Много лет назад мне потребовалось для собственных нужд создать индивидуальный лист учёта рабочего времени — TimeSheet. Для этого я использовал таблицу Microsoft Excel. В данной статье я расскажу про шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать такой таймшит.
Для начала создадим пустой файл. В этом файле нужно создать три листа:
«Таймшит» (Непосредственно сам ЛУРВ («Лист Учёта Рабочего Времени»);
«Список проектов» (это полезно сделать для отнесения затрат времени к разным проектам);
«Сводная таблица» (сводная таблица, в которой автоматически отображается общая выработка часов по проектам, месяцам и годам, рассчитанная из данных листа «Таймшит» с учётом данных листа «Список проектов»).
Лист «Таймшит»
На первом листе («Таймшит»), куда мы будем заносить данные учёта своего отработанного времени, мы создаём колонки, для каждой из которых настраиваем формат ячеек (соответствующий формат указан в скобках после названия колонки):
«Год» (общий);
«Месяц» (общий);
«Дата» (дата, «*ДД.ММ.ГГГГ»);
«День недели» (общий);
«Начало» (время, «чч:мм»);
«Конец» (время, «чч:мм»);
«Проект» (общий);
«Задача» (общий);
«Суммарное время» (числовой, «#,#»);
«Результат» (общий);
«Артефакты» (общий);
«Примечания» (общий).
Общий вид листа «Таймшит» — см. рисунок ниже:
Для удобства выделяем первую строку с названиями колонок в автофильтр.
Рекомендую для большей наглядности и удобства пользования применить в «Конструкторе» стили таблиц (например, «матрас» с чередующимися заливками строк).
Ячейки столбцов «Год», «Месяц» и «День недели» — вычисляемые, в них формулы, преобразующие даты из ячейки по текущей строке в столбце «Дата» (собственно, в это поле «Дата» мы и вводим дату, за который идёт учёт рабочего времени текущего дня):
«Год»: «=ЕСЛИ(ЕПУСТО([@Дата]);"";ГОД([@Дата]))»;«Месяц»: «=ЕСЛИ(ЕПУСТО([@Дата]);"";ВПР(МЕСЯЦ([@Дата]);Месяцы;2))»;«День недели»: «=ЕСЛИ(ЕПУСТО([@Дата]);"";ТЕКСТ(ДЕНЬНЕД([@Дата]);"ДДД"))».
В ячейки колонок «Начало» и «Конец» при заполнении Таймшита вводим значения времени начала и конца работы по проекту (допустим, «10:00» и «18:00»). Если в течение дня выполнялись разные работы по разным проектам, или по одному, но с разными задачами, то нужно сделать для каждой работы отдельную строку, например, для первой работы начало – «10:00», конец – «13:30», для второй начало – «14:30» и конец «19:00».
Колонка «Проект» - вычисляемая. Вернее, выбираемое значение из списка. Для этого выделяем колонку (вернее, ячейки по столбцу без заголовка), в меню «Данные» выбираем пункт «Проверка данных», далее в «Параметрах» выбираем «Тип данных»: «Список», «Источник»: «=Проект_имя». Тогда при выборе ячейки в данной колонке мы получим выпадающий список с перечнем проектов, из которого нам надо будет выбрать нужный.
Чтобы подставить эти настройки «Проект», нужно сначала настроить лист «Проекты» - как это делается, см. ниже.
Колонка «Задача» — простой текст. Можно не заполнять, но для себя (либо для отчёта, если таковой потребуется) лучше вписать.
Колонка «Суммарное время» — вычисляемое значение:
=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕПУСТО([@Начало]);ЕПУСТО([@Конец]));"";([@Конец]-[@Начало])*24)»
Колонка «Результат» — простой текст, куда можно (необязательно) вписать полученный в рамках решения задачи результат (например, «Задача выполнена» или «Обработано 123 входящих заявки»).
Колонка «Артефакты» — простой текст, поле необязательное, но если создаются какие-либо артефакты (цифровые в системе, файлы, программные модули, документы и т.д.), то их упоминания (например, ссылки на электронные документы или названия файлов, или URL записей в SVN или иных репозиториях) можно привести в этой колонке.
Колонка «Примечания» — простой текст. Сюда можно, если необходимо, вписать примечания по выполненной работе.
Лист «Проекты»
На листе «Проекты» мы делаем таблицу («Вставка» — «Таблица») из двух колонок (можно больше, если необходимо, просто добавив нужные колонки):
Проект;
Руководитель.
В ячейки «Проект» вписываем названия проектов, в ячейки «Руководитель» — фамилию (или ФИО) руководителя проекта.
Если необходимо, можно добавить дополнительные колонки, или, например, вместо поля «Руководитель» можно указать подразделение своей компании или название внешнего заказчика. В данном тайм-шите эта информация никак не использовалась, поэтому приводилась справочно.
Лист «Сводка»
Лист «Сводка» является основным целевым листом, потому что на нём отображается сводная инфор��ация в разрезе по годам, месяцам и проектам, а также суммарные данные за весь период ведения таймшита.
Для создания сводной таблицы вставляем её на соответствующий лист (меню «Вставка» — «Сводная таблица»), выбрав в качестве диапазона всю таблицу с первого листа, а затем в открывшемся меню выбора полей сводной таблицы нужно отметить флажками поля «Год», «Месяц», «Проект» и «Суммарное время».
При пользовании сводной таблицей нужно учесть один момент. Сводная таблица автоматически не обновляется при заполнении новых исходных данных (такова особенность Excel), поэтому её надо обновлять вручную (правая клавиша мыши – «Обновить»).
На этом создание файла для ведения личного тайм-шита закончено.
Вместо эпилога
Конечно, сейчас существует множество инструментов для ведения учёта рабочего времени, в т.ч. и автоматизированные (те же таск-трекеры), и, наверное, уже даже с применением искусственного интеллекта, поэтому вести свои таймшиты в Excel уже давно не модно — но всё же может быть вдруг кому-то когда-нибудь описанный в статье способ пригодится, особенно, если вдруг придётся поработать без доступа в интернет и при недоступности привычных онлайн-сервисов и инструментов...