Согласно PMI 90% времени руководитель проекта тратит на общение с заинтересованными сторонами. Цель такого общения — обсудить и принять решение по ряду вопросов. Собрание посвященное обсуждению каких-либо вопросов является определением совещания.
Продолжая логическую цепочку я предполагаю, что эффективное проведение совещаний — ключевой навык любого руководителя, как минимум с точки зрения частоты использования.
В декабре прошлого года(2019) вышел выпуск Comedy Club с постановкой «Очень важное совещание в очень крупной компании». Моя лента в фейсбук пестрила репостами этого ролика со словами «смотри прям как у нас», «главное чтобы опять вот так не получилось» или «ничего не напоминает?». На хабре появилась статья с разбором постановки.
Задолго до Comedy club совещания стали одной из ключевых тем популярного комикса Скотта Адамса «Дилберт». Это как раз тот случай, когда и смешно и грустно одновременно.
Думаю не только у меня в то время возник риторический вопрос «Если все в курсе об этой проблеме и описано столько способов ее решения, то почему она до сих пор так актуальна?»
Моя любимая книга на эту тему «Смерть от совещаний» Патрика Ленсиони. Когда я ее прочитал пару лет назад, то решил, что обязательно попробую ее внедрить слово в слово.
Полгода назад у меня появилась такая возможность, но без отклонений от оригинала не обошлось.
На текущий момент я могу сказать, что доволен результатом, поэтому и решил поделиться несколькими советами из своего опыта. Надеюсь, что они будут вам полезны.
Итак, адаптация в 3х пунктах на каждый день:
Классификация
Просмотрите свой календарь и попробуйте отнести каждое из ваших совещаний к одной из групп:
- статус
- тактическое
- стратегическое
Проблемы возникают, когда мы пытаемся совместить 2 типа совещаний в одном.
Например: руководители синхронизируются по статусу раз в неделю, а потом переходят к обсуждению вопросов, которые накопились. В моем случае это приводило к тому, что повестка кочевала из недели в неделю и не было заметного прогресса по важным вопросам.
Визуализация
Найдите инструмент для динамического формирования повестки для тактических совещаний. Это может быть любой инструмент, в котором есть возможность создать канбан доску (например Mirro, Trello, Asana, JIRA) Вам будет намного легче если вопросы будут ранжированы по важности, а договоренности и следующие шаги будут зафиксированы в одном месте. Также не забывайте добавлять в повестку вопросы необходимые для достижения стратегических целей.
Например: я сделал себе простую канбан доску в Trello и попросил всех участников все вопросы записывать в колонку «Backlog». Это привело, к тому, что еще до совещания ребята могли посмотреть, возможные темы и подготовиться в обсуждению. Изначально я просил ребят обозначить цветом в карточке их удовлетворенность прогрессом по данному вопросу, чтобы понимать, какие из тем наиболее болезненные. Со временем мы перешли к классификации по срочности и важности(низкая\средняя\высокая) при помощи все тех же цветов лейблов.
Контроль
Разделите тактические совещания на 2 типа: еженедельное совещание для обсуждения вопросов и специальные совещания посвященные конкретному вопросу. Если вопрос всем кажется простым, то договоренность об алгоритме его решения и следующих шагах не занимает более пяти минут. Если становится ясно, что для решения вопроса требуется дополнительная проработка и сбор информации, то назначается ответственный за вопрос и фиксируется предполагаемое время на выполнение следующего шага. При таком подходе появляется возможность обсудить все вопросы из повестки, а также выявить все проблемные моменты. Главное, у каждого вопроса появится владелец, который будет отвечать выполнение намеченных шагов и будет держать заинтересованные стороны в курсе изменений во время совещаний типа «статус».
Например: для вопросов по которым «понятно, что делать» я завел на той же доске колонку «статус». Я ее использую для подготовки к короткому совещанию по синхронизации, чтобы не пропустить новости по шагам, которые планировалось сделать в интервале с прошлого совещания.
Пару советов по таймингу:
Статус — минимум раз в 2 дня от 5 до 15 мин.
Тактические еженедельные от 45 до 90 мин.
Тактические специальные от 30 до 90 мин.
Стратегические совещания требуют подготовки и времени. Их лучше проводить вне офиса, чтобы у сотрудников не было шансов отвлечься на ежедневные задачи. Я их провожу раз в квартал и заранее прошу освободить под это событие весь день.
Я постарался сделать статью максимально краткой и полезной. Привожу ряд публикаций из Хабра в дополнение, которые, на мой взгляд, помогают раскрыть тему:
- Эффективные совещания
- Как проводятся совещания в Google
- «Подводные камни» при проведении совещаний команды проекта
Буду рад вашим вопросам и комментариям.
Продуктивных вам совещаний и хорошего дня :)
