Последние два года я руковожу компанией, занимающейся контрактной разработкой механических и мехатронных компонентов. Мы создаём оборудование для медицины, ветеринарии и неразрушающего контроля, а также производим опытные образцы и малые серии. Контрактная разработка и мелкосерийное производство требуют особого подхода: проекты не повторяются, а сроки и бюджет нужно держать под контролем на каждом этапе.
В статье я поделюсь опытом внедрения сквозной системы управления компанией, используя инструменты Kanban. Система получилась простой, гибкой и масштабируемой.
Выбор инструмента
Моё знакомство с Kanban началось с популярной Jira – функциональная, но громоздкая платформа для небольшой команды. На этапе выбора решения для своей компании я отказался от неё из-за сложного администрирования и ограничений по вложенности задач. Тем более, что после 2022 года добавились сложности с лицензированием.
Альтернативным решением стал YouGile — российский Kanban-сервис с рядом преимуществ:
• одна задача может относиться к нескольким родительским;
• нет ограничений по уровню вложенности;
• гибкая структура проектов и досок;
• структурирование информации стикерами;
• встроенный чат для обсуждений прямо в задачах.
Благодаря этим возможностям удалось построить прозрачную систему управления проектами компании.
Структура системы
В YouGile задачи группируются по трём уровням:
Проекты — верхний уровень, соответствующий отделам компании;
Доски — рабочие пространства внутри проектов;
Колонки — статусы задач на досках.
Проекты
Если организационная структура бизнеса ещё не формализована (что естественно для стартапов), я бы рекомендовал взять за основу схему Хаббарда:
В своей компании я адаптировал её под следующие направления:
• Продажи — хранение клиентских контактов, наших обязательств и истории взаимодействия.
• Разработка — цикл конструкторско-технологических работ: сюда передаются утвержденные заказы из Продаж и поисковые задачи для подготовки технико-коммерческих предложений заказчикам.
• Производство — процессы комплектования, сборки, контроля и упаковки.
• Закупка — взаимодействие с поставщиками, контроль поставок и сроков.
• Администрация — бухгалтерия, HR и вспомогательные функции.
Такое деление формирует понятную логику движения задач и ответственности. В дальнейшем планируется выделить новые направления — маркетинг и контроль качества.
Доски
Каждый проект включает несколько досок — рабочих пространств, где команда:
создает задачи и назначает исполнителей;
двигает их по процессу, меняя статусы;
отслеживает сроки и обсуждает детали прямо в карточках.
Эта структура синхронизирует работу отделов и сохраняет целостную стратегию компании.
Колонки
Колонки обозначают статусы выполнения задач. Типовые статусы для задачи (могут меняться в зависимости от текущего бизнес-процесса):
• Нужно сделать (Бэклог) — резерв задач, ожидающих приоритизации.
• В работе — статус активных задач для наглядности текущей загрузки команды.
• На согласовании — проверка результатов выполненной работы.
• Приостановлена — временная блокировка из-за ожидания данных или смены приоритетов.
• Выполнено — результат, готовый для следующего этапа.
На досках в YouGile задачи движутся по колонкам-статусам, позволяя контролировать поток задач и загрузку исполнителей.
Организация сквозного управления проектами
Сквозное управление предполагает прозрачное отслеживание заказа на всех этапах: от входящего запроса до отгрузки готовой продукции или документации заказчику. Ниже — как это реализовано у нас.
Продажи
Все бизнес-процессы начинаются с отдела продаж (проект Продажи). Здесь формируется воронка продаж (доска Воронка), каждый этап которой соответствует своей стадии взаимодействия с клиентом (колонке): осведомлённость → интерес → потребность → действие.
Клиенты оформлены отдельными задачами, а активности по ним — вложенными подзадачами. Для размещения карточек мы выбрали следующие правила:
• База клиентов — найденные потенциальные клиенты.
• Осведомлённость — компании, с которыми уже был контакт.
• Интерес — организации, проявившие интерес, но пока без конкретного проекта.
• Потребность — компании, готовые обсуждать конкретные задачи.
• Действие — те организации, с которыми подписаны договорные обязательства и согласованы сроки.
При переходе клиента в колонку Потребность создается подзадача на доске Счета/Договора. В описании указывается ТЗ или ссылка на корпоративное облако, где хранится документация и ключевые условия работ. После подписания договора или оплате счета задача переименовывается согласно номеру счета или договора, ей проставляется дедлайн, и она переносится в колонку В работе, а карточка заказчика в колонку Действие
на доске Воронка.
Наглядность такого представления позволяет своевременно реагировать и не пропускать важные сроки, а также видеть всю активность по клиенту в его карточке.
Оформленные в задачи обязательства перед клиентами декомпозируются на подзадачи, которые передаются в работу соответствующим отделам компании: разработка, производство, закупка.
Разработка
На доске Проектная деятельность менеджер распределяет поступившие заказы, декомпозируя крупные задачи на мелкие подзадачи для конструкторов и технологов. Каждая подзадача переносится на доску Конструктора/технологи и закрепляется за конкретным исполнителем.
Если в процессе работы задача требует дополнительного деления, она возвращается на доску Проектная деятельность, где менеджер обновляет пул подзадач и повторно распределяет их между специалистами. Такой подход исключает размытость ответственности и делает загрузку сотрудников прозрачной.
Производство
Производственные процессы начинаются с выполнения расчета себестоимости, в который входит:
• формирование ответственным менеджером ведомости покупных комплектующих,
• оценка трудоёмкости и стоимости сборки технологом,
• расчет диспетчеризации заказа.
Производственный заказ разбивается на подзадачи – заказы на покупку комплектующих, которые передаются в проект Закупки.
Для удобства, в текущей доске создается зеркало задач со статусом Получение КП из проекта закупок.
Зеркало – синхронизированная копия колонки из другого проекта, которая отображает все актуальные изменения оригинала и наоборот. Обеспечивает сквозную прозрачность без необходимости переключения между проектами.
Когда все коммерческие предложения (КП) на комплектующие получены, менеджер по продажам продолжает работать с заказом: на основании рассчитанной себестоимости, нормы прибыли и накладных расходов формируется итоговое КП, которое направляется заказчику. После согласования КП заказ передается в производство.
Далее задача последовательно проходит этапы производства, сборки и выходного контроля (ОТК). После отгрузки изделию присваивается статус Выполнено.
Такая организация рабочих потоков объединяет разрозненные процессы в единую согласованную систему, минимизируя риски срыва сроков и потери заказов.
Закупки
В данны�� момент в проекте реализована только одна доска Товары и услуги.
В первой колонке систематизирован каталог всех поставщиков, сгруппированных по направлениям закупок: офисные нужды, изготовление тары, металлообработка и другие. В следующей колонке собираются КП по комплектующим – именно эта колонка зеркалом отражается в проекте Производство.
После подтверждения готовности производства к запуску и согласования КП задачи перемещаются в статус В закупку. После получения счета на оплату задачи переходят в ответственность бухгалтерии (статус В оплату). Оплаченные заказы перемещаются в колонку В работе, где остаются до момента поставки комплектующих и полного оформления закрывающих документов.
Данный подход позволяет отслеживать не только физическое движение материалов, но и документооборот, исключая задержки и пропущенные этапы обмена документами.
Поставленные комплектующие передаются на входной контроль, и задача перемещается в соответствующую колонку доски. Специалисты ОТК проводят проверку качества изделий, их соответствие техническим требованиям и полноту сопроводительной документации. После успешного прохождения проверки комплектующие допускаются к использованию в производстве, а задачи по закупкам переводятся в статус Получено и архивируются при необходимости.
Такой регламентированный процесс обеспечивает прозрачность и управляемость закупочной деятельности на всех этапах.
Администрация
Проект Администрация объединяет доски для бухгалтерии, HR и планирования. Здесь хранятся копии договоров, распределённые по месяцам, чтобы контролировать сроки и исполнение обязательств.
Инструкция по работе с досками
Когда проектов становится много, а внутри каждого появляются свои доски и нюансы — легко потеряться в правилах работы. Писать отдельный регламент неудобно: документ нужно где-то хранить, актуализировать и обеспечивать к нему доступ. Это превращается в отдельный процесс с редактурой и согласованиями.
Мы в компании пошли другим путём: последнюю колонку каждой доски используем под задачу-инструкцию Правила работы с доской.
В ней фиксируются ключевые моменты: как перемещать задачи между статусами, какие поля обязательно заполнять и на что обращать внимание.
Встроенный чат YouGile помогает обсуждать эти правила прямо внутри задачи, а система автоматически уведомляет всех участников при внесении изменений. Прочитавшие отмечают это реакцией — как в привычных мессенджерах. В итоге инструкция получается компактной, всегда актуальной и встроенной в сам процесс работы.
Заключение
Сквозное управление на базе YouGile объединило продажи, разработку, производство, закупки и администрацию в единую систему. Каждый отдел работает в своём пространстве, но все процессы связаны. Это снижает риски потери информации, дублирования задач и срыва сроков. YouGile показал себя гибким инструментом, который легко адаптируется под реальные процессы небольшой компании и масштабируется вместе с ростом команды.
