Одной из основных задач в зоне ответственности любого финансового директора является сокращение расходов и обеспечение эффективности работы компании. Важным шагом, для достижения этих целей является оптимизация бизнес‑процессов.
В этой статье мы рассмотрим несколько основных направлений ведения бизнеса, на которые стоит обратить внимание при оптимизации бизнес процессов.
Целью работы любой коммерческой организации является получение прибыли. Мы можем производить продукцию, продавать товары или оказывать услуги — в любом случае мы должны получать доход из которого оплачивается работа сотрудников компании и другие внутренние расходы. Естественно собственникам компании хочется, чтобы эти расходы были как можно меньше, потому что из разницы дохода и внутренних расходов и формируется прибыль компании.
Совершенно очевидно, что оптимизация бизнес процессов должна вестись в компании постоянно. Для этого необходимо постоянно анализировать эффективность работы различных отделов. По результатам такого анализа необходимо оптимизировать выполнение различных финансовых операций и о некоторых из них мы поговорим далее. В случае выявления ненужных или повторяющихся действий необходимо устранить эти операции для повышения эффективности работы.
Также, оптимизируя бизнес‑процессы, вы можете помочь компании эффективнее реагировать на колебания рынка за счёт создания более гибких и адаптивных процессов.
При проведении оптимизации бизнес процессов стоит обратить внимание на несколько ключевых областей. При этом, типичными процессами, нуждающимися в оптимизации являются — выполнение большого объёма повторяющихся задач, которые тормозят вашу команду, или области, подверженные ошибкам, которые могут привести к дорогостоящим сбоям в работе всей компании.
Далее, давайте рассмотрим пять факторов неэффективности процессов, которые стоит попытаться устранить. Оптимизировав эти области, вы можете создать цепную реакцию повышения эффективности по всей компании.
Ручной ввод данных и бумага
Вспомните, как вы последний раз отчитывались за командировку: все еще с помощью бумажных отчетов или более прогрессивными средствами. Хотите верьте, хотите нет, но финансовые отделы до сих пор вводят большую часть данных вручную, потому что они так привыкли и не очень хотят что‑то менять.
Кстати, еще одна причина повсеместного использования (особенно в крупных компаниях) бумажно‑ручного способа ввода и обработки информации это нежелание руководителей соответствующих отделов и департаментов сокращать своих подчиненных.
Автоматизация ручного труда как правило приводит к тому, что для выполнения той или иной задачи требуется меньше затрат пресловутых человеко‑часов. В результате необходимость в некоторой части сотрудников отпадает, а не один руководитель не хочет, что его подразделение становилось меньше. Соответственно, зачастую можно столкнуться с ситуацией как внедрение решений для оптимизации тех или иных процессов скрытно саботируется руководителями тех подразделений, которых может коснуться данная оптимизация.
Поэтому при внедрении решений по оптимизации нужно учитывать этот весьма щекотливый момент.
Но вернемся к кипам бумаг и ручному вводу. Какие преимущества может дать избавление от ручного ввода и работы с бумагой? Мы перестаем тратить время на медленную и утомительную ручную работу. В результате снижается влияние человеческого фактора и соответствующих ошибок. Автоматизировав ввод данных, вы получите более точные и надёжные данные для работы.
Также важно помнить о чётком представление о ситуации, чтобы сотрудники могли действовать быстрее — устаревшие бумажные документы излишне усложняют отслеживание выполнения задач, в то время как при переходе на цифровые технологии вы получите полную картину в режиме реального времени.
Здесь важно понимать, что далеко не всегда самостоятельно можно разобраться в том, как работают те или бизнес процессы в организации, поэтому лучше рассмотреть возможность сотрудничества с экспертами по оптимизации бизнеса, чтобы определить наиболее важные области автоматизации и цифровизации в вашей финансовой службе. Их опыт поможет вам быстро оптимизировать процессы и обеспечить плавный переход для вашей команды.
Отсутствие интегрированных систем приводит к разрозненности данных
Если у вас есть множество разрозненных систем и разрозненных хранилищ данных, никак не связанных друг с другом, то вы тоже по сути теряете деньги. Отсутствие автоматизированного взаимодействия между системами означает, что данные застревают в разных местах. Информация не распространяется бесперебойно между отделами, а остается в отдельных хранилищах, до тех пор, пока ее вручную не перенесут в другую систему. Естественно, что такая ручная обработка может привести к проблемам с отчётностью и анализом. Кстати очень часто эта проблема связана с предыдущей, когда задача по переносу данных из одной системы в другую выполняется вручную, то есть по сути это все тот же ручной ввод.
Решение — оптимизация технологий. В частности, внедрение инструментов или программного обеспечения, которые объединят все ваши разрозненные источники данных в единую систему. С интегрированной системой вам будет проще устранить избыточность данных, автоматизировать потоки и создать единый источник достоверной информации для финансовых показателей.
Составьте схему своих основных финансовых процессов, таких как бухгалтерский учёт, отчётность и прогнозирование. Обратите внимание на то, как данные перемещаются между этими системами. Есть ли точки ручного повторного ввода? Места, где возникают разрывы? Это области, готовые к интеграции инструментов, которые будут автоматически синхронизировать данные.
Неэффективное взаимодействие и сотрудничество между командами
Отсутствие взаимодействия и сотрудничества между командами может стать серьёзной проблемой, особенно для финансовых директоров, стремящихся сосредоточиться на оптимизации бизнес‑процессов. Одна из основных причин налаживания эффективного взаимодействия между командами заключается в том, что отсутствие обмена информацией между отделами приводит к упущенным возможностям и следовательно к потере денег.
Например, если финансовый отдел добавляет штрафы за просрочку платежей к счетам клиентов, не сообщая об этом отделу продаж или службе поддержки клиентов, это может обернуться катастрофой. Торговые представители не будут готовы объяснить новые штрафы, а у службы поддержки не будет информации для решения проблем, связанных с недовольством клиентов. Такой сбой и отсутствие взаимодействия могут в конечном итоге подорвать доверие клиентов и привести к потере драгоценного времени на решение проблемы.
Некоторые способы улучшить взаимодействие и сотрудничество между командами включают регулярную организацию совместных совещаний. Это даст командам возможность общаться друг с другом, обмениваться важной информацией и совместно работать над оптимизацией бизнес‑процессов, влияющих на работу нескольких отделов.
Еще одним хорошим решением является внедрение инструментов для совместной работы, позволяющих обмениваться документами, обновлениями в режиме реального времени и проводить командные обсуждения. Это позволяет всем быть в курсе событий и значительно упрощает доступ к необходимой информации (и сокращает время).
Неэффективные процессы бюджетирования, прогнозирования и отчетности
Бюджетирование, прогнозирование и составление отчётности — всё это основные финансовые процессы. Но если они неэффективны, это может серьёзно снизить производительность и объём аналитики. Вот несколько простых советов, которые помогут вам повысить эффективность процессов бюджетирования, прогнозирования и составления отчётности в вашей компании:
Бюджетирование: Используйте уже имеющуюся статистику для анализа тенденций и установления реалистичных базовых бюджетных показателей. Назначьте ответственных за бюджет в конкретных отделах для контроля бюджетных показателей. Регулярно обновляйте свой бюджет с учётом меняющихся рыночных условий. Экономьте время, создавая готовые шаблоны бюджетов для использования в будущем.
Прогнозирование: Моделируйте различные результаты для подготовки к различным рыночным возможностям. Учитывайте данные от отделов продаж (включая информацию об оптимизации процессов продаж!), операционной деятельности и маркетинга для более точных прогнозов.
Сосредоточьтесь на ключевых показателях, которые прогнозируют будущие результаты, а не только анализируют прошлую статистику. Используйте программное обеспечение для автоматизации повторяющихся вычислений и уменьшения количества ошибок.
Отчетность: Обеспечивайте согласованность данных между отделами для упрощения консолидации. Используйте диаграммы, графики и информационные панели для создания понятных и лаконичных презентаций. Избавьтесь от необходимости ручного создания отчетов с помощью инструментов планирования.
Медленное закрытие и сверка финансовой отчетности
Если в вашей компании закрытие и сверка финансовой отчетности занимают продолжительное время, у вас также могут возникнуть некоторые трудности. Одна из проблем медленной обработки отчетности заключается в том, что данные будут не всегда актуальны. Это означает, что устаревшие финансовые данные, на которых вы основываете свои критически важные решения, могут содержать неточную информацию, что может привести к неэффективному распределению ресурсов и упущенным возможностям. Медленное закрытие также может затруднить оценку текущего денежного баланса, что усложняет управление расходами, ведение переговоров с поставщиками и планирование будущих инвестиций. Не говоря уже о том, что чем дольше закрытие бухгалтерских книг, тем выше вероятность появления ошибок.
Ключевой частью стратегии оптимизации бизнес‑процессов в этом случае является создание специального календаря закрытия со строгими, но достижимыми сроками. После каждого закрытия проводите «посмертный анализ» (post mortem), чтобы постоянно выявлять недостатки и области, требующие более эффективной оптимизации в следующем цикле.
Заключение
Оптимизация бизнес процессов это задача, которая выполняется на протяжении всего жизненного цикла компании и неэффективное расходование средств может в конечном счете привести в том числе и банкротству.
В этой статье мы рассмотрели несколько основных направлений для оптимизации, таких как предотвращение использования ручного ввода данных, интеграцию различных решений между собой, неэффективное взаимодействие между командами, прогнозирование и медленную обработку финансовой отчетности. Оптимизация работы компании — это неотъемлемая часть ее развития и работа в этих направлениях позволит существенно увеличить ее способность бороться с новыми вызовами рынка.
Таким образом, оптимизация бизнес‑процессов — это не разовое мероприятие, а постоянная работа, от которой напрямую зависит эффективность и устойчивость компании. Чтобы глубже разобраться в том, как подходить к изменениям системно и результативно, мы приглашаем вас на курс «Оптимизация бизнес‑процессов».
В рамках курса пройдут три бесплатных открытых урока:
26 августа в 20:00 — «Как читать и строить BPMN‑диаграммы: визуальный язык бизнес‑процессов».
Вы познакомитесь с BPMN — универсальным инструментом визуализации процессов. На занятии разберем, как грамотно описывать даже самые сложные цепочки действий, чтобы все участники команды видели единое «поле» работы и понимали, где возможны узкие места.
9 сентября в 20:00 — «Как связаны цели бизнеса и бизнес‑процессы: от стратегии к метрикам».
Урок поможет выстроить связь между стратегическими задачами компании и ежедневной операционной деятельностью. Вы узнаете, как правильно формулировать цели, выбирать ключевые метрики и проверять, действительно ли процессы поддерживают стратегию, а не уводят команду в сторону.
23 сентября в 20:00 — «Как внедрять изменения и работать с сопротивлением: от идей до практики».
Любые изменения в процессах неизбежно встречают сопротивление. Здесь вы получите практические инструменты, позволяющие не только внедрять новые подходы, но и выстраивать работу с сотрудниками так, чтобы изменения закрепились и стали частью корпоративной культуры.