Сегодня будет сказ о наболевшем для любого Руководителя проектов, да и вообще – для любого участника ИТ команды и их заказчиках – сказ об идеальной и прозрачной системе управления ИТ проектами. Чем пользуется большинство команд, какие боли при этом испытывают и как их решают. Существует ли серебряная пуля – решение, которое удовлетворит всех (спойлер - нет), кто в этом виноват, и что делать?
Почему эта статья? Я вижу, что в область, где я работаю с 2000 года приходит много новичков. При этом сами процессы управления в командах часто не выстроены и даже местами не осознаны (то есть болит, но участники не понимают, что болит и почему). Все пробуют новые подходы, но неизменно наступают на все те же самые грабли, на которые наступало большинство команд, которые я видел за 10-15-20 лет. Количество новичков растет, а качество управления падает. И вот уже возникает ощущение, что большинство ИТ команд выживает как умеет.
Как этому помочь, куда копать, как копать, и есть ли инструмент, который поможет? Я попробую ответить.
Тех, кому интересна тематика проектного управления и управления ИТ командами, я приглашаю на свой ТГ канал «Морковка спереди, морковка сзади», где я рассказываю лайфхаки для менеджеров, которые им не рассказывают на курсах РП, да и вообще делюсь опытом из своей практики.
Итак, статья состоит из четырех частей:
Кто на чем работает.
Боли.
Источники этих болей.
Почему серебряная пуля не летает, и что с этим можно сделать.
В каменты приглашаю всех желающих, у кого есть опыт применения различных систем и любые выводы. Цель статьи – не выделить какое-то одно решение или унизить другое, а обсудить best practices внедрения для разных команд.
Все, предисловие окончено, можно и начать.
1. Кто на чем работает
(По разным опросам результаты разнятся, но общий тренд +- именно такой).
На первом месте куча самописных решений в стиле «дешево, но сердито». Обычно берут что-то опенсорсное и допиливают своими силами до своего понимания, что потом и зовется «Проектная система». Часто это Redmine. Самописное что-то обычно автоматизирует процесс заведения задач и их контроля. Короче, выполняет роль трекера. Реже пилится собственный Гантт. До планирования ресурсов, обычно, не доходит никто.
На втором месте старая добрая JIRA, которой пользуется подавляющее большинство. Никуда она особо не ушла, люди работают на локальных копиях, все хорошо. Ну как хорошо, команды сталкиваются с проблемами, о которых я напишу ниже. Связаны они с тем, что JIRA – это часть ИСУП, но далеко не вся ИСУП.
На третьем месте раньше, по моим данным, был 1С. То с чем сталкиваюсь лично я – это не 1С, а Битрикс 24. Сама по себе очень неплохая система (последние 5 лет я и сам ее неплохо внедрял) для целей автоматизации предприятия, но имеющая недостаток любой системы, которая попыталась впихнуть в себя вообще все. В части управления именно ИТ командами, у меня к Б24 есть большие претензии (Гантт слабый, бюджетирования нет, а процесс работы с досками и задачами несравнимо хуже стандарта, который задает JIRA).
Дальше я перечислять не буду, но там идут всем знакомые Trello, Asana и прочие имена. Подробнее по тому, какие системы есть, можно почитать вот в этом великолепном труде автора: @Ekaterina_Severnaja https://habr.com/ru/companies/yougile/articles/545614/ Ни разу ни реклама, Юджайл и сам неидеален, но само исследование великолепное (как всегда, и к нему есть вопросы, но не буду душнить).
2. Боли
Боли у каждого свои. Проедусь по всем участникам:
исполнители: плохо планируется работа, узнают о задачах в последний момент, огромный вал внеплановых задач, попытка сделать всем хорошо на 64 часа, когда в неделе всего 40, выгорание – увольнение со словами: «да манал я ваш бл$%ский цирк».
руководители проектов: у этих чаще «все хорошо» в стиле мема «it’s ok». Менеджер – штука неприхотливая: он привык работать с тем, что ему дали и часто не понимает, как правильно. Обычно РП примерно представляет, кто у него чем занимается, но, если приглядеться, у них таже проблема, что у исполнителей: непрозрачные планы, они перегружены, но показать, где, они не могут и мучаются от перегруза. Впрочем РП и выгодоприобретатели от бардака в процессах: раз не формализованы процессы, то и контроля нет, гуляй, рванина! 😊
СТО/CIO/РПО: вал внеплановых задач от бизнеса, которому невозможно сказать: «НЕТ, или дайте больше ресурсов», потому что у вас нет никакого обоснования в виде учетной системы. Много времени уходит на отчетку, которой бизнес недоволен ("почему твои айтишники жрут такой огромный ФОТ, а работают так медленно?!"). Сам CTO/CIO/РПО обычно примерно понимает, кто чем занимается, но в деталях разобраться без своих лидов не в состоянии. Ну и я уже молчу об измерении эффективности внедрения продуктов/проектов/фичей с целью понять ROI для бизнеса. Такое делают откровенно единицы на рынке.
CEO: часто вообще не понимает, чем занимаются его айтишники. Я говорил со многими СЕО. До 20-25 человек в ИТ команде у них обычно есть понимание и без ИСУП о том, кто чем занимается. А потом у СЕО неизбежно встает главный вопрос: «я плачу этим ребятам чудовищный ФОТ, по 400 на нос (с накладными), а почему они ничего не делают? Больше того, они мне очень убедительно за мои же бабки рассказывают, что козел тут я?!»
3. Источники этих болей
Все эти боли появляются в командах, использующих и решения выше, и их аналоги. В первую очередь все, что выше, говорит о незрелости процессов управления ИТ командами и о том, что никто не понимает, в какую сторону грести. Это усугубляется взрывным ростом рынка IT: на рынок приходит много новичков, вырастают новые менеджеры, которые понятия не имеют, как правильно, но уже чувствуют себя достаточно умными, чтобы вновь начать наступать на все те же самые грабли, которые мы тут собираем since 2005 ))
Итог я вижу вокруг себя: начинается все от некачественных постановок в тикетах, продолжается некачественными планами, а кончается совершенно непрозрачной работой всей ИТ команды, которая неясно что делает, все время двигает сроки вправо и всем кругом ноет, что ей должны.
В итоге проблемы решаются аналогично картинке ниже: топором и такой-то матерью.
Да, факт в том, что сперва надо осознать, что процесс управления ИТ командой, процесс управления проектами и процесс управления задачами требует оцифровки.
Поэтому первое, что хочется посоветовать командам и руководителям, столкнувшимся с проблемами выше - это задуматься о том, что вы своей командой автоматизируете кучу процессов, приносите прибыль вашему бизнесу на десятки миллионов рублей (если не так, тогда и правда, зачем мы нужны, ребят?), и вы имеете право запросить бюджет в пару миллионов в год на автоматизацию процессов внутри своего собственного отдела. Как правило, это увеличивает скорость работы, сокращает любимый всеми time-to-market, да еще и прозрачности добавляет для руководства. Сплошные плюсы, короче.
А вот как только на это выделяется бюджет, мы переходим ко второму: а на что можно потратить деньги на рынке продуктов Проектного управления, есть ли на нем что-то стоящее? Тут все начинают искать волшебную таблетку, которая разом решит все проблемы: и проекты, и отчеты для начальства и задачки для исполнителей.
И если для небольшой команды человек в 20 такой инструмент еще подобрать можно, то для команд больше ответ печален: такой таблетки не существует. А даже если бы и была - она не поможет.
Нет такой одной системы, которая качественно закрывает все потребности ИТ команды.
4. Почему серебряная пуля не полетит, и что с этим можно сделать?
Для начала надо прикинуть, какие процессы управления минимально должны быть оцифрованы. Как я уже говорил, тут все зависит от размера команды. К примеру, я знаю команды по 10 человек, которые работают вообще без систем, и им нормально. По моему опыту, необходимость планирования, учета и контроля возникает на границе 20-30 человек.
Минимальный гигиенический набор процессов под оцифровку:
управление проектом;
управление ресурсами;
управление задачами;
управление бюджетом;
управление коммуникациями.
Да, тут нет управления рисками и других процессов, и это осознанно: я пишу именно о необходимом минимуме, после которого можно переходить к рюшам типа рисков или портфолио менеджмента.
А теперь давайте поглядим, а есть ли системы, которые пытаются все это вместить? Да, есть. И я даже работал с некоторыми или ковырялся в них. Они или неудобны для всех процессов (пример Б24 я уже привел выше), или откровенно дороги (привет, Wrike в редакции для бизнеса без кучи фич по 25 баксов за юзера за мес и в облаке).
Итого: или дорого, или в облаке, или неудобно. Или все это комплектом вместе. И даже если такая чудо-юдо-система найдется (расскажите, если вы такую видели, вдруг я пропустил), на пути у нее встанет стеной Легаси. И не такое уж плохое Легаси. JIRA, скажем. А Джиру попробуй замени – все зубы обломаешь. Потому что воспроизвести ее бизнес-процессы и чудесный JQL пока что удалось только Ютреку (из тех, что я видел). А уж заменить дашборды и плагины Джиры вообще невозможно – это отдельный огромный рынок софта. Даже самые резвые заменители Джиры на российском рынке прямо сейчас сильно вянут, если спросить «а что у вас с плагинами?» 😁😁😁
Чудо системы нет, а даже если и есть, главная сложность – полный переход всей команды на новый софт и неизбежные проблемы из-за этого: всех переучивать, проблемы с исполнением и так далее.
Кто-то скажет: «бро, ты же сам склоняешь везде JIRA, отличная система, особенно если добавить пару плагинов – почти идеал». Так, да не так. Во-первых, сама по себе JIRA – это таск трекер, но не ИСУП, во-вторых, даже с плагинами типа Structure или Big Picture, она не закрывает все процессы, упомянутые выше.
Тогда что делать?
Первое – это использовать то, что уже есть в компании, не отказываясь, а переиспользуя его с учетом вашей карты процессов, объединяя в единое информационное пространство и добавляя кубиками недостающие процессы.
Если у вас достаточно большая команда, наверняка у вас уже автоматизирован процесс управления задачами – это трекер. Если больших претензий к нему нет, значит, его лучше и использовать.
У всех автоматизирован процесс коммуникаций – это мессенджеры. Значит, их и надо использовать.
С самими ИСУП веселее. Их великое множество, но я среди них не видел ни одной, качественно интегрированной с трекерами, чтобы это давало возможность проводить план/фактный анализ онлайн и уж тем более не видел интеграций с внешними мессенджерами, чтобы использовать чатботы и отчеты. Да, Гантт есть у всех, бюджет считать они могут, но на основании чего – табелей, которые все заполняют «от балды»? Я считаю, это прошлый век.
То есть использовать такие ИСУП можно (хоть какой-то учет лучше, чем вообще никакой), но это по-прежнему неидеальное решение.
Идеальным решением для меня выглядит система, которая сможет объединить таск-трекер, мессенджер и проектную систему в единое пространство, обеспечивая точные, полные и своевременные сведения по бюджетам, проектам, ресурсам и задачам он-лайн, секунда в секунду.
И, если UI в этой системе будет не такой лохматый, как в MS Project, если будет решение on premise, так как заказчики в РФ ревниво относятся к чувствительным данным (а ставки и бюджеты - фининформация) — это будет отличная альтернатива имеющимся системам на рынке.
PS: Если вы такие системы знаете - расскажите. Я таких не видел. А желающие похоливарить приглашаются холиварить 😊
