Привет, Хабр! Я — Настя Антоненко, менеджер продукта ITSM 365 HR. Мы с командой создаем решения для управления талантами.
Общаясь с HR- и IT-командами из разных компаний, я заметила, что айтишники и эйчары живут как будто в разных вселенных. Первые думают про ПО и техподдержку, вторые — про найм и вовлеченность. И часто это вызывает общие трудности.
В IT-службе узнали о выходе новичка, когда у него уже должен быть ноут с необходимым софтом, или вовремя не заблокировали учетку, владелец которой перешел в другую компанию. А еще — HR-отдел выбрал систему, не посоветовавшись с IT-специалистами, и теперь в ней постоянно требуется что-то допиливать.
Чтобы такого не было, нужно объединить процессы подразделений через автоматизацию. В чем здесь польза для руководителя IT, как сделать это с наименьшими усилиями, что поможет убедить HR-отдел — расскажу в статье.
Что общего у IT- и HR-процессов
Они ближе, чем кажется на первый взгляд. Например, IT обеспечивает доступы к системам для сотрудников, которых нашел рекрутер, а HR-менеджер расширяет IT-команду и выстраивает адаптацию для новичков.
Пока эйчары готовят успешного кандидата к выходу в офис, в IT должны идти свои процедуры:
подбирают ноутбук, заводят рабочую почту;
создают учетки в корпоративных системах;
покупают лицензии на использование сервисов.
Если нет четкого взаимодействия отделов, процессы начинают сбоить. Эйчар ждет, что все будет готово, а в IT забыли, что кто-то выходит в офис. В итоге о новом сотруднике не позаботились и он вынужден просить о помощи. Рекрутеру приходится опять идти в IT-отдел, айтишникам — откладывать запланированные дела и брать срочные задачи.
Важно понять: любой HR-процесс — не вещь в себе, а часть общей структуры. Если цепочка не выстроена, проблемы растут как количество джунов сейчас на рынке труда. Ноутбук не выдан — минус день продуктивной работы новичка, не настроены нужные программы — минус полнедели, и всегда — минус мотивация. Если человек уходит во время испытательного срока, траты на найм, адаптацию и оплату труда улетают впустую.
А как вам ситуация: учетки уволившегося специалиста не закрыли вовремя и у экс-сотрудника под рукой — доступ к внутренним данным, клиентской базе или даже финансам. Один забытый доступ — миллионы потенциального убытка для бизнеса. И это не нагнетание, а реальность без автоматизации.
Логичный вывод: чем раньше IT подключается к автоматизации HR-процессов, тем лучше для всех. По-хорошему, руководитель IT должен участвовать в этом с самого начала, в идеале — инициировать процесс. Тогда и общие и HR-задачи будут выполнять оптимальным для всех образом.
Зачем IT-директору автоматизация HR-отдела
Для IT-директора автоматизация управления персоналом — это не дополнительная нагрузка, а стратегическое решение. Посмотрим, какую пользу оно приносит при соблюдении некоторых условий.
Экономия ресурсов на поддержку
Затраты на сопровождение будут меньше, если на платформе собрано несколько процессов. Особенно, если это сервис деск — привычный инструмент для IT, который масштабируется и на HR-отдел. Причем не только для работы с заявками на обучение или выдачу справок, но и более сложных маршрутов — найма, онбординга, адаптации.
Например, так выглядит процесс найма в ITSM 365.
Поступает заявка на подбор → запускается согласование вакансии → резюме соискателей подтягиваются в систему → к выбору специалиста подключают заказчика и других ЛПР-ов → оффер лучшему кандидату формируют, согласуют и высылают прямо из системы.
Вместо работы в разрозненных решениях — единые правила и привычный интерфейс. Конечно, одна система не может включать вообще все. Если чего-то не хватает — можно добить интеграциями. Хотите подписывать документы с удаленщиками в пару кликов без курьерских пересылок? Легко — подключаем КЭДО. Нужны уведомления в Telegram-боте, чтобы держать под контролем статус заявки? Без проблем. Не изобретайте велосипед, просто берите готовый.
Кроме того, это удобно для пользователей, которые запрашивают все необходимое из единого кабинета. HR-отдел быстрее адаптируется к работе в знакомой системе. IT-отделу проще проводить автоматизацию с помощью знакомого решения. IT-директор экономит ресурсы на закупку и поддержку систем, профит!
Личный кабинет в системе ITSM 365
Больше пользы — больше влияния
IT становится автором изменений: не просто «чинит по факту», а помогает выбрать ПО, проектировать рабочие процессы и обеспечивать их развитие.
В этом смысле low-code платформа в основе продукта — палочка-выручалочка. Не нужно тратить много времени на разработку и ввод дополнительного процесса, когда его можно добавить без написания кода через интерфейс технолога.
В частности, в ITSM 365 базовые настройки появляются автоматически при создании нового класса. Остается лишь дополнить процесс специфическими атрибутами, распределить их по группам и настроить автоматизацию.
Выигрывают все стороны:
HR получает нужные функциональности;
сотрудники работают по привычной схеме;
IT-отдел без затруднений масштабирует платформу.
Руководитель ИТ-службы в свою очередь занимает более сильную позицию в переговорах по поводу дальнейших проектов благодаря быстрым и заметным результатам от использования системы.
Порядок в повседневных процессах
К кому идти, какие документы подписывать, что нужно установить на комп — типичные вопросы первых рабочих дней. Освоиться в этом без готовой схемы — настоящий квест. Отделы теряют время, а сотрудники — желание оставаться в компании.
Посмотрим, как проходит автоматизированный выход на работу.
Сотрудник проходит отбор → HR создает заявку о подготовке к выходу новичка → система автоматически разбрасывает задачи на команды → кадровики оформляют сотрудника → СБ согласует доступы и выдает пропуска → IT выдает оборудование, учетки, аккаунты в сервисах → АХО готовит рабочее место.
Если все это можно реализовать в рамках одного сервиса, будет полный мэтч. Каждый знает, что, как и когда делать, и главное — где найти всю информацию.
Сервис деск помогает всем службам работать по понятным и прозрачным правилам. Если HR создают заявки через систему на выход новичка, IT не теряет это из виду, не забывает и не откладывает на потом. Нет просьб в личной переписке и коридоре — нет ускользающих задач.
Вся информация по новичку указывается в заявке на выход сотрудника
Стандартизированные процессы — это не просто возможность держать всё под контролем, а серьезная польза для компании. Снижается вероятность понести убытки, например, из-за текучки на испытательном сроке или ошибок в работе. При этом растет качество внутренних сервисов, а значит, и комфорт всей команды, включая IT-отдел.
Проактивное внедрение вместо аврала
Никто не хочет слышать «нужно было вчера» по поводу внедрения систем. К тому же инициируя автоматизацию, руководитель IT получает полный контроль над запуском и отладкой.
Команда сможет выделить необходимое время на погружение в требования заказчика и выстраивание процессов, стартовать в удобном темпе. Это не только про работу на собственных условиях, но и экономию ресурсов, снижение рисков и психологического давления. Звучит как план против выгорания!
Как объяснить HR, что автоматизация — это благо
Скорее всего, эйчары и так об этом знают. Просто опасаются сложностей, не готовы к нововведениям или у них нет времени вникать в детали. Задача IT в этом случае — не переубедить или продавить свою позицию, а поддержать и показать, что процессы могут быть проще и удобнее. Вот с чего можно начать:
Изучите процессы в HR
Какие задачи они решают? Где завалы? На каком этапе теряется время? Где больше всего ручного труда? Иногда достаточно подсветить, сколько времени сэкономит автоматизация. Например, на поиске резюме в разных каналах и папках.
Фрагмент карточки кандидата в ITSM 365 со вложенным резюме
Организуйте тест в небольшой группе
Не стоит запускать систему сразу на весь отдел. Заручитесь поддержкой руководителя HR — предложите протестировать на маленькой группе. Выделите несколько лояльных эйчаров и попробуйте поработать с ними. Дайте им время привыкнуть и оценить пользу — есть шанс, что они станут амбассадорами вашей инициативы.
Расскажите о плюсах и минусах
Соберите успешные кейсы, сформулируйте сложности запуска и использования. Реальный положительный опыт поможет снизить тревожность, а честная беседа — выработать решения для случаев, если что-то пойдет не так. Неудобные моменты можно пофиксить через кастомную настройку, особенно если в основе системы — low-code технологии, как в ITSM 365.
Содействуйте в освоении системы
Как работает система, необходимо объяснять простым языком. Лучше — на повседневных примерах, чтобы было понятно всем. Помощь в обучении HR-отдела поможет вам самим: чем быстрее сотрудники освоятся, тем раньше перестанут приходить с вопросами, освободив руки IT для других дел.
Итак, автоматизация HR полезна не только для самих эйчаров, но и для IT.
Если организовать HR-процессы в единой системе с IT-сервисами, будет уходить меньше ресурсов на поддержку.
Наводя порядок за рамками IT, получится приносить больше пользы для себя и других, расширяя влияние в компании.
Совет: чтобы упростить автоматизацию, лучше проводить ее заранее, а не в условиях цейтнота.
Узнайте больше о комплексной автоматизации ИТ-поддержки и HR-задач с помощью low-code системы ITSM 365 на нашем сайте.