Зачем уметь управлять проектами
Управление проектами — фундаментальный навык. Из проектов состоит не только наша работа, но и личная жизнь. Строя дачу, организовывая путешествие или покупая продукты к ужину, мы управляем проектами, даже не задумываясь об этом.
В проекте всегда есть заказчик и исполнитель. Делая что-то для себя, вы комбинируете эти роли. Заказчики могут быть как внутренними, так и внешними, но основные принципы взаимодействия всегда сохраняются.
«А» — начальная точка проекта. Любой проект должен начинаться с правильной постановки задачи. От постановки и понимания задачи зависит результат, за который отвечает исполнитель. Важно услышать саму потребность, с которой к вам пришел заказчик, и интерпретировать её в постановку задачи. Запросить необходимые материалы и задать достаточное количество вопросов для качественного результата — зона ответственности исполнителя. Постановкой задачи является формулировка пользы и способа ее достижения в конкретные сроки. Польза должна быть сформулирована в мире заказчика, а не в мире исполнителя. Финальную постановку задачи нужно согласовать с заказчиком, чтобы убедиться, что вы правильно друг друга понимаете. Выявленное полезное действие в проекте будет служить вам надежным инструментом для конструктивного диалога и принятия верных решений.
«Б» в проекте — это сделанная работа. Делать ≠ сделать. Для заказчика результат либо есть, либо его нет. Путь из точки «А» в точку «Б» существует только в мире исполнителя. Если вы профессионал и цените свою репутацию, то ваши критерии к выполняемой работе должны быть выше, чем у заказчика. Работу нельзя делать плохо, даже если это устроит клиента или он не сразу заметит. Сделать ≠ сдать, сделать — это действительно сделать, вовремя запустить качественный проект и принести пользу.
Итак, у вас есть сформулированная польза и идеальный план для её достижения. Что может пойти не так? ?
Всё пошло по не плану
В процессе работы над любым проектом реальность неизбежно начнёт расходиться с первоначальным планом. Задача оказывается не такой уж простой, на пути постоянно встречаются всё новые и новые преграды. Недооценка задачи, переоценка собственных сил, непредвиденные внешние обстоятельства, чужая некомпетентность, вынужденные простои… Постепенно становится очевидно, что вся затея под угрозой и, если срочно что-то не предпринять, наступит полный провал.
Вы ничего не успеваете, кажется, что если бы у вас было больше времени, всё бы получилось. Временем жертвуют чаще всего, его просто добавить, но это худший вариант. Перенос даты запуска проекта приводит к потере его актуальности. Затянувшиеся бизнес-проекты уничтожит конкуренция, а торт, готовый на следующий день после праздника, не имеет никакого смысла. Добавление времени приводит к утопичным попыткам сделать идеально, завышению ожиданий от результата, страху и бесконечному переносу запуска. Время — невосполнимый ресурс.
Порой, увеличение бюджета может решить часть проблем. Да, деньги восполнимый ресурс, но даются они не легко и на их заработок нужно тратить много бесценного времени. Задействование дополнительных ресурсов усложняет управление проектом и может привести к ситуации, когда проще всё начинать заново. Выход из рамок бюджета снижает целесообразность проекта или вовсе может привести к потерям для всех участников.
Жертвовать качеством?
Низкое качество делает проект бессмысленным, вызывает только негатив и бьёт по репутации, которую нужно долго зарабатывать и можно очень быстро потерять.
Самым адекватным методом для запуска проблемного проекта в срок без потери качества и увеличения бюджета является урезание функциональности. Понимание основной пользы, которую мы должны формулировать в начале проекта, позволяет сохранить ключевую функциональность и корректировать второстепенное. Запуская проект в срок, вы проверяете идеи и получаете бесценную обратную связь, а постепенное добавление второстепенных деталей будет вызывать позитив. Упрощайте реализацию, снижайте глубину проработки, отступайте от идеала, ищите другую реализацию, но достигайте конечной цели.
Как не доводить до аврала
Как не доводить проекты до состояния аврала и болезненного урезания функциональности?
Для начала важно признать, что невозможно придумать идеальный план и всё учесть. Ошибочно рассчитывать, что проект может пойти по плану. План проекта — это прямая из пункта «А» в пункт «Б», но непредвиденные обстоятельства всегда будут сбивать вас с пути, задерживать, отбрасывать назад.
Разбивайте план на этапы с осязаемыми промежуточными достижениями. Разработайте и согласуйте с заказчиком стратегию дальнейшего развития, дополнив формулировку основной пользы интересными и смелыми идеями на будущее. Наличие стратегии и промежуточных точек в плане не дадут вам слишком сильно отклоняться от общего направления движения. Помните, что достижение цели важнее бездумного выполнения заранее придуманной последовательности действий. Корректируйте стратегию по мере продвижения.
Важно понимать, что большая часть верных решений принимается во время запуска и отладки. То, что многие привыкли считать и выдавать за результат, по факту будет лишь серединой пути. Гоночный автомобиль готов не тогда, когда его первый раз собрали, а только после тестовых заездов, поломок, исправлений ошибок и доработок. Изначально включите время на запуск и исправления в ваш план.
Если сделали этап работы быстрее изначальной оценки, сдавайте его сразу. Это поможет сохранить запас времени для более сложных частей проекта.
Обсуждайте наработки на протяжении всего проекта, чтобы ожидания не разошлись с результатом. Лично презентуйте всё, что делаете. Живое общение позволяет с ходу снимать множество вопросов и возражений, избегать недопонимания, негатива и дополнительных трудозатрат. По конструктивным замечаниям старайтесь находить решения и фиксировать договоренности прямо на встрече. В таком случае вам не придется тратить дополнительное время после встречи, клиент будет знать, чего ожидать, а вы будете знать, что делать.
Совершенствуйте навыки управления проектами, это ощутимо повлияет на вашу работу и личную жизнь. Придумывайте свои методики, взвешивайте за что стоит браться, а от чего лучше отказаться.
