Представьте: утро понедельника, час пик, у вас очередь до двери. Бариста путается в меню, касса тормозит, кофе заканчивается, а вы понимаете — половина клиентов сейчас уйдет к конкурентам.
Владельцы кофеен каждый день решают десятки задач: контролируют остатки, считают выручку, мотивируют персонал, привлекают клиентов. И всё это руками, в блокнотах и Excel-табличках.
Решили разобраться и составили гид по 8 цифровым инструментам, которые превратят хаос в системную работу.
Iiko — касса: быстрое обслуживание в час пик
В час пик каждая лишняя секунда на кассе — это потерянные деньги. Новый бариста ищет кнопку «капучино большой» полминуты, еще 20 секунд добавляет кокосовое молоко. Клиенты в очереди нервничают, часть уходит не дождавшись.
Тут нужна касса специально для общепита. Возьмем iiko — одну из самых популярных систем для кофеен. Интерфейс построен как приборная панель: всё самое важное на виду крупными кнопками с фотографиями.
Особенность в открытых чеках. Клиент подходит, вы начинаете заказ. Он думает, выбирает, добавляет десерт — вы просто дополняете тот же чек. В конце один расчет, информация о заказе автоматически передается к кофемашине. Бариста видит очередность и состав напитков.
Правда, у iiko есть нюансы. Система довольно дорогая для маленьких кофеен — от 1295 рублей в месяц за рабочее место. Иногда случаются сбои, особенно при плохом интернете. И настройка требует времени — самостоятельно разобраться сложно, часто нужна помощь специалистов из техподдержки.
МойСклад: автоматический контроль остатков
Кофейни работают с десятками позиций: разные сорта кофе, виды молока, сиропы, выпечка. Держать все это в уме невозможно. То молока не хватает на утренний поток, то недостаточно зерна на складе из-за неправильного планирования.
МойСклад решает эти проблемы автоматически. Продали латте — автоматически списалось 18 граммов кофе, 200 миллилитров молока, стаканчик и крышка. Считать ничего не нужно.
Чтоб каждый раз не проверять сколько продуктов осталось можно настроить критические минимумы для каждого продукта: кофе не меньше 5 килограммов, молоко не меньше 20 литров. Когда остатки приближаются к границе, приходит уведомление на телефон. Причем конкретное: «Арабика Бразилия — осталось 3,2 кг, хватит на 4 дня».
Заявки поставщикам формируются полуавтоматически. Достаточно открыть шаблон, система подставляет нужные позиции и рекомендуемое количество.
Интерфейс имеет функции, которые нужны именно кофейне. Подходит тариф «Базовый» – 1040 рублей в месяц при оплате за год.
2ГИС и Яндекс.Карты: привлечение локальных клиентов
Большинство клиентов кофеен живут или работают неподалеку от заведения. Они ищут не «лучший кофе в городе», а просто «кофейня» или «кофе». Поэтому присутствие в картах важнее красивого сайта.
2ГИС и Яндекс.Карты показывают кофейню в локальном поиске. В профиле размещаете фотографии интерьера, меню, часы работы, контакты.
Реклама работает точечно: утром «Кофе с собой за 2 минуты», в обед «Wi‑Fi для работы и встреч». Можно настроить показы только в часы пик или анонсировать специальные предложения: «Все десерты по 99 рублей с 15:00 до 17:00».
Telegram-бот: бесплатная программа лояльности
Без постоянной коммуникации клиенты забывают о существовании кофейни. SMS-рассылки помогают напомнить о себе, но дорого: 3 рубля за сообщение, на тысячу клиентов — 3000 рублей за раз.
Telegram-бот работает как цифровая карта лояльности. После покупки система автоматически начисляет баллы.
Push-уведомления приходят бесплатно и не раздражают как SMS. Можно отправлять персонализированные сообщения: «У вас накопилось 250 бонусов на любимый капучино» или предлагать попробовать что‑то новое со скидкой.
Есть нюансы: не все пользуются Telegram, особенно клиенты 45+. А еще без постоянного контента бот быстро становится неинтересным — нужно придумывать поводы для общения.
YUMA: индивидуальный подход к каждому клиенту
Кто-то заходит в кофейню каждый день по дороге на работу, кто-то раз в неделю на встречу с друзьями, а кто-то попробовал кофе один раз и больше не появлялся. С каждой группой нужно работать по-разному — постоянным клиентам предлагать что-то новое, редким напоминать о себе, а разовых пытаться вернуть.
Для того, чтоб работать с персонально с клиентами из разных групп нужна многоуровневая программа лояльности. Ее можно создать с помощью сервиса YUMA. Система начисляет бонусы по нарастающей — сначала 5% с покупки, потом 7%, потом 10%. Анализирует что и когда покупает каждый клиент, и на основе этих данных формирует индивидуальные предложения.
Автоматические «счастливые часы» помогают выровнять загрузку: с 15:00 до 17:00 кофе со скидкой 15%, вечером десерты по 99 рублей. Можно настроить сложные сценарии взаимодействия в зависимости от поведения клиента.
Такая функциональность стоит 39 000 рублей в год — серьезная сумма для небольшой кофейни. Система сложная, разобраться без обучения непросто. А для эффективной работы нужна критическая масса активных клиентов — если их меньше сотни, персонализация не имеет смысла.
Конструктор сайтов Tilda: цифровое меню без очередей
Цифровое меню в кофейне помогает быстро и удобно делать заказы через смартфон, сокращает очереди и нагрузку на персонал, позволяет всегда иметь актуальную информацию о блюдах и ценах. Для маленькой точки, с маленьким количеством позиций не сильно нужно. Но если позиций много, они меняются, а кофейня будет масштабироваться, то сделать цифровое меню стоит.
Конструктор сайтов типа Tilda позволяет создать цифровое меню за несколько часов. Готовые блоки для ресторанного бизнеса — нужно загрузить фото напитка, написать название и цену, система оформляет в едином стиле. Цены меняются в админке за минуту, добавить новый десерт можно на ходу.
QR-код на каждом столике ведет на актуальное меню. Клиенты спокойно изучают весь ассортимент, читают описания, выбирают не торопясь. Можно добавить форму предзаказа — клиент выбирает напитки заранее, приходит к назначенному времени за готовым заказом.
Но Tilda — конструктор для всех, не только для общепита. Специализированные функции ограничены, сложную интеграцию с кассой или программой лояльности настроить не получится. И тариф от 500 рублей в месяц может показаться дорогим для простого меню.
Fusion POS: аналитика для принятия решений
Когда кофейня работает несколько месяцев, накапливаются вопросы. Какие напитки приносят больше денег и как увеличить их продажи? Что случилось с продажами на прошлой неделе — клиентов было столько же, а выручка меньше? Ответы лежат в данных о продажах, но собирать их вручную долго.
Fusion POS каждое утро присылает сводку ключевых показателей: выручка, количество чеков, средний чек, лидеры продаж. ABC-анализ раскладывает меню по полочкам — допустим, капучино и латте дают 60% прибыли (группа A), раф и флэт уайт приносят еще 25% (группа B), а оставшиеся 15 позиций вроде чая с облепихой — всего 15% выручки (группа C). Последние стоит пересмотреть.
Анализ загруженности по часам показывает, когда можно сократить персонал без ущерба для сервиса. Если с 14:00 до 16:00 продается только 15% от дневной выручки, одного сотрудника достаточно вместо двух.
Система молодая, функций пока меньше чем у старых игроков вроде iiko или R-keeper. Интеграции с банковскими терминалами работают не со всеми моделями. А от 1490 рублей в месяц — это только базовый тариф, продвинутая аналитика стоит дороже.
Google Workspace: систематизация знаний и обучения
Стандарты приготовления хранятся в блокнотах, инструкции висят на стикерах, правила обслуживания живут в голове у владельца. Новый сотрудник месяц разбирается в хаосе и готовит по-своему.
Не обязательно искать для этого решение, можно создать библиотеку знаний в Google Workspace создает. Общие папки с подробными рецептами, фотографиями этапов приготовления, правилами работы с клиентами, процедурами открытия и закрытия смены. Документы можно сделать интерактивными — добавлять видео-инструкции, чек-листы для самопроверки.
Корпоративный календарь синхронизирует важные события: дни рождения сотрудников, даты поставок, плановые обучения. Есть общий чат для вопросов и анонимная форма обратной связи.
Но Google Workspace — инструмент общего назначения, не заточенный под специфику общепита. А без системного подхода к наполнению контентом превращается в свалку документов.
Какие инструменты выбрать для вашей кофейни
Для начинающей кофейни с парой сотрудников достаточно решить базовые задачи: быстро обслуживать клиентов и не оставаться без продуктов. iiko для кассы, МойСклад для склада, профиль в 2ГИС для привлечения местных клиентов. Общий бюджет около 2500 рублей в месяц.
Средняя кофейня с командой 3–5 человек может добавить цифровое меню на Tilda, простую программу лояльности через Telegram‑бот и существенно расширить возможности.
Большая кофейня или сеть с серьезными амбициями нуждается в продвинутой аналитике, сложной программе лояльности и системном подходе к обучению персонала. Полный комплект с YUMA, Fusion POS и Google Workspace обойдется в 5000 рублей в месяц.
Главное правило — внедрять постепенно. Начать с 2–3 инструментов, которые решают самые болезненные проблемы. Дать команде привыкнуть, а потом добавлять следующие. Попытка автоматизировать всё сразу приведет к хаосу и сопротивлению сотрудников.
Никакие сервисы не спасут плохой кофе или хамское отношение к клиентам. Но если с продуктом и сервисом всё в порядке, правильные инструменты помогут превратить кофейню в прибыльный современный бизнес. А там, глядишь, и вторую точку захочется открыть.
Мы ведем блог для малого бизнеса. Рассказываем новости для предпринимателей, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса МойСклад.
