Ни для кого не секрет, что первой системой учета у многих компаний становится всеми любимый Excel. Но в какой‑то момент он перестает справляться со своими задачами: записи растут, файл тормозит, совместная работа превращается в боль.
В итоге приходит осознание, что без нормальной учетной системы дальше не поедешь. Меня зовут Дмитрий Семин, и сегодня я расскажу, как мы внедряли ITAM‑систему на базе платформы SimpleOne в международной компании с офисами в 12 странах.
О масштабах задачи
Чтобы лучше понять всю картину — сначала расскажу немного о компании.
ITGLOBAL.COM — международный системный интегратор и облачный провайдер, входящий в Корпорацию ITG.
Мы работаем на рынке более 17 лет и сейчас представлены в 12 странах: России, Беларуси, Казахстане, Узбекистане, ОАЭ, Китае (включая Гонконг), Монголии, Нидерландах, Канаде, США и Бразилии.
На большинстве площадок у нас не просто офис — это полноценная инфраструктура с ЦОДами и складами. Помимо предоставления облачных сервисов, мы занимаемся системной интеграцией во всех представительствах. Кроме того, мы оказываем услуги расширенной поддержки оборудования вендоров, которые ушли из России. Это требует от нас держать значительные запасы компонентов и оборудования — от ноутбуков до серверного железа.
Мы всегда занимались централизованными закупками, но самое интересное началось с ростом количества активов. Мы закупаем активы не только для себя, но и для других компаний группы ITG. Плюс мы храним запасные части не только для внутренних клиентов корпорации по всему миру, но и для внешних заказчиков. Часть оборудования мы перепродаем клиентам в рамках интеграционных проектов, когда это позволяет быстрее закрыть их потребность не дожидаясь новой поставки.
Представьте масштаб: тысячи активов, десятки складов, международная логистика, сложные схемы перепродаж между юридическими лицами в разных странах, обслуживание ЦОДов и клиентского оборудования. И все это долгое время велось в...да-да, вы угадали, во всеми любимой учетной системе Excel.
Почему Excel перестало хватать
Признаюсь честно: как и многие компании на старте, мы вели учет ИТ-активов в Excel-файле. Это был один общий файл, за актуальность которого отвечали сразу несколько подразделений и сотрудников в разных странах. На начальном этапе развития компании такого варианта базовых инструментов для учета активов хватало.
Но по мере роста количество активов увеличивалось, а процессы усложнялись. Вместо структурированной системы образовался плохо управляемый хаос. И в какой-то момент мы начали замечать тревожные симптомы.
Проблема №1: Одновременная работа невозможна
Помню, как мои коллеги — 10–15 человек из разных стран — не могли редактировать файл одновременно. Приходилось буквально выстраиваться в виртуальную очередь, чтобы внести изменения. Информация терялась, актуальность страдала.
Проблема №2: Обновление данных занимало несколько дней
Когда нам нужна была актуальная информация по складским остаткам, приходилось ждать несколько дней. Excel обновлялся раз в два-три дня, и между обновлениями никто толком не знал реального положения дел.
Проблема №3: Простые вопросы требовали сложных расследований
«Есть ли нужное оборудование?», «Где оно находится?», «Можно ли его использовать или перепродать?» — ответы на эти базовые вопросы превращались в долгую цепочку уточнений между складами, менеджерами и руководством. То, что должно было занимать минуты, растягивалось на часы или дни.
Проблема №4: Отчетность для руководства — квест
Менеджмент корпорации и продажи регулярно запрашивали данные по выданному оборудованию и будущим поступлениям на склад. Вносить и отслеживать эту информацию в Excel было трудно, формирование отчетов требовало огромных ручных усилий.
Проблема №6: Риски для бизнеса
Отсутствие оперативной информации о наличии компонентов создавало реальные риски. Например, инженер мог неделю ждать модуль памяти для модернизации сервера клиента, хотя нужная деталь лежала на соседнем складе. Или мы могли одновременно заказать одинаковые компоненты для двух разных площадок, не зная, что у коллег из другой страны есть избыток. Это не только финансовые потери, но и удар по репутации — клиенты не понимают наших внутренних сложностей.
Недовольство нарастало постепенно, но в какой‑то момент стало очевидно: хаос пора систематизировать. Жить дальше «на коленке» с Excel стало просто опасно для бизнеса.
Критерии выбора: что нам было нужно
Когда мы с командой приняли решение менять инструмент, то составили список задач управления активами, которые было крайне важно решить:
учет и предоставление оборудования внутренним клиентам;
управление запасами и распределение между площадками;
сложные закупки для разных компаний корпорации;
контроль движения активов с учетом международной логистики;
перепродажа и обслуживание оборудования;
обслуживание оборудования в ЦОД;
контроль затрат.
Обязательные требования к решению
Мы начали искать решение, которое отвечало бы определенному списку наших требований:
Многопользовательская работа в реальном времени — чтобы сотрудники из разных стран могли одновременно работать с данными без конфликтов и потери информации.
Онлайн-отчеты по остаткам — руководство должно получать актуальную информацию в любой момент, без ручной подготовки отчетов.
Прозрачный контроль движения активов — полная видимость пути актива от закупки через международную логистику до конечного использования или перепродажи.
Единое информационное пространство — интеграция с CMDB и другими системами, которые мы уже используем.
Поддержка сложных процессов — учет составных активов (СХД, серверы с множеством компонентов), работа с международными поставками, привязка к разным юрлицам и ЦФО.
Под эти требования подходили системы класса ITAM (IT Asset Management), которые автоматизируют полный жизненный цикл активов — от планирования затрат и закупки до эксплуатации, обслуживания и списания. Такие решения закрывают не только операционный учет, но и стратегические задачи: управление контрактами, бюджетирование, анализ затрат по активам.
Почему выбрали SimpleOne ITAM
ITGLOBAL.COM уже использовала ESM-платформу и бизнес-приложения SimpleOne для других процессов: управление ИТ-услугами (ITSM), HR-процессы, управление сложными продажами (B2B CRM).
В 2023 году мы узнали о появлении продукта ITAM в составе платформы SimpleOne. Любому новому продукту необходимо себя зарекомендовать, а компании нужно время, чтобы дорасти до его использования.
Трансформируйте управление активами вашей компании!
В конце 2024 года я предложил команде вернуться к изучению функциональности ITAM‑модуля от SimpleOne.
Коробочное решение к тому моменту уже закрывало почти все наши потребности и не требовало значительных доработок — все необходимые процессы по управлению активами можно было реализовать в системе.
Для нас было важно работать «в одном окне» — иначе команда утонула бы в интеграциях и ручной сверке данных. Активы должны напрямую связываться с конфигурационными единицами в CMDB, и организация учета в отдельной системе с необходимостью интеграций означала бы дополнительные затраты, риски рассинхронизации данных и головную боль для команды.
Как система закрыла наши потребности
Я провел детальный анализ функциональности вместе с командой, проверяя каждое требование из нашего списка. Важно было понять не только наличие нужных возможностей, но и то, насколько они соответствуют нашей реальной работе — со всей её спецификой международной логистики, сложных активов и корпоративной структуры.
Встроенная интеграция с CMDB
SimpleOne ITAM и SimpleOne ITSM работают на единой ESM-платформе с общей CMDB. Это позволяет нам связывать активы с конфигурационными единицами без сложных интеграций.
Читать подробнее про связь ITSM и ITAM на платформе SimpleOne
Концептуально актив и конфигурационная единица (сокращенно КЕ) — две разные сущности. Не для каждого актива должна создаваться КЕ, и не к каждой КЕ должен быть привязан актив. Но может быть и пара. Взаимосвязь этих объектов параметрируется на уровне справочника номенклатур — система проверяет, предусмотрены ли КЕ для активов данной модели.
В SimpleOne на форме актива видна информация о связанной КЕ, об инцидентах и изменениях с её участием. И наоборот — в карточке КЕ доступны данные по связанному активу. Это помогает работать с конечными заказчиками по их запросам на гарантийное обслуживание и формировать потребности на складе по закупке компонентов.
Учет составных активов
Для нас это был краеугольный камень. Мы работаем со сложным оборудованием — СХД и серверы, которые состоят из десятков компонентов. Как облачный провайдер и интегратор, мы должны отслеживать не только систему целиком, но и каждый элемент в её составе.
У одной СХД может быть 50+ дисков, несколько контроллеров, блоки питания, модули памяти. При этом у каждого компонента свой срок гарантии, своя стоимость и свой жизненный цикл. Когда клиент сообщает о сбое диска, инженеру нужно за минуты понять: какая модель установлена, где лежит замена, не истекла ли гарантия.
Без детального учета состава активов каждый такой инцидент превращается в расследование, а планирование закупок запчастей — в гадание на кофейной гуще.
И тут в решении ITAM от SimpleOne нашлась нужная нам функциональность:
графическую иерархию — визуализацию состава составного актива, где к родительскому активу привязаны дочерние компоненты;
связанные списки — сводные таблицы по всем компонентам с возможностью перехода к каждому элементу;
многоуровневое дерево активов — по нашей просьбе команда SimpleOne доработала эту функциональность, что сильно упростило работу.
Можно выбрать компонент, требующий ремонта или модернизации, и сразу создать задачу для складских сотрудников или инженеров техподдержки.
Ход проекта: 9 месяцев самостоятельного внедрения
Я руководил внедрением, которое заняло 9 месяцев — от проектирования процессов и подготовки документации до тестирования и запуска. Признаюсь, первые полгода мы потратили на подготовку: методологию, проработку структуры номенклатуры, описание процессов. Иногда казалось, что это затягивается, но позже я понял — каждая минута окупилась. Около трех месяцев мы находимся в продуктивной эксплуатации: уже загружен новый справочник оборудования, загружаются все новые поставки, проводится инвентаризация и внесение уже имеющегося оборудования.
Что мы делали
Внедрение происходило в несколько этапов, в рамках которых мы:
1. Пересмотрели методологию учета
Изначально наша CMDB строилась под учет конфигурационных единиц для ITSM: процессоров, планок памяти, отдельных компонентов. ITAM требует другого подхода — более укрупненного учета активов. Пришлось серьезно проработать структуру.
2. Построили справочник номенклатуры
Это была, пожалуй, самая сложная задача. Нужно было систематизировать весь зоопарк оборудования, определить, для каких позиций создаются конфигурационные единицы, а для каких — нет.
3. Проработали процессы управления активами
Описали все процессы в соответствии с лучшими практиками ITIL. Здесь очень помогла поддержка команды SimpleOne — консультации по построению процессов были крайне ценными.
4. Подготовили рабочие инструкции
Продукт функционально широкий, поэтому важно было договориться внутри команды «как именно мы работаем». Разработали подробные инструкции для разных ролей — от складских работников до руководителей подразделений.
5. Протестировали функциональность
Тщательно протестировали все необходимые нам процессы и сценарии работы.
6. Подготовили необходимые артефакты
Собрали всю документацию, настроили систему под наши требования.
Результаты: от хаоса к управляемому состоянию
Система находится в продуктивной эксплуатации уже 3 ме��яца. Пока рано говорить об объективных количественных метриках, но качественные изменения очевидны всем.
Спустя 3 месяца уже можно говорить об изменениях, произошедших внутри рабочих процессов.
Скорость получения информации
Время ответа на вопросы о наличии оборудования сократилось с часов и даже дней до нескольких минут. Любой уполномоченный сотрудник может зайти в систему и получить актуальную информацию прямо сейчас.
Прозрачность управления запасами
Сотрудники видят остатки на всех складах в реальном времени. Перед закупкой нового оборудования проверяем остатки на всех площадках и избегаем ненужных трат. Смогли стандартизировать наборы запасных частей для обслуживания клиентского оборудования.
Прозрачность движения активов
Полная видимость пути оборудования — даже при сложных международных поставках и перепродажах между юрлицами. Мы знаем, где находится каждая единица оборудования.
Отчетность без ручного сбора
Менеджмент и продажи получают отчеты быстро — по остаткам, по выданному оборудованию, по затратам на активы. Больше не нужно вручную собирать данные из разных источников. Сокращено время на формирование аналитики по выданным активам, остаткам и потребностям в закупках.
Работа со сложными активами
Составные активы (СХД, серверы) теперь учитываются со всей их внутренней структурой. Видим состав, можем отслеживать гарантию на каждый компонент, планировать ремонты и модернизацию.
Связь с ITSM-процессами
Активы связаны с конфигурационными единицами, а через них — с инцидентами и изменениями. CMDB стала чище и проще, актуальность данных выросла.
Многопользовательская работа
Теперь несколько сотрудников могут работать с данными одновременно — в Excel это было невозможно.
Автоматизированные процессы
Удалось автоматизировать:
учет остатков на всех складах в режиме реального времени;
движение активов при сложных закупках и перепродажах между юрлицами;
международные поставки с пошаговым отслеживанием;
выдачу оборудования сотрудникам с привязкой к ЦФО;
формирование отчетности в разных разрезах.
Снижение рисков
Система помогает поддерживать правильные запасы и избегать ситуаций, когда отсутствие простого компонента в нужный момент может обернуться недельной задержкой запуска клиентского ЦОДа и репутационными потерями.
Измеримые улучшения
Мы пока не меряем эффекты сложными KPI, но уже видим разницу в повседневной работе. В таблице мы привели примеры того, что команда реально отметила за первые месяцы:
Показатель | Было (Excel) | Стало (ITAM) |
Одновременная работа с данными | Невозможна (очередь из 10-15 человек) | Неограниченное количество пользователей |
Данные об остатках запасов | Нет актуальных данных | Видны остатки на всех складах в реальном времени |
Формирование отчетов | Ручная работа, долгое формирование | Быстрое создание отчетов автоматически |
Время актуализации данных по остаткам | 2-3 дня | В режиме реального времени |
Время ответа на запрос о наличии оборудования | Часы/дни | Несколько минут |
Видимость международных поставок | Фрагментарная, через переписку | Полная, пошаговая в системе |
Учет составных активов | Отсутствовал | Полный, с визуализацией иерархии |
Планы развития
Мы не планируем останавливаться на достигнутом. Часть возможностей, полученных с обновлениями продукта, мы уже используем, остальные планируем внедрить в ближайшее время.
Интеграция с финансовыми модулями
Хотим закрыть полный цикл: от запроса потребности до поступления на склад с учетом финансовой составляющей. Планируем внедрить:
интеграция с учетными системами;
учет оплат;
планирование закупок под центры финансовой ответственности;
работу с разными валютами (актуально для международной компании).
Мы хотим закрыть весь цикл: от запроса потребности до поступления оборудования на склад с учетом финансовой составляющей.
Ранее было сложно контролировать международные закупки, перемещения и поставки оборудования, а также быстро получать аналитику по запасам и затратам. Внедрение модуля закупок позволит централизованно управлять всем циклом — от сбора потребностей до поступления оборудования на склад — и устранит эти ограничения.
Мы закроем весь процесс управления закупками, автоматизировав работу с потребностями и закупками. Это позволит заранее планировать только действительно необходимые активы и оперативно собирать потребности по организациям. Система будет помогать формировать заявки, планировать источники пополнения и оценивать текущие складские запасы.
После формирования потребности ответственный сотрудник сможет проверить наличие нужных активов на складах и зарезервировать их, что исключит закупку лишнего оборудования. В результате аналитика по запасам и затратам станет доступна в режиме реального времени.
Процесс будет выстроен следующим образом:
сбор потребностей по организациям;
анализ запасов и резервирование на складе;
планирование и учет затрат на закупку;
пошаговое отслеживание зарубежных закупок;
доступ к накладным и контрактам, по которым проведены закупки.
Учет в распределенной системе складов позволит отслеживать оборудование на всех площадках с указанием ответственных. Движение актива станет полностью прозрачным — от склада хранения до конечного заказчика. Система будет покрывать не только собственные потребности, но и перепродажу оборудования в рамках интеграционных проектов.
Каждый актив будет привязываться к организационной структуре: центру финансовой ответственности, компании-владельцу и компании-пользователю. Это критично для корпоративной структуры с централизованными закупками. Мы сможем формировать отчеты в различных разрезах по доступным запасам и актуальному состоянию активов в использовании для каждого владельца.
К активам будут привязываться контракты поставщиков, что позволит отслеживать сроки гарантии по каждому элементу и понимать, к кому обращаться при необходимости. Сотрудники будут сразу видеть гарантийные обязательства и нужного поставщика, без дополнительных согласований и опросов руководителей подразделений. Это особенно важно в условиях ухода многих международных вендоров с российского рынка.
Затраты, понесенные в период закупки и эксплуатации активов, будут фиксироваться в системе автоматически или вручную. На основе этих данных без дополнительных усилий будут формироваться отчеты за любой период: по количеству выданных активов, текущим остаткам, а также по затратам в разрезе активов и контрактов.
Выводы и рекомендации
Оглядываясь назад на этот путь, хочу поделиться несколькими выводами с теми, кто сейчас стоит перед подобным выбором.
Прежде всего — уходите от Excel как можно раньше. Чем дольше компания растет с ручным учетом, тем болезненнее будет переход. Признаюсь, мы откладывали этот момент, и я видел, как копится технический долг в виде несистематизированных данных. Не повторяйте нашу ошибку.
Начинайте поэтапно, не обязательно сразу автоматизировать весь жизненный цикл активов. Лучше начать просто с фиксации того, какие активы есть, где они находятся и кто за них отвечает. А потом уже развивать процессы закупок, контрактов, финансового учета. Такой подход снижает нагрузку на команду и дает быстрый управленческий эффект.
По моему опыту, не менее половины успеха определяется качественной подготовкой: в нашем случае она заняла целых 6 месяцев, и я ни разу не пожалел о затраченном времени, поскольку именно в этот период были детально проработаны методология, структура данных и описание ключевых процессов. Команда SimpleOne помогла нам построить процессы в соответствии с best practices ITIL, и это сэкономило кучу времени и избавило от типовых ошибок.
Главное помните, что даже самая крутая система не поможет, если люди не готовы ее использовать. Инвестируйте в обучение, создавайте понятные инструкции, собирайте обратную связь и постоянно улучшайте процессы.
И напоследок — дайте продукту время созреть. Мы узнали о SimpleOne ITAM в 2023 году, но вернулись к нему только в конце 2024-го, когд�� продукт достаточно развился. Иногда стоит подождать, пока решение наберет нужную функциональность, особенно если вы можете временно обойтись существующими инструментами.
