Переезд с обжитого места всегда дается непросто: нужно перевозить накопленное годами, обустраивать заново и привыкать к новому месту. Примерно так же обстоят дела и при замене иностранного софта на отечественный. Когда речь идет о среде общих данных (СОД/CDE) строительных проектов, требуется перенести весь объем проектных данных из одной системы в другую, но так чтобы пользователи не заметили перемены.
Об автоматизированной миграции данных, выполненной для московского девелопера Tekta Group, рассказывает —
Алена Владимирова
инженер по внедрению АСКОН-Центральная Россия
Сначала кастомизация, потом миграция
Компания Tekta Group уже более 25 лет строит жилье бизнес- и премиум-класса в Московском регионе. Для организации среды общих данных раньше использовала продукт BIM 360 от Autodesk, а в 2024 году заменила его на российский Pilot-ICE Enterprise. Мы участвовали в этом проекте в роли интегратора.
За 20 дней нам вместе с командой заказчика удалось перенести все данные без остановки производственных процессов.
Но сначала мы адаптировали систему под условия работы, принятые в Tekta Group. Настроили бизнес-процессы, и девелопер завел несколько новых проектов в системе. Настроили шаблоны процессов по разделам и видам документации, разработали логику согласования документации, управления заданиями, замечаниями с дальнейшим выведением информации в отчет с помощью модулей расширений. Когда система была достаточно кастомизирована, мы приступили к переносу проектов из BIM 360.
Важный нюанс: на старте миграции среда общих данных Pilot-ICE Enterprise у заказчика уже имела вид и наполнение, отличающееся от демо-базы, пользователи на протяжении восьми месяцев активно работали в системе. Процесс миграции не должен был ухудшить ее работоспособность.
Как сделать бэкап из BIM 360?
Базовыми инструментами BIM 360 не удалось получить бэкап с файлами метаданных. Эти файлы необходимы для использования автоматического процесса миграции. Наш заказчик с помощью стороннего ПО сделал резервное копирование своих проектов и файлов метаданных. Было решено, что нужно быстро и без потерь перенести минимум 70 ГБ данных. Вручную перенос занял бы несколько месяцев, поэтому от этого варианта мы сразу отказались. Получив первый бэкап всего накопленного объема данных по пилотному проекту из BIM 360, наша команда его проанализировала, выявила особенности и разработала сценарии конвертации информации в Pilot для получения требуемого результата.
Предварительная подготовка системы, в которую планируется перенос, имеет свои плюсы и минусы. Тем, кто заранее задумался о миграции и имеет запас времени, эта подготовка отлично подойдет, потому что в будущем меньше времени и ресурсов потребуется на переделывание. Но если вы ограничены во времени, то будьте готовы, что при разработке технического задания на модуль автоматизированной миграции потребуется учесть, возможно, более сложные настройки и выстроенные процессы в Pilot и сопоставить их с исходными данными, полученными из BIM 360.
На старте совместно с заказчиком было решено разбить одну крупную задачу по переносу большого объема данных по проекту на этапы.
Первый этап — автоматическое создание папок, перенос файлов и публикация документов с версионностью. Этот этап был самым ответственным и длительным, так как от его результата зависела последовательная доработка модуля для последующих этапов и сроки всего проекта. На написание технического задания, разработку и тестирование модуля, исправление ошибок и перенос на рабочую базу заказчика ушло 10 дней. По окончании этого этапа эксперты уже могли просматривать документацию.
Второй этап — автоматизация создания замечаний на документах и воссоздание переписки по замечаниям. На весь этап от написания ТЗ до переноса замечаний у заказчика потребовалось 7 дней. Расставленные замечания и переписка позволили вернуть эксперта в курс дела.
Третий этап — автоматизация проставления состояний у документов по результату согласования. Тот же набор работ занял около 3 дней, затем стала доступна полноценная работа по перенесенному пилотному проекту.
Что из себя представляет бэкап и файлы метаданных?
Представим, что изначально в систему кто-то добавил файл (документ), затем заполнил его наименование, потом кто-то другой добавил поверх еще несколько версий этого файла с исправлениями. Пока этот файл находился в системе, вся информация записывалась: что с ним происходило, где он находился, какие состояния имел, какие замечания были внесены. После того как из системы выгрузили бэкап, получили все версии документов и информацию по жизненному циклу документа и его версий в виде трех текстовых файлов, иначе говоря, файлов метаданных:
версионность файла в BIM 360 превращается в бэкапе в отдельные версии файла с указанием номера версии «V1», «V2» и т. д. и наименования файла;
по каждому файлу, который в BIM 360 был документом, есть три файла метаданных с расширениями .issues (информация по замечаниям и переписке на документе), .item и *.itemVers (вспомогательные файлы по свойствам документа).
Как создать электронную структуру папок?
В модуле заложили логику для создания электронной папочной структуры в Pilot-ICE Enterprise по иерархической цепочке типов «Проект-Раздел-Стадия-Направление-Подраздел-…возможно несколько подразделов…-Документ». Структура папок должна была соответствовать порядку папок в бэкапе из BIM 360.
Для примера и наглядности соотнесли наименования папок бэкапа и наименований папок типов и атрибутов в Pilot-ICE Enterprise.
Пример пути к документу в бэкапе:
<<…\03_Документы на согласование\03.4_РД\...\К5\«Документ»>>.
Папка «03_Документы на согласование» — в Pilot будет создан тип «Раздел» и заполнен атрибут «Наименование раздела»;
Папка «03.4_РД» — внутри папки раздела в Pilot будет создан тип «Стадия» и заполнен атрибут «Наименование стадии».
Затем без разделения на типы модуль создавал папочную структуру на виртуальном диске Pilot-Storage в соответствии со структурой папок в бэкапе. Этот диск нужен для структурированного хранения и взаимодействия с исходными файлами и дальнейшей публикации документа на основе этого файла в нередактируемом формате для организации электронного документооборота.
Как скопировать файлы на диск Pilot-Storage?
Модуль брал информацию о расположении папки и файлов, находящихся в ней, из бэкапа и копировал файл в соответствующее расположение в Pilot-Storage.
Дальше он поочередно складывал в один элемент версии файла из бэкапа, начиная с первой и заканчивая последней. Например, в бэкапе файл в формате PDF с наименованием: «V1_К5 ОПР 1-6 этажи.pdf» — это первая версия файла. Модуль «обрезал» номер версии, чтобы на Pilot-Storage осталось только наименование файла. Далее при совпадении наименования файла после номера версии публиковал PDF-файлы следующих версий: V2, V3 и т.д.
Версии файла будут «схлопываться» внутри элемента. Историю версионности на Pilot-Storage можно посмотреть, кликнув по файлу и в контекстном меню выбрав «Версии файла».
Как конвертировать файлы со Storage в Pilot-ICE Enterprise?
Проанализировав содержимое бэкапа, мы пришли к выводу, что одним сценарием загрузки XPS‑документов (на момент миграции в системе был основной формат для работы с документом — XPS) в Pilot‑ICE Enterprise с помощью модуля нам не обойтись, но ограничились тремя:
а) файлы PDF конвертировать с помощью базового модуля PDF2XPS;
б) файлы DOC, DOCX печатать из MS Word с помощью встроенного виртуального принтера Pilot-XPS;
в) для файлов RAR, ZIP придумали создавать в Pilot-ICE Enterprise карточки документов с заполненным наименованием без вложения файла, но с созданием связи с этим файлом на Pilot-Storage.
Важно было учесть версионность документа, опубликовав версии в нужном порядке, так как нельзя удалить любую выбранную версию из истории изменений.
Как связать электронные документы и исходные файлы на Pilot-Storage?
Для быстрого взаимодействия и получения нужной информации было необходимо с помощью модуля автоматически сформировать связь между исходным файлом и с полученным на его основе документом. Например, от опубликованного документа можно перейти к исходному файлу, а если документа нет в карточке, т. к. формат RAR, ZIP не подразумевает публикацию, то можно перейти к архиву через вкладку «Связи».
Как автоматизировать создание замечаний на документах?
В случае получения бэкапа с файлами метаданных при наличии замечаний на документе в BIM 360 становится доступен файл с расширением .issues — это один файл на все версии одного документа V1, V2 и т. д. Из файла с расширением .issues модуль считывает координаты точечного замечания («position»), его заголовок («title»), описание («description») и статус («status»).
Также мы обсудили с заказчиком заранее, какие атрибуты в карточке замечания нужно заполнять, а какие можно оставить пустыми. Они заполняются из разных источников:
текст замечания, статус — из файла с расширением *.issues;
инициатор — в момент миграции, например, от имени пользователя, запустившего этот процесс;
стадия, направление, марка раздела — другой модуль, который берет информацию о вложенности папок, в которых находится документ, и подставляет наименование документа;
исполнитель — в качестве исполнителя указывается специально созданный администратор BimBackUp.
Для взаимоувязки статусов замечаний мы выполнили сопоставление между BIM 360 и Pilot, например, в BIM 360 был атрибут «status» со значением open, а в Pilot стал атрибут «state» со значением «Выдано» (assigned) и т.д.
Если в файле с расширением *.issues описан параметр «comments», по замечанию с помощью модуля будет создана переписка. В теле сообщения зафиксируется информация из параметра «body».
Как автоматизировать заполнение атрибута «Состояние» у импортированных электронных документов?
Атрибут «Состояние» у документа в Pilot-ICE Enterprise показывает, на какой стадии согласования находится документ: устранены не все замечания или документ согласован и требуется дальнейшее нанесение штампа ВПР и передача на строительную площадку.
В одном отдельном файле метаданных, который сделала и передала Tekta Group, была указана информация в виде таблицы по всем документам проекта в BIM360. Для упрощения и уменьшения времени в модуле заложили логику проставления состояний по последним версиям документа:
название папки, где расположен документ в бэкапе (Folder Name and Path);
название самого документа (Name);
последняя версия документа (Version);
статус согласования документа (Review Status).
Модуль должен автоматически проставить состояния в карточках импортированных документов в Pilot, наименование которых совпадает с наименованием документов в столбце (Name) из файла метаданных, в соответствии со связью между состоянием согласования документов в BIM 360 и Pilot. Например, в BIM 360 было состояние «А», а в Pilot получилось состояние «Согласовано» (approved) и т.д.
Подводные камни, которые нужно иметь в виду
Ошибки из-за недостаточного уровня прав доступа:
Продумайте, кто будет запускать процесс импорта: убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр, создание и редактирование атрибутов и файлов – либо выполняйте процесс импорта от учетной записи с правами администратора.
Ошибки из-за недостаточных настроек в Pilot-myAdmin:
Убедитесь, что для этого пользователя настроены переходы между статусами замечаний, состояниями документов.
Удостоверьтесь, что у пользователя есть возможность редактировать атрибуты документов и замечаний.
Ошибки из-за отсутствия ПО для работы с текстовыми файлами:
Для работы принтера Pilot-XPS должен быть установлен MS Word на том ПК или той виртуальной машине, где запускается процесс импорта.
Ошибки из-за стремления сделать быстрее:
Тестируйте сначала на копии базы заказчика и не один раз, проверяйте на соответствие бэкапу. Пару ошибок мы все же получили во время тестирования на рабочей базе Tekta Group.
Уделить внимание деталям:
После того как будет выполнен перенос структуры папок и документов, предусмотрите, чтобы при повторном запуске модуля по тому же проекту он не создавался снова, а добавлялись только те папки или документы, которые отсутствовали при прошлых тестированиях модуля. Это позволяет не делать двойную работу как команде внедрения, так и заказчику.
Даже если заказчик говорит, что модуль нужен для переноса одного проекта, сделайте его более гибким и универсальным. Так, в Tekta Group перенесли другой проект, объемом в два раза больше, чем пилотный.
Что получилось в итоге?
Для Tekta Group как компании-застройщика:
Кастомизация функциональности системы из коробки – это хорошее и быстрое решение для восполнения необходимых инструментов, она повышает продуктивность и уменьшает затраты времени на рутинные задачи.
Автоматизированный перенос накопленного объема проектных данных из BIM 360 без остановки производственных процессов и без потерь за минимально возможный срок – 20 дней.
Окончательный переход на отечественную СОД Pilot-ICE Enterprise.
Для АСКОН как ИТ-интегратора:
Мы выработали методику переноса данных из BIM 360 в Pilot-ICE Enterprise с помощью модуля.
Получили успешный кейс, проект победил в конкурсе «Проект года» от сообщества GlobalCIO.
+1 счастливый заказчик ведет проекты в отечественной СОД без страха отключения системы и срыва сроков строительства.
Какие уроки мы вынесли?
Многое зависит от того, насколько хорошо выстроено взаимодействие между командами интегратора и заказчика. В нашем случае ИТ-команда Tekta Group была на связи почти всегда, оперативно принимались решения, а мы, как команда внедрения, достаточно быстро реагировали на комментарии и исправляли ошибки. Обе стороны должны быть заинтересованы в получении качественного результата.
Предварительная подготовка и настройка базы данных под заказчика позволяет сразу запустить импортированные данные в работу.
Нагляднее и эффективнее дробить одну большую задачу на несколько этапов, чем пытаться сделать всё за один раз. Есть огромный риск, что ожидания не совпадут с реальностью. Промежуточные результаты этапов позволяют планомерно видеть прогресс и использовать их в работе.
Тестирование никогда не бывает избыточным. Лучше использовать еще один день на проверку, чем неделю потратить на устранение последствий ошибки.
Успешные кейсы с описанием тернистого пути — основа, которую можно использовать как для информирования о рабочих сценариях, так и для предотвращения возможных ошибок до и во время процесса миграции. Теперь вы знаете больше о том, как можно выполнить автоматизированный перенос проектных данных из BIM 360 в Pilot-ICE Enterprise и на что обратить особое внимание.
Результаты проекта миграции вы видите на одной картинке: слева — структура папок, посередине — импортированные документы с заполненными состояниями и связями с исходными файлами, справа — расставленные замечания и переписка по замечаниям.
