В следующем году бухгалтерская работа станет ещё сложнее в связи со всеми законодательными нововведениями. Эффективной профилактикой бухгалтерского выгорания станет оцифровка рутины. На своем примере расскажу, как можно упростить работу с входящим документооборотом за счёт BPMS.
Предпосылки: разрозненный учёт документов и работа с договорами вручную
Крупный производитель потолочных и напольных плинтусов столкнулся с проблемой смешанного документооборота. Часть контрагентов работала с электронными документами, другие продолжали обмениваться бумажными экземплярами.
Фрагментированные данные. Из-за отсутствия единого реестра невозможно было быстро подтвердить факт поступления документа и его статус. Приходилось проверять сервис ЭДО и папку с бумажными экземплярами.
Подготовка и согласование договоров вручную. Специалисты сначала формировали документ в текстовом редакторе, затем сами писали одобрителям и отслеживали весь процесс.
Чтобы закрыть все вопросы малой кровью, остановились на low-code BPMS «Первая Форма».
Техническая реализация единого модуля для всех входящих документов
Импорт клиентской базы. Данные загружены во встроенный справочник системы и регулярно актуализируются за счёт интеграции через встроенный API-коннектор.
При этом в карточке контрагента указан формат обмена документами. Если компания переходит на электронный документооборот, достаточно изменить признак в карточке.
Встраивание ЭДО в BPMS и создание единого реестра. Электронные документы загружаются в систему автоматически за счёт интеграции через API Контур.Диадок. BPMS забирает новые счета, акты, накладные и создаёт карточки в системе.
Бумажные документы бухгалтеры регистрируют вручную — заполняют карточку, прикрепляют скан. Информация попадает в общий реестр, и дальше с документом работают так же, как с электронным.
Теперь в любой момент можно открыть систему и посмотреть: поступил документ или нет, у кого на согласовании, подписан или нет, оплачен ли счёт.
Динамический маршрут согласования. За каждым контрагентом закреплён ответственный сотрудник, эта информация указана в карточке компании. Когда приходит документ, именно этот специалист получает задачу на проверку. Если он в отпуске или на больничном — задача автоматически переходит к заместителю.
После первичной проверки документ надо согласовать. Маршрут согласования зависит от состава пакета документов и привязан к конкретным ролям. Например, если там присутствует счёт на оплату, в список одобрителей автоматически включается генеральный директор.
Также система определяет, к какому сроку необходимо проверить документ, и напоминает, если кто-то задерживает проверку.
УКЭП и МЧД в интерфейсе BPMS. УКЭП выпускается дистанционно в интерфейсе системы через API с удостоверяющим центром КриптоПро.
Благодаря интеграции с КриптоПро подписать документ можно прямо в системе. Сотрудник открывает документ, нажимает «Подписать» — система обращается к КриптоПро, накладывает УКЭП, сохраняет подпись. После этого документ автоматически загружается в Контур.Диадок и отправляется контрагенту.
Если документ подписывает не генеральный директор, помимо сертификата УКЭП потребуется ещё и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия. Это тоже доступно в интерфейсе BPMS за счёт интеграции со специализированным сервисом «Контур.Доверенность» по API.
Перед каждым подписанием система проверяет, есть ли у сотрудника МЧД и не истёк ли срок. Если доверенность просрочена, кнопка подписания становится неактивной и появляется сообщение об ошибке. За две недели до окончания срока МЧД сотрудник получит напоминание.
В карточке подписанного документа видно, с какой МЧД он был подписан. Документ, подпись и доверенность хранятся в архиве. Если придёт проверка, то можно за пару кликов скачать весь комплект.
Результаты внедрения BPMS
Единая точка входа для всех документов. Независимо от формата поступления (ЭДО или бумага), всё учитывается в одном реестре.
Подписание документов, включая МЧД, в один клик без переключения между программами.
Прозрачность процесса согласования, когда в любой момент видно, где застрял документ и кто отвечает
Время обработки пакета документов сократилось с нескольких дней до нескольких часов. Бухгалтерия разгрузилась от рутинных операций и сможет легче пережить предстоящие изменения.
