Кейс реальной автоматизации сети салонов дверей
24 ноября 2021 г.
г. Воронеж
Заказчик
Компания занимается продажей и установкой межкомнатных, входных дверей и стеклянных перегородок в г. Воронеже. В настоящий момент времени сеть состоит из 5 салонов дверей под брендами - PROFILDOORS, THE DOORS и PORTALLE. Компания осуществляет продажи через сеть розничных салонов.
Цели автоматизации
Изначально на старте весь учет велся в Excel, но по мере роста бизнеса назрела необходимость внедрения единой информационной системы для оперативного и управленческого учета. Появилась потребность анализировать показатели продаж, доходности по заказам, категориям продукции, поставщикам, брендам и по другим ключевым разрезам. Стала острой необходимость видеть и анализировать в режиме реального времени складские остатки, сроки исполнения обязательств по заказам и сроки поставок. Помимо этого ведение оперативного и управленческого учета в Excel занимало много времени и для собственников было очевидно, что на тот момент их бизнес работал на низком уровне эффективности.
Выбор подрядчика
После того, как было принято решение о внедрении информационной системы, начался процесс изучения возможностей программных продуктов и поиск подрядчика для реализации проекта. Так собственники обратились в нашу компанию и «маховик» автоматизации закрутился.
Ход проекта
Весь проект автоматизации был разделен на следующие основные этапы работы:
Итоги предпроектного обследования
1. Описание бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас)
В ходе предпроектного обследования были описаны следующие бизнес-процессы в модели AS IS (как есть сейчас)
основные бизнес-процесс создания рыночной ценности (продажи, закупки, доставка и монтаж)
вспомогательные процессы (оплата заказа в магазине, оплата поставщикам).
2. Оценка стоимости бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (функционально-стоимостной анализ)
В рамках предварительного обследования бизнеса заказчика был проведен функционально-стоимостной анализ (оцифровка по времени и стоимости) бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (данные по времени и заработной плате сотрудников были получены со слов заказчика).
Для этого мы сделали следующие расчеты:
рассчитали общее среднее время на обработку одного экземпляра процесса по каждой роли (сложили время по каждой операции и по каждому бизнес-процессу)
Примечание: примером экземпляра процесса является процесс оформления 1 среднестатистического заказа клиента, или процесс оформления 1 заказа поставщику, или оплата 1 счета поставщика (см.столбец “Единица экземпляров процесса” Таблицы №1)
далее мы рассчитали сколько стоит один час рабочего времени каждого сотрудника (средняя зарплата / количество рабочих дней / количество рабочих часов в день) См. Таблицу №2.
Примечание: для упрощения в данном расчете не учтены расходы на содержание рабочих мест (аренда офиса на 1 рабочее место, социальные налоги , амортизация оргтехники и пр.)
после чего рассчитали временные затраты (в человеко-часах) на выполнение всех процессов за 1 календарный месяц (умножили среднее время выполнения процесса по каждой роли (в минутах) на среднее количество повторений процессов за календарный месяц и разделили 60 минут, получили человеко-часы, затрачиваемые каждой ролью на основной процесс за месяц)
далее была посчитана стоимость бизнес-процессов за месяц по ролям (умножили стоимость 1 человеко-часа по каждой роли на время, затрачиваемое каждой ролью на тот или иной процесс). См.Таблицу №4.
В итоге получили следующие сравнительные диаграммы и показатели бизнес-процессов постоимости и времени
Самыми дорогостоящими процессами оказались процессы закупок, продаж и оплат поставщикам
Основные временные затраты при обработке 1 заказа приходятся на роли - менеджера по
продажам, бухгалтера и руководителя монтажной группы.
Основные показатели процессов в модели AS IS (как есть сейчас):
Стоимость основных процессов за месяц - 320 730 руб.
Стоимость обработки 1 заказа - 2 056 руб.
Время на обработку 1 заказа - 6 часов
На основе проведенного анализа описанных бизнес-процессов и их показателей был сделан вывод, что наибольшие временные и финансовые затраты приходятся на те процессы, в которых имеются операции ручного ввода и дублирования данных в таблицы Excel.
Также рассчитанные показатели были взяты за точку отсчета текущего состояния бизнес-процессов и для расчета планируемого экономического эффекта.
3. Подбор программного продукта под бизнес-требования заказчика
необходимо сократить временные и стоимостные затраты на оперативный учет за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
исключить ошибки ручного ввода операций путем создания единой информационной системы оперативного учета;
добиться прозрачности всех операций в системе, чтобы при необходимости можно было увидеть из чего складывается тот или иной показатель;
необходимо видеть в режиме реального времени движение товаров и остатки товаров на складах компании;
необходимо видеть в режиме реального времени движение денежных средств по счетам компании и их остатки в кассах на дату;
сформировать оперативную и управленческую отчетность в соответствии с требованиями заказчика (см. таблицу №5 ниже)
Таблица №5 Бизнес-требования к отчетности
Раздел учета | Необходимые отчеты | Необходимые разрезы |
Продажи товаров и услуг | Воронка продаж | - по менеджерам - по салонам |
Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам | - по салонам - по менеджерам - по клиентам | |
Отчет по продажам | - по номенклатуре - по товарным категориям - по салонам - по произвонителям - по поставщикам | |
Отчет по валовой марже | - по номенклатуре - по товарным категориям - по салонам - по произвонителям - по поставщикам | |
Закупки | Движение товаров по складам | - по складам - по заказам покупателей - по заказам поставщикам |
| ||
Взаиморасчеты с поставщиками | ||
Выполнение сроков поставок поставщиками | ||
Финансы | Движение денежных средств | - по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц) - по статьям ДДС |
Остатки денег | ||
Платежный календарь | ||
Дебиторская и кредиторская задолженность | - по клиентам, поставщикам - по кредиторам | |
Взаиморасчеты по кредитам | ||
Персонал | Взаиморасчеты с персоналом | - по сотрудникам - по отделам |
Управленческий учет | Управленческий баланс | - по бизнесу в целом |
Движение денежных средств | - по статьям ДДС | |
Отчет о прибылях и убытках (по начислению) | - по статьям доходов и расходов (управленческого учета) - по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру) - по бизнесу в целом | |
Отчет о прибылях и убытках (кассовым методом) | ||
Финансовый результат | ||
Бюджет |
В соответствии со спецификой бизнеса и бизнес-требованиями заказчика, был выбран программный продукт 1С: Управление нашей фирмой, так как данный программный продукт закрывает в полном объеме все вышеперечисленные потребности бизнеса типовым функционалом.
Описание бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)
На этом этапе были описаны бизнес-процессы в модели TO BE (как будет) с учетом их прохождения и отражения контрольных точек в будущей информационной системе 1С: Управление нашей фирмой (Рис.7-12)
5. Оцифровка (расчет стоимости) бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)
Аналогично вышеуказанной методике функционально-стоимостного анализа были рассчитаны показатели бизнес-процессов в модели TO BE (как будет). Данные для расчета были взяты из среднего времени оформления документов, участвующих в бизнес-процессах модели TO BE (как будет) из расчета среднестатистического заказа.
Основные показатели процессов в модели TO BE ( как будет):
Стоимость основных процессов за месяц - 126 540 руб.
Стоимость обработки 1 заказа - 811 руб.
Время на обработку 1 заказа - 2,5 часа
6. Расчет экономического эффекта от проекта автоматизации
Путем сравнения общей стоимости бизнес-процессов по модели AS IS (как есть сейчас) со стоимостью процессов по модели TO BE (как будет) был рассчитан планируемый экономический эффект от проекта автоматизации (см. таблицу №6)
Вывод: за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании заказчика, расходы на операции могут быть снижены на 40%, при этом ориентируясь на сумму планируемого экономического эффекта, на этапе принятия окончательного решения о необходимости инвестиций в автоматизацию, собственники бизнеса могут посчитать срок окупаемости этих инвестиций.
7. Обоснования для принятия решения о необходимости инвестиций в автоматизацию
Опираясь на вышеизложенные данные и предоставленную смету проекта, собственники бизнеса приняли решение автоматизировать свой бизнес силами нашей компании.
8. Этапы настройки, опытной и промышленной эксплуатации.
После принятия решения были произведены все настройки и необходимые доработки системы, были подготовлены инструкции для пользователей, проведено очное обучение и тестирование пользователей с целью проверки знаний и навыков работы в новом формате. После обучения был запущен тестовый период в течение которого пользователи смогли привыкнуть к новым бизнес-процессам и “пропустить через руки” несколько тестовых цепочек документов на тестовой базе 1С: УНФ. Эти шаги позволили минимизировать сопротивление персонала при внедрении и запустить систему в промышленную эксплуатацию.
9. Итоги проекта автоматизации
По результатам собственники получили возможность формировать все необходимые отчеты по кнопке, анализировать показатели бизнеса и быстро принимать решения. Вот некоторые из них:
