В конце года ИТ-директора традиционно садятся за отчеты и обнаруживают неприятный сюрприз: фактические расходы снова превысили план. Причем значительно. И объяснить руководству, куда ушли деньги, становится все сложнее. Знакомая ситуация? Вы не одиноки.
До трети ИТ-бюджета крупных компаний может уходить на незапланированные расходы. Экстренные закупки оборудования, срочное продление лицензий, внеплановые ремонты — все это превращает аккуратно составленный в начале года бюджет в фикцию. При этом проблема усугубляется год от года. ИТ-ландшафт усложняется, парк оборудования растет, поставщиков становится больше, а цены на комплектующие только растут. Сейчас даже опытному ИТ-директору сложно держать руку на пульсе всех затрат.
Но основная проблема не в росте расходов как таковом. Главное, что вы не понимаете, куда именно уходят деньги и можно ли этим управлять. Ваш ИТ-бюджет превратился в черный ящик.
Меня зовут Евгения Асоскова, я владелец продукта SimpleOne ITAM. В этой статье разберем, почему так происходит, где теряются деньги и как вернуть контроль над ИТ-расходами.
Почему ИТ-затраты стали слабоуправляемыми
Любой ИТ-директор в теории может объяснить, из чего складывается его бюджет. Трудозатраты на обслуживание инфраструктуры, закупка оборудования и лицензий, гарантийное обслуживание, ремонты, модернизация — статьи расходов очевидны.
Проблема не в том, что ИТ-директор не знает, на что тратятся деньги. Проблема в том, что получить актуальную информацию, проанализировать ее и на основе анализа принять о��основанное решение становится все сложнее, и вот почему.
Объем данных растет быстрее, чем способность их обрабатывать
ИТ-парк современной компании — это сотни, а то и тысячи единиц оборудования. Серверы, рабочие станции, сетевое оборудование, периферия. К этому добавляются десятки различных лицензий на программное обеспечение, контракты с множеством поставщиков, запасы комплектующих на складах.
Каждая единица имеет свой жизненный цикл, требует обслуживания, ремонтов, обновлений. Информация об этом хранится в разных местах: в Excel-таблицах, в головах системных администраторов, в переписке с поставщиками, частично — в учетной системе.
Когда руководство спрашивает: «Почему мы потратили на 20% больше запланированного?» — собрать внятный ответ становится квестом. Нужно поднять данные из разных источников, свести их воедино, найти отклонения. На это может уйти несколько дней или недель.
Дестабилизирующих факторов становится больше
Раньше можно было относительно точно спрогнозировать затраты на год вперед. Сейчас это практически невозможно.
Источники закупок стали сложнее — то, что раньше покупалось у одного-двух проверенных поставщиков, теперь приходится искать через параллельный импорт, у новых поставщиков, часто с непредсказуемыми сроками поставки.
Цены при этом также меняются непредсказуемо. Стоимость комплектующих может вырасти на 30-50% за квартал. Бюджет, согласованный год назад, перестает соответствовать реальности. Если обстоятельства сложатся особенно неудачно — регулярные закупки могут превратиться в экстренные: планировали купить партию оборудования в третьем квартале, но поставщик пропал, цены выросли, сроки сдвинулись. В итоге покупаете где придется и по той цене, которая есть.
Проекты переносятся и корректируются. Что было приоритетом в начале года, к концу теряет актуальность. Бюджеты перераспределяются, урезаются, переносятся на следующий год.
В результате даже если вы закладывали определенный запас на непредвиденные расходы, его оказывается недостаточно. А объяснить руководству, почему так получилось, сложно — потому что данных для объективного анализа просто нет в удобном виде.
Инструменты учета не успевают за реальностью
Большинство компаний до сих пор ведут учет ИТ-активов и расходов в Excel или в лучшем случае в ERP-системе, не заточенной под специфику ИТ-процессов.
Excel — это хорошо для небольшого парка из 50-100 единиц техники. Но когда счет идет на тысячи, а данные нужно обновлять ежедневно, таблицы превращаются в неуправляемый хаос. Версий файлов множество, актуальность данных под вопросом, свести аналитику практически невозможно.
ERP-системы могут фиксировать финансовые операции, но они не покажут вам, что именно происходит с конкретным сервером: когда он был куплен, сколько раз ремонтировался, какие комплектующие на него ушли, когда истекает гарантия. А без этой информации невозможно понять, почему расходы на обслуживание серверного парка выросли на 40%.
В итоге получается парадокс: ИТ-директор отвечает за бюджет, но реального контроля над расходами у него нет.
Куда утекают деньги из ИТ-бюджета
Теперь, когда мы разобрались, почему ИТ-расходы сложно контролировать, пора ответить на главный вопрос: куда именно уходят деньги?
Спойлер: дело не в том, что кто-то сознательно тратит лишнее. Проблема в системных процессах, которые превращают каждую обычную операцию в источник дополнительных затрат.
Переплаты за лицензии и простаивающее оборудование
Представьте ситуацию: в компании работает 500 сотрудников, куплено 600 лицензий на офисный софт. Почему больше? Да потому что год назад планировали нанять еще 100 человек, но планы изменились. Лицензии купили, а люди не пришли.
Или обратная история: купили 400 лицензий «с запасом», но компания выросла до 500 человек. Теперь 100 сотрудников работают в серой зоне, и в любой момент может прилететь аудит с немаленькими штрафами.
То же самое с оборудованием. На складе лежит партия ноутбуков, купленная два года назад под проект, который так и не запустили. Они морально устаревают, но в учете висят как актив. А когда понадобятся новые ноутбуки, их купят заново — потому что про старые все забыли или не знают, что они есть.
Почему так происходит:
нет актуальной информации о том, сколько лицензий реально используется;
не отслеживаются сроки действия лицензионных соглашений;
отсутствует связь между количеством активных сотрудников и количеством приобретенных лицензий;
запасы на складе не видны тем, кто формирует заявки на закупку;
нет процесса инвентаризации и выявления неиспользуемых активов.
Во что это выливается:
ежегодная переплата за неиспользуемые лицензии может составлять от 15% до 30% бюджета на ПО;
замороженные средства в простаивающем оборудовании, которое могло бы работать или быть продано;
риски получить штраф при внезапных аудитах лицензионного соответствия;
Непрогнозируемые расходы на закупку оборудования и работы по модернизации
Самые болезненные расходы — это те, которых не ждали.
Например, сломался критичный сервер. На складе нет нужных комплектующих. Ждать неделю поставки от обычного поставщика нельзя — бизнес-процессы встанут. Приходится искать, где есть в наличии, покупать по цене в 1,5-2 раза выше обычной, оплачивать срочную доставку.
Или другой сценарий: в компанию пришли 50 новых сотрудников быстрее, чем планировали. Им срочно нужны рабочие места. Снова экстренная закупка ноутбуков, мониторов, периферии. Снова переплата, потому что времени на поиск оптимального предложения нет.
А ведь большую часть таких ситуаций можно было предвидеть. Срок службы серверного оборудования известен — можно заранее запланировать замену или подготовить запас критичных комплектующих. План найма согласовывается HR-службой заранее, можно закупать технику не в последний момент, а с запасом времени. Истечение гарантийных обязательств можно отслеживать и вовремя продлевать контракты на обслуживание.
Почему так происходит:
нет централизованного учета состояния оборудования и сроков его службы;
информация о планах развития бизнеса не доходит до ИТ-службы вовремя;
отсутствует планирование потребностей на основе реальных данных;
закупки децентрализованы — каждое подразделение решает свои проблемы самостоятельно;
нет процесса формирования и поддержания стратегического запаса критичных позиций.
Во что это выливается:
экстренные закупки обходятся на 30-50% дороже плановых;
простои в работе из-за отсутствия необходимого оборудования;
постоянное превышение согласованного бюджета и необходимость объяснять причины руководству.
Риски нарушения лицензионных соглашений и штрафы
Эта проблема часто остается невидимой до момента, когда становится слишком поздно.
ИТ-отдел уверен, что все лицензии в порядке. Но при внезапной проверке выясняется: на 30 компьютерах стоит ПО, лицензии на которое истекли полгода назад. Или купили лицензии одного типа, а используют функционал, требующий более дорогой версии.
Штрафы за нелицензионное ПО могут в разы превышать стоимость самих лицензий. Плюс репутационные риски, особенно для компаний, работающих с госсектором
Почему так происходит:
нет системы отслеживания сроков действия лицензий;
информация о лицензиях хранится в разных местах и быстро устаревает;
при увольнении сотрудников лицензии «зависают» и не переназначаются;
нет процесса регулярного аудита соответствия фактического использования ПО купленным лицензиям.
Во что это выливается:
штрафы при проверках могут составлять миллионы рублей;
вынужденные экстренные закупки лицензий по завышенным ценам;
риски приостановки деятельности компании при серьезных нарушениях.
Все эти проблемы объединяет одно: отсутствие прозрачности и контроля. Вы не видите полную картину того, чем владеете, что используете и что вам реально нужно. А без этой картины невозможно управлять расходами — можно только реагировать на проблемы постфактум.
Как сделать расходы на ИТ прозрачными
Если вы дочитали до этого места, то наверняка узнали в описанных проблемах свою компанию. Хорошая новость: ситуация поправима. Плохая: волшебной таблетки не существует.
Повышение прозрачности ИТ-расходов — это не разовая акция, а последовательный процесс. Он начинается с анализа текущих расходов, выявления их причин и поиска путей оптимизации. Давайте разберемся, как это работает на практике.
Шаг 1. Зафиксируйте все расходы в одном месте
Представьте свой домашний бюджет. Вы каждый день тратите деньги: на еду, одежду, транспорт, коммунальные услуги. Все эти расходы естественны и неизбежны. Но в конце месяца вы смотрите на остаток на карте и думаете: «Куда делись деньги? У меня что, столько было?»
Та же история с ИТ-бюджетом. Расходы есть, и большинство из них абсолютно обоснованны. Проблема в том, что они распределены во времени, зафиксированы в разных системах (или вообще нигде), и собрать общую картину крайне сложно.
Все финансовые советники начинают с одного: ведите дневник расходов. Фиксируйте каждую трату. Только когда вы видите полную картину, можно начинать анализировать и оптимизировать. В ИТ-департаменте то же самое. Но у ИТ-директора нет времени вручную записывать каждую покупку в блокнот. Ему нужен инструмент, который будет делать это автоматически.
Что нужно фиксировать:
все закупки оборудования, лицензий, расходных материалов;
стоимость работ по обслуживанию, ремонту, модернизации;
трудозатраты сотрудников на различные задачи;
расходы в разрезе подразделений, проектов, типов активов;
плановые и фактические затраты для сравнения.
Инструменты могут быть разными:
Excel — для небольших компаний с простой структурой расходов;
ERP-системы типа 1С — для фиксации финансовых операций;
Специализированные ITAM-системы — для связи расходов с конкретными активами и процессами.
В материале представлены реальные кейсы внедрения, честная оценка текущего состояния рынка и практический чек-лист для подготовки к проекту автоматизации управления ИТ-активами.
Платформа SimpleOne, например, позволяет фиксировать фактические затраты непосредственно в задачах и запросах. Заказали ремонт сервера — система автоматически учтет стоимость комплектующих, работу инженера, время простоя. Все данные сразу доступны для аналитики.
От Excel к корпоративной ITAM-системе: опыт цифровой трансформации ITGLOBAL.COM
Главное, чтобы информация о расходах собиралась в одном месте и была доступна для анализа в любой момент.
Шаг 2. Проанализируйте структуру затрат
Когда вы начинаете видеть все свои расходы, наступает самый интересный момент: анализ. Именно здесь появляются ответы на вопрос «куда уходят деньги».
Вам нужно понять:
какие статьи расходов самые затратные;
что было запланировано, а что стало сюрпризом;
где фактические расходы значительно превышают плановые;
есть ли аномальные всплески трат и с чем они связаны.
Смотрите на расходы в разных разрезах:
По типам затрат: закупка оборудования, лицензии, обслуживание, ремонты, трудозатраты. Возможно, выяснится, что 40% бюджета уходит на ремонт устаревшего ��борудования — и проще заменить его целиком.
По подразделениям: какие отделы генерируют больше всего запросов и расходов. Может быть, call-центр постоянно ломает гарнитуры, и стоит закупить более качественные модели.
По времени: когда происходят пиковые траты. Если каждый квартал в последний месяц резко растут экстренные закупки — это сигнал о проблемах с планированием.
По поставщикам: у кого вы покупаете больше всего и по каким ценам. Возможно, выяснится, что 80% закупок идет через одного поставщика с завышенными ценами.
После анализа у вас появится четкое понимание, где именно кроются проблемы. Сотрудники тратят слишком много времени на рутинные операции? Значит, нужно упростить или автоматизировать эти процессы.
Слишком часто происходят экстренные закупки? Значит, проблема в планировании потребностей или в отсутствии стратегического запаса критичных позиций.
Большие расходы на продление лицензий в последний момент? Значит, нужно наладить процесс отслеживания сроков действия лицензионных соглашений.
Шаг 3. Наладьте процессную часть
Планирование потребностей
Не ждите, пока что-то сломается или закончится. Анализируйте жизненный цикл оборудования, прогнозируйте износ, планируйте замену заранее. Если вы знаете, что через полгода у 50 ноутбуков закончится гарантия, можно заранее заложить в бюджет их замену или продление гарантийного обслуживания.
Централизация закупок
Когда каждое подразделение закупает что-то самостоятельно, вы теряете контроль и переплачиваете. Централизованные закупки позволяют получать скидки за объем, работать с проверенными поставщиками, избегать дублирования.
Информированность о доступных запасах
Прежде чем заказывать новое оборудование, проверьте, нет ли нужного на складе или у других подразделений. Простое правило, но оно может сэкономить десятки тысяч рублей ежемесячно.
Отслеживание сроков действия лицензий и гарантий
Настройте автоматические напоминания за 2-3 месяца до истечения. Это даст время найти лучшие условия продления или альтернативные решения, вместо экстренной закупки по первой доступной цене.
Регулярная инвентаризация
Не реже раза в год проводите ревизию активов. Выявляйте неиспользуемое оборудование, перераспределяйте ресурсы, списывайте морально устаревшее.
Шаг 4. Автоматизируйте то, что имеет смысл автоматизировать
Теперь, когда процессы налажены, можно думать об автоматизации. Но не всей сразу, а там, где это действительно принесет эффект.
С чего начать:
Автоматизация учета активов
Вместо Excel-таблиц используйте ITAM-систему, которая автоматически собирает данные об оборудовании, отслеживает изменения, напоминает о критичных событиях.
Автоматизация процессов закупок
От заявки до получения — весь цикл должен быть прозрачным и контролируемым. Заявка на закупку автоматически согласовывается по цепочке, проверяется наличие на складе, формируется заказ поставщику.
Автоматизация учета затрат
Каждая задача, каждый запрос должны автоматически фиксировать связанные с ними расходы. Тогда в любой момент вы сможете увидеть, сколько стоит обслуживание конкретного сервера или подразделения.
Дашборды и аналитика
Настройте панели аналитики так, чтобы видеть ключевые метрики в реальном времени: бюджет vs факт, динамику расходов, топ-затратных активов, топ-поставщиков.
***
Прозрачность ИТ-расходов достигается постепенно. Сначала вы фиксируете данные, потом анализируете, потом оптимизируете процессы, и только после этого автоматизируете.
Результат — полный контроль над бюджетом, обоснованные решения вместо интуитивных, уверенность при защите бюджета перед руководством. И когда в следующий раз вас спросят: «Куда ушли деньги?», у вас будет четкий, аргументированный ответ с цифрами и фактами.
