Первая часть статьи была опубликована тут: Как вести ИТ-проект если ты не айтишник? (часть 1)
Продолжим знакомиться с интересным и увлекательным миром проектного управления!
Надеюсь, что мой материал окажется для вас полезным, стараюсь простыми словами объяснить, как происходит работа на проектах, что было бы полезно не забывать делать и ознакомиться с моими субъективными, но все-таки вариантами решения проблем.
Использование инструментов управления проектами
Теперь, когда вы знаете, чего хотите, и сколько это может стоить, определили рабочую группу и наладили коммуникации пора выбрать инструмент, который поможет вам отслеживать прогресс и управлять задачами. Онлайн-платформы позволяют создавать задачи, назначать ответственных и получать актуальную информацию в режиме реального времени.
На текущий момент (осень 2024 года) в России существует множество инструментов для управления проектами. Вот некоторые из них:
“Bitrix24”: облачная платформа для управления проектами, коммуникацией и CRM-системой https://www.bitrix24.ru/
“Яндекс.Карты задач”: веб-приложение, которое позволяет создавать задачи, составлять списки дел, назначать ответственных и отслеживать прогресс выполнения https://tasks.yandex.ru/
Easy Project: комплексное решение для управления проектами, которое включает в себя планирование, отчетность и совместную работу https://www.easyproject.ru/
Redmine: открытая платформа управления проектами с широкими возможностями настройки и интеграции https://www.redmine.org/
Система управления проектами “Сбербанк Проекты”: разработанная на базе Темпо, это российское решение, ориентированное на управление проектами в различных областях бизнеса https://projects.sberbank.ru/
“MyTask”: инструмент для управления проектами, разработанный в России. Позволяет создавать задачи, контролировать их выполнение и взаимодействовать с командой https://mytask.pro/
GanttPRO: интерактивная платформа для создания и отслеживания графиков на основе диаграммы Ганта, а также управления проектами онлайн https://ganttpro.ru/
Управление изменениями
Изменения в ходе проекта неизбежны. Разработка стратегии управления изменениями поможет минимизировать их влияние на бюджет и сроки. Будьте готовы адаптировать планы в соответствии с новыми обстоятельствами, не нарушая целостность и эффективность проекта.
Разработка плана управления изменениями позволит вам сохранять спокойствие и ясность мышления, когда от каждого стейкхолдера начнут поступать новые пожелания и предложения по доработкам.
План управления изменениями - порядок, который определяет процессы, процедуры, роли и ответственность в управлении изменениями на протяжении всего проекта.
Для определения критериев изменений установите, какие доработки требуют формального процесса управления, а какие могут быть обработаны оперативно.
Основные шаги, которых я рекомендую придерживаться:
1. Идентификация изменений
Регистрация запроса на изменение. Любой запрос на изменение должен быть задокументирован в форме заявки/задачи, содержащей описание, обоснование необходимости, ожидаемый результат и эффект.
Источники изменений. Изменения могут быть инициированы заказчиком, командой проекта, стейкхолдерами или внешними факторами (например, законодательными изменениями).
2. Оценка влияния изменений
Анализ воздействия. Оценивайте влияние предлагаемого изменения на сроки, бюджет, качество, риски и ресурсы проекта.
Риск-анализ. Определите потенциальные риски, связанные с внедрением изменения, и способы их митигации, добавьте в матрицу митигации рисков.
3. Принятие решения по изменениям
Комитет по управлению изменениями (Change Control Board, CCB) - это группа лиц, ответственная за рассмотрение и принятие решений по запросам на изменения. Если такого комитета нет, создайте его и ведите протоколы встреч.
Критерии принятия решений. Решения основываются на влиянии на проект, ценности для бизнеса и возможности реализации.
Утверждение или отклонение. По результатам оценки комитет принимает решение о принятии, отклонении или отложении изменения. Таким образом формируется backlog проекта (приоритетный список функциональности).
4. Планирование и внедрение изменений
Обновление проектных документов. При утверждении изменения необходимо обновить план проекта, графики, бюджеты и другие связанные документы.
Планирование внедрения. Необходимо разработать детальный план действий по внедрению изменения, включая ответственных лиц и сроки. Получается мини-проект внутри основного проекта.
Реализация. Далее необходимо обеспечить выполнение запланированных действий и контролировать их ход.
5. Коммуникация и обучение
Информирование заинтересованных сторон. Всех стейкхолдеров необходимо уведомить об изменениях, их причинах и влиянии на проект.
Обучение команды. При необходимости проводите тренинги и обучение для эффективного внедрения изменений.
6. Мониторинг и контроль
Отслеживание прогресса. Регулярно мониторьте внедрение изменений и их влияния на проект.
Анализ результатов. Оценивайте эффективности изменений и их соответствие поставленным целям.
7. Документирование и хранение информации
Ведение журнала изменений. Все изменения, решения и действия по ним должны быть задокументированы.
Отчетность. Готовьте отчеты по управлению изменениями для руководства и стейкхолдеров.
Эффективное управление изменениями, рекомендуемые действия и сроки
Немедленная регистрация запроса на изменение:
Срок: В день получения запроса.
Действие: Внесите запрос в реестр изменений с присвоением уникального идентификатора.
Первичная оценка изменения:
Срок: В течение 1–2 рабочих дней.
Действие: Определите, требует ли запрос подробного анализа или может быть отклонен сразу (например, из-за несоответствия целям проекта).
Детальная оценка влияния:
Срок: В зависимости от сложности изменения, обычно 2–5 рабочих дней.
Действие: Проанализируйте влияние на сроки, бюджет, качество и риски.
Принятие решения комитетом по управлению изменениями:
Срок: На ближайшем запланированной встрече или, при необходимости, в экстренном порядке.
Действие: Рассмотрите полученную оценку и примите решение.
Коммуникация решения:
Срок: В течение 1 рабочего дня после принятия решения.
Действие: Уведомите всех заинтересованных лиц о решении и дальнейших шагах.
Внедрение изменения:
Срок: Согласно обновленному плану проекта.
Действие: Реализуйте изменение, контролируя выполнение и соблюдение сроков.
Управление изменениями на всех этапах проекта
1. Этап инициации и планирования
Особенности:
Изменения могут касаться целей проекта, объема работ и ключевых требований.
Действия:
Тщательно собирайте и согласовывайте требования.
Любые изменения должны быть тщательно оценены, чтобы минимизировать влияние на последующие этапы.
2. Этап анализа и проектирования
Особенности:
Изменения в требованиях или дизайне могут существенно повлиять на проект.
Действия:
Поддерживайте тесное взаимодействие со стейкхолдерами.
Быстро реагируйте на запросы, чтобы избежать переработок на этапе разработки.
3. Этап разработки
Особенности:
Внедрение изменений на этом этапе может быть дорогостоящим и задерживать проект.
Действия:
Строго контролируйте запросы на изменения.
Принимайте изменения только при критической необходимости.
4. Этап тестирования
Особенности:
Изменения могут возникать из-за выявленных дефектов или несоответствий.
Действия:
Быстро исправляйте критические ошибки.
Откладывайте несущественные изменения на последующие релизы, чтобы не задерживать внедрение.
5. Этап внедрения и эксплуатации
Особенности:
Изменения могут быть связаны с обратной связью от пользователей.
Действия:
Планируйте обновления и улучшения в рамках процессов сопровождения.
Оценивайте влияние изменений на текущую работу системы.
Рекомендации по эффективному управлению изменениями
Разработайте четкий процесс управления изменениями:
Опишите шаги, роли и ответственность.
Утвердите процесс на уровне руководства.
Создайте комитет/группу по управлению изменениями:
Включите представителей ключевых стейкхолдеров.
Регулярно проводите встречи для рассмотрения запросов.
Используйте инструменты для отслеживания изменений:
Применяйте специализированное программное обеспечение или системы управления проектами.
Обеспечьте прозрачность и коммуникацию:
Информируйте команду о процессах и решениях.
Предоставляйте доступ к информации о статусе изменений.
Обучайте команду:
Проводите тренинги по управлению изменениями.
Объясняйте важность следования установленным процессам.
Контролируйте объем работ (Scope Management):
Избегайте неконтролируемого расширения объема проекта.
Строго оценивайте необходимость каждого изменения.
Регулярно пересматривайте риски:
Оценивайте, как изменения влияют на риски проекта.
Корректируйте планы и матрицу митигации рисков.
Эффективное управление изменениями — ключевой фактор успешного завершения проекта в установленные сроки и бюджет. Следуя структурированному подходу и вовлекая команду в процесс управления изменениями, вы сможете минимизировать негативное влияние изменений и использовать их для улучшения проекта.
Будьте готовы к тому, что изменения неизбежны, и рассматривайте их как возможность адаптироваться и повысить качество конечного продукта. Стратегическое управление изменениями позволит вам сохранить контроль над проектом и удовлетворить ожидания всех заинтересованных сторон.
Риск-менеджмент
В любом проекте всегда есть определенный риск. Идентификация потенциальных рисков и разработка планов по их управлению важны для предотвращения нежелательных последствий. Рассмотрите возможные технические сбои, сопротивление со стороны сотрудников и другие факторы, которые могут повлиять на успешность проекта. Составьте матрицу митигации рисков и у вас на руках будет готовый план по решению проблем.
Матрица митигации рисков является эффективным инструментом для управления рисками в проекте. Она позволяет проактивно подходить к потенциальным проблемам и обеспечивает план действий для их предотвращения или минимизации влияния на проект.
Пример матрицы митигации рисков (рассмотрим инструмент на примере работы на проекте по внедрению электронного кадрового документооборота)
№ | Риск | Вероятность возникновения | Влияние на проект | Приоритет | Мероприятия по митигации рисков | Ответственное подразделение |
1 | Сопротивление персонала внедрению новой системы | Высокая | Высокое | Высокий | 1. Информировать о преимуществах системы 2. Вовлечение ключевых сотрудников в процесс внедрения 3. Провести обучение и тренинги | Отдел кадров |
2 | Технические сбои и ошибки в системе | Средняя | Высокое | Высокий | 1. Провести тщательное тестирование 2. Обеспечить техническую поддержку 3. Заключить SLA с поставщиком системы | ИТ-отдел |
3 | Несоответствие системы требованиям законодательства | Низкая | Высокое | Средний | 1. Вовлечь юридический отдел в процесс разработки 2. Провести аудит на соответствие законам 3. Обновлять систему согласно изменениям в законодательстве | Юридический отдел |
4 | Превышение бюджета проекта | Средняя | Среднее | Средний | 1. Тщательно спланировать бюджет 2. Создать резервный фонд 3. Регулярно отслеживать расходы | Финансовый отдел |
5 | Задержки в сроках реализации проекта | Высокая | Среднее | Высокий | 1. Разработать детальный план с буфером времени 2. Проводить регулярные встречи по статусу проекта 3. Быстро реагировать на отклонения | Менеджер проекта |
6 | Утечка конфиденциальных данных | Низкая | Высокое | Высокий | 1. Внедрить меры информационной безопасности 2. Обучить сотрудников по безопасности данных 3. Проводить регулярные проверки системы | ИТ-отдел |
7 | Нехватка квалифицированного персонала для поддержки | Средняя | Среднее | Средний | 1. Обучить текущий персонал 2. Нанять дополнительных специалистов при необходимости 3. Создать подробную документацию | Отдел обучения, ИТ-отдел, Отдел подбора персонала |
8 | Проблемы с интеграцией в существующую инфраструктуру | Низкая | Высокое | Средний | 1. Провести предварительный анализ совместимости 2. Тестировать интеграцию на ранних этапах 3. Планировать интеграцию совместно с другими отделами | ИТ-отдел |
9 | Низкая производительность системы под нагрузкой | Средняя | Среднее | Средний | 1. Провести нагрузочное тестирование 2. Оптимизировать код и инфраструктуру 3. Планировать масштабирование | ИТ-отдел |
10 | Изменение требований со стороны стейкхолдеров | Высокая | Среднее | Высокий | 1. Фиксировать требования в начале проекта 2. Внедрить процесс управления изменениями 3. Оценивать влияние изменений на сроки и бюджет | Менеджер проекта |
Пояснения к матрице
Вероятность возникновения:
Высокая - риск, который, скорее всего, произойдет.
Средняя - риск, который может произойти.
Низкая - риск, который маловероятен.
Влияние на проект:
Высокое - существенно повлияет на сроки, бюджет или качество проекта.
Среднее - окажет заметное влияние, но не критическое.
Низкое - незначительное влияние, легко управляемое.
Приоритет: Определяется на основе комбинации вероятности и влияния. Риски высокого приоритете требуют немедленных мер по митигации (высокий, средний, низкий).
Как использовать матрицу
Идентифицируйте риски. Соберите информацию о потенциальных рисках проекта.
Проанализируйте риски. Дайте оценку вероятности и влияния каждого риска.
Приоритезируйте риски. Определите риски, требующие первоочередного внимания.
Спланируйте митигацию. Разработайте стратегий и мероприятия для снижения рисков.
Назначьте ответственных. Определите лица или отделы, ответственные за реализацию мер.
Осуществляйте мониторинг и контроль. Регулярно отслеживайте состояния рисков и эффективность митигационных мероприятий.
Обновляйте матрицу рисков. Актуализируйте информацию по мере развития проекта и появления новых рисков.
Что выявлено в ходе составления матрицы и как применить это знание на проекте:
Сопротивление персонала внедрению новой системы является риском с высокой вероятностью и влиянием, необходимо заранее планировать обучающие программы и коммуникационные кампании для разъяснения преимуществ новой системы.
Риск технических сбоев можно минимизировать организуя качественное тестирование и наличием поддержки.
Изменение требований - это риск, который можно снизить через четкое документирование требований и управление изменениями, что в свою очередь поможет избежать задержек и перерасхода бюджета.
Ссылки на методологии риск-менеджмента
PMI Risk Management: https://www.pmi.org/standards/risk-management
ISO 31000: https://www.iso.org/iso-31000-risk-management.html
COSO ERM Framework: https://www.coso.org/Pages/ERM-integrated-framework.aspx
Управление финансами и бюджетом
Эффективное распределение финансовых ресурсов и контроль затрат являются ключевыми для успешного завершения проекта. Следите за расходами на всех этапах, включая разработку программного обеспечения, обучение персонала и поддержку системы после запуска. О том, как спланировать бюджет проекта я говорила в предыдущей статье.
Добавлю пару примеров ERP-систем, доступных в России и пригодных для планирования бюджетов проектов
1С:ERP Управление предприятием: Это популярная ERP-система в России, которая включает в себя модуль "Управление проектами", позволяющий создавать бюджеты проектов, отслеживать затраты и контролировать выполнение планов https://1c.ru/
Bitrix24 ERP: Интегрированная платформа с модулем "Управление проектами", позволяющим создавать бюджеты, отслеживать затраты и управлять выполнением задач https://www.bitrix24.ru/
Заключение и выводы по двум частям сразу:
Роль заказчика в ИТ-проекте является критически важной. Вы можете эффективно управлять проектом, используя простые и понятные методы. Четкое понимание целей, эффективная коммуникация с командой, управление ожиданиями, ресурсами и рисками, а также использование инструментов управления проектами сыграют ключевую роль в достижении желаемых результатов.
Будьте готовы к изменениям и рискам, имея стратегии их управления. Следите за финансами и бюджетом проекта, чтобы обеспечить успешное завершение в рамках установленных сроков и ресурсов, таким образом вы вносите значительный вклад в достижение целей вашей компании через эффективное управление проектом.
Автор: Новоселова Дарья, IT-manager
