Кейс реальной автоматизации сети салонов дверей
24 ноября 2021 г.
г. Воронеж
Заказчик
Компания занимается продажей и установкой межкомнатных, входных дверей и стеклянных перегородок в г. Воронеже. В настоящий момент времени сеть состоит из 5 салонов дверей под брендами - PROFILDOORS, THE DOORS и PORTALLE. Компания осуществляет продажи через сеть розничных салонов.
Цели автоматизации
Изначально на старте весь учет велся в Excel, но по мере роста бизнеса назрела необходимость внедрения единой информационной системы для оперативного и управленческого учета. Появилась потребность анализировать показатели продаж, доходности по заказам, категориям продукции, поставщикам, брендам и по другим ключевым разрезам. Стала острой необходимость видеть и анализировать в режиме реального времени складские остатки, сроки исполнения обязательств по заказам и сроки поставок. Помимо этого ведение оперативного и управленческого учета в Excel занимало много времени и для собственников было очевидно, что на тот момент их бизнес работал на низком уровне эффективности.
Выбор подрядчика
После того, как было принято решение о внедрении информационной системы, начался процесс изучения возможностей программных продуктов и поиск подрядчика для реализации проекта. Так собственники обратились в нашу компанию и «маховик» автоматизации закрутился.
Ход проекта
Весь проект автоматизации был разделен на следующие основные этапы работы:
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/867/8f4/588/8678f45883365dcc8299b4f8a0f377c9.png)
Итоги предпроектного обследования
1. Описание бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас)
В ходе предпроектного обследования были описаны следующие бизнес-процессы в модели AS IS (как есть сейчас)
основные бизнес-процесс создания рыночной ценности (продажи, закупки, доставка и монтаж)
вспомогательные процессы (оплата заказа в магазине, оплата поставщикам).
![Рис. 1. Основной бизнес-процесс создания рыночной ценности в модели AS IS (как есть сейчас) Рис. 1. Основной бизнес-процесс создания рыночной ценности в модели AS IS (как есть сейчас)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/515/6fb/bde/5156fbbde75995c8431c51e898180f63.png)
![Рис. 2. Процесс продаж в модели AS IS (как есть сейчас) Рис. 2. Процесс продаж в модели AS IS (как есть сейчас)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/334/e03/d8a/334e03d8a3903fd9acb9ff7e0fa31052.png)
![Рис. 3. Процесс оформления заказов поставщикам (входит в блок закупок) в модели AS IS (как есть сейчас) Рис. 3. Процесс оформления заказов поставщикам (входит в блок закупок) в модели AS IS (как есть сейчас)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/7c7/ce8/2b5/7c7ce82b50aad500b7c7162105036b49.png)
![Рис. 4. Процесс отгрузки, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас) Рис. 4. Процесс отгрузки, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e8c/fbf/a93/e8cfbfa9389220d8b1d6147bc50ed9b9.png)
![Рис. 5. Процесс приема оплаты от клиентом в модели AS IS (как есть сейчас) Рис. 5. Процесс приема оплаты от клиентом в модели AS IS (как есть сейчас)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/17f/6a0/c6c/17f6a0c6c39d6f99c94ba8ade0f90316.png)
![Рис. 6. Процесс приема оплаты от клиентов, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас) Рис. 6. Процесс приема оплаты от клиентов, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f01/40c/6ec/f0140c6ecc57dcaf7601d1ecc271d080.png)
2. Оценка стоимости бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (функционально-стоимостной анализ)
В рамках предварительного обследования бизнеса заказчика был проведен функционально-стоимостной анализ (оцифровка по времени и стоимости) бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (данные по времени и заработной плате сотрудников были получены со слов заказчика).
Для этого мы сделали следующие расчеты:
рассчитали общее среднее время на обработку одного экземпляра процесса по каждой роли (сложили время по каждой операции и по каждому бизнес-процессу)
Примечание: примером экземпляра процесса является процесс оформления 1 среднестатистического заказа клиента, или процесс оформления 1 заказа поставщику, или оплата 1 счета поставщика (см.столбец “Единица экземпляров процесса” Таблицы №1)
![Таблица №1 Расчет времени на выполнение одного экземпляра процесса Таблица №1 Расчет времени на выполнение одного экземпляра процесса](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/80f/470/e1c/80f470e1c52162614f49c3620924154b.png)
далее мы рассчитали сколько стоит один час рабочего времени каждого сотрудника (средняя зарплата / количество рабочих дней / количество рабочих часов в день) См. Таблицу №2.
Примечание: для упрощения в данном расчете не учтены расходы на содержание рабочих мест (аренда офиса на 1 рабочее место, социальные налоги , амортизация оргтехники и пр.)
![Таблица №2 Расчет стоимости одного часа рабочего времени по сотрудникам Таблица №2 Расчет стоимости одного часа рабочего времени по сотрудникам](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/058/96b/56d/05896b56dd1513d9878651d852116f64.png)
после чего рассчитали временные затраты (в человеко-часах) на выполнение всех процессов за 1 календарный месяц (умножили среднее время выполнения процесса по каждой роли (в минутах) на среднее количество повторений процессов за календарный месяц и разделили 60 минут, получили человеко-часы, затрачиваемые каждой ролью на основной процесс за месяц)
![Таблица №3 Расчет временных затрат за месяц по процессам и по ролям Таблица №3 Расчет временных затрат за месяц по процессам и по ролям](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/c03/76c/ef2/c0376cef290c034d044d93965783522b.png)
далее была посчитана стоимость бизнес-процессов за месяц по ролям (умножили стоимость 1 человеко-часа по каждой роли на время, затрачиваемое каждой ролью на тот или иной процесс). См.Таблицу №4.
![Таблица №4 Расчет стоимости бизнес-процессов за месяц по ролям Таблица №4 Расчет стоимости бизнес-процессов за месяц по ролям](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/12b/3ec/d4d/12b3ecd4df1ef067aa6ea456f2654199.png)
В итоге получили следующие сравнительные диаграммы и показатели бизнес-процессов постоимости и времени
![Диаграмма №1 Сравнение стоимости процессов за месяц Диаграмма №1 Сравнение стоимости процессов за месяц](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/b4f/7e7/476/b4f7e747694ec2a90b775895755406bb.png)
Самыми дорогостоящими процессами оказались процессы закупок, продаж и оплат поставщикам
![Диаграмма №2 Сравнение стоимости процессов за месяц по ролям Диаграмма №2 Сравнение стоимости процессов за месяц по ролям](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/6d8/483/d29/6d8483d298f2fbf5b89825608f43ee91.png)
![Диаграмма №3 Распределение стоимости обработки 1 заказа по ролям Диаграмма №3 Распределение стоимости обработки 1 заказа по ролям](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/976/43b/813/97643b813c424717edf5ebc2b5653a20.png)
![Диаграмма №4 Затраты времени на обработку 1 заказа по ролям Диаграмма №4 Затраты времени на обработку 1 заказа по ролям](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3c3/a2c/03d/3c3a2c03d48cd4a4a7a08ab873796ed7.png)
Основные временные затраты при обработке 1 заказа приходятся на роли - менеджера по
продажам, бухгалтера и руководителя монтажной группы.
Основные показатели процессов в модели AS IS (как есть сейчас):
Стоимость основных процессов за месяц - 320 730 руб.
Стоимость обработки 1 заказа - 2 056 руб.
Время на обработку 1 заказа - 6 часов
На основе проведенного анализа описанных бизнес-процессов и их показателей был сделан вывод, что наибольшие временные и финансовые затраты приходятся на те процессы, в которых имеются операции ручного ввода и дублирования данных в таблицы Excel.
Также рассчитанные показатели были взяты за точку отсчета текущего состояния бизнес-процессов и для расчета планируемого экономического эффекта.
3. Подбор программного продукта под бизнес-требования заказчика
необходимо сократить временные и стоимостные затраты на оперативный учет за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
исключить ошибки ручного ввода операций путем создания единой информационной системы оперативного учета;
добиться прозрачности всех операций в системе, чтобы при необходимости можно было увидеть из чего складывается тот или иной показатель;
необходимо видеть в режиме реального времени движение товаров и остатки товаров на складах компании;
необходимо видеть в режиме реального времени движение денежных средств по счетам компании и их остатки в кассах на дату;
сформировать оперативную и управленческую отчетность в соответствии с требованиями заказчика (см. таблицу №5 ниже)
Таблица №5 Бизнес-требования к отчетности
Раздел учета | Необходимые отчеты | Необходимые разрезы |
Продажи товаров и услуг | Воронка продаж | - по менеджерам - по салонам |
Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам | - по салонам - по менеджерам - по клиентам | |
Отчет по продажам | - по номенклатуре - по товарным категориям - по салонам - по произвонителям - по поставщикам | |
Отчет по валовой марже | - по номенклатуре - по товарным категориям - по салонам - по произвонителям - по поставщикам | |
Закупки | Движение товаров по складам | - по складам - по заказам покупателей - по заказам поставщикам |
| ||
Взаиморасчеты с поставщиками | ||
Выполнение сроков поставок поставщиками | ||
Финансы | Движение денежных средств | - по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц) - по статьям ДДС |
Остатки денег | ||
Платежный календарь | ||
Дебиторская и кредиторская задолженность | - по клиентам, поставщикам - по кредиторам | |
Взаиморасчеты по кредитам | ||
Персонал | Взаиморасчеты с персоналом | - по сотрудникам - по отделам |
Управленческий учет | Управленческий баланс | - по бизнесу в целом |
Движение денежных средств | - по статьям ДДС | |
Отчет о прибылях и убытках (по начислению) | - по статьям доходов и расходов (управленческого учета) - по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру) - по бизнесу в целом | |
Отчет о прибылях и убытках (кассовым методом) | ||
Финансовый результат | ||
Бюджет |
В соответствии со спецификой бизнеса и бизнес-требованиями заказчика, был выбран программный продукт 1С: Управление нашей фирмой, так как данный программный продукт закрывает в полном объеме все вышеперечисленные потребности бизнеса типовым функционалом.
Описание бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)
На этом этапе были описаны бизнес-процессы в модели TO BE (как будет) с учетом их прохождения и отражения контрольных точек в будущей информационной системе 1С: Управление нашей фирмой (Рис.7-12)
![Рис. 7. Основной (сквозной) бизнес-процесс создания ценности Рис. 7. Основной (сквозной) бизнес-процесс создания ценности](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/80f/62d/23e/80f62d23e885515e995cafb2bb78bb26.png)
![Рис. 8. Процесс продажи в розничном салоне Рис. 8. Процесс продажи в розничном салоне](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/6c6/5f0/03e/6c65f003e4eba4acad71979fa509a708.png)
![Рис. 9. Процесс обеспечения заказа покупателя Рис. 9. Процесс обеспечения заказа покупателя](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/7c7/c96/c53/7c7c96c53cc46bd77c80275bbc0bed51.png)
![Рис. 10 Процесс отгрузки заказа покупателя Рис. 10 Процесс отгрузки заказа покупателя](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/7af/960/385/7af9603853b5269ae16725891b28374f.png)
5. Оцифровка (расчет стоимости) бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)
Аналогично вышеуказанной методике функционально-стоимостного анализа были рассчитаны показатели бизнес-процессов в модели TO BE (как будет). Данные для расчета были взяты из среднего времени оформления документов, участвующих в бизнес-процессах модели TO BE (как будет) из расчета среднестатистического заказа.
Основные показатели процессов в модели TO BE ( как будет):
Стоимость основных процессов за месяц - 126 540 руб.
Стоимость обработки 1 заказа - 811 руб.
Время на обработку 1 заказа - 2,5 часа
6. Расчет экономического эффекта от проекта автоматизации
Путем сравнения общей стоимости бизнес-процессов по модели AS IS (как есть сейчас) со стоимостью процессов по модели TO BE (как будет) был рассчитан планируемый экономический эффект от проекта автоматизации (см. таблицу №6)
![Таблица №6 Расчет планируемого экономического эффекта от проекта автоматизации Таблица №6 Расчет планируемого экономического эффекта от проекта автоматизации](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f84/ce8/b8c/f84ce8b8cfeabc2bf997faa5bfedc8aa.png)
Вывод: за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании заказчика, расходы на операции могут быть снижены на 40%, при этом ориентируясь на сумму планируемого экономического эффекта, на этапе принятия окончательного решения о необходимости инвестиций в автоматизацию, собственники бизнеса могут посчитать срок окупаемости этих инвестиций.
7. Обоснования для принятия решения о необходимости инвестиций в автоматизацию
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/015/85a/a38/01585aa38c52408e9cd574e6c8008adf.png)
Опираясь на вышеизложенные данные и предоставленную смету проекта, собственники бизнеса приняли решение автоматизировать свой бизнес силами нашей компании.
8. Этапы настройки, опытной и промышленной эксплуатации.
После принятия решения были произведены все настройки и необходимые доработки системы, были подготовлены инструкции для пользователей, проведено очное обучение и тестирование пользователей с целью проверки знаний и навыков работы в новом формате. После обучения был запущен тестовый период в течение которого пользователи смогли привыкнуть к новым бизнес-процессам и “пропустить через руки” несколько тестовых цепочек документов на тестовой базе 1С: УНФ. Эти шаги позволили минимизировать сопротивление персонала при внедрении и запустить систему в промышленную эксплуатацию.
9. Итоги проекта автоматизации
По результатам собственники получили возможность формировать все необходимые отчеты по кнопке, анализировать показатели бизнеса и быстро принимать решения. Вот некоторые из них:
![Рис. 11 Отчет - Воронка продаж Рис. 11 Отчет - Воронка продаж](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/c30/852/cc5/c30852cc539576d85b28b861eef20cb3.png)
![Рис. 12 Отчет - Монитор денег Рис. 12 Отчет - Монитор денег](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e7d/af1/9a4/e7daf19a42651402c4b77677a313a54b.png)
![Рис. 13 Монитор - Расчеты с покупателями Рис. 13 Монитор - Расчеты с покупателями](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/66f/30a/423/66f30a42383d9d122a4fbb8ae7c51216.png)
![Рис. 14 Монитор - Расчеты с поставщиками Рис. 14 Монитор - Расчеты с поставщиками](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/be1/1ca/2d6/be11ca2d65f5b8d8fadf3558dc1d1abe.png)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3e9/497/b45/3e9497b45edbe2b50bc89c6593f8efaf.png)
![Рис. 15 Монитор руководителя Рис. 15 Монитор руководителя](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/397/c54/974/397c54974bdc51e8069cf0f78bf8149c.png)
![Рис. 16 Отчет - Анализ бизнеса (доходы и расходы по начислению) Рис. 16 Отчет - Анализ бизнеса (доходы и расходы по начислению)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ac8/23a/afd/ac823aafd87044e0de623a315e2e0b94.png)
![Рис. 17 Отчет - Анализ бизнеса (управленческий баланс) Рис. 17 Отчет - Анализ бизнеса (управленческий баланс)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/9c3/f1a/9d8/9c3f1a9d8fda9e5d9ce8a94c106d7d8d.png)
![Рис. 18 Отчет - Анализ бизнеса (денежный поток) Рис. 18 Отчет - Анализ бизнеса (денежный поток)](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/580/9db/4a5/5809db4a5371eca277b777a2c47928aa.png)
![Рис. 19 Отчет - Доходы и расходы по отгрузке по подразделениям Рис. 19 Отчет - Доходы и расходы по отгрузке по подразделениям](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/8c1/96a/2f8/8c196a2f8600c44313978460139c6cdc.png)