И ускорить процесс работы с двух часов до нескольких минут
Представьте: каждый день менеджеры вручную переносят данные из 1С в Excel, чтобы рассчитать маршруты водителей и их зарплату. Два часа на каждого водителя, риски ошибок, бесконечные перепроверки. Именно с этим столкнулась компания по оптовой продаже и доставке автозапчастей по Москве.
Привет, я Даниил Румянцев, основатель компании «Программы 93». Внедряем, разрабатываем и дорабатываем программы 1С — от бюджетных решений до ERP-систем для крупных предприятий.
Разработали систему учета в 1С, которая автоматизировала расчеты зарплат водителей, и уменьшили ручной документооборот. Дальше расскажу как это сделали и в итоге сэкономили клиенту 60 часов работы в месяц, плюс свели к минимуму влияние человеческого фактора.
Проблемы ручного учета: как работали раньше
Компания продает автозапчасти и развозит их клиентам по Москве. Их бизнес строится на четкой логистике: водители развозят товар по фиксированным маршрутам, а зарплата зависит от пройденного километража.
Например, в понедельник клиент со склада отгрузил товар компаниям 1, 2 и 3. Водителю назначается маршрут с посещением этих трёх точек, и оплата рассчитывается исходя из пройденного расстояния. На следующий день маршрут меняется, например, компании 1, 3, 4 и 5 — значит, изменяется и километраж.
Расчеты велись вручную через Excel — без автоматизации, без удобных печатных форм, без точного учета. И это создавало несколько проблем.
Двойной ввод данных. Менеджерам каждый день приходилось делать двойную работу: сначала вносить данные в 1С, потом вручную переписывать их в Excel, рассчитывать маршруты, указывать водителей и только потом делать итоговые расчеты. Да, в Excel были формулы и логика, но всю первичную информацию всё равно приходилось вбивать вручную — другого способа просто не было.
Кроме того, ручной ввод часто приводил к ошибкам. Перед зарплатой всё приходилось перепроверять — это добавляло ещё больше работы поверх ежедневной рутины.
На расчеты для каждого водителя уходило 2 часа в день, плюс время на перепроверку.
Неточные маршруты. Расстояние между точками считали приблизительно. Водитель мог сначала заехать в дальнюю точку, потом вернуться к ближней — терял время и бензин.
Бумажная работа. Для каждого рейса готовили три документа:
Заявка на перевозку — это типовой документ. У клиента был шаблон, но если заполнять его для каждого водителя вручную, уходит много времени.
Акт для водителей, которые оформлены как ИП — для работы с ними нужны были определенные акты, их в 1С не было.
Отчет по километражу. Зарплата водителей зависит от расстояния, которое они проехали.
Здесь тоже все печатали и заполняли вручную, готовых печатных форм в 1С не было. Если находили ошибку — переделывали с начала.
Далее расскажу, как решили эти проблемы.
Как автоматизировали доставку: маршруты, зарплаты и документы
После анализа ситуации клиента начали проектировать систему. Вот как шла работа:
1. Разобрались с маршрутами. Клиенту нужно было четкое планирование доставки, чтобы простраивать оптимальный маршрут. Для этого мы сделали справочник контрагентов с привязкой к координатам склада или офиса.
Система автоматически рассчитывает расстояние от склада до точки назначения и между всеми точками маршрута. Например, она определяет, что водитель проехал 3 километра до первой точки и 5 километров до следующей. На основе этих данных происходит точный расчет заработной платы за выполненный маршрут.
Еще и водителю это помогает не стрессовать и переживать о том, что заблудится или опоздает на точку доставки — ему дают четко построенный оптимальный маршрут.
2. Добавили «Второй маршрут». Почему такая, вроде бы мелочь важна: рабочий день водителей начинается в 7 утра. Они забирают заказы, которые уже сформировали накануне. Но на протяжении дня клиент может запросить срочную доставку товара прямо в этот же день. Тогда второй выезд надо зафиксировать в системе — грубо говоря, менеджер ставит галочку «Второй маршрут».
Так, система верно рассчитывает оплату и расстояние, которое проехали водители за день. Но больше двух маршрутов за день не может быть, потому что водители просто не успеют проехать больше.
3. Автоматизировали расчет зарплаты. Как и упомянули выше, на расчет оплаты водителей уходило по 2 часа, мы разработали модуль «Расчет зп водителей», который по координатам рассчитывает расстояние между точками А и Б, и в итоге считает заработную плату водителей. Такой расчет в программе занимает 2 минуты.
4. Настроили документооборот. Вместо ручного ввода документов, добавили автоматическое формирование в 1С и печатные формы, которые подходят под требования клиента.
Сначала в автоматическом режиме создается заявка на перевозку. Потом, после того, как менеджеры утвердили маршрут, кладовщики отпустили товар — машина готова к отправке и система автоматически формирует печатную форму. И в конце дня менеджер по продажам делает документ реализации.
Эти документы типовые, но если они не автоматизированы, менеджеры тратят огромное количество времени, чтобы их заполнить и перепроверить.
Неожиданные доработки: как находили решения в процессе
В процессе внедрения столкнулись с нюансами, которые изначально не учли, но которые критично влияли на работу клиента:
1. Маршрут доставки строился в зависимости от того, в каком порядке менеджер внес клиентов в систему. Кто первый в списке — тот первый и в маршруте. Но на практике это оказалось неудобно: водители проезжали лишние километры и маршруты получались неоптимальными.
Доработали этот механизм и настроили последовательность посещения клиентов в системе. Менеджеры сами определяют приоритеты: одних клиентов ставят первыми в маршруте, других — вторыми и так далее.
Например, «первая точка — Склад, вторая — Клиент 1, третья Клиент 2». А если водитель не едет к одному из клиентов в списке, менеджер это отметит и система автоматически перестроит маршрут. Это исключает лишние перемещения и делает доставку эффективной.
2. Оказалось, что часть водителей работает на личных автомобилях, и компания компенсирует им аренду по фиксированной ставке. Это не было прописано в изначальном ТЗ, но существенно влияло на расчет зарплаты.
Добавили в расчет затраты на аренду и теперь система автоматически добавляет арендную плату к зарплате для водителей на своих авто.
3. У клиента часть водителей была оформлена как ИП, и для них требовались особые акты выполненных работ — их не было в стандартных конфигурациях 1С. Мы разработали специальные печатные формы и внедрили их.
Как тестировали систему
Тестирование проводили сразу на рабочей базе клиента, чтобы ускорить внедрение нового учета.
Обычно стандартный подход такой: разрабатывается функционал, затем внутреннее тестирование, и только после этого внедрение у клиента. Такой метод более классический, чем проверка системы сразу на клиенте, но у него есть существенный недостаток — он требует дополнительный месяц после разработки, и тестовые данные, которые используются на этапе проверок, часто не могут полностью отразить реальную бизнес-логику и специфику работы конкретного клиента.
Многие нюансы просто невозможно предусмотреть на этапе предварительного тестирования, бывает, что клиент не озвучивает какую-то часть процесса, думая, что это не важно, а на деле оказывается наоборот.
Здесь, например, документ «Задание на перевозку» формировался в автоматическим режиме по принципу: чья заявка первая внесена в систему, к тому первому будет доставка и так выстраивается маршрут. Но это оказалось неудобно, потому что маршрут мог получаться не оптимальным.
Поменяли принцип, теперь заявки распределяются по маршруту.
Поскольку новая система была полностью автономной и не затрагивала основные бизнес-процессы, было принято решение о внедрении в рабочую базу сразу после разработки.
Так что тестирование проводилось в реальных условиях. Сразу была обратная связь от пользователей и вносились корректировки. Например, «Второй маршрут» был добавлен уже при тестировании, когда выяснилось, что нужно учитывать второй заезд.
В итоге разработка и внедрение заняли 2 месяца, а при традиционном подходе на это ушло бы 3-4 месяца.
Как обучали команду
Разработка системы — это только часть работы. Когда система была готова, обучили старшего менеджера — человека, который лучше других разбирался в расчетах маршрутов и зарплаты водителям. Он стал связующим между нами и остальными сотрудниками компании.
Обучение проходило удаленно: мы подключались к рабочей базе клиента и на реальных данных показывали, как:
работать с маршрутами;
фиксировать дополнительные рейсы;
автоматически рассчитывать зарплату;
формировать документы.
После этого старший менеджер самостоятельно обучал коллег — бухгалтеров, диспетчеров и менеджеров. В таком подходе не нужно было отрывать от работы сразу всех.
60 часов в месяц экономит клиенту наша система
Вот как изменились ключевые показатели благодаря автоматизации учета доставки и расчетов зарплаты:
Раньше менеджеры тратили 2 часа в день на расчеты для каждого водителя. Теперь система справляется с этой задачей за 2 минуты. В месяц экономится 60 рабочих часов.
Автоматический расчет маршрутов и зарплаты исключил ошибки, которые раньше возникали при ручном вводе. А еще исчезла необходимость в повторных проверках перед выплатой зарплаты.
Маршруты теперь строятся по координатам и водители больше не делают лишних заездов — это экономит время и топливо.
Заявки, акты и отчеты формируются автоматически. Вместо 30-40 минут на подготовку документов для каждого рейса теперь требуется несколько секунд.
Для водителей-ИП в 1С добавились специальные формы, которые раньше писали вручную.
Учет дополнительных рейсов и компенсаций за аренду личного транспорта сделал расчеты более точными.
Система уже готова к внедрению для других дистрибьюторов с похожей логистикой. Как показала практика, главное условие — готовность клиента к совместной работе над деталями.
