Прежде всего, определимся с терминами. Что такое аудит? Это проверка бухгалтерской отчетности юридических (в отдельных случаях и физических лиц) на предмет достоверности данных. Причем эти данные должны соответствовать как показателям бухгалтерских регистров в электронной базе (например, та же 1С), так и сведениям из первичных документов [1].
Осуществлением аудита занимаются представители профессии под названием «аудитор». Этапы процесса проведения аудиторской проверки показаны на рис.1.
Кому нужен аудит, кто есть целевая аудитория, то есть клиенты аудиторских компаний? В первую очередь, это организации, подлежащие обязательному ежегодному аудиту. Например, те же акционерные общества (АО). Виды аудита приведены на рис.2 [2].
Есть также аудит инициативный, который заказывают собственники бизнеса, например, для проверки достоверности бухгалтерских данных. Кроме того, часто для участия в ряде тендеров по исполнению государственных заказов также еще на стадии заявки часто необходимо аудиторское заключение. Оно же понадобится и для фирм, которые выходят на фондовые рынки и организуют IPO. Аудит практически всегда бывает частью due diligence, то есть предпродажной проверки, как для нового покупателя (потенциального инвестора), так и для уходящего владельца, которому необходимо подтверждение того, что в будущем в его адрес не возникнут обвинения в искажениях отчетности.
Итак, что же в итоге предстоит проверить аудиторам? Это данные годовой бухгалтерской отчетности (БО), включая все формы: баланс (форма 1), отчет о финансовых результатах (ОФР), отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, пояснения к бухгалтерской отчетности. Кроме того, проверяются данные в бухгалтерской базе на предмет верного отображения фактов хозяйственной деятельности организации, поскольку именно из этих цифровых и суммовых показателей в итоге формируется годовая бухгалтерская отчетность.
При необходимости аудиторы также проверяют (как правило, выборочно) первичную документацию по ключевым показателям в балансе. Они могут также участвовать в инвентаризации (при обнаружении существенных расхождений), сверять данные из 1С (или аналога) с цифрами в кассовой книге организации и выгрузками банк-клиента (при проверке учета денежных средств в организации, как наличных, так и безналичных, включая валютные операции).
Что является результатом аудита? Это аудиторское заключение, которое состоит из краткого заключения и подробного (иногда на несколько десятков и более страниц) описания состояния бухучета в организации с указанием ряда замечаний и рекомендаций собственникам бизнеса по организации работы, составлению учетной политики, организации документооборота, соблюдению платежной дисциплины и т.д. По ключевым и проблемным участкам деятельности клиента аудитор также предоставляет свои рекомендации [3].
Как осуществляется изучение этих порою внушительных по объему данных при отсутствии специальных программ обработки данных? Аудитором создается многостраничный файл в excel, содержащий сведения из всех вышеперечисленных составляющих БО. Очевидно, что их механический перенос из предоставленных клиентом аудитору документов занимает много времени, наконец, может привести к ошибкам именно в связи с необходимостью переносить большое количество цифр. Достаточно одной опечатки или пропущенного знака после запятой, неверного формата ячеек или ошибок в настройках округлениях, чтобы данные БО оказались перенесены неверно и в результате повлияли на затягивание аудита.
Таким образом, возникает вопрос об использовании программы, которая позволяет, как ускорить процесс переноса данных без их «тупого» механического перепечатывания, так и автоматизировать анализ полученных данных. В данном материале в качестве образца будет изучен основной функционал программы IT Audit.
Данное программное обеспечение (ПО) представляет собой автоматизированную программу для ускоренной обработки бухгалтерских данных без использования ручного пересчета с целью проведения всех положенных по закону аудиторских процедур и создания всех необходимых для этого рабочих и итоговых документов.
Как вышеназванные вопросы автоматизации аудита и профилактики ошибок исполнителей решаются с помощью IT Audit? Прежде всего, сведения переносятся из предоставленных клиентом данных автоматически, без однообразного перепечатывания бухгалтерских сведений.
Происходит это за счет того, что в программу загружается информация напрямую из бухгалтерских регистров клиента. Это могут быть как отдельные файлы в Excel, так и весь файл бухгалтерской программы 1С. БО отчетность можно загрузить посредством xml-файла. Следовательно, можно говорить как минимум о существенной экономии времени на этапе переноса данных.
Другой важный аспект – это автоматическое создание запросов от аудитора в адрес ЛОКУ (лицо, отвечающее за корпоративное управление) аудируемого лица. Суть этих запросов в том, чтобы получить от клиента подтверждения по рядам аспектов, таких как:
намерение организации продолжать деятельность;
отсутствие аффилированности с аудитором;
получение данных о наличии судебных тяжб организации и т.д.
Еще один важный фактор для работы аудитора – это критерий существенности. Под этим термином подразумевается процент от валюты баланса, в пределах которого допустимо наличие неточностей в БО, превышение которых влияет на достоверность предоставленных данных.
Опять же, как этот критерий вычисляется без использования специализированной аудиторской программы? Для этого создается файл в excel, в который переносятся вручную данные из БО. На их основе через сложную формулу в Excel получается необходимый результат, как по отдельным статьям учета, так и по всей отчетности в целом. Очевидно, что, как и в случае ручной обработки данных БО, достаточно одной ошибки при переносе данных или же ошибки в формате ячеек excel для того, чтобы результаты формулы стали ошибочными. IT Audit позволяет избежать, в данном случае, ошибок из-за человеческого фактора.
Еще одним важным аспектом аудита является оформление запросов к собственникам бизнеса, получение этих ответов и их фиксирования для дальнейшего использования в процессе исследования. Благодаря наличию встроенных шаблонов IT Audit ускоряет данный этап, как для заказчика, так и для исполнителя аудита.
Как известно, важным этапом обработки информации является ее хранение. Изучаемая программа позволяет сохранять данные по объекту аудита в формате проектов, на основе которых в дальнейшем (например, в случае работы с тем же клиентом в следующем отчетном периоде) можно формировать новый комплект документов. Это способствует профилактике дублирования информации. Например, тех же данных о юридическом адресе, составе учредителей, видах деятельности компании, при условии, разумеется их неизменности в течение двух последующих друг за другом годов или иных проверяемых периодов.
Финальным аккордом аудиторской работы является составление аудиторского заключения. Как уже было сказано, финал работы аудитора состоит в выдаче заключения и, что даже более важно для преобразований в бухгалтерии клиента, формировании многостраничного документа с подробной характеристикой всех этапов работы и всех разделов бухгалтерии клиента. В своей основе письменная информация аудитора заказчику также содержит ряд шаблонных аспектов, поэтому существование в IT Audit готовых макетов позволяет значительно сэкономить время ...
Литературны источник:
Трухан К.А. Автоматизация аудита с помощью программы IT Audit // Корпоративные информационные системы. – 2019. – №4(8). – С. 19-25. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-8/73-2019-8-itaudit.
