Как стать автором
Поиск
Написать публикацию
Обновить

Excel больше не нужен: как автоматизировать бизнес дистрибьютора автозапчастей

Уровень сложностиПростой
Время на прочтение7 мин
Количество просмотров2.7K

И ускорить процесс работы с двух часов до нескольких минут

Представьте: каждый день менеджеры вручную переносят данные из 1С в Excel, чтобы рассчитать маршруты водителей и их зарплату. Два часа на каждого водителя, риски ошибок, бесконечные перепроверки. Именно с этим столкнулась компания по оптовой продаже и доставке автозапчастей по Москве.

Привет, я Даниил Румянцев, основатель компании «Программы 93». Внедряем, разрабатываем и дорабатываем программы 1С — от бюджетных решений до ERP-систем для крупных предприятий.

Разработали систему учета в 1С, которая автоматизировала расчеты зарплат водителей, и уменьшили ручной документооборот. Дальше расскажу как это сделали и в итоге сэкономили клиенту 60 часов работы в месяц, плюс свели к минимуму влияние человеческого фактора.

Проблемы ручного учета: как работали раньше

Компания продает автозапчасти и развозит их клиентам по Москве. Их бизнес строится на четкой логистике: водители развозят товар по фиксированным маршрутам, а зарплата зависит от пройденного километража.

Например, в понедельник клиент со склада отгрузил товар компаниям 1, 2 и 3. Водителю назначается маршрут с посещением этих трёх точек, и оплата рассчитывается исходя из пройденного расстояния. На следующий день маршрут меняется, например, компании 1, 3, 4 и 5 — значит, изменяется и километраж.

В зависимости от того, к каким клиентам нужно довезти товар в определенный день, меняется маршрут и расстояние
В зависимости от того, к каким клиентам нужно довезти товар в определенный день, меняется маршрут и расстояние

Расчеты велись вручную через Excel — без автоматизации, без удобных печатных форм, без точного учета. И это создавало несколько проблем.

Двойной ввод данных. Менеджерам каждый день приходилось делать двойную работу: сначала вносить данные в 1С, потом вручную переписывать их в Excel, рассчитывать маршруты, указывать водителей и только потом делать итоговые расчеты. Да, в Excel были формулы и логика, но всю первичную информацию всё равно приходилось вбивать вручную — другого способа просто не было.

Кроме того, ручной ввод часто приводил к ошибкам. Перед зарплатой всё приходилось перепроверять — это добавляло ещё больше работы поверх ежедневной рутины.

На расчеты для каждого водителя уходило 2 часа в день, плюс время на перепроверку.

Неточные маршруты. Расстояние между точками считали приблизительно. Водитель мог сначала заехать в дальнюю точку, потом вернуться к ближней — терял время и бензин.

Так выглядел не оптимизированный маршрут — он был хаотичный
Так выглядел не оптимизированный маршрут — он был хаотичный

Бумажная работа. Для каждого рейса готовили три документа:

  • Заявка на перевозку — это типовой документ. У клиента был шаблон, но если заполнять его для каждого водителя вручную, уходит много времени.

  • Акт для водителей, которые оформлены как ИП — для работы с ними нужны были определенные акты, их в 1С не было.

  • Отчет по километражу. Зарплата водителей зависит от расстояния, которое они проехали.

Здесь тоже все печатали и заполняли вручную, готовых печатных форм в 1С не было. Если находили ошибку — переделывали с начала.

Далее расскажу, как решили эти проблемы.

Как автоматизировали доставку: маршруты, зарплаты и документы

После анализа ситуации клиента начали проектировать систему. Вот как шла работа:

1. Разобрались с маршрутами. Клиенту нужно было четкое планирование доставки, чтобы простраивать оптимальный маршрут. Для этого мы сделали справочник контрагентов с привязкой к координатам склада или офиса.

Маршрут рассчитывается в километрах и по географическим координатам — по долготе и широте
Маршрут рассчитывается в километрах и по географическим координатам — по долготе и широте

Система автоматически рассчитывает расстояние от склада до точки назначения и между всеми точками маршрута. Например, она определяет, что водитель проехал 3 километра до первой точки и 5 километров до следующей. На основе этих данных происходит точный расчет заработной платы за выполненный маршрут.

Когда маршрут оптимизировали — водитель больше не проезжает лишние километры и не перемещается хаотично, это экономит время и бензин
Когда маршрут оптимизировали — водитель больше не проезжает лишние километры и не перемещается хаотично, это экономит время и бензин

Еще и водителю это помогает не стрессовать и переживать о том, что заблудится или опоздает на точку доставки — ему дают четко построенный оптимальный маршрут.

2. Добавили «Второй маршрут». Почему такая, вроде бы мелочь важна: рабочий день водителей начинается в 7 утра. Они забирают заказы, которые уже сформировали накануне. Но на протяжении дня клиент может запросить срочную доставку товара прямо в этот же день. Тогда второй выезд надо зафиксировать в системе — грубо говоря, менеджер ставит галочку «Второй маршрут».

Так, система верно рассчитывает оплату и расстояние, которое проехали водители за день. Но больше двух маршрутов за день не может быть, потому что водители просто не успеют проехать больше.

Так выглядит возможность отметить Второй маршрут
Так выглядит возможность отметить Второй маршрут

3. Автоматизировали расчет зарплаты. Как и упомянули выше, на расчет оплаты водителей уходило по 2 часа, мы разработали модуль «Расчет зп водителей», который по координатам рассчитывает расстояние между точками А и Б, и в итоге считает заработную плату водителей. Такой расчет в программе занимает 2 минуты.

Для расчета зарплаты нужно нажать одну кнопку — «Заполнить данными» и выбрать период
Для расчета зарплаты нужно нажать одну кнопку — «Заполнить данными» и выбрать период
И если перейти на вкладку «Расчет зп», все данные автоматически будут посчитаны
И если перейти на вкладку «Расчет зп», все данные автоматически будут посчитаны

4. Настроили документооборот. Вместо ручного ввода документов, добавили автоматическое формирование в 1С и печатные формы, которые подходят под требования клиента.

Сначала в автоматическом режиме создается заявка на перевозку. Потом, после того, как менеджеры утвердили маршрут, кладовщики отпустили товар — машина готова к отправке и система автоматически формирует печатную форму. И в конце дня менеджер по продажам делает документ реализации.

Эти документы типовые, но если они не автоматизированы, менеджеры тратят огромное количество времени, чтобы их заполнить и перепроверить.

Неожиданные доработки: как находили решения в процессе

В процессе внедрения столкнулись с нюансами, которые изначально не учли, но которые критично влияли на работу клиента:

1. Маршрут доставки строился в зависимости от того, в каком порядке менеджер внес клиентов в систему. Кто первый в списке — тот первый и в маршруте. Но на практике это оказалось неудобно: водители проезжали лишние километры и маршруты получались неоптимальными.

Доработали этот механизм и настроили последовательность посещения клиентов в системе. Менеджеры сами определяют приоритеты: одних клиентов ставят первыми в маршруте, других — вторыми и так далее.

Например, «первая точка — Склад, вторая — Клиент 1, третья Клиент 2». А если водитель не едет к одному из клиентов в списке, менеджер это отметит и система автоматически перестроит маршрут. Это исключает лишние перемещения и делает доставку эффективной.

Если к одному клиентов доставки нет, менеджер это отметит и система перестроит маршрут
Если к одному клиентов доставки нет, менеджер это отметит и система перестроит маршрут

2. Оказалось, что часть водителей работает на личных автомобилях, и компания компенсирует им аренду по фиксированной ставке. Это не было прописано в изначальном ТЗ, но существенно влияло на расчет зарплаты.

Добавили в расчет затраты на аренду и теперь система автоматически добавляет арендную плату к зарплате для водителей на своих авто.

3. У клиента часть водителей была оформлена как ИП, и для них требовались особые акты выполненных работ — их не было в стандартных конфигурациях 1С. Мы разработали специальные печатные формы и внедрили их.

Как тестировали систему

Тестирование проводили сразу на рабочей базе клиента, чтобы ускорить внедрение нового учета.

Обычно стандартный подход такой: разрабатывается функционал, затем внутреннее тестирование, и только после этого внедрение у клиента. Такой метод более классический, чем проверка системы сразу на клиенте, но у него есть существенный недостаток — он требует дополнительный месяц после разработки, и тестовые данные, которые используются на этапе проверок, часто не могут полностью отразить реальную бизнес-логику и специфику работы конкретного клиента.

Многие нюансы просто невозможно предусмотреть на этапе предварительного тестирования, бывает, что клиент не озвучивает какую-то часть процесса, думая, что это не важно, а на деле оказывается наоборот.

Здесь, например, документ «Задание на перевозку» формировался в автоматическим режиме по принципу: чья заявка первая внесена в систему, к тому первому будет доставка и так выстраивается маршрут. Но это оказалось неудобно, потому что маршрут мог получаться не оптимальным.

Поменяли принцип, теперь заявки распределяются по маршруту.

Поскольку новая система была полностью автономной и не затрагивала основные бизнес-процессы, было принято решение о внедрении в рабочую базу сразу после разработки.

Так что тестирование проводилось в реальных условиях. Сразу была обратная связь от пользователей и вносились корректировки. Например, «Второй маршрут» был добавлен уже при тестировании, когда выяснилось, что нужно учитывать второй заезд.

В итоге разработка и внедрение заняли 2 месяца, а при традиционном подходе на это ушло бы 3-4 месяца.

Как обучали команду

Разработка системы — это только часть работы. Когда система была готова, обучили старшего менеджера — человека, который лучше других разбирался в расчетах маршрутов и зарплаты водителям. Он стал связующим между нами и остальными сотрудниками компании.

Обучение проходило удаленно: мы подключались к рабочей базе клиента и на реальных данных показывали, как:

  • работать с маршрутами;

  • фиксировать дополнительные рейсы;

  • автоматически рассчитывать зарплату;

  • формировать документы.

После этого старший менеджер самостоятельно обучал коллег — бухгалтеров, диспетчеров и менеджеров. В таком подходе не нужно было отрывать от работы сразу всех.

60 часов в месяц экономит клиенту наша система

Вот как изменились ключевые показатели благодаря автоматизации учета доставки и расчетов зарплаты:

  1. Раньше менеджеры тратили 2 часа в день на расчеты для каждого водителя. Теперь система справляется с этой задачей за 2 минуты. В месяц экономится 60 рабочих часов.

  2. Автоматический расчет маршрутов и зарплаты исключил ошибки, которые раньше возникали при ручном вводе. А еще исчезла необходимость в повторных проверках перед выплатой зарплаты.

  3. Маршруты теперь строятся по координатам и водители больше не делают лишних заездов — это экономит время и топливо.

  4. Заявки, акты и отчеты формируются автоматически. Вместо 30-40 минут на подготовку документов для каждого рейса теперь требуется несколько секунд.

  5. Для водителей-ИП в 1С добавились специальные формы, которые раньше писали вручную.

  6. Учет дополнительных рейсов и компенсаций за аренду личного транспорта сделал расчеты более точными.

Система уже готова к внедрению для других дистрибьюторов с похожей логистикой. Как показала практика, главное условие — готовность клиента к совместной работе над деталями.

Теги:
Хабы:
+9
Комментарии2

Публикации

Ближайшие события