Всем привет! Продолжаем разбираться с хронической болезнью — фрагментированной ИТ-инфраструктурой. Изначально НИИ с филиалами в нескольких городах внедрил СЭД на базе LanDocs, для остальных задач — целый набор разного софта. В результате получилось «лоскутное одеяло» из систем, между которыми было сложно наладить обмен данными.
Более того, из-за санкций организация отказалась от Windows. Поэтому специалисты IT-подразделения искали для автоматизации документооборота и остальных процессов решение, которое входит в Реестр российского ПО и поддерживает работу с СУБД PostgreSQL и ОС Linux.
Необходимо было перевести НИИ на единое решение, объединяющее все функции и соответствующее техническим требованиям. Расскажу, как решала эту задачу в разрезе ЭДО.
P.S. Про проектное управление рассказала в прошлой статье.
Ручные процессы тормозили работу с документами
Реестр входящей и исходящей корреспонденции вели в одной программе, а поручения на основе этих писем ставили по почте. Руководство не могло отследить, что взяли в работу.
Согласование договоров и регламентов требовало постоянного участия сотрудников. Они вручную распределяли задачи и самостоятельно отслеживали процесс одобрения.
При работе с контрагентами было трудно быстро определить, подписал ли партнёр согласованную версию договора или внёс свои правки.
Кадровики рассылали приказы и регламенты по почте или раздавали бумажные копии, а потом собирали подписанные листы ознакомления.
Данные дублировали. Например, об оплате счёта сначала писали руководителю, потом в бухгалтерию, а там данные переносили в 1С. Чтобы узнать статус оплаты, в бухгалтерию нужно было позвонить.
Проанализировав доступные на рынке варианты, НИИ остановил свой выбор на BPM-системе «Первая Форма».Требования к ОС и СУБД можно посмотреть в руководстве по техобслуживанию.
Техническая реализация
Предстояло автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, договорами, организационно-распорядительными документами и заявками на оплату. Рассмотрим, как это теперь реализовано.
Регистрация и согласование писем
Когда приходит или отправляется новое пи��ьмо, система автоматически присваивает документу уникальный номер. Чтобы потом найти нужный файл, достаточно ввести его номер или ключевое слово.
На основе документа руководство назначает исполнителей, описывает задачу и устанавливает сроки. Система сама отслеживает статус каждого поручения, отправляет напоминания и позволяет контролировать их своевременное исполнение.
Работа с исходящими также происходит в BPM-системе, куда уже загружены шаблоны документов с реквизитами НИИ.
В карточке документа сотрудники видят всю историю переписки, от первого входящего до последнего исходящего письма. Руководитель в любой момент может проверить, как идёт обмен данными с партнёрскими НИИ, соблюдаются ли сроки отчётности по грантам, своевременно ли обрабатываются запросы на экспертизу энергетических объектов.
Автоматизация договорной работы
Сотрудник заполняет карточку договора, а система автоматически присваивает документу номер и определяет по матрице согласования, кто должен его проверить и к какому сроку.
В маршруте задачи предусмотрен специальный этап «Проверка актуальной версии документа». Здесь сотрудник ДПО проверяет соответствие подписанного документа согласованной версии и фиксирует в системе наличие оригинала. Это помогает избежать ситуации, когда организация подписала один вариант договора, а партнёр или подрядчик — другой.
Также система дополнительно отслеживает сроки действия документов и помечает просроченные.
Контроль ознакомления с приказами и регламентами
Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, сотрудник загружает файл в систему и отмечает задействованные отделы. На основе этих данных автоматически формируется список одобрителей из руководителей соответствующих подразделений.
Все комментарии сохраняются за счёт автоматического формирования листа согласования. Если требуются правки, одобритель работает с текстом документа во встроенном редакторе «Р7 ОФис», не покидая систему за счёт интеграции.
Документ публикуется на портале, и каждый может прочесть его в удобное время. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми ОРД, поэтому самостоятельно собирать подписи не потребуется.
Автоматизация работы с заявками на оплату
Ручные операции теперь сведены к минимуму за счёт интеграции BPM-системы с 1С через встроенный API-коннектор.
В системе сотрудник создает заявку на оплату, список согласующих формируется автоматически. Когда заявка одобрена, данные передаются в 1С. На основе полученной информации бухгалтер оформляет платёж, переносить вручную данные из программу в программу больше не надо.
В обратном направлении из 1С в BPM загружается информация о статусе платежей. Инициатор получает соответствующее уведомление.
Итоги автоматизации документооборота НИИ
Централизованная система регистрации и отслеживания писем ускорила обработку корреспонденции в среднем с 3-4 часов до 30-40 минут.
Внедрение автоматических маршрутов согласования с матрицей ответственности и контролем версий документов уменьшило время согласования договоров с двух недель до двух дней.
Интеграция с 1С через API-коннектор упростила обработку платежей. Бухгалтерия успевает обрабатывать больше операций, а сотрудники сами отслеживают статусы платежей в системе и больше не отвлекают коллег.
