых накладных по авиационным форматам.
Среди игроков автомобильных грузоперевозок движение тоже заметно — по данным Т‑Ж со ссылкой на пресс‑службу группы компаний «Деловые линии», больше 90% перевозок грузов между терминалами компании уже переведены на электронный документооборот. А в ТК «Байкал‑Сервис», по словам директора по цифровой трансформации бизнеса, решили не полагаться на одного оператора: компания подключилась к первому оператору ЭПД и планирует подключение ко второму «на случай технических проблем у первого». Разумный подход, который стоит перенять и небольшой компании — не тянуть с подключением до последней недели августа.
Кого касается ЭТрН на практике
По закону транспортная накладная формируется в виде электронной, и по умолчанию ее составляет именно грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки (ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в редакции 140-ФЗ). Обязанность распространяется на грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, а получатель груза фактически участвует в подписании — для получателя‑физлица закон отдельно разрешает подписание простой электронной подписью. Само правило при этом не новое: круг случаев, когда накладная нужна, не изменился — она и на бумаге оформлялась только там, где заключен договор перевозки. Закон № 140-ФЗ поменял форму документа, а не основания для его оформления.
Работая с компаниями, которые физически отправляют или получают товар, — торговыми и производственными, а не транспортными, — я регулярно вижу одну и ту же мысль: «мы не перевозчики, это не про нас». Формально закон действительно написан языком транспортной отрасли. Но по факту, если ваша компания отправляет или получает груз — заказывает машину у перевозчика, работает через экспедитора или просто указана в накладной как отправитель или получатель, — вы участник этого документооборота, а не сторонний наблюдатель. Отдельный случай — когда компания сама выступает перевозчиком или экспедитором: тогда обязанность лежит на ней напрямую.
Если у вас есть постоянные договоры с перевозчиками, формулировки о порядке оформления накладной и ответственности сторон стоит свериться на актуальность в свете новой обязательности — это разовая юридическая сверка, а не повод открывать отдельное направление.
И сразу оговорка, которой почти нет в отраслевых разборах. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки: «Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной» (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, ст. 785 ГК РФ). Если компания везет свой товар собственным транспортом и договор перевозки ни с кем не заключает, транспортная накладная не оформляется вообще — вместо нее путевой лист. Электронная транспортная накладная появляется ровно там, где появляется перевозчик.
Два трека одного закона
Закон № 140-ФЗ ввел сразу две обязанности с разными сроками, и их регулярно сливают в одну.
Первый трек — реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». Лицо, осуществляющее транспортно‑экспедиционную деятельность на 1 марта 2026 года, обязано в течение 60 дней подать уведомление в реестр. Работа экспедитором без записи в реестре штрафуется уже сейчас, по статье 11.14.3 КоАП РФ (части про реестр добавлены Федеральным законом от 31.07.2025 № 281-ФЗ, сама статья действует с 2016 года): юрлицу от 100 000 до 300 000 ₽, при повторном нарушении — от 500 000 до 1 000 000 ₽. Никакого «нештрафуемого периода» здесь нет.
Второй трек — сама обязательность электронной транспортной накладной. Она стартует 1 сентября 2026 года и касается уже не только экспедиторов, а грузоотправителей, перевозчиков и получателей груза. Здесь действует объявленная 23 июня «мягкая посадка»: до 1 марта 2027 года за бумажный документ вместо электронного не штрафуют, а предупреждают устно.
Как устроен документооборот технически
Обмен электронными транспортными накладными — не переписка напрямую между компаниями, а работа через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Таких операторов, по данным совещания у Президента, 11, и между ними настроена передача данных — грузоотправитель и перевозчик могут работать с разными операторами и все равно обмениваться документами. Саму государственную систему ГИС ЭПД проектировало и реализовывало ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».
Технический порядок обмена документами — включая сами электронные транспортные накладные, электронные договоры перевозки, электронные дорожные ведомости и электронные квитанции о приеме груза — устанавливает Постановление Правительства РФ от 01.06.2024 № 753. Формат самого документа утвержден приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Каждый участник перевозки — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель — подписывает документ своей электронной подписью; для получателя‑физлица закон отдельно разрешает подписание простой электронной подписью, полученной при личной явке. Это технический слой системы, отдельный от бухгалтерского вопроса — какой документ и в каком виде примет налоговая для вычета и учета расходов (разбираем дальше).
Показательно и другое: отдельного состава именно за «оформление бумажной транспортной накладной вместо электронной» для перевозчика или грузоотправителя в КоАП пока нет — это согласуется с тем, что Минтранс договорился именно о предупреждении, а не о штрафе по существующим статьям. Путать эти два трека дорого в обе стороны: расслабиться по реестру экспедиторов, думая, что «весь закон отложили», или бояться немедленного штрафа за бумажную накладную там, где на деле пока только предупреждают.
Когда можно на бумаге: приказ Минтранса № 262
Сам закон 140-ФЗ не перечисляет исключения — он делегирует их определение Минтрансу. 1 июня 2026 года вышел приказ Минтранса России № 262, который определяет случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Приказ вступает в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года. Перечень узкий — восемь случаев:
Перевозка грузов военного назначения, где Минобороны — грузоотправитель или грузополучатель.
Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо вне госреестра аккредитованных филиалов.
Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств — членов ЕАЭС.
Перевозки для личных, семейных, домашних нужд физлица‑грузоотправителя или грузополучателя.
Отсутствие технической возможности направить документы в ГИС из‑за сбоя оборудования.
Отсутствие доступа к интернету (или расположение в перечисленных приказом территориях).
Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Для подавляющего большинства торговых и производственных компаний ни один из этих пунктов неприменим на постоянной основе — то есть бумажная накладная не альтернатива «по умолчанию», а допустима только в перечисленных, по сути редких, ситуациях.
Открытый вопрос: примут ли бумагу к вычету НДС
Здесь важно быть честной: однозначного ответа пока нет, и делать вид, что он есть, было бы нечестно. На том же совещании 23 июня глава Республики Бурятия Алексей Цыденов, председатель Комиссии Госсовета по транспорту, поднял вопрос, который напрямую касается бухгалтерии: «Если мы в отдельных случаях, допустимых, признаем бумажную транспортную накладную как законную, будет ли это в данном случае являться надлежащим документом для налоговых расчетов? Риск, что налоговая может не принять бумажный документ, который оформлен в исключительных случаях, как основание для налоговой базы». Он же предупредил о риске переквалификации: «инспектор при проверке на посту, обнаружив бумажный документ вместо электронного, может попытаться применить общие составы КоАП... это может привести к нежелательной судебной практике». Предложение — «Минфину и ФНС выпустить совместное разъяснение».
На момент подготовки этого материала такое разъяснение не опубликовано — вопрос остается официально открытым.
Что с этим делать на практике. Из восьми законных исключений большинство компаний реально могут попасть только в пункты про сбой техники или отсутствие интернета — то есть это должна быть объективная, разовая ситуация, а не постоянная практика «нам так удобнее». Пока официальной позиции Минфина и ФНС нет, разумнее не полагаться на бумажный документ там, где формально доступно электронное оформление, даже если контрагент предлагает работать «как раньше». Отсутствие официального разъяснения — не повод создавать себе лишний спор с инспекцией там, где документ можно оформить штатно, электронно.
Насколько велик сам риск для вычета. Обязательное условие вычета НДС — счет‑фактура, а транспортная накладная подтверждает факт перевозки и реальность сделки. Формально отказать в вычете только из‑за того, что накладная бумажная, инспекция не может, и я оцениваю этот риск как низкий. Но совсем не учитывать его тоже неправильно: этой осенью подход к таким документам в инспекциях на местах вполне может оказаться разным.
Ясного ответа от ведомств в ближайшее время я бы не ждала. Положительное разъяснение дало бы зеленый свет тем, кто требования 140-ФЗ не выполняет, а отрицательное не находит устойчивых обоснований в налоговом законодательстве. Скорее всего, комментарии налоговиков появятся ближе к концу нештрафуемого периода.
Что проверить бухгалтерии в первую очередь
С похожей ситуацией мы уже сталкивались — когда обязательным становился другой формат электронного документооборота, кадровый ЭДО (КЭДО). Логика там была та же: новый обязательный формат документа означает период, когда ошибка в оформлении первички стоит дороже обычного, потому что процесс еще не отлажен ни на вашей стороне, ни на стороне контрагентов.
Похожие юридические и налоговые ловушки перехода на КЭДО мы разбирали в материале «Внедрение КЭДО: как избежать юридических и налоговых ловушек» — там же видно, какие шаги на старте снимают риск.
Обязательность уже наступила, поэтому пройти по компании этот список имеет смысл не откладывая:
Уточнить, кто в компании физически отправляет и принимает грузы — часто это склад или логист, а не бухгалтерия, и именно там первой появится бумажная или неверно оформленная электронная накладная.
Выяснить, подключен ли постоянный перевозчик или экспедитор к одному из 11 аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — если нет, документооборот с ним рискует встать 1 сентября.
Свериться с юристом, что в договорах с перевозчиками формулировки о порядке оформления накладной и ответственности сторон не расходятся с новым порядком.
Проговорить с бухгалтером регламент: как электронная накладная из ГИС ЭПД будет попадать в учет и храниться — раньше был скан или бумажный оригинал, теперь другой процесс.
Заранее и письменно зафиксировать, подпадает ли ваш случай под одно из восьми исключений приказа № 262 — если да, зафиксировать это заранее, а не разбираться постфактум.
Отдельно стоит сказать про экономику перехода: по данным ФНС России, оплата за перевозку при электронном документообороте приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно пересылать бумажный оригинал грузоотправителю, а сами электронные документы нельзя потерять — они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов. Для бухгалтерии это не только новая обязанность, но и упрощение части процессов, если настроить их правильно с самого начала.
Чек‑лист: вы точно под ЭТрН?
И финальная самопроверка.
Ваша компания отправляет или получает грузы с привлечением перевозчика или экспедитора — или сама выступает перевозчиком либо экспедитором, — даже если это не основной вид деятельности.
В перевозке участвует перевозчик или экспедитор — то есть заключается договор перевозки, а не просто выезжает своя машина с путевым листом. Условие не новое — так же было и с бумажной накладной.
Ваш случай не входит в список из восьми исключений приказа Минтранса № 262 — тогда бумага не вариант по умолчанию.
Первые два пункта — про то, касается ли вас закон: совпал хотя бы один, значит касается. Третий — фильтр: если ваш случай не в списке исключений, бумага не вариант по умолчанию.
Если в вашей IT‑компании есть физический товар, который вы перевозите — стоит заранее пройти по чек‑листу выше.
