На российском рынке информационных систем управления проектами (ИСУП) представлены десятки цифровых решений: какие-то ориентированы на узкий сегмент (например, строительная сфера), какие-то закрывают потребности большинства организ��ций из «коробки». Как выбрать ПО ИТ-компании? К каким сложностям быть готовым? Можно ли обойтись без кастомизации? И как внедрить систему, чтобы она заработала с первого раза? Об этом и не только мы спросили Александра Михальцова, руководителя контура Управление проектами в КРОК.
Немного предыстории
КРОК — технологический партнер крупнейших российских компаний и холдинговых структур, в год реализует около 3 тыс. проектов. На рынке более 30 лет, за это время в компании успели протестировать множество ИСУП, в том числе, зарубежных. Когда вендор прошлого ИСУП ушел с российского рынка, КРОК остался без поддержки разработчика и возможности обновлений. Чтобы не терять в эффективности и объединить всех пользователей в одной системе, в компании решили перейти на российское ПО.
Требовалась система, которая:
поддерживает гибридную методологию: ИТ-проекты требуют точного планирования на стратегическом уровне и гибкости на уровне работы команд;
сможет подстроиться под высокую динамику изменений и постоянные корректировки требований;
даст возможность эффективно работать с ресурсами: необходим точный учет и утилизация.
«Мы изучили 50 вариантов ИСУП, и ни одна не подходила нам идеально»
Еще на старте мы понимали, что идеальной системы из «коробки» для нас не существует, так как в любом случае потребовались бы доработки под наши процессы. Основными целями были:
создать единое пространство для управления ИТ-проектами с централизованным календарно-сетевым планированием;
получить понятные инструменты контроля портфелей и программ;
вывести устаревшую ИСУП из эксплуатации.
За год мы рассмотрели около 50 вариантов ИТ-решений: оценивали функциональность, уточняли ожидания топ-менеджмента, руководителей среднего звена, конечных пользователей, тестировали на реальных задачах возможности систем, собирали обратную связь. Плюсом команда просчитала, сколько нам придется потратить на модификации и внедрение ПО.
В результате сформировались основные запросы к ИСУП:
возможность календарно-сетевого планирования;
оперативный контроль ТЗ;
удобное хранение проектной документации;
интеграция с ИТ-ландшафтом компании;
высокая производительность;
надежный вендор.
Directum Projects получил наиболее высокую оценку: система закрывала основные требования к системе, мы можем кастомизировать решение своими силами, большая часть функциональности доступна из «коробки», есть on-premise версия, проработанный блок календарно-сетевого планирования, документооборот, списания на задачи, канбан-доски, возможность импорта плана проекта из Microsoft Project.
Из минусов пользователи отметили тяжеловатый интерфейс в сравнении с исторической системой.
«Обратная связь пользователей — „двигатель“ развития системы»
Перед тем как начать внедрение, мы приземлили архитектуру ИСУП и проанализировали, сколько времени и средств уйдет на доработку блоков. Какие-то инструменты (например, календарно-сетевое планирование) не требовали модификаций, какие-то — необходимо было кастомизировать.
Следующий этап — пилотный проект: команда развернула систему на наших серверах, собрала фокус-группу, провела 8 демо, 2 обучения, предоставила сценарии работы и стенд. Так бизнес-пользователи смогли оценить, насколько удобно работать в системе, где есть точки роста. Directum Projects получил 6,8 баллов из 10. Казалось бы, не такие высокие цифры. Но основные вопросы были не к системе, а к отсутствию интеграций. Все пользователи выразили готовность к работе в новой системе, поэтому пилотный проект мы признали успешным и приступили к этапу внедрения.
Одна из основных сложностей, с которой столкнулась команда, — это подготовка инфраструктуры. На интеграцию и адаптацию системы у нас ушло достаточно большое количество времени. При этом пользователям эта работа не так заметна, так как все функционирует также, как и раньше.
После — опытная эксплуатация. Мы набрали команды «первооткрывателей» — тех сотрудников, у которых стартовали проекты как раз во время ОЭ. Конечно, всех обучили, дали инструкции, организовали практические семинары. Регулярно проводим встречи-синхронизации и собираем обратную связь. На основе отзывов формируются пул идей по развитию системы.
С сентября любой новый проект заводится в Directum Projects: в системе мы управляем задачами, командам��, рисками, активностями и списаниями, ведем корпоративную отчетность, календарное и финансовое планирование.
Для всех пользователей мы провели обучение по работе в системе. Быстро погрузиться в работу сотрудникам помогают описания процессов и короткие ролики по основным элементам решения.
«Система управления проектами — основной инструмент менеджера»
Следующая задача — перевести все оставшиеся активные проекты в Directum Projects. Нам необходимо правильно провести миграцию данных, учитывая связи с другими корпоративными системами. Процесс уже начался, но пока в добровольном режиме. После закрытия года мы проведем массовую миграцию оставшихся проектов и полностью откажемся от старой ИСУП.
Также мы ввели свой подход к списанию времени и оптимизируем хранение проектной документации, чтобы руководители проектов могли отслеживать статусы документов. В ближайших планах — развитие интеграций с финансовой системой.
Каких эффектов от внедрения мы в итоге ждем:
сокращение отклонений от базового плана;
снижение количества проектов с понижением прибыльности от базовой;
сокращение количества систем, с которыми работают менеджеры проектов.
К сожалению, еще никто не придумал такой большой красной кнопки «Сделать хорошо». Но у Directum Projects получилось стать основным инструментом менеджера и решить вопрос с централизованным календарным планированием. Уже сейчас заметно, как меняется культура управления проектами в компании.
